Автоматизция бух галтерского учета: проблемы и перспективы

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине “Теория бухгалтерского учета” 

На тему: «АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ»  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………...5

1. Проблемы бухгалтерского учета и необходимость их решения с помощью автоматизации…………………………………………...………….……………..7

   1.1 Автоматизация как объективная необходимость …………..….……...7

   1.2 Проблемы, возникающие при автоматизации бухгалтерского учета..10

   1.3 Развитие системы автоматизации  бухгалтерского учета………..….12

2. Основные формы механизации и автоматизации бухгалтерского учета, направления их развития..…………………………………………………....…17

3. Реализация приемов бухгалтерского учета в программных продуктах по автоматизации…………………………………………………………………..21

4. Переход на международные стандарты в условиях автоматизированной формы учета……………………………………………………………..……….28

Заключение……………………………………………………………………….33 Практическая часть……………………………………...………………………35

Список  литературы………………………………………………………………44

Приложение Д……………………………………………………………………45

Приложение Е……………………………………………………………………45

ВВЕДЕНИЕ 

      Автоматизация учетных процессов является объективной  необходимостью и представляет собой  дальнейшее совершенствование организации  и формы бухгалтерского учета  на базе новейших технических средств.

     Автоматизация бухгалтерского учета позволяет  создавать документы, сохранять  их, формировать отчетность, делать архивы, которые занимают минимум  места, корректировать исходные данные с минимальными затратами времени  и, главное, получать готовые результаты о работе организации в кратчайшие сроки.

      Таким образом, можно говорить об актуальности данной темы.

      Целью работы является изучение понятия “автоматизация”, что она собой представляет, рассмотрение основных форм механизации и автоматизации бухгалтерского учета, программных продуктов по автоматизации, а также рассмотрение международных стандартов, их переход в условиях автоматизированной формы учета.

      Для написания данной курсовой работы часто  использовались следующие источники:

   Головкова, Е.А. Автоматизация учета, анализа  и аудита. В данном источнике раскрывается понятие “автоматизация”, что она собой представляет; 

   Краева, Т. А. Методология и организация  в условиях автоматизации, в котором рассматриваются основные формы механизации и автоматизации; 

   Прохорова, Т. В. Автоматизация учета в системе  “1C: Предприятие”  для Республики Беларусь. В данном источнике приведены некоторые программные продукты по автоматизации;

   Валебникова, Н.В. Изучение бухгалтерского учета по международным стандартам. В данном источнике рассматривается переход на международные стандарты.

      Курсовая  работа состоит из четырех глав. В первой главе будет отражена сущность автоматизации, основные проблемы бухгалтерского учета и решение их с помощью автоматизации, развитие систем автоматизации.

      Во  второй главе будут рассмотрены  основные формы механизации и автоматизации, направления их развития.

      В третьей – реализация приемов бухгалтерского учета  в основных программных продуктах по автоматизации.

      В четвертой главе будет представлен переход на международные стандарты в условиях автоматизированной формы учета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА I. проблемы бухгалтерского учета и

необходимость их решения с помощью

автоматизации 

1. Автоматизация как объективная  необходимость

     Автоматизация учетных процессов является объективной  необходимостью и представляет собой  дальнейшее совершенствование организации  и формы бухгалтерского учета  на базе новейших технических средств [2, с. 15].

     В настоящее время все больше своих  обязанностей человек перекладывает  на выносливые плечи машин. Большую  часть работы за нас выполняет  «умная» техника. Человечество в  последнее время достигло больших  успехов в этом направлении.

     Экономические коэффициенты и сложные расчеты  уже не нужно считать «в столбик», за нас это делают калькуляторы и  компьютеры, скорость обработки информации достигает долей секунд, что значительно  экономит время и повышает производительность труда.

     Еще совсем недавно работа бухгалтера была связана с постоянной рутиной, огромным количеством документов, которые  нужно заполнять под копирку  от руки, а сегодня – это «творческая» работа, которая может приносить  удовольствие.

     Развитие  современных технологий позволили  создать ряд компьютерных программ в помощь бухгалтеру. Уже немыслимо  заполнить счет, счет-фактуру и  накладную от руки, да еще и в  двух экземплярах! Достаточно ввести основные параметры товара или услуги и  весь набор первичной документации будет сформирован автоматически.

     Популярность  автоматизации учета растет, это  связано не только с доступностью и разнообразием программных  продуктов на рынке, но и с тем, что современное налоговое, а также трудовое законодательство требует унификации в предоставляемом документообороте для работы между организациями и налоговыми органами и другими. Приведение всех видов отчетов, форм документации к единому образчику позволяет значительно экономить время и избегать многих ошибок [2, с. 17].

     Автоматизация бухгалтерского учета позволяет  создавать документы, сохранять  их, формировать отчетность, делать архивы, которые занимают минимум  места, корректировать исходные данные с минимальными затратами времени  и, главное, получать готовые результаты о работе организации в кратчайшие сроки.

     Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:

• задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;
• бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;
• автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях [2, с. 24].

     Результаты  опросов, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы  на будущее. Выявлена прямая связь между  грамотностью в сфере информационных технологий и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Белоруссии, требуется владение компьютерными программами.

     Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость  автоматизации бухгалтерского учёта, но далеко не каждый знает, что нужно  для этого делать и какова его роль в этом процессе. Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учёта, бухгалтер иногда лишь отстранённо наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.

     Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление  ответственности за создание системы  за заказчиком — руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации  работы бухгалтерии этот принцип  следует уточнить: основная доля ответственности  должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в  этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей  автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно. Напротив, при  заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия  при этом ложится ответственность  за создание условий для внедрения  всего комплекса и обеспечение  взаимодействия автоматизированной системы  бухгалтерского учёта с другими  управленческими структурами, включение  её в общую автоматизированную систему  управления предприятием.

     Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухгалтерского учета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухгалтерского учета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично – часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. 

     1.2 Проблемы, возникающие при автоматизации бухгалтерского учета 

     Наиболее  эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих  мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т. д.

     Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков. Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому  учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской  деятельности. Сегодня бухгалтеры в  основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход  на новые информационные технологии.

     Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

     При автоматизации бухгалтерского учета  возникают некоторые проблемы.

     Мало  просто выбрать хорошую программу. Автоматизация – достаточно длительный и сложный процесс.

     Создать программу, которая была бы одинаково  пригодна всем пользователям, практически  невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним  непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая  устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней  требованиям. Приходится обращаться к  разработчикам с просьбой об изменениях.

     Следующая по степени сложности проблема это  выбор техники. У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет  работать его программа. Покупая  технику нужно смотреть вперед. При  современных темпах развития программных  продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику  надо с запасом. При повышении  квалификации сотрудников бухгалтерии  появиться желание поставить на компьютер еще какие–то программные средства, помогающие в работе: различные текстовые редакторы и пр., что тоже требует машин высокого класса. Одним словом, чтобы техника работала долго и отвечала всем требованиям, нужно приобретать компьютеры, имеющие резерв мощности [2, с. 64].

     Иногда, в силу объективных причин, бывает, что компьютеры ставят не на каждом рабочем столе, а в каком –  то определенном месте. Сотрудники бухгалтерии  ими пользуются по очереди. Если для  ведения самой бухгалтерии такой  вариант еще как-то приемлем, то для  расчета зарплаты совсем неудобен. Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

     Для больших бухгалтерий требуется  объединение всех баз данных, которые  ведутся на различных рабочих  местах, в единое поле для того, чтобы  в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния  предприятия, получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения –  сбор данных на дискеты и объединение  их в главном компьютере. В этих случаях по разным причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время  получать отчеты всех видов.

     Итак, решение вопроса об автоматизации  бухгалтерского учета – это нечто  большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый  проект автоматизации. Это сложный  комплекс мер, которые должны быть тщательно  продуманы с самого начала. Если потеряется какая–то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям и дополнительным затратам.

     Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово – хозяйственной деятельности.

     Для того чтобы правильно выбрать  систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно  изучить рынок предлагаемых программных  продуктов. 

     1.3 Развитие системы  автоматизации бухгалтерского  учета 

     На  рынке программного обеспечения  автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ) представлено множество  разработок различающихся стоимостью, функциональной полнотой, принципами организации компьютерного учета, технологией внедрения и адаптации, интерфейсом и многими другими характеристиками. Эти различия во многом определяют границы применимости тех или иных разработок и реализуемых на их основе технологий учета. Следует отметить, что многие особенности современных программных продуктов прямо вытекают из истории их создания и развития.

     Автоматизированные  системы управления предприятиями  и системы компьютерного учета, как их составная часть, прошли достаточно длительный период эволюции. Исследование истории развития компьютерных систем управления позволяет понять почему сложилась именно такая, а не иная ситуация в сфере автоматизации  решения задач управления и бухгалтерского учета, каковы имеющиеся здесь проблемы, в чем состоят тенденции развития систем автоматизации и как эти  тенденции увязаны с общемировым  развитием информационных технологий управления предприятиями. Понимание  этих тенденций позволяет сделать  правильный выбор программных продуктов, ложащихся в основу системы управления предприятием, помогает создать живучую  автоматизированную систему на долгие года, что способствует сохранению инвестиций и повышению качества управления [9, с. 5].

     В создании концепции автоматизации  системы управления руководство  бухгалтерии обязательно должно принимать самое непосредственное участие. В противном случае можно  остаться у разбитого корыта: часто  выслушивать нарекания от директора  и постоянно иметь "разборки" со смежными отделами. Следствием сказанного является необходимость понимания  ведущими специалистами бухгалтерий  и, прежде всего, главными бухгалтерами и их заместителями текущего состояния  и перспектив развития информационных технологий учета и других функций управления.

     Рассматривая  основные функции типовой бухгалтерской  системы, следует отметить, что для  нее характерны:

• учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др. [9, с. 6]

     Основными этапами автоматизированной системы являются следующие:

• предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
• проектирование;
• ввод в действие;
• сопровождение автоматизированной системы [9, с. 6].

     На  стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

     В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный  бухгалтер, привлекая при этом практически  всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии  имеются такие документы, как  учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с  изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения  обязанностей, формализации системы  ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов  движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в  порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, и  возможность замены неунифицированных  форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

     Бухгалтеру  нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически  на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

     При работе с автоматизированной бухгалтерской  системой появляется возможность:

• быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность.

     В настоящее время существует широкий  выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую АСБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА II. Основные формы механизации и

     автоматизации бухгалтерского учета,

     направления их развития 

     В настоящее время ведение бухгалтерского учета малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке  существует множество бухгалтерских  программ, удовлетворяющие самые  разные требования к ним.

     Особенно  сложным является правильно выбрать  программу для своего предприятия.

     Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать  его оперативным, сократить сроки  на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в  условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.

     Разработаны типовые проекты комплексной  автоматизации бухгалтерского учета  с применением различных типов  ЭВМ для промышленности, сельского  хозяйства, централизованных бухгалтерий, учреждений, находящихся на государственном  бюджете, и других организаций.

     В настоящее время автоматизация  бухгалтерского учета с помощью  персонального компьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя бухгалтерских  программ. Сегодняшняя простота решения  компьютеризации бухгалтерского учета  достигнута сложным путем: от компьютеризации  отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров  на уровне не только пользователя, но и  программирования (а сегодня это  уже квалификационное требование) позволило  кардинально пересмотреть стратегию  бухгалтерских программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета.

     Таким образом, в реальном масштабе времени  попутно решается проблема составления  баланса предприятия на каждый момент оформления первичных документов –  внесения содержания и суммы хозяйственной  операции в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета  решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к  единой базе.

     Доступность современных компьютерных языков и  возросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области  экономики и бухгалтерского учета  позволяют создавать в короткое время программные приложения высокого качества с требуемым набором  функций. Для пользователя может  быть интересен набор функций, реализованных  в тех или иных программах. Ознакомиться с каждой из предлагаемых для автоматизации  учета программ, во – первых, абсолютно нереально и, во – вторых, нецелесообразно, так как все программы реализуют принцип двойной записи, различаясь только дизайном пользовательского интерфейса. Конечно, набор дополнительных пользовательских функций в программах может быть различным, поэтому системы автоматизированной обработки данных учета следует рассматривать, прежде всего:

• по возможностям решения задач всей бухгалтерии;
• по составу и глубине решаемых задач;
• по реализации функций обмена информацией [3, с. 97].

     На  железнодорожном транспорте также проведена определенная работа в области автоматизации бухгалтерского учета и совершенствования на этой базе его методологии.

     Так на что же должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.

     При внедрении автоматизированной системы  можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов  работы бухгалтеров, так что затраты  и степень риска минимальны. Второй вариант – пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

     Выбор направления автоматизации бухгалтерской  службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных  средств.