Бақылау менеджмент функциясы

Кіріспе

Курстық жұмыстың өзектілігі. Басқару-ұйым қызметінің оның жоспарына сәйкес келіп, қойылған мақсаттарына жету үшін арналған процесс. Жоспарсыз, қойылған мақсатсыз басқаруды жүзеге асыру мүмкін емес. Өйткені, жоспар мен мақсат ұйым қызметкерлерінің ұйымға қажет жүріс-тұрыс бағытын белгілеп, ұйым дұрыс қызмет ету үшін ұйымның барлық мүшелерінің басшылыққа алуы тиіс ережелер мен процедурларды анықтайды.

Басқару жүйесі әрқашан сәтті  бола бермеуі де мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.

Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін, өз қатесін байқауы үшін бақылау  қажет. Бақылау ұйымда да, қызметкерлерді де шығыннан алдын ала қорғауы  тиіс.

Друкер (Drucker, 1964) «бақылау»  және «басқару» терминдерінің айырмашылығын  былай түсіндіреді. Бұл ұғымдардың негізгі идеясын мейлінше ықшам  түрде көрсететін болсақ, онда бақылау - өлшеу мен ақпарат, ал, басқару  – ең әуелі әрекет. Басқаша айтқанда, бақылаудың мақсаты болып жатқан істі табу болса, басқарудың мақсаты  – жұмыстың бастапқы жоспарларға  сәйкес атқарылуын қамтамасыз ету, сол  себепті «бақылау» «басқаруды»  жүзеге асырудың, яғни тиісті әрекеттерді  жасаудың негізі болатын ақпаратты  алуға мүмкіндік береді. Мысалы, материалды сатып алудың шынайы шығындары  сметадағы шығындардан жоғары болуы  мүмкін. «Бақылау» көрсетілген бап  бойынша шығындардың шамадан  асқанын және оған сапасы төмен материалдарды  сатып алудың қалдықтардың шамадан  көп болуына соқтырғаны себеп болғанын анықтайды. Одан кейін «басқару» іске кіріседі: қалдықтың мөлшерін азайту үшін шаралар қолданылады. Мысалы, болашақта сапасы жоғарылау материалдарды сатып алуға болады.

Бақылау функциясы өндіріс  процесінің нақты барысын ұдайы  бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың келесі циклінде қажетті іс әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салғастырудан тұрады.

Кез келген кәсіпорындағы  бақылау барлығы да қабылданған  бағдарламаға, берілген бұйрықтарға  және белгіленген принциптерге сәйкес екендігін тексеру болып табылады.

Бақылау не үшін қажет деген  сұрақ, әрбір адамда туындауы мүмкін. Осы сұраққа жауап курстық жұмыста беріп отырмын.

Бақылау тұсбағдар секілді, оны қолданып ұйымның барлық қызметкерлерінің жұмысын қойылған мақсаттарға жететіндей етіп бағдарлауға болады (ол басқарудың мақсаты). Ұйымдарда бақылау мен басқарудың алуан түрлі механизмдері қолданылады.

Курстық жұмыстың мақсаты  ол ұйымдағы бақылау функциясының маңыздылығын көрсету және оған қызметкерлердің  жағымды көз қарасын қалыптастыру болып табылады.

Қойылған мақсатта жетуі  үшін өз алдыма келесідей міндеттерді  қарастыруды қойдым:

• Менеджмент жүйесіндегі бақылауға түсінік беру, яғни оның мақсатына мен типтеріне тоқталу;
• Бақылау процессінің кезеңдері және басқарушының жауапкершілігн талдау;
• Бақылау функциясын әртүрлі тұрғыдан бағалануын қарастыру;
• Бақылау – басқарушылық шешімді қолдаудың технологиясын қарастыру;
• Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз ету;
• Тиімді бақылау үлгісін ұсыну.

Курстық жұмыс үш тараудан және алты бөлімнен тұрады.

Курстық  жұмысты көрсетілген талаптарға сай орындау үшін еліміздегі менеджменттегі бақылау функциясы мәселелерін талдау бойынша жарық көрген бірнеше әдебиеттерді, газеттерді, журналдарды, интернет желісін қолдандым.

І. Бақылау басқару функциясы  ретінде

1.1 Бақылаудың табиғаты, мақсаты, түрлері

Бақылау-бұл ұйымның өз мақсатына жетуін қамтамассыз ету процесі. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.

Ол белгісіздік, алмағайып жағдайларда ерекше маңызды. Жасалатын жоспарлау мен межеленетін  ұйымдастыру құрылымдары -  басшылықтың  алдағы уақытта көргісі келетін  көріністері ғана. Шын мәнісінде  көптеген сан қилы жағдай ойланған істің жүзеге аспауына кедергі келтіруі мүмкін. Заңдардың, әлеуметтік құндылықтардың, технологияның, бәсеке жағдайларының  және қоршаған ортаның өзге де өзгермелі  шамаларының өзгеруі қалыптасқан  шағында жүзеге асатындай жоспарларды  біраз уақыттан соң мүлдем қол  жетпейтіндей етуі мүмкін.

Басқару тұрақты түрде болып тұратын  тағы бір фактор – кез келген ұйымдағы жұмыстың көбін атқаратын  адамдар. Адам компьютер емес. Оларды мүлтіксіз дәлме-дәл орындалатын  міндетке бағдарлауға болмайды.

Бақылаудың  функцияларының бірі – дағдарысты ахуалдың пайда болуын болдырмау. Фирманың (кәсіпорынның) басы – қасында жүрген кәсіпкерлер бақылау функциясының маңыздылығын түсінгені абзал. Ал бақылау  функциясы – мәселелерді анықтап, ұйымның іс-әрекетін соған орай бұл  мәселелер дағдарысқа айналмай тұрып, түзетуге мүмкіндік береді.

Осыған  орай, ұйым қызметінің нақ қай бағыты жалпы мақсатқа жетуге – табысты  қолдауға ең тиімді мүмкіндік туғызғанын анықтау бақылаудың басты аспектілерінің бірі болып табылады.

Ең алдымен, бақылаудың басты ерекшеліктерінің бірі – ол бәрін қамтитындай болуы  тиіс екендігін ескерген жөн. Бақылау  тек қана менеджердің айрықша  құзыреті емес. Әрбір басшы бақылау  жұмысын атқаруға тиіс.

Жоспарлауды да, ұйымдық құрылымды құру да, себепкерлікті  де (мотивацияны) бақылаудан мүлдем бөлек  деп қарастыруға болмайды. Шынында, іс жүзінде бұлардың барлығы осы  ұйымдағы бақылаудың жалпы жүйесінің  ажырағысыз бөліктері болып табылады.

Басшылар  бақылау функциясын мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты  жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез келген топтың қызметін біріктіру мүмкін болмайды. Бақылау  – ұйымның өмір сүруінің негізгі  элементі болып табылады. Бақылаудың қажеттілігі, дүдәмалдықтан, көмескі жәйттардан туындайды. Жоспардың жүзеге асыруына көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа да шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуы ықтимал.

Басқа бір  дүдәмал факторға, кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар  жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша құқықтар мен  міндеттердің жүктелуін жұмыскерлердің қалай қабылдайтындығын менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.

Бақылаудың  қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда  болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетіп дұрыс арнаға салмаса, кейінен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.

Бақылау қызметі- бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін, әрі туындаған проблемалар дағдарысқа ұшырамай тұрып ұйым қызметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан үш мындай жыл бұрын Қытайдын дана кітабы «И Цзинде» («Өзгеріс кітабында») басқару ғылымының алғашқы идеясы пайда болғанға дейін былайша жазылған болатын: «Ақылды адам табысқа қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағыда солай істеді. Егер өз қатесін сезінсе, оны ол қайталамайтын болады».

Бақылауды жүзеге асырудың қажеттілігінің басты  себептерінің бірі сол, кез келген ұйым өз қателіктерін дер кезінде таба білуі, әрі оны ұйымның алдындағы  мақсатына нұқсан келмей тұрып дұрыс  арнаға бағыттай білуде.

Бақылау не үшін қажет?

• Анықсыздық факторының маңыздылығы соншалық, сыртқы орта ықпалын анықтау үшін қажетті механизм дайындалып, бейім тұру керек.
• Дағдарыстық жағдайлардың пайда болуын ескерту. Бақылау функциясы- бұл мәселелерді анықтауға және ішкі жағдайлар дағдарысқа айналып кетпейтіндей ұйымның қызметін сәйкесінше түзетуге мүмкіндік беретін басқару сипаттамасы.
• Жетістікті қолдау. Мақсатқа жетуге ұйым қызметінің қандай бағыттары неғұрлым тиімді көмектесетінін анықтау.
• Бақылаудың кеңдігі. Бақылау – басқарудың маңызды және күрделі функциясы. Әрбір жетекші – міндеттемелердің бөлігі, оны тұрақты түрде жүзеге асыру керек.

Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі  қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің  ынта-жігерін арттырудың басты құралы.

Бақылаудың  басты принциптерінің бірі- бақылау  тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі  тек менеджерлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес, әр бір басшы, қызмет лауазымына қарамастан өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс.

Бақылаудың  келесі принципі- ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа қызметтерді одан бөлек  қарастыруға болмайды.

Тиімді  бақылаудың басты принциптері- жүйелік  және жан-жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни тексеру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сондай-ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту мақсатында кейбір жағдайда қазіргі есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құралады.

Бақылаудың  негізгі үш түрі бар:

• алдын ала;
• күнделікті;
• қортынды;

Ағымдағы  бақылауды – жүзеге асырудың негізгі құралдары- белгіленген ережелерді, процедурды және жүріс – тұрыс линиясын жүзеге асыру. Жүріс – тұрыс ережесі мен линиясы жоспарды орындауды, оны мүлтіксіз сақтау – бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштыларға нақты түсіндірілсе, бақылаудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, осының барлығы ұйымдық құрлымының ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі.

Ұйымдарда алдын ала бақылаудың 3 ауқымды түрі қолданылады:

• адамдық ресурстарды басқару;
• материалдық ресурстарды басқару;
• қаржылық ресурстарды басқару.

Адам  ресурстары саласында алдын ала  бақылау белгілі бір қызмет міндеттерін  орындауға қажетті білімі мен  шеберлігін мұқият талдау және біршама  дайындығы мен біліктігі бар  адамдарды тандау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылдаушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізу үшін, жалданушылардың  осы саладағы тиісті білім дәрежесін  немесе жұмыс стажын айқындап, олардың  құжаттары мен мінездемелерін тексеру  қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді  таратуда, әрі тұрақтандыруда, оларға еңбекақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сондай-ақ жұмыскерлерді жалдар алдында  әңгіме өткізудің зор маңызы бар. Көптеген ұйымдарда адам ресурстарын  алдын ала бақылау жұмыскерлерді  жалдағаннан кейін де, жұмысқа  баулу арқылы, оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағы да нені үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық  ресурстарды алдын ала бақылағанда, материал сапасының стандарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай күйі, жарамдылығы анықталады.

Қаржы ресурстарын  алдын ала бақылаудағы маңызды  буыны – бюджет, мұның өзі де жоспарлау қызметін асыруға мүмкіндік  береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизімі болып саналады.

Күнделікті  бақылау жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның обьектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты  адамдарын жұмысын ұдайы тексеру. Ол жұмысты жетілдіру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды  талқылау белгіленген жоспарлар  мен нұсқаулардан ауытқуға жол бермейді.

Күнделікті  бақылау нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмейді, оның өзі жұмыс орындағаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойлаған мақсатқа жетуге негізделген. Осы бақылауды жүзеге асыру үшін оған кері байланыс қажет. Кері байланыс жүйесі  - алынған нәтижелер туралы деректер. Кері байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылатын мақсаттан ауытқуларды дер кезінде болдырмауға мүмкіндік береді.

Кері  байланыстын барлық жүйесі( биологиялық, ұйымдық) бірден – бір іргелі элементтерден  тұрады, әрі бірден – бір принциптермен  жұмыс істейді.

Кері  байланыстың барлық жүйесінде:

• мақсаты болады;
• сыртқы ресурстарды пайдаланады;
• сыртқы ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады,
• белгіленген мақсаттың едәуір ауытқуын қадағалайды;
• белгіленген мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға түзету енгізеді.

Басшы менеджер бұл жүйеге жүйелі түрде ықпал  жасайды, оның мақсаттарына да, жұмысына да өзгерістер енгізеді. Басқаруда  дәл сондай ашық типтегі жүйелер  қажет, өйткені ұйымға көптеген өзгермелі  шамалар әсер етеді.

Қортынды  бақылаудың екі маңызды қызметі бар:

Бірінші қызметі: егер жоспарлауға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қортынды бақылау басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспардың қаншылықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндігі болады. Мұның өзі сонымен қоса пайда болған проблемалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп, болашақта мұндай проблемалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

Екінші қызметі мотивацияға ықпал етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтерелеуді белгілі бір нәтижелік деңгеймен байланыстыратын болса, ондай жағдайда әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бағалау қажет.

Сонымен кез келген жобаның кезеңдегі  жұмыстың ақталу нәтижесін бақылау  артқа сондай-ақ алға зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің  негізгі болуы тиіс:

• біз нені үйрендік?
• келесі жолы қалайша басқаша істеуге болады?
• белгіленген межеден ауытқу себебі неде?
• жаңа мақсатты ойластыру үшін қандай тоқтамаға келу қажет?

1.2 Бақылау процесінің кезеңдері, басқарушының жауапкершілігі

Бақылау процесі стандарттарды бекітуден, нақты жеткен нәтижелерді өлшеуден және нәтижелер бекітілген стандарттардан ерекшеленген кезде түзетулер енгізуден  тұрады. Бақылау – өз дамуында өндірістік циклмен сәйкес үздіксіз процесс. Ол 3 негізгі кезеңнен тұрады:

І кезең. Стандарттар жасау;

ІІ кезең. Нәтижелерді стандарттармен салыстыру;

ІІІ кезең. Қажетті шаралар қабылдау.

Бірінші кезең бақылаудың жоспарлауға жақындығымен сипатталады. Стандарттар – нақты  мақсаттар жоспарлау процесінен шығады. Бақылау стандарттары ретінде қолданылатын мақсаттар екі маңызды қасиеттерді ажыратады:

• Уақытша шеңберлер;
• Жұмыстың орындау дәрежесін бағалауға болатын нақты белгілер.

Нақты белгі  және белгілі бір уақыт кезеңін  нәтижелік көрсеткіштері деп  атайды. Олар мақсаттарға жету үшін не алу керектігін дәл анықтайды. Нәтижелілік көрсеткіштері жетекшіге  нақты жасалған жұмысты жоспарланған жұмыспен сәйкестендіруге мүмкіндік  береді. Пайда, сату көлемі және т.б.тәрізділердің  көлемі үшін нәтижелілік көрсеткіштерін бекіту жеңіл. Бірақ мақсат ретінде  адамгершілік деңгейін жоғарылатуды сандармен  көрсету өте күрделі, кейде мүмкін емес, мұндай жағдайда жанама көрсеткіш  қолданылады, бірақ ол басқа да айнымалыларға  байланысты. Бақылау үшін көрсеткіштің болмауы белгісіздік бойынша  басқаруға әкеледі. Нәтижелік көрсеткіштерін НИОКР-ға бекіту өте күрделі.