Бухгалтер Арайлым алибекова

КӘСІПОРЫНДА  БУХГАЛТЕРЛІК  ЕСЕПТІ  ҰЙЫМДАСТЫРУ

1. Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі.
2. Бухгалтерлік құжаттардың жіктелінуі
3. Құжат айналымы
4. Мүлікті және міндеттемелерді түгендеу
5. Бағалау және калькуляциялау
6. Шаруашылық процестердің есебі және кәсіпорын қызметінің негізгі көрсеткіштері
7. Есеп регистрлері және жазбалары
8. Бухгалтерлік есеп формалары (нысандары)
9. Есеп саясаты туралы түсінік және оған қойылатын талаптар
10. Есеп саясатының мазмұны
11. Есеп саясатын дайындау

КӘСІПОРЫНДА  БУХГАЛТЕРЛІК ЕСЕПТІ ҰЙЫМДАСТЫРУ

Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі.

Бухгалтерлік есеп жұмысын жүргізу үшін кәсіпорындарда күнделікті орындалып отыратын операциялардың барлығынында міндетті түрде үздіксіз құжаттарға жазылып отыратындығы бухгалтерлік есептің басқа ғылымдардан ерекшелі екендігін алдыңғы тарауларда айтып өткенбіз. Бухгалтерлік құжат кәсіпорындар мен ұйымдарда орындалған операцияларды дәлелдейтін және алдағы уақыттарда орындалатын жұмыстармен атқарылатын қызметтерге құқық беретін жазбаша куәлік деп атауға болады.

Жалпы кәсіпорындардағы атқарылып жатқан жұмыстардың, орындалған тапсырмалардың үздіксіз, белгілі бір тәртіппен, арнайы үлгідегі қағаздарға жазылып және оған тиісті адамдардың қолдарының қойылуы (қажет болған жағдайда кәсіпорындар мен ұйымдардың мөр таңбасының басылуы) құжаттау деп аталады. Сондықтан құжаттау -бухгалтерлік есептің негізі. Себебі осы құжаттар арқылы ғана кез келген уақытта кәсіпорын бойынша орындалған жұмыстардың, атқарылған қызметтердің қай мерзімде жасалынғанын және оған қандай мөлшерде шығын жұмсалғанын дәлелдеуге болады.

Құжат - кәсіпорындағы орындалған шаруашылық операцияларна сәйкес үздіксіз толтырылып, олардың мазмұнын толық ашып көрсетеді және ол бухгалтерлік есептің негізі болып табылады.

Бухгалтерлік құжат - кәсіпорындардағы шаруашылық операциялардың орындалғанын растайтын немесе оны орындауға заңды түрде құқық беретін жазбаша куәлік.

Орындалған   шаруашылық   операцияларын   бастапқы - құжатқа түсіруді бухгалтерлік есеп теориясында алғашқы есеп сатысы деп атайды.

Кәсіпорындарда жүргізетін шаруашылық құбылыстарының әр түрлі болу себебінен бастапқы құжатгардың формасы бірдей болмайды. Шаруашылық құбылыстары түгелдей бастапқы құжатпен құжатталуы тиіс. Әрбір бастапқы құжатқа орындалған шаруашылық операциясының мазмұны жазылып және белгілі бір көрсеткіштер түсіріледі. Құжат көрсеткіштерін реквезиттер деп атайды. Олар міндетті және толықтырушы болып бөлінеді. Міндетті реквизитгер бухгалтерлік құжаттарды заңды құқықпен қамтамасыз етеді.

Міндетті реквезитке жататындар:

- құжаттың аты, формасының коды;

- құжатгың толтырылған уақыты (күні, айы және жылы);

- құжатты толтырған заңды немесе жеке тұлғаның аты-жөні;

- шаруашылық операциясының мазмұны;

- шаруашылық операцияның өлшемі (натуралдық немесе ақшалай);

- шаруашылық операцияның жүргізілуіне және соған сәйкес құжаттарды толтыруға жауапты адамдардың аты-жөні;

- жауапкердің қолдары.

Қосымша реквизиттер шаруашылық операциялардың көрінісінің ерекшіліктерімен және құжаттардың тағайындалуымен анықталады. Әр түрлі талаптарға байланысты бастапқы құжатта келесідей қосымша реквизиттер болуы керек: құжаттың реттік нөмері, ұйымның банк мекемесіндегі есеп айырысу шотының номері, шаруашылық операцияларды орындау үшін негіз болатын құжаттар және тағы басқалары.

Құжаттардың формалары келесі есеп бөлімдері бойынша топтасады:                                       

1) ауылшаруашылық өнім мен шикізат;

2) еңбек және еңбекақы;

3) негізі құралдар мен материалды  емес активтер;

4) материалдар;

5) кем бағалы және тез тозғыш заттар;

6) капиталдық құрлыстағы жұмыстар;

7) құрылыс машиналар мен механизмдердің  жұмысы;

8) көліктегі жұмыстар;

9) түгендеу нәтижелері;

10) кассалық операциялар;

11) сауда операциялары.

Құжаттар дер кезінде, яғни операцияның  орындалуы барысында толтырылуы керек. Егер бұл айтылған уақытта оларды толтыруға мүмкіндік болмаған жағдайда құжаттар операция аяқталған сәтте толтырылады. Уақытында толтырылмаған құжат кәсіпорын меншігінің сақталуын бақылауды қиындатады және ол операциялардың бухгалтерлік есеп шоттарына кешіктіріліп жазылуына әкеліп соқтырады. Осы себептен ұйымның бухгалтерлдік қорытынды есебін жасау мерзімі кешіктірілуі мүмкін.

Құжаттардағы жазбалар сиямен, шарикті  қаламсаппеи, жазба машинасымен (компыотермен) және басқада олардың архивте көрсетілген уақыт мерзіміне дейін сақталуын қамтамасыз ететін заттармен толтырылады. Құжаттағы жазбалар анық және дұрыс көрсетілуі керек. Құжатты толтырған адам тиісті жеріне өзінің қолын анық етіп қоюға міндетті. Кәсіпорындар мен ұйымдардағы алғашқы есеп құжаттарына қолдарын қоятын адамдарды ұйым басшысы бас бухгалтердің келісімен тағайындайды.

Ақша операциялары бойынша толтырылатын құжаттар және есеп айырысу құжаттары, сонымен қатар кәсіпорынның қаржылық несиелік міндеттерін куәландыратын құжаттар бас бухгалтердің қолынсыз заңсыз (жарамсыз) болып саналып, оны орындау жүзеге асырылмайды. Егер кейбір операцияларды орындау барысында кәсіпорын басшысы мен бас бухгалтерінің көзқарастары әртүрлі болған жағдайда, оларға толтырылатын құжаттар кәсіпорын басшысының жазбаша өкімі бойынша толтырылады. Соған сәйкес бұл операция үшін барлық жауапкершілікті кәсіпорынның басшысы өз мойнына алады.

Алғашқы (бастапқы) құжаттарды толтырғанда  жасалған қателерді келесі жолдармен  түзетуге болады: дұрыс емес тексті не соманы оқылатындай етіп түзу сызықпен сызады да оның жанына дұрыс жазба жазылады.

Бұл құжатқа түзету енгізілгені  жазылып және уақыты (күні, айы, жылы) көрсетіліп құжат толтырушы өз қолын қояды.

Кассалық және банктік құжаттарға түзету енгізуге болмайды. Егер аталған құжаттарды толтыру барысында қате жіберілген жағдайда оларды қайта толтыру қажет.

Бухгалтерлік есепте пайдаланылатын алғашқы құжаттардың басқадай түрлеріне  түзету енгізу тек қана шаруашылық операцияларына қатысушылардың келісімімен  жүргізіліп және олар өздерінің келісім бергендігін растап, түзету енгізілген уақытты (күні, айы, жылы) көрсетіп қолдарын қояды.

Бухгалтерлік  құжаттардың жіктелінуі

Есептеу үдерісінде ыңғайлы және дұрыс болуы үшін құжаттар келесі ерекшеліктері бойынша жіктелінеді: мақсаты бойынша (по назначению), құрастырылған орнына байланысты (по месту составленния), көрсету тәсілі (по способу отрожения) және операциялар мазмұнының көлемі (по объему содержания) бойынша.

Мақсаты бойыиша құжаттар үкімдік (распорядителные), атқарушылық (оправдательные, исполнительные), бухгалтерлік толтыру (бухгалтерского оформления) және біріктірілген (комбинированные) болып бөлінеді.

Үкім құжаттарына - шаруашылық операцияларды жүргізуі туралы бұйрықтар мен өкімдер жатады. Мысалы, жұмысшыларга сыйақы беру туралы бұйрық, тауарларды алуға берілген сенім хат және тағы басқалар. Бұл құжаттардың шаруашылық операциялардың аяқталуына дейін күші болады. Оған міндетгі түрде операцияны орындауға бұйрық беретін жауапты адамдардың қолы қойылуы керек. Үкім құжаттарының негізінде есепте жазу көрсетілмейді, себебі шаруашылық операциясын орындау үкім шығарылғдннан кейін ғана орындалады.

Атқарушылық (растайтын) құжаттар – шаруашылық операциялардың орындалғанын көрсетеді (растайды). Бұл құжаттарға - тауарлық-материалдық қорларды алу үшін толтырылған накладнойлар, кассалық кіріс ету және кассалық шығыс ету ордерлері және тағыда басқаларын жатқызуға болады. Құжаттардың бұл түрі операция жасалған сәтте толтырылып және оған жауапты адамдар қолдарын қояды. Орындалған операцияларды бухгалтерлік есептің шоттарында жазып көрсетуге негіз болып табылатын және оны растайтында құжаттардың осы түрі.

Бухгалтерлік толтырылған  құжаттар - бұл ұйымның бухгалтериясы жасагаи әр түрлі анықтамалар, бухгалтерлік есеп шоттары бойынша орындалатын операцияларға негіз болатын кәсіпорынның бухгалтері толтырған есеп айырысулар. Оларға негізгі құралдарға, материалдық емес активтерге, материалдарға, әлеуметтік сақтандыру аударымдарына, еңбекақы төлемдеріне және т. б. бухгалтерия толтырылған құжаттар жатқызылады.

Біріктірілген құжаттарының құрамына бірнеше функцияларды қатар атқаратын барлық құжаттар кіреді. Мысалы, кассирге орындауға берілген кассалық шығыс ету ордері оны орындағанша үкімдік болып есептелінсе, кассир ақшаны алушыға бергеннен кейін атқарушылық болып есептелінеді. Біріктірілген құжаттарының бухгалтерлік есепте қолданылуы өте ыңғайлы, ол құжаттың өңделуін жеңілдетеді және құжаттың санын қысқартады.

Толтырылатын (құрастырылатын) орнына байланысты құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді.

Ішкі құжаттар - белгілі бір кәсіпорында толтырылып (құрастырылып) оның ішінде жүргізілетін құжаттар. Құжаттардың бұндай түрі арқылы қандайда бір кәсіпорынның ішкі операциялары құжатталады. Ондай құжаттардың қатарына тауарлы-материалды құндылықтардың ішкі қозғалысы барысында толтырылатын накладнойларды, жұмысшылар мен қызметкерлерге еңбекақы және басқада төлемдерді төлеуге арналған төлем ведомостарын, есеп айырысуға тиісті тұлғаларға толтырылатын аванстық есептерді және тағыда басқа құжаттарды жатқызуға болады.

Сыртқы құжаттарға кәсіпорынға басқа ұйымдардан келіп түскен немесе ұйымның басқаларға түрлі операциялар бойынша жіберген құжаттарын жатқызамыз. Олардың қатарына жабдықтаушы кәсіпорындардан келіп түскен тауарлық-материалдық қорлар бойынша толтырылған шот-фактураларды, сенім хаттарын және тағы да басқа құжаттарды жатқызуға болады.

Операцияның көрініс алу тәсіліне байланысты бухгалтерлік құжаттарды алғашқы (бастапқы) құжаттар және жинақтаушы (сводные) құжаттар деп бөліп қарастырады.

Алғашқы (бастапқы) құжаттардың өзі олардың толтырылатын операцияларының мазмұнына қарай бір рет қолданылатын және жинақталған деп аталатын екі түрге бөлінеді.

Бір рет қолданылатын құжат арқылы бір ғана операция құжатталады немесе ондай құжат орындалған операцияның соңында бір қана толтырылады. Мысалы, тауарды босату үшін толтырылатын накладнойлар. Жинақталған құжаттарда белгі бір мерзім аралығында орындалған біртектес операциялар жазылады. Мысалы, акционерлік қоғамнан бір күнде босатылған өнімге толтырылатын зоборлық карта.

Құжат айналымы

Жұмыс кезінде бухгалтерлер түрлі құжаттармен жұмыс жасайды: нормативті-құқықты, ұйымдастырылушылық-өкімгерлік, ақпаратты-анықтамалық, есеп айырысу ақша құжаттары және басқада алғашқы есептік құжаттар. Олар ұйымның шаруашылық қызметін айқындайды. Бухгалтерлік қызметтің сапасы құжат айналымының ұйымдастыруына байланысты. Кәсіпорындар мен ұйымдарда құжаттар бірнеше кезеңнен өтеді. Олар: жасалу немесе толтырылу, есепке алыну, тексерілу немесе өңделу, бухгалтерлік есепте операцияларды айқындау, архивке өткізу және т.б. кезеңдер. Сонымен

Құжат айналымы деп кәсіпорындардағы құжаттардың қозғалысын немесе басқаша түрде олардың жасалуынан (құрылуынан), яғни толтырылуынан бастап олардың қызметінің аяқталуын және архивке өткізілу кезеңін айтады.

Құжат айналымының ережесі және есептік ақпараттың өңделу технологиясы кәсіпорынның қабылдаған есептік саясатында көрсетіліп бекітіледі.

Құжат айналымының басқару механизмін дайындау, кәсіпорындағы бухгалтерлік есептің үдерісінде негізгі буын болып табылады. Құжат айналымын ұйымдастыру арқылы бухгалтерлік қызметтің тұрақтылығы, құжаттың қозғалысымен өңделуінің жолдары және оперативтілігі, ұйымдық шешімдерді қабылдаудың уақыттылыгы қамтамасыз етіледі.

Құжат айналымын басқарудың жүйесі кәсіпорында келесі кезеңдерді қамтиды:

- бухгалтерлік қызмет туралы ережені дайындау;

- бухгалтерияның  және кәсіпорындағы есепке қатысы бар басқада қызметкерлерінің лауазымдық қызмет нұсқаулығын дайындау;

- кәсіпорындағы құжат айналымының графигін құру;

- есепті ақпаратты  өңдеу технологиясын құру;

-  істің номенклатурасын құру және құжатты ағымдағы сақтау тәртібі;

- құжаттың бағалы  экспертизасы және істі ұзақ сақтауға дайындау.  "Бухгалтерлік есеп және қаржылық есеп беру" туралы Қазақстан Республикасының заңына сәйкес кез келген кәсіпорынның басшысы есептік жұмыстың көлеміне байланысты мынандай жұмыстарды жүргізе алады: 

1) бухгалтерлік қызметті құрылымдық  бөлімше ретінде құру;

2) қызметкерлер құрамына бухгалтер  лауазымын енгізу;

3) шарттық негізінде бухгалтерлік  есептің жүргізілуін мамандандырылған  ұйымға немесе бухгалтер-маманына беріп жіберу;

4) кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысын өзі жүргізу. Кәсіпорын дар мен ұйымдарда бухгалтерлік есеп жұмысының көлемі көп болған жағдайда бірнеше қызметкерлері бар бөлек құрылымдық бөлімше ретінде бухгалтерлік қызмет құрылады. Осыған сәйкес кәсіпорында бухгалтерлік қызмет туралы ереже және қызметкерлердің лауазымды қызмет нұсқаулығын регламенттеу қызметі қарастырылуы қажет. Бухгалтерлік қызмет туралы ережені белгіленген заңға сәйкес ұйымның бас бухгалтері басқада мүдделі лауазымды адамдармен келісе отырып әзірлейді, ал оны кәсіпорын басшысы тек қана бекітеді. Ереже бөлімшенің мәртебесін, оның басқару жүйесіндегі орнын және оның ішкі ұйымын анықтайды.

Ереженің мәтіні әдетте келесі бөлімшелерді қамтиды:

- Жалпы ережелер.

- Негізгі міндеттер.

- Қызметтер.

- Құқықтар мен міндеттемелер.

- Жауапкершілік.

- Өзара қарым-қатынас  (қызмет бабындағы байланыс).

- Жұмыстың ұйымдастырылуы.

Кәсіпорындағы бухгалтерлік қызмет туралы ереженің қолданылу мерзімі шектелмейді. Ереженің мәтініне бөлек өзгерістер енгізу кәсіпорын басшысының сәйкес бұйрығымен орындалады.  Бұл ережемен және оған енгізілетін өзгерістермен ұйымдағы бухгалтерияның барлық қызметкерлері міндетті түрде таныстырылып отырылуы тиіс.

Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп құжаттары мен құжат айналымының графиктерін құруды кәсіпорынның бас бухгалтері ұйымдастырады. Құжат айналымының графигі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітіледі. График немесе схема құру, тексеру және талдау жөніндегі жұмыстар тізбесі түрінде рәсімделуі мүмкін. Оларда барлық құрылымдық бөлімшелермен орындаушылардың өзара байланысы және жұмыстың орындалу мерзімі көрсетілуі керек. Кәсіпорынның есепке қатысы бар қызметкерлері өздерінің саласына қатысты құжаттарды құжат айналымы графигіне сәйкес жасайды және ұсынады. Ол үшін әрбір орындаушыға графиктен көшірімдеме беріледі. Көшірімдеме орындаушының саласына қатысты құжаттар аталынып олардың орындалу мерзімі жазылады. Осы графигтің сақталуын ұйымның бас бухгалтері қадағалап отыруға тиіс. Сонымен қатар кәсіпорынның бас бухгалтері кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақытылы жүргізуіне жауапты болып табылады. Құжаттар графикте көрсетілген уақытта бухгалтерияға өткізілуі тиіс. Құжатгарды қабылдау кезінде бухгалтер құжаттардың белгілі талаптарға сай, дұрыс рәсімделуін тексеруі керек. Ережеге сай рәсімделмеген құжаттар жауапты адамға, яғни оны жасаған (толтырған) адамға қайта өңдеу үшін қайтарылуы қажет.

Бухгалтер құжатты қабылдау барысында ең біріншіден мазмұны бойынша тексереді, яғни жүргізілген жұмыстардың заңдылығын анықтайды. Олардың нормативтік актілер мен қолданылып жүрген нұсқауларға қайшы келмейтіндігін қадағалайды. Содан кейін оның реквизитгердің толық толтырылуын, тиісті лауазымды адамдардың қол-таңбаларының болуын, сомалардың нақты көрсетілуі мен операциялардың құрылымын тексереді. Бұдан кейін бухгалтер арифметикалық тексеру жүргізеді, яғни құжаттарды таксалаудың дұрыстығын тексереді. Ол материалдық қорлардың көлемін (санын) оның бағасына көбейт арқылы орындалады.

Тексеріп болғаннан кейін бухгалтер құжаттарды өңдейді. Өңдеу құжат бойынша әр операцияны есептейтін шоттарды анықтауға негізделген. Керек болған жағдайда біртекті құжаттарды топтастырады, содан кейін бухгалтерлік есеп шоттарында жазу жүргізеді. Кәсіпорын бухгалтериясында құжаттар белгілі бір ұқсастықтарына, операциялардың түріне қарай топталып бөлек папкаларға тігіледі (түптеледі). Папкаларда құжаттың нөмірі, орындалған уақыты (айы, жылы), жинақтамалы шоттың шифры және олардың саны көрсетіледі. Папкаларға тігілген (түптелген) құжаттар архивке өткізіледі. Бухгалтерлік алғашқы құжаттардың папкаларға тігіліп (түптеліп) нөмірленуі сақтаудың тәртібіне және қажет болған құжатты іздестіру кезінде жылдам орындауды қамтамасыз етуге арналған.

Сақтау мерзімдері әр түрлі құжаттар бірге орналастырылмайды. Номенклатурадағы істердің бас тақырыптары құжаттардың маңыздылығы және олардың өзара байланысына қарай белгілі бір жүйелілікпен орналастырулары қажет.

Ведомстволық мұрағаттың (1986 жыл) қызметтерінің негізгі ережелеріне сәйкес уақытша сақталатын істер (10 жылға дейін) жеңілдетілген рәсімдеуге жатқызылуы мүмкін: іс папкелерінің парақтарының нөмірлері көрсетілмеуі мүмкін (банктік, кассалық құжаттар мен аванстық есептерден басқалары). Олар сараптаманың жүргізілу кезеңінде бухгалтерлік есептің 1983-жылдың 29-шілдедегі иомері 105-құжаттар мен құжат айналымы деп аталатын ережесіне сәйкес түптелулі қажет.

Жыл сайын кәсіпорынның сараптау комиссиясы белгіленген сақтау мерзімінің өтуіне байланысты жабылуға (жойылуғы) жататын құжатгармен іс-қағаздарын белгілеп, оларға тиісті актілер толтырады. 1967 жылдың 3 желтоқсанда бұрынғы КСРО-дағы бас мұрағат басқармасының жарлығымен «Мемлекеттік комитеттер, министрліктер, ведомоствалар мен басқада мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындардың шаруашылық қызметі барысында толтыратын типтік құжаттарының тізімі, сондай-ақ оларды сақтау мерзімі (кейіннен өзгертулер енгізіліп түзетілген) бекітілген болатын. Жалпы құжаттарды сақтау мерзімі құжаттарын мемлекеттік мұрағатқа тапсырмайтын ұйымдар үшін белгіленген. Мұндай Мемлекеттік мұрағаттарға құжаттарын тапсырмайтын ұйымдар өз іс-құжаттарын (тәжірибелік қажеттілігі жоқ және тізімге сәйкес сақтау мерзімі өткен) мұрағат органдарымен келіспей жоя алады. Кәсіпорындағы жоюға іріктелініп алынған құжаттарға АКТ жасалынып, жойылатын құжаттармен шикізаттарды қайта өңдеумен айналысатын кәсіпорынға өңдеуге беріледі. Құжаттарды жоюға берген уақытта қабылдау-өткізу құжаттары толтырылады. Кәсіпорындардағы негізгі бухгалтерлік құжаттарды сақтау мерзімі олардың түрлеріне қарай әртүрлі болып белгіленген.

Кәсіпорынның бухгалтерлік баланстары мен оған қосымшаларға, түсініктеме хаттарға:

а) жылдық - 10 жыл;

ә) айлық, тоқсандық - 3 жыл.

Шаруашылық операцияларының жасалу фактісін бекітетін және бухгалтерлік жазуларға негіз болып табылған алғашқы құжаттар мен оларға қосымшаларға (кассалық, банк құжаттары, банктың хабарлама құжаттары мен аударма талап хаттары, банк көшірмелері, жұмыс нарядтары, табельдер, мүліктермен материалдарды қабылдау, тапсыру немесе есептен шығару актілері, тауарлы-материалдық құндылықтардың (алуға берілетін) есебі бойынша квитанциялар мен накладнойлар, аванстық есептер және тағы басқаларына) –5 жыл.

Түгендеу карточкалары мен негізгі  құралдар есебінің кітаптары негізгі құралдарды есептен шығарғаннан кейін - 3 жыл.

Ақшалар мен материалдық қорларды алуға берілетін сенім хаттарға (оның ішінде күші жойылған сенім хаттарға) - 3 жыл.

Есеп регистрлеріне (бас кітап, журнал-ордерлері, өңдеу кестелері  және тағы басқаларына) - 5 жыл.

Қосалқы және бақылау кітаптарына, (кассалық кіріс ету немесе кассалық шығыс ету ордерлері, сенім хаттар, төлем тапсырмаларына) журналдарға, карточкаларға, касса кітаптарына, айналам ведомостарына - 5 жыл.

Депонентелген еңбекақы есебінің кітаптарына, атқару парақтарын тіркеу журналдарына - 5 жыл.

Қорларға, еңбекақы лимиттеріне және оларды бақылау есебі туралы мәліметтерге, артық шығындар бойынша есеп айырысулар және еңбек-ақы бойынша қарыздар туралы, еңбекақыдан ұсталынатын ұсталымдар, кезекті еңбек демалысына берілетін жалақы меи жәрдемақы туралы мәліметтерге - 5 жыл.

Түгендеу құжатарына (түгендеу комиссиясының  хаттамалары, түгендеу опистері, актілер, салыстыру ведомостары) - 3 жыл.

Атқару парақтарыиа, қажет болатын  уақыт барысында, бірақ 5 жылдан артық  емес.

Оқу демалыстарын төлеуге, салықтар бойынша жеңілдіктер алуға бухгалтерияға берілетін анықтамалар және тағы басқалары, қажет болғанша, бірақ 3 жылдан артық емес.

Дебиторлық борыштар, кеш шығу, шығындар, ұрланулар бойынша құжаттар (анықтамалар, актілер, міндеттемелер, көшірмелер), қажет болғанша, бірақ 5 жылдан артық емес.

Ғимараттардың, үйлердің (мемлекет қарауындағы  архитектура ескерткіштерінен өзге және жабдықтардың төл-құжаттары негізгі құралдарды есептен шығарғаннан кейін 3 жыл сақталады.

Кәсіпорынның қаржы-шаруашылық қызметін құжаттық тексеру актілері, оларға қосымша құжаттар (анықтамалар, ақпараттар, баяндау хаттар) - 5 жыл.

Кассаны, салық салудың дұрыстығын тексеру актілері және тағы басқаларына - 5 жыл.

Келісімшарттар, шарттар (шаруашылық операциялық, еңбек және басқалар) келісімшарттың және шарттың қолданылу мерзімі аяқталғаннан кейін - 5 жыл сақталады.

Келісімшарттар тізімдемелері (реестрлер) - 3 жыл.

Материалдық жауапкершілік туралы келісім шарттар - материалды жауапты  тұлға жұмыстан босатылғаннан кейін 5 жыл сақталады.

Материалды жауапты тұлғалар қолтаңбаларының  үлгілері - қажет болғанша.

Ұйымның қызметкерлеріне еңбекақы төлеумен байланысты құжатгарды сақтау ерекше маңызды болып табылады. Ұйымдар қызметкерлері мен жұмысшыларының дербес шоттарын сақтау мерзімі мына формула бойынша анықталады:  75 - В (жыл),

мұндағы, В - тұлғалардың дербес шотты  жүргізуді тоқтатқан сәттегі жас мөлшері.

Еңбекақы төлеу бойынша есеп айырысу (есеп айырысу төлем) ведомостары - 5 жыл сақталуы тиіс, ал дербес шоты болмаған жағдайда - 75 жыл.

Зейнетақы және мемлекеттік жәрдемақы алушылардың дербес шоттары зейнетақы мен жәрдемақы төлеу тоқтатылғаннан кейін 5 жыл бойы сақталады, біржолғы жәрдемақы төлеуге арналған дербес шоттар - 1 жыл.

Ұйым қызметін тоқтатқан жағдайда жұмысшыларға еңбекақы төлеумен және есептеумен байланысты құжаттар мемлекеттік мұрағатқа беріледі.

Бухгалтерлік есеп шоттарының жұмыс  жоспары, басқа да есеп саясатының, кодтау (кодирование) процедураларының, мәліметтерді машиналармен өңдеу бағдарламаларының құжатгары (пайдалану мерзімі көрсетіледі) ұйыммен бұл құжаттар бухгалтерлік есеп құруға соңғы рет қолданылған есеп беру жылынан кейін 5 жылдан кем емес мерзімге сақталады.

Мұрағат ұйымына  қойылатын негізгі талаптар-құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, және оларды тез табу мүмкіндігі. Құжаттарды сақтау үшін арнайы орыи (бөлме) немесе жабық шкафтар бөлінеді.

Алғашқы есеп регистерлерін мен  бухглатерлік есептердің сақталуын  ұйымдастыруға ұйымның басшысы  жауапты болады. Мұрағаттарға құжаттар тек басшының рұқсатымен беріледі.

Алғашқы құжаттар жоғалған (жойылған) жағдайда ұйымның басшысы бұйрықпен жоғалудың (жойылудың) себебін анықтау жөніндегі комиссия белгілейді. Қажет болған жағдайда комиссия жұмысына қатысу үшін (следственный) органдардың, қорғау және өртке қарсы бақылау органдарының өкілдері шақырылады. Комиссия жұмысының нәтижелері актілермен ресімделеді, оны субъектінін басшысы бекітеді.

Мүлікті және міндеттемелерді түгендеу

Құжаттаумен алғашқы есепке алу мүліктің нақты қозғалысы мен оның қорлану көздерінің (міндеттемелердің) есепте толық көрсетілуін қамтамасыз ете алмайды. Бухгалтерлік есеп пен есеп берудің дұрыстығын қамтамасыз ету мақсатында ұйымдарда мүліктерге және қаржылық міндеттемелерге түгендеу жүргізіліп отырылады.

Түгендеу жүргізудің негізгі мақсаттары мыналар:

- нақты  қолда бар мүліктерді анықтау;

- нақты қолда бар мүлікті бухгалтерлік есеп мәліметтерімен салыстыру;

- есепте  міндеттемелердің толық көрсетілуін  анықтау.

Жалпы кәсіпорындардағы мүлікті және қаржылық міндеттемелерді түгендеу бойынша әдістемелік құралдарға сәйкес кәсіпорындағы түгендеуге жататын мүліктер - бұл негізгі құралдар, материалдық емес активтер, қаржы салымдары, өндірістік қорлар, дайын өнімдер, тауарлар, ақшалар мен басқада қаржы активтері. Ал қаржылық міндеттемелерге банк несиелері, заемдар және басқада кредиторлық борыштар жатқызылады.

Түгендеуге кәсіпорынның қай жерде тұрғандығына қарамастан барлық мүлкі мен қаржылық міндеттемелері жатады. Сонымен қатар түгендеуге ұйымның меншігіне жатпайтын, бірақ оның бухгалтерлік есебінде есепте тұрған басқа да мүліктердің түрлері мен өндірістік қорлар (жауапты сақтауда тұрған, жалға алынған, қайта өңдеуге алынған және тағы басқадай мүліктер), сондай-ақ қандайда бір себептермен есепке алынбай қалған мүліктер жатады.

Түгендеу барысында  құжатталмаған фактілер анықталуы мүмкін. Мысалы, тауарлардың табиғи кемуі, тауарлардың шығынға ұшырау және ұрлау нәтижесіиде кемуі, өлшеу мен операцияларды ресімдеу кезіндегі жіберілген қателіктер және тағыда басқа.

Мүліктер мен міндеттемелерге дұрыс және уақытылы түгендеу жүргізуге кәсіпорынның басшысы жауапты болады. Ол қысқа мерзім ішінде нақты қолда бар құндылықтардың толық және дәлме-дәл тексерілуін қамтамасыз ететіндей етіп жағдайлар жасауға міндетті (жүктерді өлшеу мен тасу үшін жұмыс күшімен қамтамасыз ету, техникалық жағынан жұмыс істейтін таразы жабдықтарымен қамтамасыз ету).

Түгендеу жүргізу тәртібі (бір есеп беру жылында жүргізілетін түгендеу санын, оларды жүргізу уақыты, олардың әрқайсысында тексерілетін мүлік пен қаржылық міндеттемелер тізімі), түгендеуді міндетті түрде жүргізу қажет болған жағдайда басқа ретте ұйым басшысымен анықталады.

Бухгалтерлік есеп және қаржылық есеп беру туралы заңға сәйкес мына жағдайларда кәсіпорынның мүліктері мен міндеттемелеріне түгендеу жүргізу міндетті болып табылады:

- ұйымның мүлкін жалға бергенде, сатып алғанда, сатқанда, сондай-ақ мемлекеттік немесе муниципалды (унитарлы) кәсіпорындарын қайта құрғанда;

-  жылдық бухгалтерлік  қорытынды есеп жасауы алдында  (есепті жылдың 1 қазан айынан  кейін жүргізілген түгендеуден  басқасы);

-  тауарлық-материалдық қорларға жауапты тұлғалар ауысқанда (қабылдау-өткізу жүргізілген күні);

-  мүлікті ұрлау, зиян келтіру немесе бүлдіру фактілері анықталғанда;

- кенеттен болған апатқа, өртке, аварияға ұшырағанда немесе басқа да төтенше жағдайлар болғанда;

- ұйым қайта құрылғанда немесе таратылған кезде бөлу (тарату) балансын құру алдында жүргізіледі;

- нормативтік актілерімен  қарастырылған өзге де жағдайларда.  Белгіленуі мен сипатына байланысты  түгендеу жоспарлы және ағымдағы түгендеу болып бөлінеді.

Жоспарлы түгендеуді (оларды сонымен бірге кезеңдік деп те атайды) жоспарға (кестеге) сәйкес алдын ала белгіленген мерзімде жүргізеді.

Жоспардан тыс түгендеу тауарлық-материалдық қорларға, ақшаға жауапты тұлғалардың қызметттен ауысқанда және ұйым басшысының немесе жоғарғы тұрған органның, тергеу жүргізетін немесе басқа да бақылау жүргізетін органдардың өкімі бойынша ерекше қажет болған жағдайда жүргізеді.