БУИС для малого предприятия

Министерство сельского хозяйства РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

 

 

 

Курсовая работа

на тему:

БУИС для малого предприятия

 

 

 

 

 

 

                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск, 2013 г.

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создания оптимальной структуры управления являются актуальными для любого руководителя.

 Ему приходится принимать  решения в условиях неопределенности  и риска, что вынуждает его  постоянно держать под контролем  различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию.

Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

В этих условиях актуальность бухгалтерских информационных систем (БУИС) очевидна. Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет не только автоматизировать бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

В условиях рынка, информация - ценный ресурс, вид собственности. Ее хранят, используют и защищают. Бухгалтерская информационная система создается для получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью. БУИС - инструмент управления работой предприятия. БУИС - это связующее звено между хозяйственной деятельностью предприятия и лицом, принимающим решения.

Целью курсовой работы является анализ БУИС, в особенности БУИС для малого предприятия. Исходя из поставленной цели, сформулированы следующие задачи:

 

 

1. Изучение БУИС, выявление их основных целей и задач.

2. Рассмотрение видов обеспечения БУИС.

3. Анализ БУИС для малых предприятий .

 

1 БУИС

1. 1 Основные понятия БУИС

БУИС – это система, обеспечивающая сбор, регистрацию и обработку информации о хозяйственной деятельности объекта с целью обеспечения аппарата управления необходимой информацией для принятия обоснованных управленческих решений.

БУИС занимает центральное место в экономической информационной системе и обеспечивает взаимодействие всех подсистем управления (рис.1).

Рис. 1 Место БУИС в информационной системе предприятия

Главная цель функционирования БУИС - обеспечить руководство предприятия (ЛПР) финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Используется и нефинансовая информация, создаются экономические информационные системы. В них среди всех подсистем бухгалтерская подсистема является важнейшей, она выполняет ведущую роль в управлении потоками информации о состоянии объекта управления.

Данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц принимающих решение (ЛПР) - выходом из БУИС.

БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности.

 Внутренние пользователи бух. информации: руководство и менеджеры служб предприятия (определяется чистая прибыль, норма прибыли, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, прибыльные направления деятельности предприятия, себестоимость продукции). Бухгалтерская информация - основа для прогнозирования.

Внешние пользователи: акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, аудиторы, налоговые службы.

Основные требования к бухгалтерской информации:

-должна удовлетворять требованиям  сравнения и постоянства (постоянные формы и методы бухучета);

-существенность (каждый выбирает  свой уровень существенности учета);

-консервативность (выбирается наименее  оптимистичная оценка состояния хозяйственной деятельности). Это обеспечивает осторожность;

-полнота (максимум) сведений.

1.2 Задачи БУИС и принципы их функционирования

 

Главная цель функционирования БУИС на предприятии – обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Задачи БУИС:

• обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;
• получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;
• интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
• получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;
• автоматизация обработки информации на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

При анализе БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические.

К общим принципам построения и функционирования БУИС относятся принципы: первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

БУИС свойственны и специфические признаки:

1. В БУИС осуществляется  интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и  статистического) на основе единой  первичной информации. При этом  слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

2. БУИС – единственный  источник достоверной информации  для обратной связи. Именно эту  информацию руководители предприятия  используют для принятия решений.

3.Для БУИС характерным является автоматизация обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса ее сбора и регистрации (автоматизация первичного учета).

 

2 Структура БУИС

 

2.1 Обеспечивающая часть БУИС

 

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности, и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Характеристики подсистемы:

• качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);
• количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики подсистемы:

• качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);
• количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, прикладные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

• качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);
• количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.);
• анализ финансового состояния предприятия.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц, при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики подсистемы:

• качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка и др.);
• количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС, и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

 

2.2 Функциональная часть  БУИС

 

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БУИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БУИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и программы.

 

2.3 Программное обеспечение БУИС

 

Одним из основных требований к программному обеспечению БУИС является наличие средств настройки на новые показатели. При этом у бухгалтера снимаются проблемы появления новых, ранее не предусмотренных показателей; без изменения программного обеспечения можно вводить и настраивать новые виды показателей.

Очень важны в программном комплексе БУИС полнота и уровень автоматизации функций учета. Высокий уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей.

Программное обеспечение должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавлять в нее новые данные, не внося изменений в структуру, и предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях.

Программное обеспечение должно отличаться простотой использования, дружественным пользовательским интерфейсом: удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.

Программное обеспечение должно быть универсальным и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей хозяйства. Надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.

Любое из требований нельзя рассматривать отдельно от других, поскольку они взаимозависимы.

Основные функции программного комплекса БУИС:

• учет: основных средств, нематериальных активов материально-производственных запасов, покупок и продаж, продукции на складе;
• расчет зарплаты;
• кадровый учет;
• персонифицированный учет и отчет по форме СЗВ-К;
• табельный учет;
• банк;
• касса;
• основное производство (вспомогательное производство);
• учет расчетов будущих периодов;
• автоматическое закрытие счетов по итогам месяца, года;
• журнал операций;
• налоговый учет;
• отчетность.

 

 

3 Анализ БУИС на предприятиях малого бизнеса

3.1. БУИС на малых предприятиях

При создании БУИС на малых и средних предприятиях использование ПК позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. В отличие от крупных предприятий на малых и средних предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется с помощью одного-трех человек.

При втором подходе, кроме финансового учета, частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники).

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

На рынке бухгалтерского программного обеспечения мини-бухгалтерии представлены следующими разработками: «1С-Бухгалтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ -мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и др.  
          Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате.

Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.  
          Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.  
          Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии. 
Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.  
          К БУИС, используемым для комплексной автоматизации БУ, относятся такие системы, как «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50—60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» — для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус-предприятие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

3.2 Сравнение программ 1С: Бухгалтерия и Турбо Бухгалтер

Программа «1С: Бухгалтерия» – это универсальная БУИС, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, представляется в однопользовательской и сетевой версиях, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета. В качестве операционной системы применяются системы Windows, Windows NT.

Программа обеспечивает возможность ведения количественного и многовалютного учетов, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных и отчетных документов.

Бухгалтерские проводки могут вводиться в Журнал операций вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

Режимы работы программы:

«Конфигуратор» – позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных.

«Отладчик» – предназначен для отладки программных модулей.

«1С: Бухгалтерия» – исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия.

Турбо Бухгалтер 6.9 БАЗОВАЯ предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых и средних предприятиях, ведущих многовалютный учет. Программа автоматизирует банковские и кассовые операции, расчеты с контрагентами и подотчетными лицами, учет НДС, автоматически формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, содержит встроенные системы: Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОС и НА, Налоговый учет. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64 000 проводок в журнал и не содержит графических отчетов. При необходимости на эту программу можно доустановить такие прикладные системы, как: Зарплата Стандарт, Кадры, Экспорт отчетности в систему «Клиент-Банка», Учет работы автотранспорта, Отчетность в электронном виде, Малый бизнес.

Особенность «Турбо Бухгалтера» – использование структуры данных в обычном текстовом формате, то есть с журналом хозяйственных операций (ЖХО) можно работать как с обычным текстом (вводить, исправлять, перемещать, объединять, комментировать), используя стандартные средства любых текстовых редакторов.

Анализируя наиболее распространенные БУИС для малых предприятий, можно выделить их сходство и различия по следующим признакам:

1. Построение плана счетов

Как известно, организация бухгалтерского учета начинается с составления плана счетов. Мини-бухгалтерии в этом не являются исключением. Все три программы снабжены стандартными планами счетов, которые можно пополнять и изменять. Индивидуальные особенности каждой программы при работе с планом счетов и задании начальных остатков средств на них состоят в следующем.

В программе «Турбо Бухгалтер» план счетов оформлен в виде текста, написанного по специальным правилам, что явно неудобно для начинающих пользователей. Код счета может состоять из букв и цифр. Счета могут иметь субсчета, в том числе второго и более высокого порядков Возможность редактирования плана счетов в наглядном графическом виде отсутствует. Программа может осуществлять контроль на допустимость корреспонденции конкретных пар счетов при составлении проводок. При работе с программой можно использовать несколько планов счетов одновременно, что позволяет, в частности, организовать параллельный учет по российским и международным стандартам.

В программе «1С:Бухгалтерия» план счетов представлен в виде таблицы. В кодах счетов и субсчетов можно использовать буквы и цифры, при этом код субсчета должен начинаться с названия счета: «60.1», «68.обл». В отличие от двух предыдущих программ в «1С:Бухгалтерии» структура плана счетов по умолчанию двухуровневая, т.е. включает только счета и субсчета первого порядка. Это связано с тем, что в этой программе аналитический учет ведется без помощи обычных субсчетов. Для того чтобы получить возможность работать с большим количеством уровней субсчетов, необходимо перенастроить программу.

Атрибуты основных счетов не подлежат изменению или удалению в процессе обычной работы пользователя. Программа позволяет организовать параллельное ведение учета по российским и международным стандартам.

2. Ввод информации

Обе программы основаны на ведении журналов хозяйственных операций. Основных способов зафиксировать операцию в журнале – три.

Первый способ заключается в том, что бухгалтер описывает операцию проводками.

Второй способ – использование «типовых операций». При этом вводится только необходимая для построения проводок информация, но не составляются сами проводки, – программа построит их по заранее заданным правилам. Операции могут быть и гораздо более сложными, с запросом большого количества сведений и построением группы из нескольких проводок. Все три программы предоставляют бухгалтеру возможность создавать собственные операции, в дополнение к уже имеющимся.

Третий способ позволяет вести учет по принципу «от первичного документа». Вы можете заполнить в программе бланк того или иного документа, например, накладную или приходный кассовый ордер. Сам документ тут же можно распечатать на принтере. Затем программа на основании указанной вами при заполнении бланка информации добавит в журнал новую хозяйственную операцию с соответствующими проводками.

Отличия между сравниваемыми программами.

В программе «Турбо Бухгалтер» информацию о деятельности одного предприятия можно размещать в нескольких журналах операций, используя для каждого участка учета отдельный журнал. Проводки и типовые операции можно заносить в журнал, не только заполняя формы, но и в виде текста, написанного по специальным правилам. Опытным бухгалтерам это позволяет быстро вводить большое количество проводок или типовых действий. При написании проводок можно использовать счета без указания субсчетов. Предусмотрено ведение единых для всей программы справочников (картотек) юридических или физических лиц, товарно-материальных ценностей и ряда других, что при заполнении документов позволяет полностью избежать постоянного ввода одних и тех же реквизитов.

В программе «1С:Бухгалтерия» для ввода информации о деятельности одного юридического лица используется один общий журнал хозяйственных операций. Даже если вы пишете проводку сами, она должна быть привязана к какой-либо хозяйственной операции. Если счет имеет субсчета, то при написании проводки выбор одного из субсчетов обязателен.

При заполнении документов их можно повторно просматривать и редактировать – соответствующие записи в журнале операций будут автоматически откорректированы. Предусмотрено ведение единых для всей программы справочников (картотек) юридических и физических лиц, товарно-материальных ценностей и других объектов учета, что при заполнении документов позволяет полностью избежать постоянного ввода одних и тех же реквизитов. Заслуживает внимания большое количество заранее заготовленных авторами программы документов и справочников.

Структура меню – четкая и ясная.

Существует возможность создавать одни документы на основании других, как бы копируя их содержание. Доступ к документам осуществляется через журналы документов, причем в одном журнале могут присутствовать документы разных типов, а один и тот же документ может упоминаться в нескольких журналах.

3. Стандартный набор отчетов

Обе программы позволяют получить довольно большой и разнообразный набор отчетов, включая баланс и основные формы отчетности для ГНИ, внебюджетных фондов и органов статистики.

В программе «Турбо Бухгалтер» предусмотрено более двадцати видов внутренних отчетов, в том числе различные оборотные ведомости, 6-ой журнал, главная книга, шахматная ведомость. Однако основной упор в программе сделан не на наличие большого набора готовых отчетов, а на возможность модифицировать существующие и создавать новые. Это можно сделать, не прибегая к программированию, а задавая несколько десятков различных параметров для некоторого «универсального» бухгалтерского отчета.

Многие бухгалтеры, работающие с программой «Турбо Бухгалтер», считают возможность добавления своих собственных отчетов одним из основных достоинств программы. Отчеты можно создавать и при помощи средств программирования, но это требует специальных навыков и отличного знания программы.

Помимо внутренних отчетов, в программу включены:

• кассовый и авансовый отчеты;
• книга покупок и книга продаж;
• баланс (строится полностью автоматически);
• отчетность в ГНИ, внебюджетные фонды, органы статистики – в совокупности почти 90 форм.