Деятельность службы документационного обеспечения управления по совершенствованию состава и форм управленческих документов

Введение

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

В работе большое внимание уделено разработки Табеля и Альбома форм документов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию состава и форм управленческих документов организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.

Задачи курсовой работы:

- -формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля и Альбома форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля.

Работа состоит из введения, 4 глав и подглав, заключения, приложения и списка литературы.

Объектом рассмотрения является документирование управленческой деятельности.

В качестве методов для проведения курсовой работы было выбрано изучение документационных источников.

-организационно-правовая  документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

-комплекс документов, составляющих  нормативно-методическую базу документационного  обеспечения деятельности Управления  и определяющих состав и технологию  обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.

1 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СОСТАВА И  ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов – оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизированы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого является унификация и стандартизация.

Унификация в широком смысле – это уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

• Термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
• организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
• классификаторы управленческих функций;
• управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течении длительного времени занимаются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:

•унифицированная система организационно-распорядительной документации;

•унифицированная система банковской документации;

•унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

•унифицированная система отчетно-статистической документации;

•унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

•унифицированная система документации по труду;

•унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

•унифицированная система внешнеторговой документации.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

2 ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИИ

2.1 Назначение  и разработка Табеля форм документов

Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).

Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).

Табель форм документов предназначен для:

• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
• унификация форм документов организации;
• упорядочение документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

• соответствие используемых форм документов решаемых задач;
• юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
• оперативность реализации управленческих функций организации;
• сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

• Предпроектное обследование.
• Выбор формы Табеля.
• Формирование структуры Табеля.
• Отбор форм документов для включения в Табель.
• Согласование Табеля.
• Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

• определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
• формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
• выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
• определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

• документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
• организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
• распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
• документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

• полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
• функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция – организация системы, задача – регламентация численного и должностного состава);
• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации – это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.

Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:

- оптимизация состава  применяемых в организации форм  документов и их закрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых  в деятельности организации форм  документов по функциям и задачам  управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

- унификация и нормативное  закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом  документационного обеспечения  организации в целях повышения  эффективности использования компьютерных  информационных технологий и  оптимизация документооборота организации.

Если задача Табеля – оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели – регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:

1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов»;

2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

3) Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. –  М., 1991;

4) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

5) Организационно распорядительная документация. Требования по оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. – М., 2005;

6) Основные правила работы архивов организаций. -  М., 2002;

7) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ  от 25.08.2010 № 558);

8) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М., 2007.

Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.

2.2 Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность  и т.п.);

- структурным подразделениям.

Составление Табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагается на службу делопроизводства организации.

Табель может дополняться графами:

- код формы документа  по классификатору;

- ответственный за контроль  исполнения;

- годовой тираж бланков и т.д.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку – в соответствии с управленческими функциями и задачами – предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу:

1. Организация системы и процессов управления
1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
2. Обеспечение законности деятельности
2. Прогнозирование и планирование деятельности
1. Прогнозирование деятельности организации
2. Планирование деятельности организации
3. Регулирование деятельности
1. Информационное обеспечение деятельности организации
2. Оперативное управление деятельностью организации
4. Контроль за деятельностью
1. Статистическая отчетность
2. Ведомственная отчетность
3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)
5. Финансовое обеспечение
1. Бухгалтерский учет
2. Бухгалтерская отчетность
6. Материально-техническое обеспечение
1. Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
3. Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
2. Внедрение и эксплуатация технических средств
3. Охрана окружающей среды
4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
1. Командирование сотрудников за рубеж
2. Прием зарубежных делегаций
3. Информационно-справочное обслуживание международных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
1. Подбор, расстановка и использование кадров
2. Учет личного состава
3. Аттестация работников
4. Повышение квалификации работников
5. Командирование сотрудников
6. Нормирование труда
7. Охрана труда
10. Документационное обеспечение

10.1 Учет и контроль  исполнения документов

10.2 Хранение и использование  документов

Предлагаемый перечень Табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретизируется с учетом функций и задач организации, отражающими ее целевое назначение. В этом случае функции управления, отражающие основное (целевое) содержание деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-10).

В Табель форм документов включаются:

- Формы документов, утвержденные  нормативными правовыми актами  Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.;

- применяемые в организации  формы документов, включенные в  Общероссийский классификатор управленческой  документации (ОКУД);

- внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми  актами организации;

- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля документов располагаются в порядке их значимости – от общего к частному или наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности» (подразделе «Информационное обеспечение деятельности») сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

2.3 Группировка  информации в Табеле

Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе:

- Первый вариант – создание единого табеля, в который в качестве разделов войдут все виды документации, используемой в организации.