Дизайн презентации

Основные данные о работе

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты дизайна презентаций

1.1 Понятие презентации

1.2 Правила оформления компьютерных презентаций

2. Дизайн презентации с помощью PowerPoint

2.1 PowerPoint как средство создания презентаций

2.2 Создание и дизайн презентации

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

Приложения

Введение

Психологами доказано, что полное запоминание материала происходит у людей в случае вызова живого интереса и эмоциональной вовлеченности. Поэтому презентация стала одним из эффективнейших инструментов маркетинга и PR. Этим же свойством и обусловлено широкое использование презентаций в различных образовательных целях: как на уроках в школе, так и при защите различных исследовательских работ на конференциях, в ВУЗах и т.д.

Презентация одновременно стимулирует эмоции, зрение, слух, ощущения, за счет чего она позволяет добиться максимального результата от аудитории. Следовательно, необходимо уделить большое внимание подготовке презентации и приложить максимум усилий для проведения ее на высоком уровне с оптимальным использованием самых современных технологий.

При этом на эффективность проведения презентации значительное влияние оказывает её дизайн, чем и обусловлена актуальность настоящего исследования.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение понятия компьютерной презентации, выявление и структурирование основных рекомендаций по дизайну презентаций, а также изучение общих правил оформления презентации с помощью программы PowerPoint, входящей в пакет MS Office. Задачами курсовой работы обозначим:

- рассмотреть понятие презентации;

- рассмотреть их основные возможности;

- выделить особенности дизайна  компьютерных презентаций;

- выявить характеристики дизайна  презентации, оказывающие влияние  на эффективность презентации.

Современная компьютерная презентация может включать в себя не только показ слайдов, но и разнообразные диаграммы и графики. Для создания эффективной презентации необходимо составить план показа, для чего для каждого слайда выполняется проектирование: определяются содержание слайда, размер, состав элементов, способы их оформления и т.п. Данные для использования в слайдах можно готовить вручную, а также получать в результате обмена из других программных систем.

С помощью презентации фирма может наглядно рассказать о себе, своей продукции, ее преимуществах для потенциальных покупателей. Средства мультимедиа, используемые в дизайне презентаций, позволяют быстро убедить аудиторию в своей надежности и подчеркнуть все свои преимущества перед конкурентами.

Поэтому подготовке и дизайну презентации необходимо уделить большое внимание и постараться провести её на должном уровне с использованием самых современных технологий. Однако анализ существующей литературы показал, что нет строго разработанных единых правил по дизайну презентаций ни в книжных библиотеках, ни в Интернет-ресурсах. Есть только общие советы и рекомендации, ну и, конечно же, свобода творчества создателей презентации.

В данной работе мы рассмотрим особенности дизайна презентаций с помощью наиболее доступной пользователям программы PowerPoint, которая позволяет подготовить презентацию, легкую для восприятия и удобную для неограниченного количества пользователей-участников. Также мы отметим основные этапы создания презентации и приемы, позволяющие произвести наиболее сильное впечатление на аудиторию.

Основная часть

1 Теоретические аспекты дизайна презентаций

1.1 Понятие презентации

В переводе с латинского «praesentatio» - это представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платёж. Также презентацией принято называть и общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: журнала, книги, кинофильма, организации.

В рамках данной работы мы будем рассматривать презентацию как представление с определенными целями чего-то нового широкой общественности.

Отметим, что основной целью презентации является предоставление информации. Ведь она позволяет сделать проще и понятнее для восприятия любое информационное сообщение. Для достижения этих целей при создании презентаций используются такие средства, как текст, графика, речь, форма, цвет, звук и др. – т.е. средств мультимедиа.

Рассмотрим основные существующие виды презентаций.

1) Презентация товара. Проводится, как  правило, с целью информирования  потенциальных покупателей о новом товаре, новой марке или услуге, а также ознакомления с новыми возможностями товара и т.д. Приведем более подробно цели презентации товара в таблице 1.

Таблица 1

Цели презентации товара

2) Презентация общественной организации (фирмы, корпорации, акционерного общества  и т.п.). Основными целями такой  презентации считаются: создание  имиджа фирмы в деловой среде, создание/воссоздание благоприятного образа компании, а также реклама её имени. Как правило, этот вид презентации является частью рекламной кампании фирмы.

3) Презентация проекта. Они создаются  с целью информирования потенциальных  потребителей о каком-либо проекте  или услуге, для поиска заинтересованных лиц в поддержке разработки и реализации проекта, а также определения реакции потребителей на проект. Данный вид презентации наиболее требователен к форме представления, содержанию, подготовке и подаче, т.к. предполагает убеждение целевой аудитории в необходимости дальнейшего осуществления разработки или воплощения проекта.

4) Презентация объема и содержания  выполненных работ (отчет о выполненных  работах). Его цель - предоставить  определенной узкой группе лиц  для ознакомления результаты произведенных работ. Данный вид презентации менее требователен к выполнению определенных правил подготовки и вполне может носить спонтанный характер, если необходимые данные у исполнителя под рукой и содержатся в полном порядке.

5) Презентация плана будущих работ. Этот вид презентации аналогичен предыдущему виду, только его объектом здесь выступают будущие работы. Основная цель при этом - информирование определенного круга лиц о планируемых работах, описание намеченных работ для критического анализа и возможного изменения плана работ в ходе обсуждения презентации.

6) Презентация - сопровождение доклада. Её цель – наглядная подача  результатов научных исследований. Использование презентации здесь  позволяют значительно увеличить  объем понимаемой и запоминаемой информации, а её мультимедиа-эффекты усиливают воздействие на слушателей.

Таким образом, смысл и основное назначение любой презентации - передача информации в форме убеждения презентующим определенному кругу присутствующих с целью информирования, убеждения или напоминания о марке, фирме, товаре или услуге.

Поскольку в последние два десятилетия в мире происходит глобальная компьютерная революция, и компьютеры основательно вошли в самые разные сферы нашей жизни, теперь жизнь человека невозможно представить без помощи компьютера. При этом максимально удобно и эффективно представлять необходимую информацию для другого человека в практически любой сфере бизнеса можно именно с помощью компьютера, привлекая внимание пользователей, заинтересовывая их. А значительную помощь в этом оказывают современные мультимедиа технологии.

Использование мультимедиа позволяет одновременно воздействовать как на органы зрения, так и на органы слуха человека. С помощью добавления к динамическому визуальному ряду (видео, слайд-шоу, анимации) звука мы добиваемся привлечения большего внимания со стороны зрителей. Именно поэтому мультимедиа технологии дают возможность максимально эффективно представлять информацию.

Важно отметить, что мультимедиа технологии интерактивны, т.е. предоставляют возможность управлять потоком информации, а мультимедиа презентации, как правило, имеют прямой доступ к информации. В них зритель может сразу видеть все содержание и управлять переходами к более интересному или важному в данный момент материалу. При этом извлечение информации происходит без больших затрат времени и труда.

Главным достоинством мультимедиа презентации как способа представления информации является возможность включения в нее десятков тысяч страниц текста и тысяч рисунков, схем и фотографий, разнообразного видео и аудио записей, трехмерной графики, обеспечивая при этом достаточно низкую стоимость тиражирования, удобство хранения и его длительный срок.

На сегодня существует огромное количество коммерческих программных продуктов, предоставляющих своим пользователям различные по спектру предоставляемых возможностей и уровню сложности освоения, но обладающих одним главным недостатком – достаточно весомая стоимость. Однако, для создания сравнительно несложных мультимедиа-презентаций, интерактивность которых сводится лишь к реализации произвольной (нелинейной) траектории просмотра карточек вполне достаточно более простых средств. Таким универсальным средством является программа Power Point, входящая в комплект распространенного повсеместно пакета Microsoft Office и являющаяся не просто системой подготовки коммерческих и др. презентаций, а полноценной инструментальной средой.

Рассмотрим этапы работы над презентацией:

а) определение цели презентации. Её основная цель - побудить слушателей к запланированному действию, при этом она должна быть выражена одним предложением и должна быть реалистичной.

б) сбор и анализ материала – включает описание компании, марки, продукта, услуги или проекта, имеющих непосредственное отношение к теме презентации.

в) разработка концепции/структуры презентации и ее визуализация. Данный этап подразумевает обеспечение такой последовательности слайдов, чтобы презентация эффективно реализовывала поставленные задачи, чтобы плавно подвести человека к принятию ключевой идеи презентации и к выполнению поставленной цели.

Обобщенно структуру презентации можно представить следующим образом:

- определение основной темы;

- пояснение текущей ситуации;

- предложение списка возможных  путей решения данного вопроса;

- выявление главных достоинств и недостатков каждой вероятной стратегии;

- выбор одной или нескольких  стратегий, наиболее оптимальных  в решении вопроса;

- предложение возможного плана  действий для осуществления выбранной  стратегии.

г) наполнение слайдов. Собранный и проанализированный по теме материал необходимо согласно разработанной структуре перевести в формат PowerPoint.

д) текстовая и графическая оптимизация. Главной задачей оптимизации слайдов является создание текстового и графического наполнения слайдов, максимально интересного, наглядного и доступного для пользователей. Т.е. материал становится легким для восприятия и запоминания.

Текстовая оптимизация слайдов включает в себя переработку текста в тезисы, создание параллельных списков, а также проработку заголовков и тезисов заключения.

Использование графики позволяет преподнести пользователям информацию более конкретно и ясно по сравнению с текстом, одновременно помогая слушателям увидеть взаимосвязи между различными данными. Визуализация делает представление информации наглядным и запоминающимся. Здесь возможно применение всевозможных рисунков, схем, таблиц и диаграмм.

е) дизайн и отрисовка.

Дизайн презентации – это формирование общего визуального ряда презентации. Состоит из дизайна общефоновых частей и дизайна отдельных элементов, входящих в презентацию.

При этом возможно использование отрисовки «от руки» для различных схем и изображений в презентации, что придаст презентации особую индивидуальность и уникальность.

ж) верстка – это объединение воедино текстового и графического наполнения презентации, дизайн аудио- и видеороликов. В ходе данного этапа появляется единая логика оформления всех слайдов. Презентация «оживает», получаются аккуратно сверстанные слайды с интересной и продуманной анимацией. Данный этап состоит из: создания образцов слайдов, работы со шрифтами, размещения и форматирования текста, таблиц, схем, рисунков, форматирования списков, добавления гиперссылок, выбора анимации слайдов и их элементов.

Общие рекомендации по верстке:

- в презентации, демонстрируемой с помощью проектора, использовать для текста шрифт размером не менее 20 пт, а для заголовков – не менее 26 пт;

- при выборе размеров шрифтов  руководствоваться удобством восприятия, а также учитывать площадь  используемого для показа экрана  и расстояние до него;

- использовать не более трех  шрифтов в презентации – один  для заголовков, другой для текста  и третий для специального  выделения текста на некоторых  слайдах;

- важно учитывать психологию восприятия, т.е. всегда помнить, кто будет  слушать презентацию и как они воспринимают то, что видят;

- не применять знаки, используемые  для оформления документов в Word, поскольку они отвлекают внимание  слушателей и создают ощущение  законченности фраз, в то время  как текст слайдов должен вызывать  интерес к теме презентации.

1.2 Правила оформления компьютерных  презентаций

Любая презентация предполагает сочетание в себе информации разных типов: текстовой, графической, музыкальных и звуковых эффектов, анимации и видео, при этом их оформление и демонстрация каждого типа подчиняется определенным правилам. Поэтому в дизайне презентации необходимо учитывать специфику комбинирования фрагментов из различных типов информации. К примеру, выбор шрифта важен для текстовой информации, а для графической – яркость, контрастность и насыщенность цветов, для наилучшего же их совместного восприятия необходимо на слайде учесть оптимальное взаиморасположение всех элементов.

Таким образом, для обеспечения хорошего восприятия слушателями презентации и избегания отрицательных эмоций (как подсознательных, так и вполне осознанных) необходимо соблюдать некие правила ее оформления.

При проведении данного исследования мы проанализировали как электронную, так и печатную литературу по теме дизайна презентаций и выявили, что нет строго разработанных единых правил по дизайну презентаций ни в книжных библиотеках, ни в Интернет-ресурсах. Существует огромное количество литературы по созданию презентаций, а по дизайну – лишь общие советы, приемы и рекомендации.

Именно дизайн предоставляет нам, как всякий вид искусства, свободу творчества и возможности обойти любые правила и законы. Однако для создания эффективной презентации, её создателям всё же следует придерживаться некоторых рекомендаций. Их мы и приведем в данном разделе курсовой работы.

Итак, расскажем общие правила дизайна презентаций.

1) Оформление текста:

- шрифты с засечками читаются  легче, чем без засечек;

- не рекомендуется для основного  текста использовать прописные  буквы;

- рекомендуемый размер шрифта  для заголовка составляет 24–54 пункта  и 18–36 пунктов для обычного текста;

- форматирование текста в виде  курсива, жирного шрифта, подчеркивания, прописных букв и т.д. рекомендуется  использовать только для смыслового  выделения фрагмента текста;

- недопустимы орфографические ошибки  в тексте презентации;

- шрифтовые контрасты создаются  посредством размера шрифта, его  толщины и формы, направления  и цвета.

2) Работа с графикой и анимацией:

- рисунки, фотографии, схемы, диаграммы  должны дополнять текстовую информацию  или визуализировать ее;

- желательно в презентации избегать рисунков, не несущих смысловой нагрузки;

- рекомендуется используемые в  презентации иллюстрации сопровождать  кратким пояснительным текстом;

- контролировать читаемость текста  на фоновом графическом изображении;

- анимационные эффекты служат для привлечения внимания слушателей, а также для демонстрации динамики развития какого-либо процесса;

- не стоит чрезмерно насыщать  презентацию анимацией, поскольку  это может вызвать негативную  реакцию аудитории.

3) Звуковое сопровождение презентации:

- оно должно отражать суть, подчеркивать  особенность темы данного слайда  или презентации в целом;

- необходимо выбрать оптимальную  громкость, т.е. звук должен быть  слышен всем слушателям, но не  оглушать их;

- фоновая музыка не должна отвлекать  внимание слушателей, быть навязчивой или заглушать слова докладчика.

4) Выбор цветовой гаммы:

- не рекомендуется использовать  в цветовой гамме более трех  цветов;

- цвета шрифта и фона должны  контрастировать, но не резать  глаза, чтобы текст хорошо читался, но не раздражал;

- учитывать сочетаемость цветов  между собой, поскольку черный  цвет имеет негативный подтекст, а белый текст плохо читается  на черном фоне (т.е. плохо читается  инверсия).

5) Создание общей композиции:

- не следует размещать на одной  полосе более семи значимых объектов, поскольку человек физически не в состоянии запомнить более за один раз;

- логотип должен быть простой  и лаконичной формы и располагаться  одинаково на всех слайдах (например, справа внизу или слева наверху);

- дизайн презентации должен быть максимально простым, а текст – коротким;

- использовать в дизайне положительные  образы (изображения цветов, домашних  животных, детей, женщин и т.д.);

- не использовать крупные объекты  в составе любой композиции (например, крупные буквы в заголовках, кнопки навигации высотой в 40 пт, верстка в одну колонку шириной в 600 пт и т.п.);

- дизайн слайда или его фон  не должны отвлекать внимание  аудитории от сути сообщения;

- общее количество информационных  блоков рекомендуется около 3-6;

- рекомендуемый размер для одного информационного блока составляет не более половины размера слайда;

- использовать на странице презентации  разумное сочетание блоков с  разнотипной информацией (текстом, графикой, диаграммами, рисунками), дополняющими  друг друга;

- в информационном блоке необходимо ключевые слова выделить, а наиболее важную информацию – поместить в центр;

- рекомендуется информационные блоки  располагать горизонтально, а связанные  по смыслу блоки – слева  направо;

- соблюдать единое стилевое оформление, т.е. все слайды презентации необходимо выдержать в одном стиле, включающем определенный шрифт, цвет фона либо фоновый рисунок, декоративный элемент небольшого размера (логотип) и т.д.

В целом же после завершения работы по созданию и оформлению презентации, необходимо обязательно отрепетировать ее показ и сопроводительную речь к ней, проверить целостность презентации при демонстрации в различных условиях (как она воспринимается из разных мест аудитории, при различном освещении, влияние шумового сопровождения, т.е. в обстановке, максимально приближенной к реальным условиям её демонстрации).

Также не стоит забывать, что на каждую приведенную нами рекомендацию найдутся сотни примеров, доказывающих обратное. Поэтому приведенные нами утверждения нельзя называть общими или универсальными правилами дизайна, все они верны лишь при определенных ситуациях.

2 Дизайн презентации с помощью PowerPoint

2.1 PowerPoint как средство создания презентаций

В данном разделе курсовой работы мы рассмотрим возможности приложения PowerPoint в создании и дизайне презентаций.

Итак, PowerPoint является одним из приложений пакета Microsoft Office и служит для создания кратких тезисных документов или слайд-шоу в форме презентаций. При этом компьютерные слайды заменяются изображениями на экране проектора. К презентациям в PowerPoint можно добавлять всевозможные графические элементы, элементы анимации, звуковые и видеоклипы, что значительно повышает наглядность и деловую сторону демонстрации.

С помощью данной программы можно быстро оформить доклад в едином стиле, чем значительно повышается степень восприятия аудиторией предоставляемой информации. Данная программа содержит большое количество шаблонов презентаций на различные темы, при этом в поля слайдов мы можем вставлять свой текст, графику и т.д., а также изменять по своему усмотрению художественное оформление любого шаблона презентации. Также в PowerPoint имеются и средства для создания презентаций “с нуля”.

Итак, рассмотрим более подробно основные средства PowerPoint.

В данной программе используется адаптивное меню и панель инструментов, которые пользователь настраивает в соответствии с наиболее часто используемыми опциями. Среди функциональных возможностей приложения имеются такие функции, как использование смарт-тегов, просмотр презентаций в различных режимах, возможность управления голосовыми командами, а также внедрение новых способов получения справочной информации, гиперссылки.

В целом, панель «Область задач» схожа с панелями в других стандартных программах пакета Office XP. Данная панель заменяет собой диалоговые окна, используемые для доступа ко многим средствам PowerPoint, в её состав входят следующие области задач:

1) Создание презентации. Здесь пользователю  предоставляется несколько вариантов  создания презентаций: новая презентация, из шаблона оформления, из мастера автосодержания, из имеющейся презентации, фотоальбом.

2) Справка, Поиск, Буфер обмена, Справочные  материалы - назначение этих областей  аналогично другим приложениям Office XP.

3) Коллекция клипов предоставляет  возможность поиска в имеющейся коллекции объектов типа мультимедиа, т.е. картинок, фотографий, фильмов, звуков.

4) Разметка слайда. Данная панель  необходима для добавления дополнительных  слайдов к презентации, а также  для изменения расположения уже  вставленных в презентацию слайдов. Она содержит широкий ряд готовых макетов для слайдов, можно выбрать также пустой макет как для нового слайда, так и для имеющихся.

5) Дизайн слайда – содержит различные  шаблоны оформления слайдов презентации.

6) Дизайн слайда - Цветовые схемы. Данная  панель предоставляет нам возможность  задать цветовую гамму к выбранному  дизайну презентации.

7) Дизайн слайда - Эффект анимации  служит для выбора анимационных  рисунков, используемых в презентации, а также порядка показа элементов слайда.

8) Настройка анимации. Данная панель  содержит инструментальные средства, которые позволят нам изменять  настройки анимации как текста, так и объектов слайда.

9) Смена слайдов – предоставляет  варианты проявления анимационных  и звуковых эффектов к сменяемым слайдам, а также настраивать скорость смены слайдов и другие функции просмотра.

Как правило, после запуска программы её окно открывается в режиме «Обычный», данный режим можно изменить в меню «Вид» на один из режимов просмотра: Сортировщик слайдов, Показ слайдов или Страницы заметок. Также в окно приложения можно вывести дополнительные панели инструментов по усмотрению пользователя.

В целом окно программы содержит и другие стандартные для приложений Office XP инструменты, например, кнопки открытия-закрытия окон, координатную линейку и полосы прокрутки, строки заголовка и меню, строку состояния и панели инструментов.

В левой части окна программы размещается Панель переключения, используемая для переключения между режимами структуры и слайдов. В целом презентация состоит из множества слайдов, а в режиме слайдов каждый слайд представляется миниатюрным изображением.

В виде структурной схемы слайды презентации просматриваются для логического упорядочения данных презентаций. Таким образом, режим структуры позволяет изменять расположение данных, представляемых в презентации, и даже перемещать их с одного слайда на другой.

В центре окна программы находится Главное окно (так называемая Панель слайдов), позволяющая просматривать и редактировать слайд отдельно от других. Панель заметок находится под главным окном и служит для добавления заметок к любому слайду презентации по желанию пользователя.

Панель Область задач можно открыть справа в окне программы и выбрать необходимое в данный момент для работы со слайдами средство. А для выполнения большинства задач, как правило, используется режим слайдов. Также приложение предоставляет пользователю различные шаблоны слайдов, содержащие необходимые текстовые заполнители и заполнители графических элементов, которые впоследствии заменяются готовыми элементами, придающими, в конечном счете, слайду требуемый вид.

Добавление текста к слайду используется специальный заполнитель, указывающий какой текст вместо него можно ввести на слайде. При этом для замены текста заполнителя нужным текстом необходимо щелкнуть по полю заполнителя и ввести в текстовое поле необходимые данные.

Итак, мы кратко рассмотрели возможности программы PowerPoint по созданию и редактированию слайдов. Далее мы рассмотри основные преимущества данной программы.

Достоинства PowerPoint:

1) Доступность программы, поскольку  пакет Microsoft Office версии 97 и выше на  сегодня является стандартным  программным обеспечением практически  для любого персонального компьютера;

2) Данная программа имеет все  необходимые средства и инструменты для создания презентации и усовершенствования её слайдов презентации, а также для изменения расположения и дизайна слайдов. При этом программа достаточно легкая в использовании и позволяет быстро и просто создавать привлекательные презентации.

3) Имеющийся в программе Мастер автосодержания позволит пошагово пройти по всем этапам создания новой презентации, а в шаблонах документов приводится условный текст, легко заменяемый впоследствии необходимой информацией.

4) Встроенные режимы «Структура» и «Сортировщик слайдов» значительно упрощают работу по упорядочению слайдов презентации.

5) Допускается изменение цветов, образцов  фона и различных шрифтов даже  при использовании шаблонов оформления  к слайдам в презентации.

6) Для добавления эффектов перехода от слайда к слайду используются «Схемы анимации», позволяя сделать презентацию более привлекательной.

7) Возможность добавления в презентацию  графических, аудиовизуальных элементов, делающих презентацию ярче и  интереснее.

8) Наличие в программе встроенной библиотеки графических элементов, содержащей также клипы и звуки.

9) Имеется возможность переноса  различных данных из других  приложений Microsoft Office, позволяющая значительно  расширить для непрофессионального  дизайнера возможности подготовки содержательного наполнения презентации, а также наполнять создаваемые презентации материалами, подготовленными заранее с помощью Word и Excel.