Документация и инвентаризация. 3

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………......5

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТЫ

МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА………………………………………...7 1.1 Документирование хозяйственных операций…………………………..…...7

1.2 Инвентаризация имущества  и финансовых обязательств…………...........16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………..…27

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………....….29

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет, как  и любая другая наука, разрабатывает  собственные способы исследования своего предмета. Совокупность таких способов представляет собой метод бухгалтерского учета. Отдельные, конкретные способы являются составными частями метода, его элементами.

Метод бухгалтерского учета  включает всего восемь способов (элементов):

- документация;

- инвентаризация;

- счета бухгалтерского  учета;

- двойная запись;

- оценка;

- калькуляция;

- бухгалтерский баланс;

- отчетность.

Данная курсовая работа посвящена рассмотрению только первых двух способов: документация и инвентаризация.

Организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации каждой хозяйственной операции в специальных документах или в технических носителях информации. Все последующие записи в бухгалтерском учете производят только на основании документов. Следовательно, документация – это способ первичной регистрации хозяйственных операций в учетных документах или технических носителях информации и обоснования правильности бухгалтерских записей.

По ряду причин не все  явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в документах в момент их совершения, например естественная убыль и т.п. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств путем их подсчета в натуре. Данные инвентаризации используют для документального оформления неучтенных операций, чтобы установить соответствие учетных данных об имуществе его фактическому состоянию.

Следовательно, инвентаризация – способ уточнения показателей  учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Цель данной курсовой работы – рассмотрение сущности таких элементов метода бухгалтерского учета как документация и инвентаризация.

Для достижения этой цели в курсовой работе решаются следующие  задачи:

- выявление требований, предъявляемых к составлению  документов; рассмотрение классификации документов;

- изучение порядка  приемки, проверки и обработки  документов;

- уяснение понятия  о документообороте в бухгалтерском  учете и его основных этапах;

- изучение порядка  и сроков хранения бухгалтерских  документов;

- уяснение сущности инвентаризации, её видов, общего порядка проведения инвентаризации, документального оформления инвентаризации;

- изучение ситуаций, когда проведение инвентаризации является обязательным;

- изучение срока проведения инвентаризации различных видов активов и обязательств организации.

В курсовой работе использовались нормативно-правовые документы, как Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ и т.д.,   определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организациях Российской Федерации и сборники научных трудов Астахова В.П., Кондракова Н.П., Бакаева А. С., Безруких П. С., Кравченко Г. Н., и учебное пособие Молчанова С. С. – преподавателя международной школы бизнеса РЭА им. Плеханова, Финансовой академии при правительстве Российской Федерации.

1. Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерский учет осуществляет непрерывное и  сплошное наблюдение за хозяйственной  деятельностью предприятия с  помощью документов.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения [12, С. 28].

Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут так же составляться на компьютерах.

Документы служат важнейшим источником информации, которая  используется в управлении. На основании  документов ведется постоянное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.

Бухгалтерские документы имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируются действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотреблений.

Сопоставление фактических данных, выявленных при  инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостачу  или излишек товарно-материальных ценностей.

С помощью документов производится анализ хозяйственной деятельности и выявляется внутренние резервы предприятия.

Документы имеют  доказательную силу при рассмотрении спорных дел в арбитраже или  суде. Они используются в судебно-бухгалтерской  экспертизе, которая проводится по решению судебно-следственных органов. Документы имеют юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Характер операций, совершающихся на предприятии, может  быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов. Для наиболее полной характеристики операции нужно знать место, время, условия совершения операции, а так же лиц, которые принимали в ней участие. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные [12, С. 28].

Обязательные  реквизиты представляют собой обязательные сведения, без которых бухгалтерские  документы не могут являться основанием для подтверждения хозяйственной операции.

К обязательным реквизитам относятся:

- название документа;

- название предприятия, организации;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и ее измерители;

- наименование должностей, лиц, ответственных за совершение операции, а так же их подписи и расшифровке фамилий.

Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных хозяйственных операциях и имеют большое значение в оперативном учете. К дополнительным реквизитам могут относиться: номер документа, адрес и телефон организации, порядковый номер товарно-материальных ценностей, название банка и его адрес, виды и номера транспортных средств, пункты отправления и назначения, корреспондирующие счета и т.д. [11].

Первичные бухгалтерские документы — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащихся в  альбомах унифицированных   (типовых) форм первичной учетной документации. Форма документа - это порядок расположения реквизитов и их совокупность.

С 1 января 1999 г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71 а.

Унификация документов - это разработка единых типовых форм документов, которыми должны оформляться однотипные операции. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандартизация позволяет экономно использовать бумагу при печатании бланков, документов, уменьшает отходы бумаги, облегчает бухгалтерскую обработку документов и их последующее хранение [18, С. 57].

Для тех хозяйственных  операций, для которых не предусмотрены типовые формы документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов.

Требования, предъявляемые  к документам, определяются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29.07.1983 г.  № 105, а так же другими нормативными актами.

К составлению документов предъявляют следующие требования [13]:

-  первичные документы должны быть составлены по установленной форме с указанием всех обязательных реквизитов;

- документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не возможно, сразу после окончания операции.

- не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения, с денежными средствами и другими ценностями.

Ответственность за своевременное  и правильное составление документов, за достоверность данных, а также  своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие  и подписавшие эти документы.

При заполнении документов нужно соблюдать следующие правила:

1. Все записи в документах  производятся чернилами, пастой  шариковых ручек, при помощи  пишущих машин, компьютера, а также  других средств, которые обеспечивают  сохранность этих записей в течение срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах простым карандашом делать не разрешается.

2. Записи должны вестись  четко, разборчиво, аккуратно, подчистки  и помарки не допускаются.

3. Число и год в  документах пишутся цифрами, а месяц прописью.

4. Все реквизиты документа  должны быть заполнены.

5. Итоговые денежные  суммы записываются следующим  образом: рубли пишутся прописью  и с большой буквы, а копейки  – цифрами.

6. В документах подчистки  и помарки не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху делают правильную запись. Об исправлении делается оговорка: «Исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ. В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах ошибки не допускаются. Если в этих документах допущена ошибка, то их нужно уничтожить или аннулировать и составить новые документы.

Документы подразделяются по следующим признакам [9, С. 157]:

1. По назначению: распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы  бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы  содержат приказ или распоряжение на проведение хозяйственной операции. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы составляются до совершения хозяйственной операции, и они должны быть подписаны ответственными лицами. Распорядительные документы разрешают проведение операции, но информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. К ним  относятся накладные, счета-фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты и т.д. Исполнительные документы составляются в момент совершения операции.

Комбинированные документы  совмещают распоряжение и исполнение. К ним относятся приходные  и расходные ордера, ведомости  по сбору паевых взносов пайщиков и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера, группировочные ведомости и т.д. Эти документы составляются на основании распорядительных и исполнительных документов для того, чтобы создать обобщенные документы.

2. По местам составления: внутренние; внешние.

Внутренние документы  составляются на данном предприятии. К  ним относятся кассовые документы, накладные, акты, счета-фактуры, отчеты материально ответственных лиц  и т.д.

Внешние документы –  это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие.

3. По способу отражения операций: первичные; сводные.

Первичные документы  – это документы, в которых  фиксируется одна или несколько  хозяйственных операций непосредственно  в момент их совершения.

Сводные документы составляются на основе первичных. К ним относятся кассовые отчеты, товарно-денежные и товарные отчеты, авансовые отчеты, отчеты о движении товаров и тары по складу и т.д.

4. По объему записей: разовые; накопительные.

Разовые документы –  это документы, в которых отражается одна или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно в момент их совершения. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы и т.д.

Накопительные документы – это документы, в которых фиксируются однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. Это документы, которые составляются постепенно путем накапливания сведений. К ним относятся лимитно-заборная карта и т.д.

5. По способу составления: заполняемые вручную; частично механизированные; полностью механизированные; полученные с помощью средств автоматизации.

Существуют следующие  стадии обработки документов в бухгалтерии [18, С. 59]:

1. Проверка документов;
2. Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной документе (таксировка и калькулирование);
3. Разметка (контировка) – запись на документах корреспондирующих счетов;
4. Включение документов в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит правильность бухгалтерского учета. Поэтому все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме; по существу; арифметически.

Проверка документа  с формальной стороны заключается  в том, что бухгалтер должен убедить в правильности использования бланка документа, установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр. Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.

Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого  подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.

Первичные документы  обобщаются в отчетах.

После проверки документов производится их бухгалтерская обработка. Она заключается в проставлении корреспонденции счетов по каждому  документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Обработанные документы и отчеты записываются в регистры бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.

После проверки и обработки  документов на их основании производятся записи в регистры бухгалтерского учета. Только после этого документы поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение года. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом [15].

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ  по созданию, проверке и обработке  документов. В графике документооборота определяются подразделения организации  и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями  графика документооборота.

Таблица 1.1.1 Пример графика  документооборота в организации.

Утверждено приказом N _____ от __________________

Для рациональной организации документооборота на предприятии приказом директора  утверждается график документооборота. Он может составляться в виде графика  или в виде перечня работ по составлению, проверке и обработке документов. Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив  их необходимо соответствующим образом  подготовить: однородные первичные  документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. В дело группируются документы  одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел, к которым относятся, например, личные дела.

Документы должны хранится так, чтобы  обеспечить их сохранность, а в случае необходимости быстро получить необходимые  сведения.

Установленные сроки хранения некоторых бухгалтерских документов приведены в приложении [23] (Приложение 1).

Ответственность за организацию хранения первичных документов, учетных регистров  и бухгалтерской отчетности несет  руководитель организации. Документы  из архива могут выдаваться только по разрешению руководителя организации.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что  документация составляет основу бухгалтерского учета. Значение бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Документы служат важнейшим источником информации, которая используется в управлении, они имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота зачастую приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций, поэтому каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

1.2 Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Одним из требований предъявляемых  к учету является требование реальности и точности показателей. Но при ведении  бухгалтерского учета могут возникать  расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальными ценностями. Такие изменения в текущей работе поддаются бухгалтерскому учету и не могут быть оформлены документами. К ним относятся естественная убыль- это изменения, возникающие в результате биологических, физических и химических воздействий внешней среды (усушка, утруска, распыливание) порча грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не соответствовать данным учета в результате не правильного отражения данных на счетах из-за ошибок и описок. Причинами несоответствия могут быть ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств (излишки, недостатки и т.д.). Расхождения могут возникать из-за неисправности или неточности весоизмерительного  оборудования, из-за несоблюдения норм вложений сырья в изготовленную продукцию. Расхождения между учетными и фактическими данными могут быть вызваны и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц путем обвеса, обмера, хищения.

При расчетах между предприятиями  так же могут возникать расхождения  в бухгалтерских записях из-за ошибок, разногласий и споров между сторонами. Для устранения расхождений периодически производится сверка расчетов, и вносятся соответствующие поправки и уточнения.

Сверка фактических остатков с  учетом данных производится с помощью  инвентаризации. Инвентаризация является одним из элементов бухгалтерского учета, средством контроля за сохранностью собственности предприятия. Инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей путем их сопоставления с данными бухгалтерского учета[10, С.63]

Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учете.

В документах инвентаризации указываются [17]:

- дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;

- номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

При инвентаризации проверяется  наличие товарно-материальных и денежных средств, находящихся на хранении  у материально ответственных лиц. Поэтому с помощью инвентаризации проверяется добросовестность работников, выявляются недостачи и хищения.

Основными целями инвентаризации являются [14]:

- выявление фактического наличия ценностей;

- сопоставления фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета;

- проверка соблюдения правил хранения ценностей.

Инвентаризация  может проводиться в следующих  случаях [19]:

- по распоряжению руководителя организации в установленные сроки;

     - при смене материально ответственных лиц;

     - при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а так же при порче ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при проведении аудиторских проверок;

- по требованию судебно-следственных органов.

При бригадной  материальной ответственности инвентаризации проводят при смене бригадира, при  выбытии из коллектива более 50% членов бригады, по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Количество  инвентаризаций в отчетном году и  даты их проведения устанавливаются  руководителем организации. Ответственность  за правильное и своевременное проведение инвентаризации несет руководитель. Он обязан создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия ценностей в наиболее короткие сроки.

Инвентаризации  подразделяются по следующим признакам [16, С. 184]:

1) По объему: полная, частичная.

2) По месту проведения: выборочная, сплошная.

3) По названию: плановая, внеплановая; повторная, контрольно - перепроверочная.

4) По длительности контрольных действий: дискретные (прерывные), перманентные (непрерывные)

5) По способу оформления  результатов: оформленные в ручную, оформленные с помощью компьютера.

Полная инвентаризация, охватывает все виды средств, в том  числе ценности, не принадлежащие  предприятию (товары, принятые на ответственное  хранение, материалы, переданные в переработку, арендованные основные средства и т.д.), правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами. Полная инвентаризация проводится в установленные сроки, как правило, перед составлением годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств предприятия: основные средства, товары и тару в магазине, на складе и т.д.

Выборочная  инвентаризация - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые на выбор ценности у конкретного материального лица. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех предприятиях, принадлежащих данной организации, а так же во всех структурных подразделениях. Сплошная инвентаризация помогает вести контроль за работой материально ответственных лиц и предупреждать возможные недостачи.

Плановая инвентаризация проводится в сроки, заранее установленные руководителем и в соответствии с графиком. Внеплановая инвентаризация- это инвентаризация, которую проводят внезапно, без плана, по инициативе администрации или следственных органов. Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке товарно-материальных ценностей, краж.  Повторная инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникли сомнения в качестве проведенной инвентаризации. Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. В случае выявления расхождений по решению директора может быть проведена повторная инвентаризация.

Дискретные (прерывные) инвентаризации проводят по отдельным  видам материальных ценностей в тот период, когда имеются минимальные остатки, без закрытия магазинов и складов [20].

Порядок проведения инвентаризации определяется Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г.

После проведения инвентаризации составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете, составляются отдельные  сличительные ведомости.