Оглавление

Введение 2

1. Понятие и сущность  документа в бухгалтерском  учете 3

1.1. Первичное наблюдение  в учете 3

1.2.Сущность  и значение документации 5

1.3.Требования  к содержанию и  оформлению документов 7

2. Характеристика материальных  носителей информации 10

2.1 Материальная составляющая  документа 10

2.2 Классификация документов  на современных  носителях информации 13

2.3 Форма материального  носителя электронной  документированной  информации 16

3. Документооборот  и хранение документов 20

3.1.Документооборот,  его организация 20

3.2 Организация хранения документов 21

Заключение 25

Список  литературы 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

  Основой процветания любой организации является бухгалтерский учет, не зависимо от организационно-правовой формы, структуры, построения и рода деятельности организации, так как основная цель бухгалтерского учета - обеспечение людей информацией, необходимой для принятия решений. Такие решения помимо всего прочего включают распределение и использование ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, а также то, какие страны процветают, а какие переживают упадок. Фактически каждое предприятие вливает на экономическую ситуацию в области, регионе и даже стране и в этом не малую роль играет бухгалтерский учет. А это означает, что от правильной организации бухгалтерского учета зависит положение любой организации.

  Важную  роль в этом играют методы бухгалтерского учета, а точнее документация как  элемент метода бухгалтерского учета.

  Цель  написания данной курсовой работы: проанализировать и разобрать, что такое документация, какова ее роль и положение в работе предприятия, узнать о существующих носителях информации, выяснить принципы организации документооборота на предприятии, а так же организацию хранения документов. 
 
 

1. Понятие и сущность документа в бухгалтерском учете

1.1. Первичное наблюдение в учете

     Наблюдение - один из способов выявления действительности, который основан на восприятии или измерении вещей и явлений. Чтобы отразить в учете какие-либо объекты нужно, в первую очередь, их наблюдать, другими словами - иметь о них первичное представление.

     Первичное наблюдение в бухгалтерском учете ведется с целью дальнейшей обработки данных о наблюдаемых фактах и преобразования их в информационные показатели. В ходе наблюдения ведется описание фактов хозяйственной деятельности, фиксируются данные об этих фактах на материальном носителе информации. Их сохраняют и передают для дальнейшей обработки в системе учета. Хозяйственные факты можно описать, применяя специальные показатели, измерители и коды.

     Первичное наблюдение - это обеспечение бухгалтерского учета определенной информацией. Но не все хозяйственные операции и экономические явления могут быть описаны с помощью общеизвестных показателей, многие из них невозможно подвергнуть дальнейшей обработке в системе бухгалтерского учета. Поэтому информация, которую невозможно обработать в дальнейшем не заносят в материальные носители.

     Полнота, объем, содержания и порядок первичного наблюдения зависит от целей и  задач учета, системы обработки  и обобщения данных, от требуемых  характеристик получаемой информации.

     Первичное бухгалтерское наблюдение необходимо для описания и регистрации данных о фактах хозяйственной деятельности, разновидностью которых выступают хозяйственные операции. Хозяйственные операции необходимы для достижения каких-то результатов. Они не могут отразить всего многообразия явлений и фактов хозяйственной деятельности. Поэтому такие факты, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствия и т.п., не могут быть отнесены к хозяйственным операциям. В бухгалтерском учете отражаются лишь совершившиеся события и факты хозяйственной деятельности.

     Первичная единица бухгалтерского наблюдения - это такая хозяйственная операция, которая приводится для изменения активов и пассивов предприятия, изменения или прекращения хозяйственно-правовых отношений.

     Каждая  хозяйственная операция характеризуется  признаками и показателями.

     К признакам хозяйственных операций относят:

• время и место совершения хозяйственной операции;
• вещественные элементы, вовлеченные в хозяйственную операцию – материальные ресурсы, денежные средства;
• затраты, расходы, цены, нормы, расценки, использованные при их оформлении.

     Показатели  отражают количественную характеристику хозяйственных операций в натуральном, трудовом и денежном измерителях.

     Информационные  сообщения поступают в виде первичных  и сводных бухгалтерских документов.

     Наиболее  распространенным способом первичного отражения данных бухгалтерского наблюдения являются бухгалтерские документы.

     Документ  является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и  оправдательное значение в различных  спорах или при проведении ревизии.

     Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов  бухгалтерского учета обобщается и  используется для составления бухгалтерской  отчетности.

     К содержанию и форме первичных  документов предъявляются следующие  требования:

• документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания;
• должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
• в документе должны быть заполнены все реквизиты;
• должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

     Внесение  поправок, не подтвержденных всеми  участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей  и неоговоренные исправления  не допускаются.

1.2.Сущность и значение документации

  В бухгалтерском учете документы - это письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение тому, что эти операции совершились. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей. 

  Документы широко используют в процессе управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.  Так,  требования цехов служат основанием для отпуска  материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации на уплату сырья, материалов и т. д.

  На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель контролирует законность и целесообразность

операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность за совершаемые им действия.

  Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за материально ответственными лицами, распознавание краж и т.д. 

  Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии материалов или денег у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных  (учетных)  данных с фактическими, позволяет выявлять недостачи или излишки. 

  Документы используются и для анализа финансово-хозяйственной деятельности любой организации:  изучаются факторы,  способствующие выполнению показателей деятельности или явившиеся причиной их невыполнения.  Для установления таких причин часто,  кроме отчетных данных,  используют документы,  служащие основанием для учетных записей.  Это позволяет определить, разумно ли расходуются материалы и деньги, и способствует более эффективному их использованию.

  Немало важно и правовое значение документов. Будучи письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между организациями или организацией и потребителем. Подобные споры рассматривают в судебных органах и арбитраже. 

  Документы представляют собой бланки,  отпечатанные в типографии и содержащие строки и графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Заполняться документы могут от руки или с помощью компьютера.  Учетные документы могут заполняться в любом количестве экземпляров.

  В последнее время используют такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически.  Применяют читающие и копировальные автоматы, которые считывают буквенно-цифровую информацию непосредственно с печатных документов.

  Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском  учете, ее хранения,  порядок организации  документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ. 

1.3.Требования к содержанию и оформлению документов

  Документирование  хозяйственной деятельности любой  организации —  основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования.

     Определены  они Федеральным законом РФ  «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ  от 21 ноября 1996 г. (статьи 9 и 10) (с изменениями на 30 июня 2003 года) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н. 

  К документам предъявляются следующие требования:

• своевременность составления,
• достоверность показателей,
• правильность оформления.

  Правильно оформленный документ должен содержать  все показатели, необходимые для  обеспечения полной информации о  выполненной операции. Эти показатели называют реквизитами (от лат. requisitum - нужное, необходимое), и они обязательны при составлении любого документа.

  Количество  и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением  документа. Так, реквизиты документа, который оформляет, например, выработку рабочего и надлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной .Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.

  Обязательными реквизитами каждого  документа являются:

• название предприятия, от лица которого составлен документ;
• название документа, его номер, код формы;
• дата составления документа (число, месяц, год);
• содержание хозяйственной операции и ее измерители (натуральные, трудовые, денежные);
• подписи должностных лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления.

  В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной  информации в документах могут содержаться  и другие дополнительные реквизиты. При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут  быть зафиксированы в виде соответствующих  кодов. Документы, составленные с помощью  средств вычислительной техники  на машиносчитываеых носителях, используются в бухгалтерском учете при условии предания им юридической силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных согласно требованиям установленных стандартов и утвержденной системы кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации.

  Если  документ не имеет любого из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и не может быть основанием для учетных записей. Так, если в акте на недостачу товарно-материальных ценностей, которая возникла по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет надлежащих подписей, то транспортная организация может отказаться от возмещения недостачи и предприятие понесет убыток, поскольку акт не будет иметь доказательной силы и судебный орган не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие понесет убыток также и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и оформлено правильно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Характеристика материальных  носителей информации

2.1 Материальная составляющая документа

  Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных условий документа, без которого он существовать не может.

  Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

  Материальную  составляющую документа определяет материальный носитель информации - материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

  Согласно  “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации - это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

  Предназначение документа хранить и передавать информацию в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

  Эта специальная конструкция позволяет документам выполнить их главную функцию, предоставляя им возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

  Информация, содержащаяся в документе, обязательно  закреплена на каком-то специальном  материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.). [5;с27]

  Материальная  основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

  Наиболее  распространенным типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, используемых обществом, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

  В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая  информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

  К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты и др.

  Бумага  соответствует многим требованиям: проста в изготовлении, доступна, в  меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать  информацию. Самое ценное качество бумаги - она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

  Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение.

  К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в компьютерах (перфоленты).

  Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная  карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск - как жесткий, так и мягкий.

  Передача  документированной информации во времени  и пространстве напрямую связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, которые являются массовым общественным продуктом, отличаются довольно небольшой долговечностью. Во время своего функционирования и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям: перепадам температуры, влажности, влиянию света, биологических процессов и т.д.

  Поэтому не случайно проблема долговечности  материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

  Решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

  Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации - бумага - обладает относительной  дешевизной, доступностью, удовлетворяет  необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время  бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

  В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров  для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности  бумажных документов. Дело в том, что  многие современные распечатки текстов  на принтерах растворяются в воде и выцветают. Более долговечные краски, например, для струйных принтеров, являются более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.

  Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:

• материальную основу документа;
• форму носителя информации;
• способ документирования или записи информации.

  Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей.

2.2 Классификация документов на современных носителях информации

  Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и ее использование во всех сферах человеческой деятельности способствовало появление документов на небумажных носителях информации.

  Эти документы в отличие от традиционных (бумажных), обычно нуждаются в каких-либо технических средствах для воспроизведения информации. К этой группе относятся документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискретных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

  Носители  информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также другие документы, предназначенные для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных документов. Документы на этих носителях информации, обычно не поддаются прямому восприятию, считыванию.

  Информация  хранится на машинных носителях, а часть  документов создается и используется в машиночитаемой форме.

  По  предназначенности для восприятия рассматриваемые документы относятся  к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и тому подобных носителях.

  Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

  Из  всего ряда существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком документы на новейших носителях информации делят на:

• документы на перфорированных носителях информации (перфорированные документы), в состав которых входят перфокарты, перфоленты;
• документы на магнитных носителях информации (магнитные документы), в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;
• документы на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;
• документы на голографических носителях информации (голографические документы). К ним относят голограммы.

  По  характеру связи документов с  технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

• машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные формы бланков, анкет и т. п.);
• машиночитаемый документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические и другие виды записи, почтовый индекс);
• документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный диск (МД), дискету, оптический диск и т. п.
• документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;
• документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;
• электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

2.3 Форма материального  носителя электронной  документированной  информации

  Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.