Документация по бухгалтерскому делу

Содержание

Введение

Каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, которые фиксируют факт совершения той или иной финансовой или хозяйственной операции. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:

• составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные действующим законодательством обязательные реквизиты);
• подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.

Несоблюдение любого из приведенных  требований может послужить для  работников контролирующих органов  поводом для того, чтобы усомниться в подлинности представленного им документа, следствием чего может стать исключение оформленных таким документом затрат из себестоимости выпускаемой продукции, возникновение споров по поводу правильности расчета налога на прибыль и других налогов.

Как показывает практика, неверное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) – одна  из основных причин возникновения конфликтов с налоговыми органами, с партнерами по бизнесу или со своими работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация бывает вынуждена доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций (получения и отгрузки продукции, осуществления затрат производственного характера и т.п.) с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случае бывает затруднительно. Поэтому практически перед каждым бухгалтером очень часто встают вопросы:

• какие документы обязательно должны быть в организации и как их создать;
• как оформить ту или иную операцию;
• как заполнить конкретный документ и кто должен его подписать;
• на основании, каких документов можно делать те или иные проводки.

Словари определяют документ (от латинского documentum - поучительный  пример, способ доказательства) как деловая бумага, подтверждающий какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

Постановление Госстандарта России от 27.02.98 № 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» определяет документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Документ является носителем не любой, а только юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также в электронном виде на искусственных языках с использованием различных носителей (магнитных лент, компакт-дисков, дискет и др.). В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Таким образом, законодательство допускает использование электронных документов наряду с документами, созданными на бумажных носителях. Однако в отношении бухгалтерских документов следует учитывать также требование п. 7 ст. 8 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому организация обязана за свой счет изготовлять бумажные копии электронных документов для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры.

На основании документов производятся все записи в бухгалтерских  регистрах. При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Действительно, отсутствие документов (даже совершенно на первый взгляд незначительных) или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии со своими работниками, с партнерами по бизнесу, с контролирующими органами, с учредителями и т.п. Поэтому одним из главнейших правил каждого бухгалтера должно быть следующее: нет документа – нет операции.

При этом каждый документ в  зависимости от своего  назначения несет в себе конкретную информацию и может исполнять только совершенно определенные функции.

1. Теоретические основы документации бухгалтерии

1. Сущность, виды и классификации бухгалтерских документов

Согласно п. 1 ст. 9 Закона РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее – Закон о бухгалтерском  учете) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете  данные первичных учетных документов систематизируются и накапливаются в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 7 ст. 9, Закона о бухгалтерском учете первичные  документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете  регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. В случае создания документов на машиночитаемых носителях информации согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Согласно п. 12 Положения  по ведению бухгалтерского учета  требования главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В случае разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета).[10, с. 7]

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются:

• по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;
• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копии с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

[12.с. 13]

Следовательно, можно сделать  вывод, что информацию для введения учета бухгалтер получает не только из бухгалтерских, но и из управленческих документов (приказы, распоряжения, письма, договоры и т.д.). При этом часть такой организационно - распорядительной документации составляется непосредственно в бухгалтерии. По этому бухгалтеру крайне важно знать не только как выписать накладную или счет-фактуру, но и как составить письмо, приказ, распоряжение и т.д.

2. Системы документации

Деятельность учреждения, организации, предприятия характеризуется  повторяемостью рабочих ситуаций и  управленческих функций. Такие однотипные управленческие функции и виды деятельности должны документироваться по единым правилам. Объединение документов в системы документации и использование метода унификации документов повышает качество документов и сокращает время на их подготовку.

 Часто учреждения, организации,  предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

 Согласно ГОСТ Р  51141-98 «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения», понятие  «Системы документации» определяется  как совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» – как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

 Документы, отнесенные  к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними – подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами. Отнесение различных видов документов к системам документации – важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота. Цель этой работы:

• привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
• сократить количество видов документов, используемых в организации;
• выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
• организовать оптимальное хранение документов различных видов;
• настроить права доступа к документам различных видов.

 Организация работы  с различными системами документации  основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

 Унификация – это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу, как автора, так и исполнителя документа.

 Объектом исследований  соответствующих направлений специального  документоведения должны быть  специфические функции отдельных  видов документации. Бесспорно, наиболее  развитым и единственным конституированным направлением специального документоведения является управленческое документоведение.

Именно управленческое документоведение сформировалось из теории и практики делопроизводства и архивоведения, в котором документы рассматриваются в тесном взаимодействии друг с другом и образуют системы документации. К объекту изучения управленческого документоведения предлагается отнести три блока управленческой документации - общий, экономический и кадровый, которые предназначены для реализации управленческих функций, начиная с ведомства и заканчивая небольшой предпринимательской структуры (см. рис. 1).

Рис. 1. Составляющие управленческой документации

Общий блок включает организационно-распорядительную, первично-учетную, отчетно-статистическую и информационно-справочную системы  документации. Экономический блок управленческой документации на уровне предприятия может включать бухгалтерско-учетную, плановую, ценовую виды документации, содержащие свои подклассы и некоторые другие системы документации, способствующие выполнению управленческих функций на уровне отдельной организации или корпорации.

Выделение в отдельный  блок кадровой документации, позволяет  более четко систематизировать документацию работников кадровых служб, унифицировать и стандартизировать ее виды, начиная с обеспечения функций учета работников, подготовки организационно-распорядительной документации, ведения личной документации, отчетно-статистических документов и заканчивая созданием исполнительной документации.

Можно сделать вывод, что  в практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

 Перечисленные системы  документации используются практически  во всех организациях. Однако  это не полный перечень, поскольку  здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

3. Организационно – правовая и распределительная документация

Организационно-правовые документы  являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации  в целом, отдельных подразделений  и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций – их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций;
• учредительный договор – договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. В силу толкования ст. 52 ГК РФ, учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам, что косвенно подтверждается ст. 70 и 83 ГК РФ, а также прямо указано в ст. 89 и 122 ГК РФ;
• структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации);
• штатное расписание – это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях;
• положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
• должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения  для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в  его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй – у  руководителя подразделения, третий – у работника.

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия.

Помимо общей  цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ – в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными;
• решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.  Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия;
• постановление  – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил;
• распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.  

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор – дополнительное соглашение к договору – сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация, накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентные документы  – это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

 Регламентные документы  объединены общей содержательной  структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (см. рис 2).

Рис. 2. Выстраивание цепочки регламентных документов

Виды регламентных документов:

• политика – совокупность способов ведения бухгалтерского учёта –  первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учётной политики предприятия  впервые были раскрыты в ПБУ 1/94 «Учётная политика предприятия», утверждённом Приказом Минфина России от 28.07.1994 № 100;

• положение – это нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность подразделения.  В нем закреплено следующее: Общие положения бухгалтерии, ее основные задачи, функции, права,  обязанности бухгалтерии и взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации (цехами, отделом кадров, экономическим отделом  и т.д.);
• инструкция – документ, в котором закреплены обязанности, права и производственные полномочия работника;
• правила – требование для исполнения неких условий (норма на поведение) всеми участниками какого-либо действия, за выполнение которого предусмотрено поощрение, а за невыполнение наказание;
• порядок (регламент) – документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов);
• методика – совокупность приемов, методов обучения чему-либо, методов целесообразного проведения некоей работы, процесса, или же практического выполнения чего-либо;
• стандарт – общепринятый, исторически сложившийся набор правил;
• технологическая карта – это стандартизированный документ, содержащий необходимые сведения, инструкции для персонала, выполняющего некий технологический процесс или техническое обслуживание объекта.

Информационно-справочные документы  имеют вспомогательную функцию  по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому  или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

• служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
• объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе  бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу;

• служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой;
• протокол – это документ, который содержит записи хода обсуждения вопросов, а также принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах и собраниях;
• акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий;
• заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения;
• справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера;

• сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу;
• список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме;
• перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление пр<span class="List_0020Paragraph__Char" style=" font-family: 'Times New Roma