Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Министерство  сельского хозяйства и продовольствия РБ

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И КАДРОВ

 

 

УО  СТОЛИНСКИЙ АГРАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

 

 

 

 

ПО ПРЕДМЕТУ «Бухгалтерский учет, анализ и контроль»

 

По теме «Документация как элемент метода бухгалтерского учета»

Работу выполнял учащийся группы Б-40, IV курса, дневного отделения по специальности 2-25 01 35 «Бухгалтерский учет, анализ и контроль»

Карпцов Алексей Алексеевич

 

 

 

 

 

Проверил преподаватель

По материалам

 СПК «Белоушский»

 Д. Белоуша

 Столинский р-он

 Брестской  области

 

 

 

 

 

 

г. Столин 2009 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

План курсовой работы 3

Введение 4

1. Организационно-экономическая  характеристика хозяйства 5

2. Документирование хозяйственных операций. 

1. Общие понятия о бухгалтерских документах как носителях учетной информации. Реквизиты, требования к оформлению документов. 16

2. Экономическое и правовое значение бухгалтерских документов и их роль в бухгалтерском учете. 17

3. Классификация документов. 

4. Прием, проверка первичных документов и их обработка. Документооборот. 23

5. Порядок хранения документов. 29

6. Основные направления совершенствования первичного учета. 31

3. Выводы и предложения. 52

4. Список использованной литературы. 53

 

ПЛАН КУРСОВОЙ РАБОТЫ

 

Введение 4

1. Организационно-экономическая  характеристика хозяйства 5

2. Документирование хозяйственных  операций. 

1. Общие понятия о  бухгалтерских документах как  носителях учетной информации. Реквизиты,  требования к оформлению документов. 16

2. Экономическое и  правовое значение бухгалтерских  документов и их роль в бухгалтерском учете. 17

3. Классификация документов. 

4. Прием, проверка первичных  документов и их обработка.  Документооборот. 23

5. Порядок хранения  документов. 29

6. Основные направления  совершенствования первичного учета. 31

3. Выводы и предложения. 52

4. Список использованной  литературы.

 

ВВЕДЕНИЕ

Наша страна сейчас переживает не самые легкие времена, когда многие говорят о её независимости, имея ввиду политический аспект этой категории, но подлинная независимость может быть достигнута только тогда, когда государство будет иметь экономическую независимость, то есть кормить свой народ своими продуктами, продавать ему отечественные товары и не зависеть от колебания цен на те или иные товары на мировых рынках.

Источником любого богатства  или благосостояния является производство, поэтому чтобы иметь средства для устранения последствий различных кризисных явлений необходимо развивать именно производство, которое не только обеспечило бы товарами нашу страну, но и позволило бы выйти с ними на мировые рынки. Высокий уровень международной специализации производства не позволяет любой продукции успешно закрепиться на мировых рынках, поэтому для развития производства конкурентоспособной продукции должны быть определенные предпосылки. Природные условия Беларуси позволяют говорить о реальной возможности производства конкурентоспособной сельскохозяйственной продукции здесь качественнее и дешевле, чем это делается в других странах. Отрасль сельского хозяйства могла бы стать одним из источников экономического процветания Беларуси. Государственная поддержка сельского хозяйства, принятая в практике высокоразвитых стран, у нас ощущается. Поэтому особую важность приобретает сохранность и правильное использование имеющихся средств, а именно денежных ресурсов, решить эти вопросы поможет строгий и грамотно построенный бухгалтерский учёт и основанный на нём финансовый анализ.

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой  сети негосударственных структур, существенно  меняется роль такого традиционного  для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной  деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой  негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.

Значимость данного  структурного подразделения требует  постоянного совершенствования  организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии  является совершенствование организации. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Данная работа написана мною по материалам СПК «Белоушский».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Краткая экономическая характеристика хозяйства

 

Общие сведение о хозяйстве.

СПК «Белоушский» Столинского  района был организован в марте 1948 г. с центром в д. Белоуша. В настоящее время в колхоз входит один населенный пункт с удаленностью от райцентра на 6 км.

В настоящее время  руководителем в СПК «Белоушский» является Яхновец Николай Иванович, гл. бухгалтером Сеньковец Галина Павловна, бухгалтер по промышленному производству – Сень Галина Васильевна, бухгалтер по животноводству – Костюк Валентина Петровна, бухгалтер по растениеводству – Костюк Нина Даниловна, кассир – Храпицкая Наталья Ивановна. Форма ведения бухгалтерии – журнально-ордерная.

Общая земельная площадь  в колхозе до взрыва на ЧАЭС составляла 3862 га, в настоящее время 2451 га. Хозяйственная деятельность колхоза заключается в производстве молока и мяса, выращивании зерновых и зернобобовых культур, кукурузы, картофеля, сахарной свеклы, кормовых корнеплодов. Имеются подсобные производства: две пилорамы, столярная мастерская, мельница, ДКУ.

Для производства продукции  животноводства задействованы 2 кормоцеха, 1 кормокухня, 3 раздатчика кормов, 9 доильных установок. Навозоудаление наполовину механизировано. Поголовье КРС составляет 1114 гол, в т.ч. коров 376 гол, молодняк КРС 680 гол, свиней 370 гол, всего лошадей включая молодняк 121 гол. На 376 фуражных коров надоено 734 т молока, получено 360 гол приплода. Всего выращено 158 т мяса, реализовано 132 т.

Для обслуживания всех отраслей в колхозе имеется 38 тракторов, 21 грузовая машина, 32 тракторных и 3 автомобильных прицепа, 8 Зерноуборочных комбайнов.

Для ремонта техники  в СПК «Белоушский» имеется мастерская по ремонту тракторов, мастерская по ремонту сельскохозяйственной техники, пункт ТО автомобилей, мастерская по ремонту животноводческого оборудования.

Хозяйство полностью  обеспечено кадрами всех уровней  и отраслей.

Землепользование СПК  «Белоушский» расположено в 7 км на северо-восток от районного центра г. Столина. Продукцию растениеводства и молоко колхоз реализует через приемные пункты г. Столина, скот – через Пинский мясокомбинат.

Климат.

На сельскохозяйственное производство и на возделывание отдельных  культур на производительность труда большое влияние оказывает климат. СПК «Белоушский» по агроклиматическому районированию входит в умеренно теплую неустойчивую южную зону Республики Беларусь. Характеризуется умеренно-теплым климатом с довольно продолжительным (свыше 150 дней) летом и короткой (115 дней) зимой. Воздушные массы с Атлантического океана зимой вызывают частые оттепели, а летом умеряют жару. Среднемесячные температуры показывают, что самым теплым месяцем в году является июль, самым холодным – февраль.

Основным источником накопления влаги в почве являются атмосферные осадки. Весенние осадки не всегда обеспечивают  необходимое количество  почвенной влаги, а это иногда отрицательно сказывается на темпах развития сельскохозяйственных культур и всей растительности в целом.

 

Среднемесячная  температура в течение года

 

Январь	-5,0С0 – (-5,5 С0)	Июль	+18,5 С0 – (+19,0 С0)
Февраль	-4,0 С0 – (-4,5 С0)	Август	+17,0 С0 – (+17,5 С0)
Март	+0,0 С0 – (+0,5 С0)	Сентябрь	+12,5 С0 – (+13,0 С0)
Апрель	+6,5 С0 – (+7,0 С0)	Октябрь	+7,0 С0 – (+7,5 С0)
Май	+13,5 С0 – (+14,0 С0)	Ноябрь	-1,5 С0 – (-2,0 С0)
Июнь	+16,5 С0 – (+17,0 С0)	Декабрь	-2,5 С0 – (-3,0 С0)

 

Среднегодовая температура воздуха достигает 6,5 – 7,0. Весна начинается на 12 – 15 дней раньше, чем на севере республики (например, в Витебской области). Благодаря этому, вегетационный период здесь продолжается 195 – 205 дней, т.е. на 20 – 25 дней больше, чем на севере республики. Среднегодовое количество осадков составляет 559 мм, что соответствует 5200 тоннам воды на один гектар. Минимум осадков выпадет в январе – марте, максимум приходится на летние месяцы, особенно на июль. Весенние осадки не всегда обеспечивают необходимое количество почвенной влаги, а это иногда отрицательно сказывается на темпах развития сельскохозяйственного производства.

Устойчивый  снежный покров устанавливается  во второй половине декабря или в  первый числах января. В целом Столинский район отличается мягкой зимой, умеренно теплым летом, относительно достаточным  количеством атмосферных осадков.

 

Рельеф.

Очень большое значение для ведения сельскохозяйственных работ имеет рельеф. Рельеф является одним из важнейших факторов почвообразования, он оказывает существенное влияние  на перераспределение по территории осадков и других элементов климата  и тем самым на водный, воздушный и тепловой режим почвы, на процессы смыва и намыва, а в целом и на плодородие почвы.

 

Гидрография.

Гидрографическая сеть на территории хозяйства представлена рекой Горынь и несколькими ручьями. Река Горынь является правым притоком реки Припять. Протекает Горынь на территории хозяйства в направлении с запада на северо-восток. Река имеет хорошо разработанную долину, ширина каймы достигает 3 – 4 метров. На повышенных участках грунтовые воды залегают на глубине 6 – 10 и более метров. На пониженных элементах рельефа грунтовые воды залегают близко от поверхности, на глубине 0,5 – 2 метра и являются основной причиной заболачивания почв.

 

Растительность.

Важным фактором почвообразования является растительность. Под каждой растительной формацией образуются почвы определенного типа.

Естественная растительность представлена лесами, кустарниками и  природными кормовыми угодьями. Растительный покров естественный кормовых угодий однообразный и состоит из осок, злаков и злаковобобовых ассоциаций. Вследствие низкой продуктивности все естественные сенокосы и пастбища требуют коренного улучшения.

 

Почвообразующие породы.

На территории колхоза  почвообразующие породы представлены водно-ледниковыми и древнеаллювиальными  отложениями. Водно-ледниковые отложения  распространены, в основном, на территории, занятой пашней, и представлены мелко- и разнозернистыми рыхлыми и связными супесями. Южная часть основного массива территории хозяйства размещается в пойме реки Горынь. Здесь широко распространены глеевые и глееватые почвы, образовавшиеся на супесчаных, песчаных и суглинистых аллювиальных отложениях. Незначительная часть территории колхоза покрыта органической породой – торфом.

 

 

Таблица № 1

Состав и структура  землепользования СПК "Белоушский"

Экспликация угодий	2001 г.		2002 г.		2003 г.		В среднем
	Га	%	га	%	га	%	га	%
Общая земельная площадь Всего с/х угодий из них: пашня сенокосы пастбища Площадь леса Пруды и водоемы	2451 2134   1285 263 586 80 21	100 87,1   52,4 10,7 24 3,3 0,9	2451 2134   1272 240 521 80 21	100 87,1   52,2 10,5 22 3,3 0,9	2451 2134   1272 240 521 80 21	100 87,1   52,2 10,5 22 3,3 0,9	2451 2134   1276 247 542 80 21	100 87,1   52,3 10,6 22,3 3,3 0,9

Из таблицы видно, что  наибольшая земельная площадь  составляет 2451 га в 2001 году, так же в этом году в хозяйстве имелись леса, пруды и водоемы, которые присутствовали в 2002 и в 2003 годах. В 2001 году площадь сельскохозяйственных угодий составила 2134 га, что является одинаковым по сравнению с 2002 и 2003 годами. Сравнивая удельный вес по данным годам можно сказать, что наибольший удельный вес по всем видам угодий относится к 2001 году.

Таблица № 2

Состав и структура рабочей силы в сельскохозяйственном предприятии

Группы работников	2003 г.		2002 г.		2001 г.		В ср.за 3г.
	чел	%	чел	%	чел	%	чел	%
Общая численность работников из них: – рабочие, обслуживающие животноводство – трактористы-машинисты, трактористы, комбайнеры – рабочие, занятые на конно-ручных работах в растениеводстве и  на промышленных работах – рабочие ремонтных мастерских АУП	226     70   27       74   20   26	100     35,8   12,1       38,9   5,3   5,9	259     79   28       45   21   28	100     34,5   10,9       39,6   7,5   6	280     93   38       52   23   28	100     42,6   8,7       36,5   1,4   6	216     64   18       66   23   27	100     37,4   10,5       38,6   4,7

В 2003 по сравнению с 2002численность рабочих снизилась (в 2002 году – 259 человек, а в 2003 году – 226 человек). Это говорит о том, что уменьшается количество обслуживаемых объектов работниками, значит и уменьшается потребность хозяйства в рабочей силе. А также немаловажную роль играет невозможность предприятия полностью оплатить результат работы рабочих.

Из таблицы видно, что  за 2003 год наибольший удельный вес от общего количества рабочих составляет 35,8 %, который относится к рабочим, обслуживающим животноводство. Из этого можно сказать, что в хозяйстве увеличилось поголовье скота, что и привело к потребности в рабочей силе по обслуживанию животноводства.

Наименьший удельный вес от общего количества рабочих  составляют рабочие ремонтных мастерских – 5,3 %. Это также наименьший показатель по сравнению с 2003 и 2002 годами. Это говорит о том, что за 2 последних года количество ремонтируемых объектов значительно снизилось, что привело к снижению потребности в рабочих ремонтных мастерских.

Степень обеспеченности производства рабочей силой – это один из факторов, с помощью которого можно оценить производственно-хозяйственную деятельность хозяйства в целом и по отдельным отраслям в отдельности.

Данное хозяйство занимается выращиванием таких сельскохозяйственных культур, как зерновые, картофель, сахарная свекла и другие, поэтому большое значение имеет такой показатель, как урожайность культур, который представлен в таблице № 3. В данной таблице также приведены данные о продуктивности животных.

Таблица № 3

Урожайность основных культур  и продуктивность животных.

 

Показатели	2001 г.	2002 г.	2003 г.	2003г. в % к 2001 г.
Урожайность культур, ц/га: Зерновые Картофель Сахарная свекла Кормовые корнеплоды	16,9 127,5 112 128,6	14 - 272 57,4	12,3 20 - 46	72,8 16 - 36
Продуктивность животных: Среднегодовой удой от 1 коровы, кг Среднесуточный прирост  КРС, г Среднесуточный прирост  свиней, г	1740 365 206	1727 341 180	1534 335 112	88 92 54

 

Из таблицы № 3 видно, что урожайность зерновых в 2003 г. уменьшилась на 27,2 % или на 4,6 ц/га по сравнению с 2001 г.

По картофелю урожайность  в 2003 г. уменьшилась на 84 % или на 107,5 ц/га по сравнению с 2001 г.

Сахарную свеклу в 2003 г. совсем не возделывали.

Урожайность по кормовым корнеплодам уменьшилась на 64 % или на 82,6 ц/га в 2003 г по сравнению с 2001 г.

Также можно сказать, что в 2003 г. урожайность картофеля, кормовых корнеплодов, значительно снизилась по сравнению с предыдущими годами. Это говорит о низком уровне интенсификации в хозяйстве и о низком уровне внесенных удобрений.

Анализируя продуктивность животных можно сказать, что среднегодовой удой от 1 коровы в 2003 г. уменьшился, но не значительно. Данный показатель в 2003 г. по сравнению с 2001 г. увеличился на 12 % или на 206 кг.

Среднесуточный прирост  КРС в 2003 г. по сравнению с 2001 г. уменьшился на 8 % или на 11 г.

Среднесуточный прирост  свиней в 2003 г. по сравнению с 2001 г. уменьшился на 46 % или на 94 г.

 

Показатели изменяются в худшую сторону значительно. Это говорит о том, что в хозяйстве необходимо больше предпочтение отдавать  вопросу по улучшению кормовой базы.

На основании этого  можно сказать, что хозяйство не находится на уровне своего развития и без влияний на производство или помощи государства оно не использует весь свой потенциал.

 

2. Документирование хозяйственных операций.
0. Общие понятия о бухгалтерских документах как носителях учетной информации. Реквизиты, требования к оформлению документов.

Наблюдение — это  один из способов познания действительности, основанный на непосредственном восприятии явлений. Для отражения в учете объектов необходимо, прежде всего, их наблюдать, т.е. иметь о них первичное непосредственное представление.

 В процессе первичного  наблюдения фактов хозяйственной  деятельности для регистрации  отбираются данные, после обработки, которых получают необходимые учетные показатели. Фиксируемые данные должны поддаваться в дальнейшей обработке в системе учета. Не должно фиксироваться то, что не будет обрабатываться, в дальнейшем. Поэтому необходима национальная программа первичного наблюдения и регистрации данных, которая предполагает:

   - оценку и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности в соответствии с целями и задачами учета;

   - однозначное и полное описание отобранных для учета свойств объектов и фактов

   - своевременное отражение и передачу данных для дальнейшей обработки.

Первичное наблюдение - это  информационное обеспечение системы  бухгалтерского учета. Оно направлено на описание и регистрацию данных о хозяйственных операциях.

Основным способом первично и отражения и контроля всех хозяйственных  операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Бланк документа - это  носитель информации с нанесенными  на него постоянными сведения. Кроме бланков документов носителями учетной информации служат дискеты, диски при их обработке на ПЭВМ. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются на предприятии. В условиях автоматизированной подготовки документов и их обработки необходимо изготавливать копии документов на бумажном носителе. Бухгалтерские документы необходимы для обоснования непрерывно совершающихся хозяйственных операций, а также для достоверности, объективности и точности, получаемых в учете показателей. Они являются важным средством контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов. С помощью документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, выявляют и предупреждают потери и недостачи, непроизводительные расходы, хищение и бесхозяйственность. Документация — основа для проведения документальных ревизий.

Бухгалтерские документы  имеют юридическую доказательную  силу, приобретают важное правовое значение при решении споров между предприятиями, организациями и лицами.

Условно документ можно  разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа  отражаются соответствующие реквизиты, т.е. реквизиты — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Реквизит (лат. requsitium — нужное, требуемое, необходимое).

Главнейший реквизит заголовочной части — это название документа (акт приема-передачи основных средств, приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.

Содержательная часть  документа бывает табличной или  текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта. Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Реквизиты-признаки могут быть постоянными, переменными и смешанными (состоящими из постоянной и переменной части). Постоянные печатаются при изготовлении бланков документов, а переменные фиксируются на бланке в процессе его заполнения. Графы таблиц нумеруются. Для контроля в таблично-содержательной части отводятся специальные графы для записи контрольных чисел. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части  документа отражается дата составления  документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи  и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.

Из перечисленных реквизитов одни являются обязательными, другие —  необязательными. Каждый бухгалтерский  документ должен иметь следующие  обязательные реквизиты:

- название (наименование документа);

- дата составления документа;

- содержание хозяйственной операции и основание для ее 
совершения;

- измерители операции (единицы измерения), применяемые 
в учете;

- подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.

При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными  кодами (электронные подписи). Машинные носители информации должны содержать  отличительный знак для индетификации  лиц, оформивших эти подписи.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером. Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств (кассовые ордера, лимитно-заборные карты, товарные и товарно-транспортные накладные и др.) должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.

Учетные документы составляются от руки или автоматизированным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.

К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональных ЭВМ. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц — прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.