Документация в управлении предприятиями

 
 

Представлено на кафедру________________________  
 

Рецензирование: ________________________

_____________________________________

_____________________________________ 
 
 

Защита:__________________________ 
 

Итоговая  оценка_________________________

_________________________ 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине "Основы менеджмента" 
 

на тему: "Документация в управлении предприятиями" 
 
 

  
 

Руководитель  курсовой работы_________________

____________________________________________ 
 
 
 
 
 

Днепропетровск

2009 
 
 
 
 
 

Содержание: 
 

Задание для  курсовой работы_______________________________________3

Введение________________________________________________________4

1.Роль документации в процессе управления. Виды документов._________5

2. Требования к рациональному оформлению документов

документооборота.________________________________________________9

3. Характеристика конкретного предприятия.__________________________15

4. Организация работы с документами на предприятии._________________18

5. Предложения  относительно совершенствования документации и                документооборота.________________________________________________23

Вывод___________________________________________________________24

Литература______________________________________________________25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задание для курсовой работы: 

Тема 4 "Документация в управлении предприятиями"

План

1. Роль документации в процессе управления. Виды документов.

2. Требования к рациональному оформлению документов документооборота.

3. Характеристика конкретного предприятия.

4. Организация работы с документами на предприятии.

5. Предложения относительно совершенствования документации и документооборота.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение:

Документ  возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

       Документирование управленческой  деятельности  охватывает  все   процессы, относящиеся к фиксации  и оформлению необходимой   для осуществления управленческих действий информации на  различных   носителях по установленным правилам.

От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении  ревизии  проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Значение  и роль делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и, прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах – секретари-референты.

Трудно  переоценить значение информации для  деятельности любого органа государственной  власти, учреждения, организации, предприятия, а поскольку

носителем информации является документ, то процессы документирования и организации  работы с документами должны заслуживать самого пристального внимания. 
 
 

1. Роль документации в процессе управления. Виды документов.

    Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — материальный носитель, с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

    В узком смысле, документ — деловая  бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве  под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной  законом форме и удостоверяющий факты юридического значения.

    Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.

    Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

    Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, процессу, лицу, учреждению и  т. п., называется документацией.

    Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

    Документы классифицируются по наименованиям. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

• по месту составления — входящие, исходящие и внутренние.

    Входящие  документы поступают на предприятие  извне. Это могут быть указы вышестоящей инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

1. первичную  обработку;

2. предварительное  рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение  руководством.

     После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

    К обработке принимаются только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    Конверты  от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда  только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения  управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

    Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Исходящие документы предназначены для  отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

    Внутренние  документы предназначены для  работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия  передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

• по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения нё установлен;
• по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты;

    Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

    Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

    Иногда  для работы требуется не копия  с подлинного документа, а выписки из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

• по средствам фиксации — письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
• по назначению:

1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении предприятия.

    Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя.

2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.
3. Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная.

    Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

    Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия.

    Объяснительная  записка - это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. 

    

4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.
5. Договоры о материальной ответственности.
6. Исковые заявления.

• по времени создания: первичные и вторичные (аннотация, обзор);

• по распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
• по уровню секретности: не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Требования к рациональному оформлению документов документооборота.

Деятельность любого учреждения оформляется большим количеством документов, получаемых и создаваемых в процессе работы.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

При ведении и оформлении организационно-распорядительной документации следует придерживаться определенных требований.

1. Документ должен:

• исходить от учреждения или должностного лица, имеющего на это право;

• быть юридически грамотно оформленным, а это значит:
1. Если он создан на основании нормативных документов, то в нем должны содержаться точные названия, номера, заголовки, даты этих документов.
2. Содержать правильные сведения обо всех событиях, которые он освещает.

2. В случае исправления делается специальная оговорка в конце текста

" Виправленому на стор.         вірити", которая заверяется подписью руководителя и печатью учреждения.

3. Текст документа размещается на одной стороне листа. Исключение — документация для служебного пользования, тогда на оборотной 
   стороне листа указывается:

• на скольких листах и в скольких экземплярах оформлен;

• Ф.И.О. составившего;
• Ф.И.О. отпечатавшего и местонахождение каждого экземпляра.

4. Документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата (чаще всего А-4 — 210*297 мм).

5. Бланк документа — носитель информации с постоянными реквизитами.

Обычно бланки выпускаются с черным шрифтом. Существует два вида бланков:

1. Общий бланк.
2. Бланк для письма.

Готовя  и оформляя документы, используют реквизиты.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов:

01 —  изображение Государственного герба  Украины, герба Автономной Республики  Крым

02 —  изображение эмблемы организации или товарного знака

03 —  изображение наград

04 —  код организации

05 —  код формы документа

06 —  название организации высшего  уровня

07 —  название организации

08 —  название структурного подразделения  организации

09 —  справочные данные об организации

10 —  название вида документа

11 —  дата документа

12 —  регистрационный индекс документа

13 —  ссылка на регистрационный индекс  и дату документа, на который  дают ответ

14 —  место составления или издания  документа

15 —  гриф ограничения доступа к документу

16 —  адресат

17 —  гриф утверждения документа

18 —  резолюция

19 —  заглавие к тексту документа

20 —  отметка о контроле

21 —  текст документа

22 —  отметка о наличии дополнений

23 —  подпись

24 —  гриф согласования документа

25 —  визы документа

26 —  отпечаток печати

27 —  отметка о засвидетельствовании  копии

28 —фамилия  исполнителя и номер его телефона

29 —  отметка о выполнении документа  и направлении его к делу

30 —  отметка о наличии документа  в электронной форме

31 —  отметка о поступлении документа  в организацию

32 —  запись о государственной регистрации

Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать стандарту ДСТУ 4163-2003, действующий от 2003-09-01.  Этот стандарт распространяется на организационно распорядительные документы постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и тому подобное, создаваемые в результате деятельности:

— органов  государственной власти Украины, органов  местного самоуправления;

— предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности (дальше — организаций).

Документы, которые составляют в организации, должны иметь такие обязательные реквизиты: название организации, название вида документа, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту документа, текст документа, дата, подпись.

Изображения эмблемы организации или товарного  знака (знака обслуживания) в соответствии с уставом (положение об организации) размещают с левой стороны от названия организации. Изображения эмблемы регистрируют согласно установленному порядку. Название организации высшего уровня отмечают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращение — полностью. Справочные данные об организации содержат: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, счетов, в банке, адрес электронной почты и тому подобное), их размещают ниже названия организации или структурного подразделения.

Дата  документа - это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации, которую оформляют цифровым способом. Элементы дат пишут арабскими цифрами в один ряд в последовательности: число, месяц, год.

Пример:

15.01.2001

Дату  разрешено оформлять в последовательности: год, месяц, число.

Пример:

2001.01.15

Гриф  ограничения доступа к документу (тайно, для служебного пользования) пишут без кавычек справа вверху на первой странице документа.

Адресатами  документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресации документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их названия пишут в именительном падеже.

Пример:

Министерство  юстиции Украины

В случае адресации документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в состав названия должности адресата.

Пример:

Председателю  Государственного комитета

статистики  Украины

Турчак  Л.О. 

Если  документ посылают должностному лицу, название учреждения пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном падеже.

Пример:

Государственный комитет архивов Украины

Отдел формирования Национального

архивного фонда и делопроизводства

Ведущему  специалисту

Турчак Л.О.

Если  документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщено.

Пример:

Директорам  центральных

государственных архивов Украины

Документ  не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «копия» перед указанием адресата не ставят. При наличии большего количества адресатов составляют список для рассылки, а на каждом документе отмечают только одного адресата.

К реквизиту «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе учреждения должны отвечать правилам предоставления услуг почтовой связи.

Пример:

Министерство  здравоохранения

Украины

ул. Грушевского, 7

г. Киев, 01021

Если  документ посылают физическому лицу, то в именительном падеже пишут фамилию, имя, отчество адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Пример:

Иванченко Петр Семенович

ул. Садовая 7, кв. 24

г. Винница, 21003

Гриф  утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", названия должности, подписи, инициалов и фамилии лица, которое утверждает документ, дать утверждение.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов Украины

Подпись Инициалы, фамилия

07.03.2001

В случае утверждения документа несколькими  должностными лицами их грифы утверждения  располагают на одном уровне.