Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документационное обеспечения управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Ивановский государственный энергетический

университет им. В.И.Ленина

Кафедра информационных технологий

Курсовая работа по дисциплине «Документоведение»

Выполнила: студентка III курса 46 группы

Соколинская Ксения

Проверил: Сонин Д.О.

Иваново 2010г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3стр

Выбор управленческого процесса ……………………………………….. 4стр

Определение состава документов для процесса

проведения социального исследования …………………………………. 6стр

Классификация документов процесса проведения

социального исследования ……………………………………………….12стр

Введение.

В наше время человечество превратилось в довольно таки высокоразвитое сообщество с развитой структурой власти, различных социальных институтов. Но перед ним, как и раньше, встают различные трудные и важные проблемы. Это может быть, например, оценка общественного мнения по какой-либо проблеме и т.д. Встает вопрос, как и каким путем их разрешить? Именно здесь на передний план и выступает социологическое исследование. Существуют различные организации, которые занимаются проведением социологических исследований. Одна из таких организаций - ММЦ (межрегиональный маркетинговый центр) г. Иваново. Данная организация проводит различные опросы общественного мнения по определенному вопросу, который поступил от заказчика.

Задачей данной курсовой работы является разработка форм документов для определенного управленческого процесса. Объектом исследования является социологическое исследование. Предметом исследования являются процессы, влияющие в организации на осуществление формирования хозяйственных связей и договорных отношений по закупке товаров.

Объектом наблюдения является розничная торговая организация ММЦ (межрегиональный маркетинговый центр) г. Иваново. Методы исследования – декомпозиция и последовательная схема процесса социологического исследования, состав документов для данного процесса, классификация документов и их стандартизация. Т.о. главной целью нашей работы являются разработанные формы конкретных документов, кроме этого второстепенной целью являются классификации документов по различным признакам, позволяющие облегчить и ускорить процесс работы с документами.

Практическая значимость результатов исследования определяется тем, что содержащиеся в ней методические положения и рекомендации по процессу социологического исследования доведены до конкретных предложений по использованию коммерческого и стратегического потенциала российскими предприятиями с целью повышения их конкурентоспособности.

Выбор управленческого процесса.

Для данной курсовой работы был выбран процесс проведения социологического исследования.

Процесс проведения социологического исследования можно проиллюстрировать следующим образом (рис 1.) Основными функциями системы следует считать: планирование, проведение (организация) и контроль.

Рисунок 1. процесс проведения социологического исследования

1- Определение сроков проведения социологического исследования

2- Принятие ответственных лиц за проведение социологического исследования

3- Поиск заказчика

4- Создание перечня вопросов для интервьюирования

5- Анализ рынка

6- определение возможностей проведения социологического исследования

7- Анкетирование

8- Интервьюирование

9- Обработка полученной от респондента информации

10- Перевод информации из аудио в текстовый формат

11- Составление отчета по проведенному социологическому исследованию

12- Проверка факта наличия собранной информации

13- Проверка респондента

14- Проверка общей работы

15- Оценка полноты сведений

16- Сопоставление проведенного исследования с другими социологическими исследованиями.

17- Сопоставление полученных данных в процессе проведения данного социологического исследования со статистическими данными.

Представим последовательную схему процесса (рис 2), в которой отображена последовательность процесса проведения социального исследования.

Рисунок 2. Последовательная схема процесса

Определим информационные потоки в процессе проведения социологического исследования(рис3.) .

Рисунок 3. Информационные потоки

Из вышеприведенной схемы мы видим, что в процессе проведения социологического исследования происходит обмен большого количества информации как внутри процесса (между внутренними функциями), так и во взаимодействии с внешней средой. Некоторая информация поступает извне, некоторая уходит во внешнюю среду, а некоторая существует в рамках данного процесса. Необходимо отметить, что нет ни одной функции, которая не была бы связана с другими. Если был хотя бы один подпроцесс, в котором не было бы информационной связи, то этот следовало бы исключить из общей схемы. В данную декомпозицию схему процесса были включены такие подпроцессы, о которых было собранно достаточное количество информации. Среди внешних функций были выделены:

Fc1- подача заказа на проведение социологического исследования на определенную тему

Fc2- поиск информации для создания вопросов

Fc3- поиск работника организации с указанием степени компетентности в данном вопросе

Fc4- получение информации о рынке

Fc5- организация и проведение внешнего контроля

Fc6- отправка информации о проведенном исследовании в архив

Определение состава документов для процесса проведения социального исследования.

После того как были определены информационные потоки в процессе, необходимо провести оценку этой информации (тип информации, количество источников, количество процессов, для реализации которых необходима данная информация и т.д.). Также определить вид каждого документа Эта оценка приведена в таблице 1.

таблица 1. Определение состава документов для процесса проведения социального исследования.

In	Наименование информации	Тип информа-ции	Кол-во источников	Кол-во процессов для реализации кот. нужна эта инф.	Носители/ канал передачи	Состав сообщения (простой/сложный)	Вид документа (Источник)	Внешний/ внутренний	Вид документа (Итоговый)	Внешний/ внутренний
I1	Информация от заказчика (наименование организации, ИНН, адрес, ФИО директора, ФИО гл.бухгалтера, тема соц.исследования)	Справочная информация	1	2	Бумажный, электронный/ Воздушное пространство или электронная почта(сеть Интернет)	Простой	Данные организации заказчика	внешний	Договор об оказании услуг	внутренний
I2	Информация для создания вопросов для интервьюирования (информация из журналов, сайтов сети Интернет, научная литература, периодические издания)	Справочная информация	4	1	Комбинированный (бумажный, электронный / воздушное пространство , электронная сеть Интернет)	Простой			Данные об используемой литературы для оставления вопросов	внутренный
I3	Информация об ответственных лицах (ФИО руководителя, должность)	Распорядительная информация	1	1	Бумажный, электронный/ Воздушное пространство или электронная почта(сеть Интернет)	Простой	Штатное расписание График отпусков	внутренний	Приказ о назначении ответственного лица за проведение соц.исследования	внутренний
I4	Информация о сроках выполнения заказа	Плановая информация	1	2	Бумажный, электронный/ Воздушное пространство или электронная почта (сеть Интернет)	Простой	Приказ о назначении ответственных лиц за проведение соц.исследования Договор об оказании услуг	внутренний	Справка о сроках выполнения заказа	внутренний
I5	Информация о наличии ответственных лиц	Справочная информация	1		Бумажный, электронный/ Воздушное пространство или электронная почта(сеть Интернет)	Простой	Штатное расписание График отпусков	внутренний	Справка о наличии времени у интервьюера	внутренний
I6	Информация о рынке ( т.е. конкурентах, о проведенных исследованиях на эту же тему, актуальности данной темы)	Справочная информация	2	1	Бумажный, электронный/ Воздушное пространство или электронная почта(сеть Интернет)	Простой	Сведения о возможных конкурентах и проведенных идентичных исследований	внешний	Сведения о возможных конкурентах и проведенных идентичных исследований	внутренний
I7	Вопросы для интервьюирования	Организационная информация	1	2	Бумажный / воздушное пространство	Простой			Перечень вопросов для интервьюирования	внутренний
I8	Информация о результатах проведенного исследования (ответы на поставленные вопросы)	Отчетная информация	1	1	Бумажный или аудио/ воздушное пространство	Простой			Отчет о проделанной работы интервьюера	внутренний
I9	Первичная информация (вся информация, полученная от респондента)	Отчетная информация	1	2	Бумажный, электронный/ Воздушное пространство или электронная почта(сеть Интернет)	Простой			Сведения о собранной информации от респондента для менеджера по полевым исследованиям	внутренний
I10	Информация для составления отчета (т.е. информация о заказчике, об ответственных лицах, отвечающих за проведение исследования, данные, полученные от респондента)	Отчетная информация	2	4	Бумажный, аудио или электронный/ воздушное пространство, сеть Интернет (почта)	Простой	1.Сведения о собранной информации от респондента. 2.Отчет о проделанной работы интервьюера. 3.Перечень вопросов для интервьюирования. 4.Приказ о назначении ответственного лица за проведение соц.исследования.	внутренняя	Справка для составления отчета	внутренний
I11	Отчет о проделанной работе	Отчетная информация	1	1	Бумажный, электронный/ воздушное пространство, сеть Интернет	Простой	Сводный отчет о проделанной работе интервьюера Справка о стоимости выполненных работ и услуг	внутренний	Справка о стоимости выполненных работ и услуг Отчет о проделанной работе проведения соц. исследования
I12	Информация, полученная в результате обработки первичной информации, составление статистики	Отчетная информация	2	1	Электронный / ЛВС	Простой	Отчет о проделанной работе интервьюера	внутренний	Сводный отчет	внутренний
I13	Информация из отчетов ранее проведенных исследований на такую же тему(статистика по данному вопросу. Сильно ли изменились мнения респондентов)	Справочная информация	1	2	Электронный/ЛВС	Простой	Статистические данные	внешний	Статистические данные	внутренний
I14	Информация о возможностях проведения исследования (инф.о наличии времени, интервьюера)	Справочная информация	1	2	Устный/ воздушное пространство	простой	Штатное расписание Договор об оказании услуг	внутренний	Справка о возможностях проведения социологического исследования	внутренний
I15	Информация для проверки работы организации (отчеты о проведенных исследованиях, программа организации)	Отчетная информация	3	1	Бумажный/ воздушное пространство	Простой	Договор об оказании услуг Отчет о проделанной работе интервьюера Сводный отчет Статистические данные	внутренний	Квартальный отчет для вышестоящей организации	внешний

Классификация документов процесса проведения социального исследования.

Документ, который создан в обществе (организации) входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. (приказы, отчеты, справки, акты, протоколы, договоры, уставы, докладные, объяснительные и служебные записки, письма, инструкции, планы и.т.д.)

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фонодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные.

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

По мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности. Однако абсолютное большинство документов – двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать.

По предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. Исходя из этого все документы делят на человекочитаемые – они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств – и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью определенного технического прибора. Человекочитаемые документы – это все виды зданий. Машиночитаемые документы – это микрофильм, диафильм, магнитная лента, перфокарта, дискета, запись на которых осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

По степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы. Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

Далее была проведена классификация документов, участвующих в процессе проведения социологического исследования по вышеперечисленным признакам (таблица 2), а также оценка участия документа в подпроцессе, что и отобразит потребность участников процесса в информации о документе и из документа (таблица 3).

Таблица 2. Классификация документов. В Таблице 3 приведены классификации по уровню обобщения информации; функциям управления; количеству процессов, параметры которых отображены в документе; количеству процессов, для которых необходима информация документа; уникальности документа для процесса.

Вид документа	Подвид документа	Способ фиксации информации	Степень сложности	Степень гласности	Юридическая сила (подлинные/ недействительные)	Сроки исполнения	Происхождение	Сроки хранения	Степень унификации	Характер знаковых средств	Мерность записи информации	Канал восприятия	Степень распространенности
Договор	Об оказании услуг	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Срочный	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Данные	Об используемой литературы для составления вопросов	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Несрочные	Служебный / личный	Постоянный	Индивидуальный	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Приказ	О назначении ответственного лица	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Срочный	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Штатное расписание		Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Несрочные	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
График отпусков		Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Несрочные	Служебный	Временный	Унифицированный (таблица)	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Сведения	О возможных конкурентах и проведенных идентичных исследованиях	Письменный	Простой	Открытый	Подлинные	Несрочные	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Перечень	Вопросов для интервьюирования	Письменный	Простой	Открытый	Подлинные	Несрочные	Служебный	Временный	Унифицированный (анкета)	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Отчет	О проделанной работе интервьюера	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Срочный	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Сведения	О собранной информации от респондента	Письменный и фонодокумент	Простой	ДСП	Подлинные	Несрочные	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый и фонодокумент	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Сводный отчет	О проделанной работе организации	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Срочный	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Справка	О стоимости выполненных работ и услуг	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Несрочные	Служебный	Временный	Трафаретный	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Статистические данные		Графический и письменный	Простой	Открытый	Подлинные	Несрочные	Служебный	Постоянный	Типовой	Текстовый и	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый
Отчет	Квартальный	Письменный	Простой	ДСП	Подлинные	Срочный	Служебный	Временный	Типовой	Текстовый	Двухмерный	Человекочитаемый	Непубликуемый

Необходимо определить участие каждого документа в социологическом процессе. Это проиллюстрировано в таблице 4.

Таблица 3. Участие документов в социологическом процессе.

документ	Участие в процессе
	Планирование							Проведение					Контроль
	Составление программы				Опред. целей			Сбор пер.информ		Обработка данных			За интервьюером				За объект. данных
	Определение сроков	Принятие ответственных лиц	Поиск заказчика	Создание вопросов		Анализ рынка	Определение возможностей	Анкетирование	Интервьюирование	Ввод информации	Перевод информации из аудио в текстовый формат	Составление отчета	Проверка наличия собранной информации	Проверка респондента	Проверка рабочей программы организации	Оценка полноты сведений	Сопоставление с др. исследованиями	Сопоставление со статистическими данными
Договор об оказании услуг	1	0	1	1		0	0	0	0	0	0	1	0	0	0	0	0	0
Данные об используемой литературы для составления вопросов	0	0	0	1		0	0	1	1	0	0	0	1	0	0	0	0	0
Приказ о назначении ответственных лиц	0	1	0	0		0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Сведения о возможных конкурентах и проведенных идентичных исследованиях	0	0	0	0		1	1	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Перечень вопросов для интервьюирования	0	0	0	1		0	0	1	1	1	0	1	0	1	0	0	0	0
Отчет о проделанной работе интервьюера	1	0	0	0		0	0	0	0	0	0	0	1	0	1	0	0	0
Сведения о собранной информации от респондента	0	0	0	0		0	0	1	1	1	1	1	0	1	1	0	0	0
Сводный отчет о проделанной работы организации	1	1	0	0		0	0	0	0	0	0	0	0	0	1	1	1	1
Справка о стоимости выполненных услуг и работ	1	0	0	0		0	0	0	0	0	0	0	1	0	1	0	1	0
Статистические данные	0	0	0	1		1	0	0	0	0	0	0	0	1	0	1	1	1
Квартальный отчет	0	1	0	0		1	0	0	0	0	0	0	1	1	1	0	1	1

Из таблицы 3 видно, что каждый документ участвует в процессе, т.е. по сути, все документы важны и востребованы. Но тут может возникнуть проблема, состоящая в том, что новому сотруднику (в такой организации, как ММЦ это актуально) будет очень сложно разобраться во внутренней системе документации, если она плохо документирована. Для того, чтобы решить эту проблему помогут метаданные. Внутри организации метаданные играют роль средства документирования информационных ресурсов. Собственно, сами метаданные, или «данные о данных», являются информационным ресурсом, содержащим информацию о другом ресурсе или других ресурсах.

Для того, чтобы определить метаданные, необходимо определить необходимую информацию (информационный состав) документа (таблица 4).

Документ	Информация, необходимая для создания документа
Договор об оказании услуг	Наименование организации заказчика, ИНН, физический адрес, ФМО директора, ФИО гл.бухгалтера, тема соц. исследования, сроки выполнения. Наименование организации исполнителя(ММЦ),ИНН, физический адрес, ФИО директора, ФИО гл.бухгалтера
Данные об используемой литературы для составления вопросов	Информация по теме исследования ( статьи, периодические издания, статьи из сети Интернет, научная литература), перечень источников информации
Приказ о назначении ответственных лиц	Наименование организации, место создания документа, дата создания, номер приказа, ФИО, должность ответственного лица, срок действия, ФИО директора.
Сведения о возможных конкурентах и проведенных идентичных исследованиях	Наименование организации, проводившей соц.исследование на такую же тему, дата ее проведения, статистические данные.
Перечень вопросов для интервьюирования	Вопросы для проведения интервьюирования, ФИО создателя, должность, дата создания.
Отчет о проделанной работе интервьюера	ФИО интервьюера, сведения о проделанной работе, перечень вопросов + ответы респондента(в письменном виде) дата проведения интервьюирования, ФИО респондента, контактный телефон.
Сведения о собранной информации от респондента	перечень вопросов + ответы респондента, аудио запись интервью (если есть), ФИО респондента, контактный телефон, дата.
Сводный отчет о проделанной работы организации	Информация о заказчике (Наименование организации заказчика, ИНН, физический адрес, ФИО директора, ФИО гл.бухгалтера), тема соц. исследования, перечень вопросов + ответы респондента, дата проведения соц.исследования, ФИО интервьюера, ФИО менеджера по полевым исследованиям, ФИО директора организации, дата составления отчета.
Справка о стоимости выполненных услуг и работ	Наименование организации исполнителя(ММЦ),ИНН, физический адрес, ФИО директора, ФИО гл.бухгалтера, перечень затрат (с ценами), ФИО производившего эти затраты, дата составления справки. Наименование организации заказчика, ИНН, физический адрес, ФИО директора, ФИО гл.бухгалтера.
Статистические данные	Информация из ранее проведенных соц.исследованиях на такую же тему (статистика по данному вопросу).
Квартальный отчет	Все сводные отчеты и договора, которые были произведены за квартал (Наименование организации заказчика, ИНН, физический адрес, ФМО директора, ФИО гл.бухгалтера, тема соц. исследования, сроки выполнения. Наименование организации исполнителя(ММЦ),ИНН, физический адрес, ФИО директора, ФИО гл.бухгалтера) , справки о стоимости выполненных услуг и работ.

Нужно отметить, что при составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа, заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать). В нашем случае нужно выделить дополнительные признаки, такие как:

- наименование организации составителя документа

- ФИО автора документа

- должность автора документа

- адрес

- дата создания

Именно по этим дополнительным признакам мы можем классифицировать документы, участвующие в процессе проведения социального исследования.

Может возникнуть вопрос, нужно ли классифицировать документы еще по дополнительным признакам? Ответ в данной ситуации однозначен. Данная классификация позволит обеспечить более удобную, простую и затрачиваемую меньшее количество времени на поиск нужного документа, работу.

Документационное обеспечения управления 📙 Курсовая → 🆔 75412