Документационное обеспечение управленческой деятельности (на примере ООО «КОРС»)

Введение

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства, но  не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что не одна официальная организация  не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются. 
 Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

 Как бы разнообразна  ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу  оно ни выполняло, составление  бумаг и прочее делопроизводство  занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы,  имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.

Этим обуславливается  актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему документационного обеспечения, разобраться в принципах и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

 
1.     Ознакомиться с документационным обеспечением управленческой деятельности. 
 
2.     Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа. 
 
3.     Изучить документационное обеспечение ООО «КОРС».

1.Понятие «документационное  обеспечение управленческой деятельности».    

Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль  деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад.   

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).   

Традиционно сфера деятельности, связанная  с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.   

 Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.    

При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

·   простые орудия (ручки, карандаши и др.);

·   механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

·   компьютерная техника.     

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.         

 Документы являются  основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.     

Любой документ является элементом  системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.  

Отнесение документов к той или  иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.   

Официальные документы в зависимости  от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

•   организационно-правовая документация;

•   плановая документация;

•   распорядительная документация;

•   информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

•   отчетная документация;

•   договорная документация;

•   документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

•   документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

•   документация по материально-техническому обеспечению;

•  документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;

•   документация по основной деятельности учреждения, организации или предприятия, например, на производственном предприятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые документы и др.), в вузе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с  документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Одна из важнейших  функций в организации работы с документами — учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регистрация позволяет осуществлять контроль за исполнением документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов — это совокупность способов учета  и систематизации документов с целью  их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.

2. Основные  требования к оформлению управленческих  документов.

Каждый документ состоит  из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТом 6.10.5-87.   

 Формуляр-образец  разрабатывается при создании  системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. 

Наиболее полно требования к  составу и оформлению реквизитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть реквизитов взаимоисключающие, поэтому на конкретном документе их будет меньше.

Состав реквизитов следующим:

01  — Государственный герб Российской Федерации;

02  — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04  — код организации;

05  — код формы документа;

06  — наименование организации;

07  — справочные данные об организации;

08  — наименование вида документа;

09  — дата документа;

10  — регистрационный номер документа;

11  — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12  — место составления или издания документа;

13  — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15  — гриф утверждения документа;

16  — резолюция;

17  — заголовок к тексту;

18  — отметка о контроле;

19  — текст документа;

20  — отметка о наличии приложения;

21  — подпись;

22  — гриф согласования документа;

23  — визы согласования документа;

24  — печать;

25  — отметка о заверении копии;

26  — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28  — отметка о поступлении документа в организации;

29  — отметка для автоматического поиска документа. 

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.  

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации. В этом случае целесообразно указывать на планке документа также наименование государства — Российская Федерация.  

 Эмблема организаций (03) — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, не допускается заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы определяются руководством организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации. 

Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКНО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографским способом.     

 Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит вносится при составлении конкретного документа.   

  Наименование организации (06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже.  

  Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.   

  Наименование вида документа (08) является одним из важнейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста.  Наименование вида документа должно соответствовать компетенции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, должно соответствовать ГСДОУ, ОКУД.   

  Дата документа (09) является одним из основных реквизитов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.   

  Регистрационный номер документа (10) — это условное обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа. Порядок регистрации и конкретная структура индексов документа регламентируются внутренними инструкциями.   

  Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.   

  Место составления или издания документа (12) обязательно указываются в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех документах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.

Гриф  ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.

Адресат (14) указывается в основном на исходящих документах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

Гриф  утверждения (15) указывается на изданных распорядительных документах и на документах, которые утверждаются компетентными органами или должностными лицами.

В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка.

Текст документа (19) составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Отметка о наличии приложений (20) помещается перед подписью, содержит список приложений или указание на их количество.

Подпись (21) — это один из основных способов удостоверения документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.  

 Подписывается, как  правило, только первый экземпляр  документа В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. 

Гриф  согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.

Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.

Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

Отметка о поступлении документа в  организацию (28) по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидность. Отдельные  реквизиты являются обязательными  для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

3. Документационное обеспечение управления в ООО «КОРС»

 
  В качестве примера рассмотрена организация ООО «КОРС» – небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончанию строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Также раскрыты теоретические аспекты, посвященные  номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Описаны состав документов, которые подшиты в дела  разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру,  особенности составления, подписания и оформления.

ООО «КОРС» является обществом с ограниченной ответственностью в терминах Гражданского кодекса Российской Федерации, а также Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «КОРС». Сокращенное наименование: ООО «КОРС».

Место нахождения ООО «КОРС»: 622005, Свердловская область,  г.Нижний Тагил, ул. Балакинская 1а.

 ООО «КОРС» является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, имеет круглую печать с указанием своего полного фирменного наименования и места нахождения. ООО «КОРС» вправе открывать банковские и иные счета в национальной и иностранной валюте в российских и зарубежных банках и иных финансово-кредитных организациях в установленном законодательством порядке.

ООО «КОРС» осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом в порядке, определенном настоящим уставом, и в пределах, установленных российскими федеральными законами. ООО «КОРС» обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах сферы оказания услуг, оплаты труда работников, распределения чистой прибыли, определения форм и методов управления, за исключением случаев, императивно урегулированных федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Основной целью деятельности является наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей российских предприятий и граждан в продукции (работах, услугах), производимых ООО «КОРС», в соответствии с Уставными видами деятельности и получение прибыли.

ООО «КОРС» занимается проектированием, строительством и ремонтом.

В структуру организации входит 5 отделов:

1. Административный отдел;
2. Производственный отдел;
3. Отдел паспортизации;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров.

Функции отделов:

1. анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;
2. заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ; контроль качества и приемка;
3. разработка паспортной документации; согласование;
4. проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;
5. проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.