Документационное обеспечение управления и архивоведение

Введение

 

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в  любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той  или иной информации, документы живут  своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в  архив, либо уничтожаются.

 Сегодня в одной  из самых консервативных сфер  деятельности работе с официальными  документами осуществляется технологический  прорыв: на смену бумажному делопроизводству  приходит электронный документооборот. 

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно  фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с  минимальной затратой труда и  времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы  всякая справка могла быть сделана  с наибольшей быстротой. Наконец, система  внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы,  имеющие юридическую силу и в  полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и  не могут уже выполнять заранее  предназначенную им роль, что порой  очень усложняет работу того или  иного предприятия. Система документационного  обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются  сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается  актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения, разобраться в принципах  и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и  требованиями к их оформлению.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения, разобраться в принципах  и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и  требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться с документационным обеспечением управленческой деятельности.
2. Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
3. Изучить документационное обеспечение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задачи архивов

 

Основными задачами архива являются:

Обеспечение сохранности  и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.

Задачи и  функции архива

Основными задачами архива являются:

комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование  документов, хранящихся в архиве.

Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению документов

При оформлении документов необходимо соблюдать единые правила, обеспечивающие:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

качество документов как  исторических источников.

Единые требования и правила  оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

 Основным нормативно-методическим  документом, определяющим и устанавливающим  единый порядок составления, оформления  документов и работы с ними  в организации является инструкция  по делопроизводству. Она должна  быть в каждом учреждении, организации,  предприятии, фирме. Разрабатывается  инструкция на основе общегосударственных  нормативных документов: государственных  стандартов на унифицированные  системы документации, Типовой инструкции  по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации,  Основных правил работы ведомственных  архивов, методических материалов  архивной службы, ведомственных  правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование  комплексной системы автоматизации  делопроизводства и организации  движения документов), наличие архивов  в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации  всегда индивидуальна и учитывает  все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой  инструкцией по делопроизводству в  министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру  и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ознакомление  с рабочем местом

 

Общее ознакомление проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочее место, оснащение, рабочий  материал.

Проводится инструктаж по технике безопасности и охране труда, использованию технических средств (АТС, ПК), консультации по пользованию  конкретными программными продуктами и технологиями работы.

начинать проверку с ознакомлением  рабочего места. Нужно понять, чем  занимается работник, прежде чем проверять  документы по нему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление справок  о стаже

 

 Справка - это документ, содержащий описание и (или)  подтверждение тех или иных  фактов, событий служебного или  биографического характера. Справка  является документом информационного  характера, она содержит констатацию  каких-либо фактов, событий без  мнения автора о существе излагаемых  вопросов.

В делопроизводстве различаются  служебные справки, отражающие вопросы  основной деятельности организации (о  штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности  по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для  представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о  заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте  работы (учебы) и т.п.).

Составление и оформление архивных справок о  трудовом стаже

Наиболее распространенными  видами справок, выдаваемых архивами организаций  по социально правовым запросам, являются справки о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы граждан.

Для подготовки архивной справки  используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие запросу. При наличии в архиве документов, указанных в заявлении, за разные годы сначала просматриваются  те из них, которые датированы более  поздним сроком. В них могут  содержаться обобщающие данные за весь период (списки с указанием, с какого года работает данное лицо в организации, справки, удостоверения и др.), что  позволит ограничиться просмотром только части материалов и сэкономить время  на наведение справки.

Если в заявлении неполно  или неточно указаны сведения, необходимые для наведения справки, у заявителя запрашиваются дополнительные данные. Например, если заявителем является женщина, то выясняется, под какой  фамилией она работала в те годы, к которым относится запрос. Следует  установить полное официальное наименование организации, имевшиеся факты ее переименования (преобразования), а  также в какой должности и  в течение какого срока работал  в ней заявитель.

Если запрашивается информация о работе гражданина в нескольких организациях, то необходимо уточнить даты начала и прекращения работы в каждой из них. Это позволит обеспечить правильный поиск необходимых документов и сократить сроки исполнения запроса.

Для подготовки архивных справок  о трудовом стаже используются следующие  группы документов:

·постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу;

·протоколы общих собраний работников, заседаний, конференций;

·лицевые счета и ведомости  на получение заработной платы;

·регистрационные и алфавитные карточки по учету кадров, в том  числе личные карточки формы Т2;

·алфавитные, именные, послужные  и трудовые списки;

·оформленные и заверенные табели;

·документы организации, подписанные заявителем с указанием  занимаемой им должности;

·документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

В случае отсутствия в архиве организации документов по личному  составу, подтверждающих трудовой стаж заявителя, при исполнении запроса  могут использоваться приказы по основной деятельности, профсоюзные  билеты и другие документы.

Используются также официальные  документы и их заверенные копии, включенные в состав личных дел работников. Однако следует помнить, что официальный  документ – это документ, созданный  организацией или должностным лицом  и оформленный в установленном  порядке. В связи с этим из документов личного дела для подтверждения  трудового стажа могут использоваться заверенные в установленном порядке  копии приказов о приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении,  поощрении (награждении), аттестационные документы (характеристики, аттестационные листы и др.). Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные заявителем, не могут служить основанием для выдачи архивной справки о  трудовом стаже. Содержащиеся в них  сведения при необходимости письменно  сообщаются заявителю.

В справки о подтверждении  трудового стажа включаются данные только за тот период, за который  имеются сведения в документах. При  этом приводится точное название должности (профессии), которую занимал заявитель, и указывается период его работы.

Чаще всего трудовой стаж подтверждается на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. В этих случаях в справке  необходимо указывать номера приказов и их даты.

После текста архивной справки (а также копии, выписки) помещают поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела и листа).

Напомним, что номер фонда  присваивается документам архива организации  соответствующим государственным  архивом, в который по истечении  сроков ведомственного хранения передаются документы постоянного срока  хранения. В документах негосударственных  организаций, не состоящих на учете  в государственном архиве и не являющихся источниками его комплектования, номер фонда не указывается.

Номер описи определяется самой организацией. Как правило, документы по личному составу  включаются в опись под номером  «2» с добавлением букв «лс» – «личный состав». В государственных организациях, не передающих документы на хранение в государственные архивы, соответствующая опись будет иметь номер «1лс», т.к. в них не будут составляться описи дел постоянного хранения, которым, как правило, присваивается первый номер.

Номер дела определяется по соответствующей описи дел, а  номер листа – согласно нумерации  листов дела, которая проводится при  подготовке дел к передаче в архив  организации. Если при составлении  справки используются документы  нескольких архивных дел, то их поисковые  данные указываются в основании  отдельно по каждому делу с указанием  листов каждого дела.

В практике работы организаций  достаточно часто поисковые данные, служащие основанием для выдачи архивной справки, указываются неправильно. Например, после слова «Основание»  пишется: «приказ по личному составу  от 15.03.1993 № 54» или «лицевые счета  на выдачу заработной платы за 1993 год». Такое оформление реквизита «Основание»  является существенным нарушением. Согласно действующим правилам документы  организации по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет (к их числу относятся все  документы, на основании которых  выдаются архивные справки), должны быть упорядочены, включены в соответствующую  опись дел по личному составу, а каждому делу, включенному в  опись, должен быть  присвоен номер  по описи. Напомним, что по состоянию  на 1 января 2003 г. в организации должны быть надлежащим образом оформлены и утверждены описи дел по личному составу по 2000 г. включительно.

За содержание сведений, включенных в архивную справку, несут  ответственность два должностных лица - заведующий архивом, составивший справку (при отсутствии в штатном расписании такой должности - лицо, ответственное за архив, назначенное специальным приказом), и руководитель организации. Поэтому архивная справка подписывается названными должностными лицами. При этом первой располагается подпись руководителя организации, хотя ему на подписание справка представляется уже подписанной заведующим архивом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Справка о заработной плате

 

Справка о заработной плате  составляется в произвольной форме  в зависимости от требований, предъявляемых  к ней организацией, в которую  она подается. Справка о размере  заработной платы, выдается работодателем  по письменному заявлению сотрудника, в течение трех рабочих дней.

Чаще всего справка  о зарплате выдается работнику для  представления:

- в банк с целью получения кредита;

- в фонд занятости для постановки на учет;

- в пенсионный фонд для назначения пенсии;

- в посольство для получения визы на въезд в страну;

- в иные организации.

Оформлением справки в  организации занимается отдел кадров. Справка о заработной плате обязательно  должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации, выдавшей справку;

- регистрационный номер и дату выдачи справки;

- подпись руководителя, начальника отдела кадров или главного бухгалтера;

- должна быть заверена печатью организации или отдела кадров.

Справка является подтверждением места работы, должность и размер зарплаты сотрудника. Если справка  составлена не на фирменном бланке организации, то на ней должен быть штамп с реквизитами организации. Бланк справки о зарплате обязательно  должен содержать ИНН и юридический  адрес организации - работодателя. Справка  о зарплате недействительна, если не заверена печатью организации или  печатью отдела кадров.

Для предоставления справки  о заработной плате в банк необходимо заполнить следующие сведения:

- о размере среднемесячной заработной платы;

- сумма фактически начисленной и выплаченной зарплаты за последние 12 месяцев;

- сумма налоговых и страховых удержанний из зарплаты;

- размер задолженности организации по выплате заработной платы работнику.

Справка о сумме заработной платы для банка подписывается  руководителем и главным бухгалтером  организации.

 

 

 

 

Справка о льготном стаже

 

В практике работы органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, сложились следующие требования к содержанию справок, подтверждающих право застрахованного лица на досрочное  назначение трудовой пенсии по старости по нормам статьи 27 и 28 Федерального закона № 173-ФЗ от 17.12.2001 «О трудовых пенсиях  в РФ».

1. Справка должна быть  зарегистрирована в регистрационном  журнале предприятия.

2. В уточняющей справке  должно быть указано наименование  профессии или должности работника  в соответствии с ЕТКС, штатным  расписанием или Единой номенклатурой  должностей служащих.

3. Указаны периоды работы.

4. Справка должна обязательно  содержать сведения о наличии  периодов, подлежащих исключению  из льготного стажа, или их  отсутствии.

5. Указан номер Списка, раздела, подраздела, позиция, которым  предусмотрена данная профессия,  должность.

6. Справка должна содержать  ссылку на документы, подтверждающие  условия работы и характер  труда. В качестве подтверждения  занятости работника на работах,  дающих право на пенсионные  льготы, могут служить любые документы,  имеющиеся на предприятии, при  помощи которых можно подтвердить  право конкретного работника  на досрочное назначение трудовой  пенсии по старости. При этом  учитываются первичные документы,  то есть документы того периода,  когда обратившийся за пенсией  был занят на работах, предусмотренных  Списками.

7. Справка (в необходимых  случаях) должна содержать сведения  о реорганизации предприятия  и об изменении наименования  предприятия.

8. Указаны соответствующий  Список, а также конкретный пункт  и статья Закона от 17.12.2001 года, предусматривающие досрочное назначение  трудовой пенсии по старости.

9. Справка должна содержать  указание на то, что она выдана  для предъявления в территориальные  органы Пенсионного фонда Российской  Федерации для досрочного назначения  трудовой пенсии по старости  и об ответственности предприятия  за достоверность сведений, содержащихся  в справке.

10. Уточняющая справка  должна быть подписана руководителем  предприятия, начальником отдела  кадров. Если справка содержит  ссылку на бухгалтерские документы,  она должна быть подписана  главным бухгалтером. В случае  ссылки на документы, касающиеся  технологического процесса производства, справка должна быть подписана главным технологом, главным инженером, главным энергетиком, главным механиком, главным электриком и т.п. и заверена печатью предприятия.

На практике имеют место  многочисленные случаи нарушения правил выдачи уточняющих справок:

- не заполнен реквизит регистрации документа в регистрационном журнале предприятия;

- предприятие ссылается на документы настоящего времени, а работа застрахованного лица имела место в более ранние периоды;

- предприятие ссылается на документы, которые сведения о характере работы и условиях труда не содержат;

- предприятие ссылается на документы, которые, как таковые, не существуют. Как правило, это абстрактная ссылка на «техпроцесс», но подразумевается не документ, а фактическое наличие на предприятии вредного производства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обработка входящих документов

 

К входящим документам относятся  те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы  и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Первичная обработка документов.

Прием и первичная обработка  документов в организациях, в которые  поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут  быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или  переданы по электронной почте или  по факсу.

Предварительное рассмотрение.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается  физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного  сообщения), проверяется наличие  приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения  документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к  документу. Если текст документа  поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе  о распределении обязанностей между  руководством, где закрепляются направления  деятельности за каждым должностным  лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации  производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с  функциями и компетенцией должностных  лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения  обязанностей.

Регистрация документов.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки  о поступлении. Она включает учетный  порядковый номер документа и  дату поступления (при необходимости  часы и минуты). Отметка проставляется  в правом нижнем углу первого листа  документа. Она может проставляться  в виде штампа от руки или электрическим  штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством.

Рассмотрение документа  руководством состоит в том, что  соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в  регистрационную форму.

Передача на исполнение.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться  в срок, поэтому входящие документы  обязательно передаются исполнителю  в день его получения и регистрации  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

Если документ требует  немедленного исполнения, он может  быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают  ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный  исполнитель.

Таким образом, основными  задачами обработки входящих документов являются:

- проверка правильности доставки документов;

- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

- фиксация факта получения документов;

- подготовка их к исполнению;

- передача документов исполнителям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обработка исходящих  документов

 

Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.