Документационное обеспечение управления библиотеки

                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение управления в последние годы становится одним из важных факторов, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений. Четкое документирование и оптимальная организация работы с документами позволяют с учетом особенностей оперативно реагировать на различные ситуационные изменения, своевременно доводить до сведения конкретных исполнителей необходимую информацию и успешно их контролировать. Важность документационного обеспечения управления повседневной деятельностью библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения.

В любой библиотеке создаются документы, в которых отражаются различные стороны ее деятельности  - финансовое состояние, работа с персоналом, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др. Работа с деловой документацией – важный аспект деятельности библиотеки. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций библиотеки, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности библиотеки во всем ее многообразии. Именно поэтому от состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений.

Строгое ведение документации необходимо для того, чтобы в полной мере обеспечить персональную ответственность каждого сотрудника за тот процесс, участок работы, которые ему поручены.

Каждая библиотека разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей. Руководство разработкой документации осуществляется дирекцией (заведующим) организации.

Пересмотр документации – сложное и трудоемкое дело. Поэтому его надо проводить в плановом порядке, в связи с необходимостью отражения в документах существенных изменений.

В современно построенной системе документационного управления используются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- справочно-информационная и справочно-аналитическая;

- отчетная.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

В XXI веке специалисты стали обращать внимание на ведение ДОУ в библиотеке. Появился целый ряд научно-практических, методических пособий. При написании курсовой работы были использованы следующие пособия:

• учебно-практическое пособие под редакцией А.Н. Ванеева, Ж.С.Шадриной «Управление библиотекой», в котором рассмотрены вопросы планирования и документационного обеспечения управления библиотекой; вопросы, связанные с разработкой организационно - регламентирующей библиотечной документации;
• учебно-методическое пособие Т.А. Зайцевой «Современные методики делопроизводства в библиотеке», характеризующее методику делопроизводства и документирования управленческой деятельности в библиотеке;
• в научно-практическом пособии В.Г. Дригайло «Основы управления библиотекой высшего учебного заведения» имеется раздел, посвященный организации делопроизводства в библиотеках.

Целью курсовой работы является раскрытие сущности и значения  документационного обеспечения управления библиотеки.

Задачи написания работы:

• изучить законодательно-нормативную документацию;
• рассмотреть систему документации в библиотеке;
• проанализировать работу с документами МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

Объект – ДОУ.

 Предмет – процесс документационного обеспечения управления библиотеки.

База исследования – Муниципальное районное учреждение культуры "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека".

Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

 

Глава 1. Документационное обеспечение управления библиотеки

1. Документационное обеспечение управления учреждения: основные задачи и направления

 

Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение учреждения, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений

Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском и Трудовом кодексах.

Основу нормативной базы ДОУ составляют Федеральные законы:  «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», «О коммерческой тайне» и др., указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в области информационного и документационного обеспечения, национальные стандарты на документы и ряд других нормативных и методических документов в сфере ДОУ.

В организациях на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.

Любому учреждению при работе с документами потребуются:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов». В нем определен порядок оформления каждого реквизита – составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения».

Учреждение – это форма некоммерческой организации, созданной собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемой полностью или частично этим собственником.

Жизнь любого учреждения связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. В каждом учреждении создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности. Работа с  документацией – важный аспект деятельности любого учреждения.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [7].

ДОУ предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании, данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

          Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, и т.п. Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она есть во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов [29].

ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

          В целом все применяемые в ДОУ документы принято называть управленческой документацией. Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

♦ унифицированная система организационно-распорядительной документации;

♦    унифицированная система банковской документации;

♦  унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

♦  унифицированная система отчетно-статистической документации;

♦ унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

♦    унифицированная система документации по труду;

♦ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

♦  унифицированная система внешнеторговой документации

[26; С.147].          

           Все  документы, входящие в систему  управления  любого учреждения  включены в его документооборот.

          Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [12; С.218].

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная обработка, поступающих в учреждение документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка  исполненных и отправляемых документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

В каждом учреждении можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в учреждение документов;
• потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в учреждении и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [29].

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части ДОУ в  учреждении:

• документирование деятельности;
• организация работы с документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в учреждении они необходимы, причем функционирующие в тандеме.

Таким образом, в каждом учреждении создаются документы, которые отражают различные стороны ее деятельности. Работа с  документами – важный аспект деятельности любого учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документационное обеспечение управления библиотеки: система документации в библиотеке

 

Все документы, применяемые в ДОУ библиотеки, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ предусматривает 29 реквизитов, используемых в российской делопроизводственной практике. Применение положений указанного ГОСТа строго обязательно для учреждений, предприятий и организаций России независимо от их ведомственной принадлежности и отношения к форме собственности. Действие ГОСТа Р 6.30-97 обязательно на всей территории России.

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления. Документы, применяемые в этих целях, принято называть управленческими документами. Создание движение документов и организация работы с ними относятся к области частного документоведения и определяются как делопроизводство и документооборот. Называть принимаемые в процессе управления документы «управленческими» не совсем корректно. В современных условиях управления сложными системами производственной и непроизводственной сфер (в том числе и библиотекой) применяется значительное количество документов и не чисто управленческого характера. Поэтому следует сразу уточнить - в современном процессе управления применяется весь обширный спектр документов, относящихся к различным типам и видам документационных систем.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

Административно-управленческий персонал занимается организацией документооборота. Ответственность за состояние и эффективность системы «документооборот- система документационного обеспечения управления - документационное обеспечение управления» несут непосредственно руководитель библиотеки и руководители структурных подразделений в пределах их компетенции. В целом весь коллектив библиотеки непосредственно или опосредованно участвует в работе с документами (в той или иной степени [26; С.146].

В зависимости от объема деятельности библиотеки, ДОУ осуществляется Службой документационного обеспечения, которая имеет соответствующую структуру и персонал. Служба документационного обеспечения государственного учреждения в России обязана осуществлять свою работу на основе типового «Положения о Службе документационного обеспечения управления».

При организации работы ДОУ используют сложившуюся к настоящему времени систему руководящих документов - ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), ГОСТы, типовые инструкции, методические указания и т. п.

Кроме того, в управлении библиотекой должны использоваться документные материалы типового и ведомственного характера, относящиеся к подзаконным актам (уставы, положения, приказы, инструкции, правила и т. п.). Правовой базой ДОУ является система действующего законодательства Российской Федерации.

Реализация управленческого действия без документов невозможна. Документ, участвующий в процессе управления, - это конечная, зафиксированная документально форма управленческого решения. В этом заключается суть информации, отраженной в документе, включенном в ДОУ

библиотеки.

Современная мировая библиотечная практика ДОУ оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как минимально и максимально допустимые по номенклатуре. Дело в том, что выход за пределы максимально допустимого перечня (номенклатуры, альбома, формуляра) документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки, как правило, приводит к бюрократическому «бумаготворчеству». Создается великое множество документов, которые мешают, затрудняют, резко снижают уровень эффективности процесса управления в целом и управленческого решения по конкретному вопросу в частности.

Реально в процессе управления в целом и, соответственно, в ДОУ используются документы всех известных типов, видов и разновидностей. Номенклатура (перечень) этих документов, естественно, прямо зависит от объема деятельности библиотеки, отчасти от ее типа и вида, формы собственности, ведомственной принадлежности и т. п.

Документооборот библиотек формируется  в результате слияния трех документопотоков:

- входящие документы;

- исходящие документы.

- внутренние документы;

Входящие документы – это документы, поступающие в библиотеку извне по различным каналам связи. Например, партия новой литературы с сопроводительными документами; счета на заказанную литературу; письма, приглашающие на различные конференции.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в библиотеке и отправляемых за ее пределы. Например, годовой Отчет о деятельности библиотеки в вышестоящую организацию, заявка в книжный магазин на приобретение литературы и т.п.

К внутренним документам библиотеки относятся документы, образующиеся в результате внутренней деятельности. Например, Положение о структурном подразделении библиотеки, Должностная инструкция сотрудника библиотеки, Правила пользования библиотекой и т.п.

В зависимости от служебной роли, выполняемой документом в документообороте и ДОУ (в частности, в библиотеке), применяются почти все известные в настоящее время классификационные системы документации. Учитывая, что в настоящее время в мире не сложилось единого представления о классификации документов по признаку их служебной роли в документообороте, остановимся на варианте классификации, принятой в современном российском документоведении.

Следует заметить, что в специальной библиотековедческой литературе и в практике библиотечного дела в России сложилось более упрощенное представление о составе типовых классификационных групп документации, применяемой в ДОУ.

Особое место в документообороте любой библиотеки занимает унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении документов, обеспечивающих распорядительную и исполнительную деятельность аппарата управления. Очевидно, что унифицированная система организационно-распорядительной документации играет особую роль среди всех других систем, фиксируя принятие решений по административным вопросам, в связи с чем такая система создается на всех уровнях управления и во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с организационно-распорядительной документацией работают в основном все специалисты службы документационного обеспечения управления любой библиотеки.

В современно построенной системе документооборота используются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- справочно-информационная и справочно-аналитическая;

- отчетная [13; С.212].

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия. К организационно-правовым документам относятся:

♦    устав библиотеки;

♦  положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах;

♦     регламенты работы персонала;

♦     штатное расписание;

♦     инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др. [26; С.148].

Основная цель разработки организационно-правовой документации - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки. С точки зрения срока действия организационно-правовая документация относятся к бессрочным документам и действуют до их отмены или утверждения новых.

Ведущими, наиболее распространенными видами организационно-правовой документации в библиотеке являются устав (например, Устав ЦБС) и положения (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и пр.)

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения [17; С.6].

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Как устав, так и положение могут разрабатываться на основе типового документа или индивидуально [15; С.8].

Принципиально важное значение для ДОУ библиотекой имеет наличие в ее ДО должностных инструкций, штатного расписания, правил и пр.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Обязательным условием является разработка должностной инструкции на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Наиболее рациональным является следующая структура должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения или дата распорядительного документа, вводящего ее в действие [17; С.12].

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов [17; С.14].

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, а также их подразделений, служб и должностных лиц. В условиях организаций библиотечного типа документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение» (например, Правила пользования библиотекой; Положение о Генеральном алфавитном каталоге и т. п.) [17; С.15].

Планирование деятельности библиотеки - обязательное условие эффективного управления ею. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме.

Для управленческой практики библиотек характерны только некоторые виды этого типа документации: планы (план работы библиотеки на определенный период времени; сводный план, координационный план, перспективный план и т. п.), программы, графики, схемы (например, блок-схема библиотечного технологического процесса или цикла) и пр. ПД всегда имеют определенный срок действия. Чаще всего они взаимосвязаны с распорядительными документами или договорами. По уровню разработки они могут быть федеральными (всероссийскими), отраслевыми, территориальными (региональными) и документами отдельной библиотеки.

План - это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в тех или иных единицах измерения), сроки и ответственных исполнителей. Форма плана бывает, как правило, табличной. План в виде текстового документа чаще всего может рассматриваться только как объяснительная записка к нему.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Программа, как правило, излагается в виде текстового документа и может содержать дополняющие ее материалы в виде приложений. Эти материалы оформляются в виде таблиц, графиков, схем и т. п. Программы могут иметь те же уровни разработки, что и планы.

Независимо от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности. Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления «сверху вниз», поэтому только они реализуют управляемость библиотеки по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С точки зрения сферы своего действия они делятся на:

♦    правовые акты, действующие на федеральном уровне;

♦    правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

♦    правовые акты, действующие в пределах отрасли или ведомства;

♦   правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, учреждения, фирмы [12; С.164].

Издаваться распорядительные документы могут в условиях коллегиальности или единоличного принятия решений, от чего зависит вид распорядительных документов. Так, в коллегиальных органах, управления (правительство, коллегии министерств и пр.) издаются постановления и решения. Во всех случаях единоличного принятия решений издаются приказы, указания и распоряжения.

Важнейшим моментом в издании распорядительных документов данного вида является процедура документирования. Основанием для издания распорядительных документов могут являться различные документы из состава других систем документации: заявления, докладные записки, справки, предложения, заключения, акты, деловые (служебные) письма. Эти документы инициируют решение.

Практика управления библиотечными системами разного уровня оперирует в основном распорядительными документами второго порядка - приказами, указаниями и распоряжениями.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться широкого круга организаций и лиц. Различаются:

♦    приказы по организационным вопросам;

♦    приказы по основной деятельности;

♦    приказы по личному составу (кадровые приказы).

Ключевым словом в тексте приказа является, соответственно, «Приказываю». Подписываются приказы только руководителем библиотеки или лицом, официально его замещающим [12; С.166].

Распоряжение как правовой акт может издаваться руководителем библиотеки только по вопросам частного характера. Распоряжения составляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тексте распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга лиц [12; С.169].

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации [12; С.170].