Документационное обеспечение управления. 3

План

 

Введение……………………………………………………………………3

Основная часть

1. Делопроизводство в  Древней Руси……………………………………..5

2. Приказное делопроизводство  ХV- ХVII вв…………………………….6

3. Коллежское делопроизводство………………………………………….9

4. Министерское делопроизводство  ХIХ- начала ХХ вв………………..12

5. История управления  и делопроизводства в ХХ вв……………………14

Заключение…………………………………………………………………16

Список  использованной литературы…………………………………….18

Словарь используемых определений……………………………………..20

Приложение А ……………………………………………………………..22

Приложение Б………………………………………………………………24

 

 

 

 

Введение

 

История управленческих документов началась еще в ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения.

Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как  грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых  управленческих документов, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, реляциями, ведениями.

 Для министерской системы  характерны такие документы, сношения (или отношения); реестры, ведомости,  описи, отчеты, официальные письма; записки; выписки.

Необходимо отметить, что  на современном этапе к документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора, доверенности, резюме. (см. Приложение)

Актуальность темы обусловлена  тем, что организационно-распорядительный документ - вид важного документа, в котором фиксируют вопросов управления, взаимодействия, обеспечения  и регулирования деятельности органов  власти, учреждений, предприятий, организаций,  должностных лиц. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Целью контрольной работы является изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.

Исходя из поставленной цели в работе поставлены следующие задачи:

-изучение делопроизводства  в Древней Руси;

-рассмотреть Приказное делопроизводство XV-XVII вв.;

- изучение Министерского делопроизводства XIX-начала XX вв.;

-а также, изучение истории  управления и делопроизводства  в XX в..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Делопроизводство в Древней Руси

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в  период феодальной раздробленности  государственных учреждений еще  не существовало.

Уже в V в. до нашей эры  древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных  на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых  восстаний.

Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось  абсолютная точность формулировок и  безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском  государстве была культура написания  документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг.

Самой древней формой документа  на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см).

С увеличением объемов  делопроизводства менялась графика  письменности: первоначально документы  составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с  выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова.

Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании цеха специалистов по работе с информацией, представляется, выработанные традиции постепенно закладывали основу системы делопроизводства.

 

2. Приказное делопроизводство  ХV- ХVII вв.

По мере превращения Московского  княжества в великорусское государство  в нем усложнялись задачи, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя.

Происхождение приказов связано  с практикой личных поручений  князя ближайшему окружению - князьям  и боярам по разрешению отдельных  вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой.

Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов.

В этот период управление не составляло системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

Во главе отдельного приказа  стоял приказной судья, назначаемый  из думных чинов. В его ведении  состояли дьяки - от одного до трех, а  к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек.

В крупных приказах подьячие объединялись в повытья, - структурные  подразделения приказов; деление  на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники.

Документы обычно размещались  на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях  в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

Инструментами письма служили  гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Гусиные  перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа – столбец, иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги.

Важные государственные  акты могли иметь особенно большие  размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Документы  хранились свернутыми в свиток или  рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в  ларях, или сундуках. Столбцовая форма  делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради  собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в  этот период управленческие документы  группируются в следующие основные виды: грамоты, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической  для каждого вида документа. [4.с.187]

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора составляли один сплошной текст.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление  документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и  решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе  начиналось по инициативе царя или  по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время  при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

При поступлении документа  на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним  лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность  дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно  подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими  государствами.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются формы управленческих документов и приемы их составления.

Только с середины XVII в. принимаются меры для наведения  порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

 

3. Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном  делопроизводстве точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений побудили Правительство  искать новые формы государственного устройства.

Разрабатываются вопросы о правильном ведении регистрации документов, также подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме.

Новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. С  целью изменить старые порядки при  Сенате учреждается особая должность  экзекутора - для записи всех исходящих  указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного  рапорта об исполнении указа.

Все бумаги вносились в  реестр и передавались в столы  для производства. По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение.

В результате петровских реформ в области управления сложилась  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и  другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная  и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой  реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г.

Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Коллегиальной форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает".[1. Гл.2. с.110]

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию  делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, оформление решений  и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря  в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в  коллегиях рассматривались государственные  дела, затем - частные.

В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы  документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного  места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные  готовились под его надзором. Так, нотариус вел протоколы по всем делам, решавшимся в коллегии. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность  и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения  вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию, слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением  решения, архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные в  адрес коллегии, сдавались дежурному  чиновнику, который расписывался в  получении и не распечатывая передавал  в присутствие. Указы, присылаемые  из Сената, распечатывались в присутствии  самим президентом коллегии, а  остальные бумаги - старшим членом присутствия.

Далее все поступившие  бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались  актуариусу для записи в регистрационных  книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный  номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела.

Предварительной подготовкой  дела для рассмотрения в присутствии  коллегии занимались помощники секретаря  и канцеляристы под руководством секретаря. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка  по делу (или экстракт) с кратким  изложением существа вопроса, всех обстоятельств  дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Ход  обсуждения вопроса и принятое решение  записывалось нотариусом в протокол.

Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке  исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все  решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование – архивов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку.

 

4. Министерское делопроизводство  ХIХ - начала ХХ вв.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых  документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия.

Прежние учреждения - думы и  приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и  новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены рапортами, реляциями, ведениями, известиями.

Существенные изменения  в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные  формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. [5,с.129]

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки  документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка  о контроле, отметка о направлении  в дело.

Особое значение для организации  делопроизводства имеет установленная  иерархия властей, определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты.

Этот порядок взаимоотношений  учреждений сохранялся в течение  всего XIX в., в определенной степени  он присутствует и в современном  делопроизводстве.

Порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги.

Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и  младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики, архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел.

Кроме того, передача дела в  вышестоящую инстанцию требовала  представления всего предшествующего  делопроизводства. Достаточно сложной  была процедура документирования деятельности самого присутственного места. Журналы  подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел.

Еще более усложнилась  система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего  другому, фиксировалась в реестрах.

 

5. История управления  и делопроизводства в ХХ вв.

Для работы в советских  учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения  управления понизился.

В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская  конференция по научной организации  труда и производства, на которой  наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной  организации управленческого труда  и работы с документами.

 В 1923 г. было создано  бюро «Стандартизация», которое  занималось вопросами документационного  обеспечения управления.

Наиболее интересные и  перспективные разработки проблем  делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

• способы регистрации документов;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

В 30-ые гг. проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.

Послевоенный период потребовал усилий по восстановлению народного  хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения  управления. Лишь к началу 60-х годов  возобновились исследования в области  рационализации технологии и техники  управления.

 В 1966 г. в системе  Главного архивного управления  СССР был образован Всесоюзный  научно-исследовательский институт  документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), одной из основных  задач которого было создание  Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД).

В 1969-1970 гг. была разработана  и утверждена серия государственных  стандартов на управленческую документацию.

С 1972 г. в СССР стали действовать  единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации  работы с документами.

В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.[2.с.3]

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В работе с документами  стали использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить  в мировое информационное пространство.

Представляется, именно в условиях перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

 

Заключение

 

При написании контрольной работы целью было изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.

Необходимо отметить, что  история управленческих документов началась еще в ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг.

Далее, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются формы управленческих документов и приемы их составления.

Только с середины XVII в. принимаются меры для наведения  порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

Так, Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий.

Генеральным регламентом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного  места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении  вопроса. Впервые Петр I стал лично  подписывать издаваемые им указы.

В коллежском делопроизводстве появились новые названия документов: векселя, облигации, реляции, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла  смена политического и экономического строя. В работе с документами  стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала  входить в мировое информационное пространство.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в XX веке было три основных периода:

• перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг.,
• период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг.,
• развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.
• Представляется, именно в условиях перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Генеральный регламент от 28.02.1720. Сборник документов. Сост.В.И. Лебедев.- М.: Гос. соц.-эк.изд-во,1937.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

3. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 608с.: ил.

4. Горбачев Н.Н. Книга "Документационное обеспечение управления. Учебник для студентов вузов. Гриф УМЦ "Профессиональный учебник""

5. Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник - М.: Изд-во  Юрайт, 2010 .

6.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Учеб. пособие.- М.: Инфра - М; 1999.

7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

8. Кудрявцев В.А. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

9. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2007.

10. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 .

11. Словарь «Борисов А.Б. Большой экономический словарь. - М.: Книжный мир, 2003.

12. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. -М.: 1983.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Словарь используемых определений

 

1. Документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам".¹ В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

2. Делопроизводство - ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.²

3. Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве .

4. Формуля́р-

-Библиотечная учетная карточка со сведениями о какой-л. книге или о книгах, прочитанных каким-л. читателем.

-Лист, книга, где фиксируются сведения о состоянии и эксплуатации какого-л. механизма.

-Типовой договор, используемый в торговом обороте крупными фирмами.