Документационное обеспечение мотивации и стимулирования персонала

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ….……………………………...……………………………………………...2

1 МОТИВАЦИЯ И СТИМУЛИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛА……………………………..4

      1.1 Понятия «мотив»  и «мотивация»………………………………………………....4

      1.2 Теории мотивации  и потребности человека……………………………………...7

      1.3 Методы стимулирования персонала………………………………………….….14

2 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ……………………….20

       2.1 Понятие ДОУ  и его роль………………………………………………………....20

       2.2 Понятие «документ»……………………………………………………………..23

       2.3 Основные документы  управления……………………………………………....25

       2.4 Нормативно-методическая  база делопроизводства……………………………33

3 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И АНАЛИЗ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ ТРУДА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ЗАВОД ЖБИ».………………………………………………...35

        3.1 Общая характеристика  предприятия……………………………………….…..35

        3.2 Система  мотивации труда персонала предприятия…………………………...39

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…...………………………………………………………………………43

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ………...…………………………………………45

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………………...46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

        В современном менеджменте все большее значение приобретают мотивационные аспекты. Мотивация персонала является основным средством обеспечения оптимального использования ресурсов, мобилизации имеющегося кадрового потенциала. Основная цель процесса мотивации – это получение максимальной отдачи от использования имеющихся трудовых ресурсов, что позволяет повысить общую результативность и прибыльность деятельности предприятия.

        Особенностью  управления персоналом при переходе  к рынку является возрастающая роль личности работника. Соответственно и меняется соотношение стимулов и потребностей, на которые может опереться система стимулирования. Для мотивации сотрудников компании сегодня используют как финансовые, так и нефинансовые методы вознаграждения.

       Эволюция применения  различных методов мотивации  показала как положительные, так  и отрицательные аспекты их  применения, и это естественный  процесс, так как в теории  и практике управления нет  идеальной модели стимулирования, которая отвечала бы разнообразным требованиям. Существующие модели мотивации весьма различны по своей направленности и эффективности.

       В России существует  множество проблем, связанных  с мотивационной политикой: проблема  взаимоотношений с руководством, неудовлетворенность размером заработной платы, условиями быта и труда в целом на предприятии. Главным препятствием на пути решения этих вопросов является нежелание управленческого персонала задумываться об условиях жизни и труда людей, непосредственно создающих прибыль. В рыночных условиях следует уделять особое внимание нематериальному стимулированию, создавая гибкую систему льгот для работника.

      Актуальность проблем  мотивации как темы курсовой  работы не оспаривается ни  наукой, ни практикой, так как  от четкой разработки эффективной системы мотивации зависит не только повышение социальной и творческой активности конкретного работника (менеджера, рабочего), но и конечные результаты деятельности предприятий различных организационно-правовых форм собственности, производственной и непроизводственной сфер деятельности.

      Для изучения в  курсовой работе было выбрано  предприятие ООО "Завод ЖБИ-3". Данное предприятие присутствует  на рынке с 40-го года, когда  была создана небольшая промышленная  база для строительства жилых домов в городе Новосибирске.

       В 2003 году на  завод пришла новая команда  топ-менеджеров, взявшая курс на  повышение рыночной конкурентоспособности  за счет расширения ассортимента  продукции, повышения ее качества, увеличения доли крупнопанельного  домостроения в общем объеме выпускаемой продукции.

      На сегодняшний  день ООО "Завод ЖБИ-3" является  одной из ведущих компаний  в Новосибирской области по  производству продукции КПД (крупнопанельного  домостроения), доля рынка составляет 49,5%.

      Объектом исследования в курсовой работе является система документационного обеспечения мотивации и стимулирования. Предметом исследования - строительное предприятие ООО "Завод ЖБИ-3".

      Целью курсовой работы является предложение эффективной системы мотивации труда в организации.

      Для достижения  данной цели в курсовой работе  требуется решение следующих задач:

- рассмотрение основных аспектов  мотивации и стимулирования труда;

- рассмотрение основных аспектов документационного обеспечения;

- анализ системы мотивации труда на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1  Мотивация и стимулирование  персонала

 

    Почему люди работают? Почему одни делают легкую  работу и остаются недовольны, а другие делают тяжелую работу  с удовольствием? Что нужно  делать, для того чтобы люди работали лучше и производительнее? Как сделать работу увлекательнее? Что вызывает желание и потребность работать? Эти и многие другие аналогичные вопросы возникают тогда, когда происходит управление людьми. Руководство организации может разработать прекрасные планы и стратегии, найти оптимальные структуры и создать эффективные системы передачи и обработки информации, установить в организации самое современное оборудование и использовать самые современные технологии. Однако все это будет сведено на нет, если члены организации не будут должным образом работать, справляться со своими обязанностями, вести себя в коллективе соответствующим образом, стремиться своим трудом способствовать достижению организацией ее целей и выполнению ею своей миссии.

   Готовность и желание человека выполнять свою работу являются одним из ключевых факторов успеха функционирования организации. Человек не машина, его нельзя «включить», когда требуется его работа, и «выключить», когда необходимость в его труде отпадает. Даже если человек должен выполнять рутинную работу, очень простую по содержанию и легко поддающуюся контролю и учету, не требующую творческого подхода и высокой квалификации, принуждение к труду не может дать высокого положительного результата.

 

1. Определение понятий «мотив» и «мотивация»

 

   Поведение человека определяется  множеством мотивов, которые способны  побуждать, заинтересовывать, направлять  и активизировать поведение человека.

   Мотивы - это стимулы, причины,  силы, страсти, вызывающие или  стимулирующие активность человека, побуждающие его вести себя определенным образом.

   Мотивы оказывают огромное  влияние на поведение человека  как личности и на его социальную  роль. Они выступают в сознании  человека как цель, на которую  направлено, в конечном счете, поведение. Понимание мотивов дает ключ к объяснению поведения и организованной деятельности человека. Если у человека есть мотив, побуждающий к действию, то его энергия и усилия проявляются в гораздо большей степени, чем при отсутствии такового. Наличие мотивов или мотивация заставляет человека действовать и вести себя определенным образом. Мотивы к труду появляются, когда в распоряжении общества имеется необходимый набор благ, который соответствует потребностям человека. При этом мотивы деятельности человека могут быть экономическими и неэкономическими. Первые связаны с возможностью получить материальные выгоды, повышающие благосостояние человека. Вторые, являясь косвенными, облегчают получение, как прямых материальных выгод, так и большего свободного времени и соответствующих духовных благ.

    Критерием в распределительных  отношениях выступают статусные  различия, которые различаются:

• по потребностям, которые человек стремится удовлетворить посредством трудовой деятельности;
• по благам, которые требуются человеку для удовлетворения своих нужд;
• по уровню цены, которую работник готов заплатить за получение необходимых благ.

    Существует определенная  система мотивов к труду. В  нее входят мотивы: содержательности  труда, его общественной полезности; статусные, связанные с общественным признанием плодотворности трудовой деятельности; получения материальных благ; ориентированные на определенную интенсивность работы. Мотивы к труду формируются до начала профессиональной трудовой деятельности. Человек усваивает ценности и нормы трудовой морали и этики, закладывающие основы его отношения к труду. Если проанализировать мотивацию как процесс, то можно выделить в нем несколько последовательных этапов.

• Первый этап - возникновение потребностей. Человек ощущает, что ему чего-то не хватает. Он решает предпринять какие-то действия.
• На втором этапе осуществляется поиск путей удовлетворения потребностей.
• Третий этап характеризуется определением целей (направлений), действия выясняется, что именно и какими средствами можно сделать, чтобы удовлетворить потребность.
• Четвертый этап - реализация действия, т. е. затрата усилия для осуществления действия, позволяющего удовлетворить потребность.
• Пятый этап связан с получением вознаграждения за реализацию действий. Выполнив определенную работу, человек получает то, что поможет удовлетворить его потребность.
• Шестой этап - удовлетворение потребности.

   При этом человек или  прекращает деятельность до возникновения  новой потребности или продолжает  искать новые возможности. Вместе  с тем совсем не просто выявить, какие мотивы являются ведущими в мотивационном процессе конкретного человека. Здесь необходимо понять, какие потребности инициируют данную личность. Мотивы у различных людей могут существенно отличаться друг от друга. У одних стремление к достижению результата будет очень сильным, у других оно может быть слабым. При этом один и тот же мотив будет по-разному действовать на поведение разных людей. Так, материальное вознаграждение чаще всего предполагает денежные доходы, позволяющие иметь доступ к материальным благам и услугам, нормальную социальную защищенность.

    Свободное время также  очень важный мотив, особенно  для творческих людей, для тех,  кто совмещает работу с учебой, для семейных женщин и др. С  улучшением благосостояния привлекательность свободного времени увеличивается.

    Одной из основных  задач управления является определение  мотивов деятельности каждого  сотрудника и согласование этих  мотивов с целями предприятия.

    Мотивация - это заинтересованность  человека, обоснование его желаний и стремлений. Это сочетание интеллектуальных, физиологических и психических процессов, которые в конкретных ситуациях предопределяют то, насколько решительно действует человек и в каком направлении сосредоточивается его энергия.

     В отношении управления трудовым коллективом можно дать следующее определение мотивации.

     Мотивация - это процесс  побуждения и стимулирования  отдельного человека или группы  людей к деятельности, к активности, к инициативе. Она необходима  для эффективной реализации принятых решений и для выполнения намеченных работ. Применяя на практике принцип мотивации, руководитель превращает свои решения в дела. Следовательно, процесс мотивации очень сложен, многопланов и неоднозначен.

     В системе мотивации  нужно найти правильное соотношение между поощрением, вознаграждением и наказанием, неотвратимостью санкций. Негативная реакция руководства сковывает активность работника, вызывает отрицательные эмоции, создает стрессовые ситуации, снижает степень уверенности в себе. В то же время благоприятные оценки проделанной работы повышают самооценку, мотивируют трудовую активность, усиливают творческую инициативу. Поощрение вселяет веру человека в себя, дает надежду на успех в выполнении заданий, усиливает стремление работать с наибольшей отдачей.  Положительные меры действуют эффективнее, чем отрицательные, В случае применения негативных мер воздействия лучше всего это делать наедине с подчиненным. В этом случае они, как правило, дают больший эффект чем, будучи примененными в присутствии других работников.

      В последние годы  в нашей стране наблюдается  падение имиджа труда, особенно  в общественном производстве. Это  привело к тому, что большая  часть населения, не имея реальной  возможности приобретения благ  за счет честного, добросовестного труда, предпочитает уменьшить уровень собственных притязаний, ограничить свои потребности. Результатом является трудовая пассивность, а соответственно и пассивность потребительская. Формой проявления трудовой пассивности стало снижение у многих интереса к повышению квалификации и профессионального мастерства. Учеба и творчество утрачивают свои позиции. У некоторых работников повысилась неудовлетворенность трудом даже при росте заработной платы, поскольку усилилось ощущение несправедливости распределения. Таким образом, состояние трудовой мотивации сегодня характеризуется следующими признаками:

• общей трудовой пассивностью;
• низкой значимостью общественных мотивов труда, служебного, профессионального и квалификационного роста;
• определением социального статуса личности, как правило, по нетрудовым критериям;
• желанием иметь стабильную, высокооплачиваемую работу, обеспечивающую необходимый уровень потребностей.

   Согласно теории менеджмента,  чтобы развить трудовую активность  посредством мотивации, необходимо  устранить неэквивалентность отношений «работник - общество», добиться наиболее полного удовлетворения потребностей человека за счет высокопроизводительного труда. Потребности человека достаточно исследованы и представлены несколькими теориями мотивации.

 

1.2 Теории мотивации и потребности человека

 

     Выделяются две группы  теорий мотивации: 

- содержательные 

- процессуальные

     Содержательные теории мотивации базируются на потребностях, являющихся основным фактором, побуждающим человека целенаправленно действовать.

Наиболее известными теориями мотивации  исследователей 1950--60-х гг. являются:

• теория иерархии потребностей А. Маслоу;
• теория существования, связи и роста К. Альдерфера;
• теория приобретенных потребностей Д. МакКлелланда;
• теория мотивационно-гигиеническая (двух факторов) Ф. Герцберга.

Основные положения этих мотивационных  теорий представлены в таблице 1.

       Согласно теории Маслоу, пять основных типов потребностей (физиологические, безопасности, социальные, признания и уважения, самовыражения) образуют иерархическую структуру, которая как доминанта определяет поведение человека.

В теории Альдерфера предусмотрены  три группы потребностей: роста, связей и существования, которые коррелируют  с пирамидой Маслоу.

       МакКлелланд дополнил классификацию потребностей Маслоу, введя понятия потребностей достижения, властвования и соучастия. Эти группы потребностей могут находиться на разных уровнях Удовлетворения и зависят от личности человека.

        Ф. Герцберг обнаружил и выделил две группы факторов, влияющих на мотивацию труда. Одну группу факторов он назвал «гигиеническими», а другую - «мотивирующими».

 

Таблица 1. Взаимосвязь основных содержательных теорий мотивации

Теория А. Маслоу	Теория К. Альдерфера	Теория М. МакКлелланда	Теория Ф. Герцберга
- потребность самовыражения   - потребность самоутверждения  (признания)   - потребность принадлежности и  причастности   - потребность безопасности    - физиологические потребности	- потребности существования   - потребности связи    - потребности роста	- потребность достижения   - потребность  соучастия   - потребность властвования	Мотивирующие факторы: - достижения - признание - ответственность - продвижение по ступеням карьеры - работа сама по себе  Гигиенические факторы: - условия труда - заработная плата - статус - режим работы - отношения с коллегами - качество контроля со стороны  руководства

 

 

 

 

 

 

 

 

Теория потребностей А. Маслоу

      Наиболее известную классификацию потребностей человека предложил А. Маслоу, рассматривая их в виде иерархической структуры (так называемой «пирамиды потребностей» Маслоу), выделив в ней, пять групп потребностей.

• Физиологические потребности. К данной группе относятся потребности в пище, воде, воздухе, убежище и т. п. - те, которые человек должен удовлетворять, чтобы выжить, чтобы поддерживать организм в жизнедеятельном состоянии.
• Потребность безопасности. Потребности этой группы связаны со стремлением и желанием людей находиться в стабильном и безопасном состоянии: иметь хорошее жилье, быть защищенным от страха, боли, болезней и других страданий.
• Потребность принадлежать к социальной группе. Человек стремится к участию в совместных действиях, он хочет дружбы, любви, желает быть членом определенной группы людей, участвовать в общественных мероприятиях и т. п.
• Потребности признания и уважения. Данная группа потребностей отражает желание людей быть компетентными, сильными, способными, уверенными в себе, а также видеть, что окружающие признают их таковыми и уважают за это.
• Потребности самовыражения. Данная группа объединяет потребности, выражающиеся в стремлении человека к наиболее полному использованию своих знаний, способностей и умений для самоутверждения в бизнесе, менеджменте, политике и т. п. Данные потребности в гораздо большей степени, чем потребности других групп, носят индивидуальный характер. Это потребности человека в творчестве в широком смысле этого слова.

 

 

Рисунок 1. Пирамида потребностей Маслоу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Теория потребностей Маслоу  одна из наиболее известных  теорий мотивации. Она показывает, как те или иные потребности могут воздействовать на мотивацию человека к деятельности и как предоставить человеку возможности удовлетворять свои потребности.

 

Теория существования, связи и роста Альдерфера

   К. Альдерфер объединил потребности человека в отдельные группы. Однако в отличие от пирамиды потребностей Маслоу он считает, что таких групп потребностей существует только три:

• потребности существования;
• потребности связи;
• потребности роста.

   Потребности существования, по Альдерферу, включают в себя две группы потребностей пирамиды Маслоу: безопасности и физиологические.

   Потребности связи отражают социальную природу человека, стремление человека быть членом семьи, иметь коллег, друзей и т. д. Поэтому к данной группе можно полностью отнести потребности принадлежать к социальной группе, признания и уважения, а также ту часть потребностей безопасности пирамиды Маслоу, которая связана с групповой безопасностью.

   Потребности роста аналогичны потребностям самовыражения пирамиды Маслоу и включают в себя также те потребности группы признания и самоутверждения, которые связаны со стремлением к развитию уверенности, к самосовершенствованию.

      Эти три группы  потребностей, как и в теории  Маслоу, расположены иерархически. Однако между теориями Маслоу  и Альдерфера есть одно принципиальное различие. По Маслоу, происходит движение потребностей только снизу вверх: когда удовлетворены потребности нижнего уровня, человек переходит к следующей, более высокого уровня потребности. Альдерфер считает, что движение идет в обе стороны: наверх, если не удовлетворена потребность нижнего уровня, и вниз, если не удовлетворяется потребность более высокого уровня.

      В соответствии  с теорией Альдерфера иерархия  потребностей отражает восхождение  от более конкретных потребностей  к менее конкретным. Он считает, что каждый раз, когда потребность не удовлетворяется на верхнем уровне, происходит переключение на более конкретную потребность на нижнем уровне, что и определяет обратный ход сверху вниз.

 

 

Теория приобретенных потребностей МакКлелланда

     Теория МакКлелланда  связана с изучением и описанием  влияния на поведение человека  потребностей достижения, соучастия  и властвования.

     Потребность достижения проявляется в стремлении человека достигать стоящих перед ним целей более эффективно, чем он это делал ранее. Люди, имеющие высокую потребность достижения, готовы браться за работу, несущую в себе элементы вызова, что позволяет им самостоятельно ставить цели.

      Потребность соучастия проявляется в виде стремления к дружеским отношениям с окружающими. Люди с высокой потребностью соучастия стараются устанавливать и поддерживать хорошие отношения, стремятся получить одобрение и поддержку со стороны окружающих, обеспокоены тем, что о них думают другие.

      Потребность властвования является приобретенной, развивается на основе обучения, жизненного опыта и состоит в том, что человек стремится контролировать людей, ресурсы и процессы, протекающие в его окружении.

      Потребности, рассматриваемые МакКлелландом, не расположены иерархически и могут иметь различную степень проявления. Например, потребность властвовать может существовать при низкой потребности соучастия.

 

Теория двух факторов Герцберга

    Во второй половине 50-х  гг. Ф. Герцберг с сотрудниками  разработал новую модель мотивации,  основанную на потребностях. Согласно модели Герцберга, выделенные факторы можно подразделить на две большие категории, которые он назвал факторами условий труда и мотивирующими факторами (табл. 2).

 

Таблица 2. Факторы Ф.Герцберга

Факторы условий труда (связаны с окружающей средой, в которой осуществляется работа)	Мотивирующие факторы (связаны  с самим характером и сущностью  работы}
- политика фирмы - условия работы - заработная плата - межличностные отношения в  коллективе - степень непосредственного контроля  за работой	- успех -продвижение по службе - признание и одобрение результатов  работы - высокая степень ответственности - возможности делового и творческого  роста

 

     Для того, чтобы использовать теорию Герцберга эффективно, необходимо составить перечень гигиенических и особенно мотивирующих факторов и дать сотрудникам возможность самим определить и указать то, что они предпочитают.

      К гигиеническим факторам относятся те, что напрямую связаны с внешними условиями трудового процесса, среди них:

• условия труда
• заработная плата
• статус
• режим работы
• отношения с коллегами
• качество контроля со стороны руководства

     Гигиенические факторы  рассматриваются работником как  «само собой разумеющееся», их  наличие не ведет к удовлетворенности  и ощущается лишь их отсутствие, что проявляется в неудовлетворенности.

    К мотивирующим факторам относятся те, что связаны с содержанием и характером работы, среди них:

• достижения
• признание
• ответственность
• продвижение по ступеням карьеры
• работа сама по себе

     Отсутствие мотивирующих факторов не приводит к неудовлетворенности работой, но их наличие приносит удовлетворение и мотивирует работников к более производительному труду.

    В процессуальных теориях мотивации анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вил поведения.

    Процессуальные теории  не оспаривают существования  потребностей, но считают, что  поведение людей определяется  не только ими. Поведение личности  является также функцией его  восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Имеются три основные процессуальные теории мотивации:

• теория ожиданий В. Врума
• теория справедливости Адамса
• теория Портера-Лоулера

 

Теория ожиданий В. Врума

     Базируется на том, что активная потребность не единственное необходимое условие мотивации человека к достижению определенной цели. Человек должен также надеяться на то, что выбранный им тип поведения действительно приведет к удовлетворению или приобретению желаемого. Ожидания можно рассматривать как оценку данной личностью вероятности определенного события.

     Например, большинство людей ожидают, что окончание престижного университета позволит им получить лучшую работу и что, если работать с полной отдачей, можно продвинуться по службе.

     При анализе мотивации к труду теория ожидания подчеркивает важность следующих факторов:

• ожидания результатов - это соотношение между затраченными усилиями и полученными результатами
• ожидания в отношении результатов – вознаграждений, есть ожидания определенного вознаграждения или поощрения в ответ на достигнутый уровень результатов
• валентность - это предполагаемая степень относительного удовлетворения или неудовлетворения, возникающая вследствие получения определенного вознаграждения (удовлетворенность вознаграждением).

      Если значение  любого из этих трех критически  важных для определения мотивации  факторов будет мало, то мотивация  будет слабой, а результаты труда  низкими. Для эффективной мотивации  менеджер должен установить точное соотношение между достигнутыми результатами и вознаграждением. В связи с этим необходимо давать вознаграждение только за эффективную работу. Менеджеры должны сформировать высокий, но реалистичный уровень результатов, ожидаемых от подчиненных, и внушить им, что они могут их добиться, если приложат усилия.

 

Теория справедливости Адамса

    Согласно теории люди  субъективно определяют отношение  полученного вознаграждения к  затраченным усилиям и затем  соотносят его с вознаграждением  других людей, выполняющих аналогичную работу. Если сравнение показывает несправедливость, т.е. человек считает, что его коллега получил за такую же работу большее вознаграждение, то у него возникает психологическое напряжение. В результате необходимо мотивировать этого сотрудника, снять напряжение и для восстановления справедливости исправить дисбаланс.

     Основной вывод теории  справедливости состоит в том,  что пока люди не начнут  считать, что они получают справедливое  вознаграждение, они будут уменьшать  интенсивность труда. Если разница в вознаграждениях обусловлена разной эффективностью труда, необходимо разъяснить сотрудникам, получающим меньше, что, когда их результативность достигнет уровня их коллег, они будут получать такое же повышенное вознаграждение.