Документационние работы с персоналом

Федеральное агентство по образованию

НОУ СПО «Уфимский промышленно-экономический колледж»

документирование работы с персоналом

Курсовая работа

032002.доуиа. д-04-89.10.21.

Содержание

Введение

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса  функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

Деятельность любой, в  том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом основывается на социальном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Основные задачи работы:

• Определить значение кадровой документации;
• Изучить важные составные комплексы кадрового делопроизводства;
• Рассмотреть технологию трудоустройства и увольнения сотрудника.

Правильная организация  работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Это прежде всего касается действия соответствующего законодательства, реализация положений которого связана с оформлением и использованием ряда документов обязательного характера

Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей подразделений, процедур принятия и реализации управленческих решений. Сама работа по управлению персоналом, технология управления предусматривают организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, содействие его деловой карьере и служебно-профессиональному продвижению, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение (увольнение) персонала. Сюда относятся также вопросы взаимодействия руководителей организаций с профсоюзами и службами занятости региона.

1. Документационное обеспечение работы с персоналом

1. Содержание работы с персоналом на предприятии

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового  значения лежат Конституция РФ и  законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным  актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п.  (1, с.45) Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационные единством комплексы документов:

• нормативную и нормативно-справочную документацию;
• плановую документацию;
• организационно- правовую документацию;
• персональную документацию;
• договорную документацию;
• распорядительную документацию;
• учетную кадровую документацию;
• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• отчетную и отчетно-справочную документацию.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства. Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономическую управления, управления кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.(2, с. 67)

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению должности и работающего персонала и другие документы.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает. Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе переговоров составляется протокол разногласий. Трудовой договор является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных  по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как иорганизационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируются состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа. Приказы составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.(3, с.34) В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом.

Унифицированные формы  приказов по личному составу. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Все виды и формы приказов регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфидициальность характер приказов, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и  движению кадров.(8, с. 98) С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: первичные учетные документы и производные учетные документы. Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, Машинно-ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма которых заполняется на дисплее. Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Комплекс документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Комплекс отчетной и  отчетно-справочной документации концентрирует  в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени. Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления.(9,с. 56) Это прежде всего отчетная  документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер. Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой – с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий. В работе кадровых подразделений значительное место занимает внутренняя отчетно-справочная документация, необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей, различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как свободного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Следовательно, комплексы  документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.

2. Технология составления кадровой документации

Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная  это организация или негосударственная, типа организации, численности работающих и т.д.

Основная задача кадровой службы – организация и осуществление  эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации  и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Технология процедуры  составления плановых документов включает в себя:

• Сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
• Выработку концепции предлагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• Прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• Проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• Определение источников пополнения работниками по каждой должности категории и динамики удовлетворения потребности;
• Расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
• Расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
• Расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• Разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• Согласование, подписание и утверждение программ и планов
• Детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
• Текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.

К плановой документации относятся такие документы, как: Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих и т.д.

А вот технология процедуры  составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:

• Сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;
• Сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений и т.д.)
• Собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
• Разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы и т.д.) согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
• Составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
• Обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
• Согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
• Подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе, проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
• Контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
• Регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Следовательно, комплексы  документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей.

2. Документирование работы с персоналом на предприятии

1. Документирование приема сотрудника на работу

В зависимости от категории  должностей и рабочих мест, на которые  граждан принимают для работы, технологические цепочки отбора кандидатов и оформления приема на работу могут быть различными по составу процедур и формам документирования. Технологическая цепочка приема граждан на работу включает следующие процедуры:

• обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;
• получение от гражданина необходимых документов и их изучение;
• собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;
• заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
• собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости – медицинского осмотра и т.п.;
• составление, согласование и подписание трудового договора (контракта)
• выдача работнику экземпляра трудового договора;
• заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя
• ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения)
• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);
• заполнение личной карточки формы № Т-2;
• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника
• выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

При желании заключить  трудовой договор гражданин предъявляет  в отдел кадров трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).(4, с. 45) При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем.

Граждане, направленные службой трудоустройства (органом  социального обеспечения, биржей труда, бюро занятости населения и т.д.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях направление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону.

Если работа, на которую  претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.).

Работодателю запрещается  требовать от гражданина какие-либо письменные справки, когда необходимые данные могут быть подтверждены предъявлением паспорта, трудовой книжки, свидетельства о рождении и других документов, удостоверяющих личность, гражданский статус и трудовую деятельность граждан.

Запрашивать информацию о состоянии здоровья работника работодатель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия. При этом подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфидициальности. В случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не должны содержать сведений медицинского характера, за исключением указаний на пригодность или медицинских противопоказаний к предлагаемой работе.

Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы  и убедиться в их подлинности  и правильности оформления.

2. Документирование увольнения работника

Технологическая цепочка  прекращения действия трудового  договора с работником может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• составление инициативного документа об увольнении: заявления работника или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы;
• передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
• передача заявления или докладной записки в кадровую службу
• ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;
• проведение с увольняющимися по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;
• передача заявления, докладной записки и при необходимости – служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявлении или докладной записке;
• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;
• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника;
• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях – составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;
• составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора с работником; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководителем организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа;
• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;
• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

В заявлении и приказе  указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения  процедуры увольнения к заявлению  прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справка учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина  «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора в принципе соответствует  процедуре увольнения по собственному желанию или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя.

Исходными документами  для рассмотрения вопроса о прекращении  трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при  возникновении обстоятельств, не зависящих  от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

Отдел кадров готовит  обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола  или решения этого органа. Решение  профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для  увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в  номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что  приказ о расторжении трудового  договора должен быть издан до истечения  срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

Заключение

На сегодняшний день можно констатировать, что в работе с кадрами наступил новый период, характеризующийся возрастанием внимания к личности работника, к поискам новых стимулов, что выдвигает проблему создания системы управления персоналом, базирующейся в основном на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника с интересами организации.

Особое внимание в  осуществлении кадровой политики отводится  развитию управленческих кадров, основанному  на долгосрочном планировании – на так называемых программах управления карьерой руководителей. Программа  предусматривает индивидуальное планирование карьеры каждого управленческого работника с учетом потребностей организации и качеств кандидата на выдвижение на основе различных стимулов и гарантий с перспективой продвижения по должности.

Принципиально важной составной  частью кадровой политики должна стать скоординированная система оплаты труда и вознаграждения за его результаты.(10, с.101) Решение этой сложной проблемы требует выработки надежной оценочной системы, в которой должны приниматься во внимание такие факторы, как профессиональные знания, стаж и опыт работы, интеллектуальные и физические возможности, условия и качество труда, вклад работника в конечный результат деятельности организации.

Кадровая политика организации  должна предусматривать систему  социального обеспечения и гарантий с тем, чтобы обеспечить ряд выплат и услуг работникам организации, таких как, например выдача беспроцентных ссуд, страхование, медицинское обслуживание на производстве, льготы при приобретении товаров и продуктов, которые производится в организации, организация отдыха, санаторного лечения, предоставление единовременного пособия при выходе на пенсию и др.