Документационное обеспечение деятельности дочерних компаний

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

 В данной курсовой  работе затронуты общие вопросы  документационного обеспечения  управления, и особое внимание  уделяется документационному обеспечению  управления деятельности компании  международного холдинга ООО «МТК «Санрайз».

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации. Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему стоит уделить внимание такой дисциплине как делопроизводство.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, неточности в оформлении документов то, как следствие этого, документы превращают из подлинных, являющихся основой правовых действий, в подложные, не имеющие права на существование.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства.

Данная курсовая работа представляет собой анализ проблем совершенствования документооборота и имеет своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

- изучение теоретических  основ построения документооборота  на предприятии;

- анализ проблем совершенствования  документооборота на предприятии;

- исследование методов  совершенствования документооборота  на предприятии.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех частей, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

Глава 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАционного ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие документооборота и делопроизводства

Документооборот существует в любой компании - от небольшой организации до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития организации такая работа становится необходимостью.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнило понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения», установил определение понятия «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [18, c.49].

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются [13, c.55]:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе [12, c.68].

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения [3, c.104]. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2. Нормативно-правовая база документооборота

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Основные задачи Департамента [12, c.72]:

• разработка и реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;

• формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;

• осуществление государственного надзора за соблюдением законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства;

• участие в документационном обеспечении управления в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях;

• создание совместно с заинтересованными республиканскими органами государственного управления, научными организациями условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий электронного документооборота;

• руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;

• контроль разработки и использования официальных геральдических символов Республики Беларусь;

• организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу, делопроизводству и специальным историческим дисциплинам;

• организация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практику работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций;

• международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства.

Департамент, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома составляют единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Организацию деятельности архива и работу с архивными документами регламентируют следующие нормативно-правовые  акты:

1. Декрет Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» с изменениями и дополнениями, внесенными Декретом Президента Республики Беларусь от 1 марта 2010 г. № 3, Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. № 450, Декретом Президента Республики Беларусь от 27 июня 2011 г. № 5, Указом Президента Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 242, Декретом Президента Республики Беларусь от 24 января 2013 г. № 2.

2. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373, с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513, от 21 декабря 2004 г. № 604, от 26 октября 2006 г. № 633, от 12 января 2007 г. № 23, от 28 мая 2008 г. № 286).

3. Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., № 27, ст.699.

4. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

5. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2012 г. № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь»

6. Положение о порядке оказания государственными архивными учреждениями платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.12.1999 № 1869, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 2 октября 2003 г. № 1245, от 14 февраля 2006 г. № 203, от 11 июня 2009 № 771, от 28 мая 2012 г. № 487).

7. Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, 1999 г., № 34, ст. 1006;

8. Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 № 487).

9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23.09.2008 № 1397 «О некоторых вопросах порядка перемещения отдельных видов товаров через таможенную границу Республики Беларусь».

10. Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. № 14, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 145).

11. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами документами (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. № 27, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2012 г. № 117 ).

12. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. № 2, постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. № 40, от 24 мая 2012 г. № 142, от 12 апреля 2013 г. № 59).

13. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143).

14. Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 144).

15. Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132).

16. Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 133).

17. Инструкция о порядке представления сведений о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь для включения их в Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 мая 2012 г. № 125).

18. Инструкция о порядке создания и хранения страховых копий особо ценных и уникальных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 146).

19. Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 65, 8/25909.

20. Инструкция о порядке заключения договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 мая 2013 г. № 78).

Глава 2 Специфика организации документооборота

2.1 Регистрация  документов

Одна из важнейших функций в организации работы с документами –это их учет, который обеспечивается регистрацией.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения [10, c.56]. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

  Входящие, исходящие и внутренние  документы регистрируются отдельно.

  Регистрационный индекс входящих  и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах  регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

  ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

  Внутренние документы при регистрации  делятся на группы по видам  документов, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты  ревизий и т.д.

  Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам  в пределах каждой регистрируемой  группы. Для внутренних документов  обычно применяется простая порядковая  нумерация, например: приказ № 22, протокол  №5, акт № 13.

  Регистрационные индексы присваиваются  входящим, исходящим и внутренним  документам в пределах календарного  года.

  В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых  массивов документов, используются  регистрационные журналы или  регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно  небольшом кол-ве регистрируемых  документов, т.к. поиск по журналу  довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила  целесообразно вести одновременно  несколько журналов регистрации  отдельно для входящих, исходящих  и внутренних документов, разделив  последние еще и по видам  документов. Кроме того, по журналу  невозможно вести контроль над  исполнением документов, необходимо  вторично регистрировать поставленные  на контроль над исполнением  документов на контрольных карточках.

  Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих); индекс поступления документа (для входящих); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела [11, c.59].

  В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

2.2 Контроль над  исполнением документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного проведения документа до исполнителя; проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

  Основная цель организации контроля  исполнения - обеспечение своевременного  и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители  службы ДОУ и ответственные  исполнители. Служба ДОУ контролирует  организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

  Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

  Типовые сроки исполнения документов  устанавливаются актами высших  органов государственной власти  и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов управления.

  Индивидуальные сроки устанавливаются  руководителем предприятия.

  Конечная дата исполнения указывается  в тексте документа или в резолюции руководителя.

  Изменение срока исполнения производится  только по указанию руководителя  в следующем порядке: типовые  сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

  Перенесение срока исполнения  документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных  причин, осуществляется руководителем  предприятия после получения  докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения  отражается в резолюции руководителя  и переносится из резолюции в контрольную карточку.

  Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются  по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

  Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель; выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

  Проверка хода исполнения осуществляется  на всех этапах истечения срока  в следующем порядке: задания  последующих лет - не реже одного  раза в год; заданий последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые  десять дней, и за пять дней до истечения срока.

  Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов  заинтересованным организациям  и лицам или другого документированного  подтверждения исполнения. Результаты  исполнения отмечаются в контрольной  карточке и на самом исполненном  документе.

2.3 Систематизация дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

 Номенклатура - это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков хранения, оформленный  в установленном порядке. В номенклатуру  дел включаются все документы, образующиеся в деятельности  предприятия, кроме технической  документации и печатных изданий.

 Номенклатура дел  предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию  работы с документами.

 Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

 Содержательная часть  номенклатуры дел представляет  собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств  дел (томов, частей), и № статьи  по перечню, примечания.

 Порядок расположения  заголовков внутри разделов и  подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

 При составлении заголовков  дел следует учитывать что: заголовок  должен полностью соответствовать  смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок  должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не  допускаются.

 Заголовки дел в  процессе их формирования могут  уточняться.

 Состав заголовка  дел образует следующие элементы: название вида (переписка, журнал) или  разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.) название предприятия или его структурного подразделения; адресат или корреспондент документа; краткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

 В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

 В заголовках дел, содержащих переписку с однородными  корреспондентами, последние не  перечисляются, а указывается их  общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об  отказе оплаты счетов предприятия”

 В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию, указывается период  времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

 В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

 В заголовках дел, содержащих документы разного  вида по одному вопросу, не  связанные последовательностью  делопроизводственных операций, в  качестве вида дела употребляется  термин “документы”, а в конце  заголовка в скобках указываются  основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы  в деле.

 Дела по вопросам  не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

 В номенклатуру дел  предприятия также включаются  справочные карточки, журналы учета  документов.

 При оформлении номенклатуры  дел необходимо оставлять в  каждом ее разделе резервные  номер дел (свободное место), которые  могут быть использованы в  дальнейшем для внесения заголовков  дел, не предусмотренных в номенклатуре  дел, но сформированных в течении календарного года.

 По окончании календарного  года в номенклатуре дел составляется  итоговая запись о количестве  заведенных дел относительно  постоянного и временного сроков  хранения.

2.4 Формирование  дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

 Основанием для группировки  документов по номинальному признаку  служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

 При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

 Авторский признак  предполагает группировку в дела  документов одного автора.

 Для группировки переписки  используется корреспондентский  признак.

 При этом в заголовке  дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка  и раскрывается содержание вопроса.

 Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями

 Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).