Документационное обеспечение и совершенствование информационных потоков организации СПК "Заречный"

 

Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации

Департамент  научно-технологической  политики и образования

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Красноярский государственный  аграрный университет»

 

                                   Институт Экономики и финансов  АПК

 

                         Кафедра:  Государственного и муниципального управления

 

                              Дисциплина:  Управление АПК

 

                              Специальность: 080502.65

          «Экономика и управление на предприятии АПК»

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

Тема: Документационное обеспечение и совершенствование информационных потоков организации

 

 

 

 

Выполнила

студентка 53 группы

                                                ________________     Воробьева Ю.С.

 

Принял 

преподаватель                       _________________   Смыкалова Л.Д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Красноярск  2012

 

Содержание

Введение

1. Теоретическая  часть

1.1 Развитие делопроизводства

1.2 Организация документооборота

1.3 Регистрация документов

1.4 Контроль исполнения  документов

2. Организационно-экономическая  характеристика СПК «Заречный»

2.1 Местонахождение  и условия деятельности хозяйства

2.2 Экономическая  характеристика объекта исследования

2.3 Делопроизводство  в системе управления

3. Анализ делопроизводства  в СПК «Заречный»

3.1 Номенклатура  дел

3.2 Формирование  дел

3.3 Подготовка документов  к хранению

4. Пути совершенствования  делопроизводства в анализируемом  хозяйстве

Заключение

Библиографический список

Введение

 

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую  силу. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством                            при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.                         Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами,                           так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации,                 на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение  управления, не знакомы                  с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались  от главных производственных целей предприятия.

Таким образом, целью  курсового проекта является систематизация, закрепление и углубление теоретических знаний по документационному обеспечению на примере хозяйства СПК «Заречный» Курагинского района Красноярского края.

Задачи курсового  проекта:

1. Изучить номенклатуру  дел хозяйства.

2. Рассмотреть порядок  оформления (регистрации) документов, поступающих в хозяйство.

3. Проследить последовательность  прохождения документов и обработки  до сдачи их на хранение.

4. Разработать мероприятия  по совершенствованию ведения  делопроизводства.

1. Теоретическая  часть

1.1 Развитие  делопроизводства

 

Документ - это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом  для использования в своей  деятельности.

Движение документов - это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения                  в жизнь.

Делопроизводство - совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации  документооборота.

При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности  и неизбыточности.

Культура работы с документами определяет уровень  организационной культуры на предприятии  и обеспечивает повышение эффективности  управления.

Документооборот - это регламентированная схема движения документов по пунктам обработки  для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических  операций с документами.

Требования к  документообороту:

1. Прямоточность движения (либо сверху вниз - нисходящее, либо снизу вверх - восходящее, без создания петель).

2. Избирательность  в распределении документов в  соответствии                                с функциональными обязанностями.

3. Необходимость  и достаточность маршрута.

4. Единообразие  маршрута.

Основными нормативными документами в организации, которые  регламентируют документооборот, являются инструкция                                          по делопроизводству и номенклатура дел.

Документооборот - одна из функций организации.

Документооборот состоит  из следующих документопотоков:

1. Входного, состоящего  из документов вышестоящих организаций,  органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных  организаций (организаций, существующих  во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.

2. Выходного, состоящего  из информации, направляемой                              из организации во внешнюю среду.

3. Внутреннего, состоящего  из документов, циркулирующих между  подразделениями и отдельными  исполнителями внутри организации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией                   и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом                                и характером взаимосвязей с другими организациями.

 

1.2 Организация  документооборота

Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

На предприятии  существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия                  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

- организационные  документы;

- распорядительные  документы;

- информационно-справочные  документы.

На предприятии  существует также служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу                        и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Все документы, поступающие  на предприятие, проходят: первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения принимает к обработке  только правильно оформленные документы. В противном случае присланные документы  возвращаются автору с соответствующей  сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих  документов оставляют в том случае,                        когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки                   и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов:

- направляемые на  рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно  в структурные подразделения                              или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем  передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию                                или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия  и документы, содержащие информацию                       по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется                                в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение  связи. Перед упаковкой служба ДОУ  обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться                         и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая  все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся                  до сведения руководителя предприятия для обработки мер                                     по совершенствованию работы с документами.

 

1.3 Регистрация  документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания                               или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты                     с последующей записью необходимых сведений о документе                                    в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования  в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие                         и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие  документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое                            он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие  и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

- порядковый номер  в пределах регистрируемого массива  документов;

- индекс по номенклатуре  дел.

 

1.4 Контроль  исполнения документов

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного                       за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся                     к сфере их компетенции.

Формальный контроль делится на:

1. Предварительный,  который имеет активное управленческое  влияние на ход исполнения  документов и регулирует процесс  подготовки                   и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.

2. Итоговый, проводится  службой делопроизводства периодически                       и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации                                 об исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления  ответов, внесения изменений                          в нормативные и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и  решениях коллегиальных органов  служат не сами документы, а содержащиеся                                в них задания и сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов                    с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции                     по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

1. Постановка на  контроль.

2. Ведение контроля.

3. Снятие с контроля.

4. Анализ исполнительской  дисциплины.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений  и решений, содержащихся в документе  и резолюциях и в случаях сообщения  результатов заинтересованным учреждением  или наличием документального подтверждения  исполнения документа.

При организации  делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот - одна из важнейших обслуживающих  функций, которая должна выполняться  специальной службой или специально выделенными сотрудниками. Функцией такой служит документационное обеспечение  деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и  размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

Следующая функция - это организационно-методическое руководство делопроизводством  подразделения, техническое и программное  обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников  по ведению документов.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной  власти и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов  управления.

Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока  исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после  получения докладной записки                            от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки  контролируемых документов;

- направление карточки  контролируемого документа (пункта  задания)                          в подразделение исполнитель;

- выяснения в  структурном подразделении фамилии,  имени, отчества                     и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации  о ходе и результатах исполнения;

- запись хода  и результатов исполнения в  карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование  руководителей о состоянии и  результатах исполнения;

- сообщение о  ходе и результатах исполнения  документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов  с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки  исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения  срока в следующем порядке: задания  последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного раза                     в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней,                         и за пять дней до истечения срока.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

 

2. Организационно - экономическая характеристика 

СПК «Заречный»

2.1 Местонахождение  и условия деятельности хозяйства

 

Сельскохозяйственный  производственный кооператив «Заречны» (ранее кооператив), до переименования - колхоз «Агро-Заречный» (переименован решением собрания уполномоченных от 30 июня 2003г.), является коммерческой организацией, созданной гражданами на основе добровольного членства для совместной деятельности по производству, переработке, сбыту сельскохозяйственной продукции, а также иной                       не запрещенной законодательством деятельности. Руководство хозяйством осуществляет Правление сельскохозяйственного кооператива во главе                       с председателем. Производственное направление хозяйства - молочно-мясное с развитым растениеводством.

Юридический адрес: 662934, Красноярский край, Курагинский район, п. Заречный, пер. Речной, 2-1.

Кооператив является юридическим лицом, имеет расчетный, валютный и другие счета в учреждениях  банков, самостоятельный баланс, печать со своим наименованием. В своей  деятельности кооператив руководствуется  настоящим Уставом и действующим  законодательством. Имущество кооператива  составляют его основные фонды и  оборотные средства, также акции, ценные и приравненные к ним бумаги. Уставный фонд кооператива составляет 1000 тыс. рублей.

Для проведения работ  землеотвод не требуется. Для занятия  данной деятельностью лицензий или  другого разрешения государственных  органов не требуется. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место - сезонный характер производства и сбыта продукции. Реализовывается продукция по установленным государственным закупочным ценам.

СПК «Заречный» является многоотраслевым сельскохозяйственным предприятием с молочно-мясным животноводством, выращиванием зерновых, кормовым производством.

В СПК «Заречный» работает 342 человека, в том числе  персонал сельскохозяйственного производства - 321 человек.

Производственную  деятельность кооператив осуществляет                     через имеющиеся структурные подразделения:

- 4 производственных участка;

- 3 фермы по выращиванию  и откорму крупного рогатого  скота                         и 4 молочно-товарных ферм.

Таблица 1. Производственно-финансовая деятельность хозяйства.

№ п/п	Показатели	Единица измерения	2008	2009	2010
1.	Площадь с/х угодий	га	4047	4037	6839
	В т. ч. пашни	га	3143	3133	5467
2.	Валовой сбор с/х  культур
	Зерновые и зернобобовые в весе после доработки	тонн	9035	6237	9536
	Картофель	тонн	490	247	279
	Овощи	тонн	32	80	80
	Рапс	тонн	199	217	286
3.	Урожайность основных с/х культур
	Зерновые и зернобобовые в весе после доработки	ц/га	57,9	42,1	46,4
	Картофель	ц/га	326,7	164,7	186
	Овощи	ц/га	320	267	267
	Рапс	ц/га	28,4	24,1	19,7
4.	Среднегодовое поголовье  КРС
	Коров	голов	618	618	837
	Животных на выращивании  и откорме	голов	2093	2231	2551
5.	Продуктивность  скота
	Удой от коровы	кг	5020	5201	5125
	Среднесуточный  привес КРС	грамм	593	609	620
6.	Валовое производство продукции животноводства
	Мясо КРС	тонн	472	517	607
	Молоко	тонн	3103	3214	4290
7.	Производство продукции  животноводст- ва в расчете на 100га с/х угодий
	Мясо	ц	116,6	128,1	88,8
	Молоко	ц	766,7	796,1	627,3
8.	Валовая продукция  сельского хозяйства в сопоставимых ценах - всего	млн. руб	4914	4891	7198
	В т. ч. растениеводство	млн. руб	3132	2761	4228
	животноводство	млн. руб	1782	2130	2970
9.	Реализация основных видов продукции:
	Зерно	тонн	5967	5659	5251
	Рапс	тонн	199	217	286
	Овощи	тонн	21	55	15
	Картофель	тонн	307	153	132
	Молоко	тонн	2917	2704	3566
	Мясо	тонн	393	377	623
	Мед	ц	2	1	1
10.	Выручка от реализации товаров, продукции, работ и услуг	млн. руб	4867	4737	6911
11.	Чистая прибыль	млн. руб	1038	530	767
12.	Рентабельность  по хозяйству	%	28,6	12,3	11,2
13.	Среднегодовая численность  работников	чел	280	280	338

 

Общая земельная  площадь СПК «Заречный» на 01.01.2011г. составляла 8774 га, в том числе сельскохозяйственных угодий - 6839 га, луговых угодий - 1372 га.

Стоимость валовой  продукции в сопоставимых ценах  за 2009 год составила 7198 млн. руб. От реализации сельскохозяйственной продукции выручено 6911 млн. руб.

 

 

2.2 Экономическая  характеристика объекта исследования

Отрасль сельскохозяйственного  производства является стратегически  важной и социально значимой, так  как здесь производятся продукты питания и сырье для многих отраслей промышленности.

На техническом  вооружении кооператива имеется 70 тракторов,                     11 зерноуборочных комбайнов (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Лида-1300 - 4, Лексион, Джон-Дир), 2 кормоуборочных комплекса (КСК-I00А, Ягуар.                                         В СПК «Заречный» применяются передовые технологии земледелия.

Что касается отрасли  растениеводства хозяйства, то среди  зерновых культур наибольшее количество площади отведено под пшеницу, ячмень.                 За последние годы значительно увеличены посевы рапса. Это обусловлено как потребностью в кормах, так и тем, что это наиболее урожайные культуры в условиях хозяйства.

Специалистами и  работниками цеха растениеводства  постоянно проводится работа по повышению  культуры земледелия.                                          На l га сельхозугодий в 2010 году внесено 2,6 ц минеральных удобрений                    в действующем веществе, на 1 га пашни - 3,3 ц. Проводится известкование кислых почв, внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур. Данные мероприятия способствуют получению стабильных урожаев. По итогам работы за 2009 год валовой сбор зерновых культур составил 10307 тонн при урожайности 50,1 ц/га, картофеля - 279 тонн, урожайность 186 ц/га.

Из экономической  оценки сельскохозяйственных культур  видно,                          что наиболее продуктивными кормовыми культурами по урожайности являются кормовые корнеплоды, многолетние травы на сено, а также овес, ячмень, рожь, пшеница.

В общественном животноводстве хозяйства на 01.01.2010 года насчитывалось 3444 голов крупного рогатого скота, в том числе 900 коров, 105 голов молодняка рабочих лошадей на выращивании. Плотность крупного рогатого скота на 100 га сельхозугодий составляет 50,4 голов,                                       из них 13,2 коров.

Удой на 1 корову за 2010 год составил 5125 кг, среднесуточный привес КРС - 620 грамм.

Крупный рогатый  скот СПК «Заречный» содержится в  типовых коровниках. Организована работа на ферме односменная двух цикличная. Кормление животных двухразовое. Обычно суточный объем кормов делится на две части.

Основная часть  рациона распределяется в настоящее  время по кормушкам тракторными  раздатчиками «Хозяин». Поят животных                            из автопоилок ПА -1, одна поилка на двоих животных.

Содержание животных в зимний период - стойловое, в летний стойлово-пастбищное. В зимний период в хозяйстве организованы длительные прогулки коров с целью укрепления здоровья, повышения продуктивности и воспроизводительной способности. Интенсивное ведение скотоводства возможно только при наличии в хозяйстве прочной кормовой базы, которая способна обеспечить животных необходимым количеством полноценных кормов. Рациональное полноценное кормление способствует увеличению продуктивности скота и повышению качества продукции.                   В скотоводстве применяют разнообразные виды кормов, отличающиеся                  как вкусовыми, так и физическими свойствами, химическим составом, содержанием аминокислот, витаминов.

Хозяйство имеет  возможность обеспечивать кормами  все поголовье содержащихся животных.

Основными каналами реализации продукции СПК «Заречный» являются:

- реализация потребкооперации (предприятия общественного питания,  комбинат кооперативной промышленности);

- реализация населению;

- реализация прочим  предприятиям.

2.3 Делопроизводство  в системе управления хозяйством

В хозяйстве практически  вся входящая и исходящая информация документируется. Главный экономист  хозяйства имеет отдельный кабинет,                 в котором находятся огромные стеллажи для учета и хранения входящей                  и исходящей документации (различного рода договора, справки, постановления, должностные инструкции, годовые отчеты и т.д.).

Специалист по кадрам оформляет и документирует личные дела каждого работника хозяйства. Ведет учет руководителей хозяйства, специалистов и работников (постоянных и сезонных).

Перечень должности  руководителей, специалистов, работающих                         в СПК «Заречный»:

Председатель СПК

Зам. председателя по идеологической работе

Старший диспетчер

Диспетчер

Инженер по охране труда

Специалист по кадрам

Гл. экономист

Гл. бухгалтер

Зам. гл. бухгалтера

Кассир-бухгалтер

Бухгалтер

Архивист

Зам. председателя по животноводству, гл. зоотехник