Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

Министерство образования

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

Кафедра источниковедения

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

Документационное обеспечение  работы

 инспектора по кадрам ОАО «Рубежевичи»

 

студентки 2 курса заочной  формы обучения                                                               

Специальность Документоведение (по направлениям)

Пушило Кристины Васильевны        

 

 

 

 

Научный руководитель:                

 

       А.А.Приборович

_____________________

_____________________

_____________________

   «___» _________ 2012 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..…..…..3

ГЛАВА 1. Организация работы отдела кадров ОАО «Рубежевичи»

1.1.Положение об отделе кадров……………………………………………….

1.2. Должностная инструкция сотрудника отдела кадров………..…………...16

1.3. Работа отдела кадров ОАО «Рубежевичи»…………………………8

ГЛАВА 2. Документирование трудовых отношений

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу…....…18

2.1.1. Этапы подготовки и правила оформления проекта приказа…………..21

2.2. Трудовые книжки работников……………………………………………...34

2.2.1. Ведение трудовых книжек………………………………………………..34

2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку………………………………...35

2.2.3.Вкладыш в трудовую книжку…………………………………………….36

2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении……………………………...37

2.2.5. Хранение, учет и контроль за выдачей трудовых книжек……………..40

2.2.6. Дубликат трудовой книжки………………………………………………42

2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе……………………….45

2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров………………………………………...47

2.3.2. Формирование личных дел……………………………………………….48

2.4. Оформление пенсионных документов ОАО «Рубежевичи» …………….53

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………...……………………………………………..56

Список использованной литературы………………………………………..….58

ПРИЛОЖЕНИЕ А Должностная инструкция инспектора по кадрам……….58

ПРИЛОЖЕНИЕ В Приказ о приеме на работу.……………..63

ПРИЛОЖЕНИЕ С Приказ о переводе………..64

ПРИЛОЖЕНИЕ E Приказ об увольнении ……..65

ПРИЛОЖЕНИЕ F Приказ о предоставлении отпуска…………..66

ПРИЛОЖЕНИЕ G Приказ о приеме на работу ……………………..67

ПРИЛОЖЕНИЕ I Приказ по личному составу…….…….68

ПРИЛОЖЕНИЕ J………….…….70

ПРИЛОЖЕНИЕ K……….…….71

ПРИЛОЖЕНИЕ L.…..….72

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа предприятий, организаций возникла проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, т. к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности.

Предприятия не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу из-за малочисленности и некомпетентности. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований законодательных нормативных актов.

Актуальность выбранной  темы

В ОАО «Рубежевичи» Столбцовского района Минской области имеются случаи нарушения требований трудового законодательства, которые выражаются в следующем:

1. Оформление личных дел ведется с нарушением законодательства. Документы, которые необходимо формировать на каждого специалиста отдельно формировались вместе на всех специалистов до апреля 2011 г. 
2. Отсутствует архив ОАО «Рубежевичи».
3. Работники не ознакамливаются с приказами о предоставлении отпуска.

Данная тема курсовой работы является актуальной, так как 

 

 

 

кадровая документация которой является объектом курсовой работы, предметом – анализ работы кадровой службы предприятия.

Целью курсовой работы является анализ деятельности отдела кадров предприятия ОАО «Рубежевичи». Для достижения цели дипломной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть работу специалиста отдела кадров предприятия ОАО «Рубежевичи».

2. Показать специфику  оформления кадровой документации на предприятии ОАО «Рубежевичи»».

3. Предложить пути  совершенствование кадровой документации  на предприятии ОАО «Рубежевичи».

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Республики Беларусь, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

При написании курсовой работы был использован  такой источник, как Трудовой кодекс Республики Беларусь, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. №30 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит  из введения, 2-х глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет. В 1-ой главе даётся общая характеристика деятельности предприятия ОАО «Рубежевичи», показана его структура. Во 2-ой главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии ОАО «Рубежевичи». Заключение содержит обобщение и выводы курсовой работы.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ОАО «РУБЕЖЕВИЧИ»

1.1. Краткая  характеристика ОАО «Рубежевичи»

 

ОАО «Рубежевичи» расположено  в Северной части Столбцовского  района Минской области. Удаленность организации от районного центра г.Столбцы – 30 км,  г. Минска – 70 км.

История хозяйства начала свой отсчет с 1948 года, со времени начала массовой организации колхозов.

На нынешней территории хозяйства в то время было создано 11 колхозов. В 1954 году все эти хозяйства были объединены в два, а в 1958 году создан один - колхоз имени Янки Купалы. 17 июля 2003 года колхоз имени Янки Купалы реорганизован в СПК «Рубежевичи», а 12 января 2011года – ОАО «Рубежевичи», 22 апреля 2011 года ОАО «Рубежевичи» реарганизовано в форме присоединения к нему ОАО «Тоново».

Юридический адрес: Минская  область, Столбцовский район,                             аг. Рубежевичи.

ОАО «Рубежевичи» специализируется на выращивании зерновых культур и картофеля. Основное производственное направление – растениеводство, животноводство. Товарные отрасли растениеводства – зерно, картофель, сахарная свекла; животноводства – молоко, мясо.

Предприятием за 2011 год  произведено валовой продукции  сельского хозяйства на сумму 13992 млн. рублей, или 100,9 % к уровню 2010 года, в том числе продукции животноводства – 89,4%, растениеводства – 112,4%.

В структуре сельскохозяйственной отрасли на долю продукции животноводства приходится 44,3%.

На 1 января 2012 года численность крупного рогатого скота составила 3318  голов, или 100% к уровню 2010 года, в том числе 1264 голов коров, уменьшено на 16 гол.

Валовой надой молока за январь-декабрь 2011 года составил 4674  тонны, от произведенного реализовано молока 81%, продуктивность дойного стада составила 3675 кг.

За 2011 год выращено крупного рогатого скота  418,7 тонн (96,5%).

Среднесуточные привесы  крупного рогатого скота на выращивании  и откорме уменьшились  на 15 грамм, и  составил 568 грамм.

В расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий реализовано 852 центнеров молока (114,8%), мяса – 59 центнеров или 72% к уровню 2010 года.

Намолочено в 2011 году 6307 тонн зерновых и зернобобовых культур, в т.ч. кукурузы на зерно –430 тонн в весе после  доработки, или 108,8% к 2010 году, в расчете на гектар убранной площади произведено по 27,8 центнера.

На 127,9%  увеличено производство картофеля и накопано                                  2575 тонн, при урожайности 195 ц/га.

Заготовлено кормов из трав 6487 тонн к.ед., что в расчете на одну условную голову составляет 22 ц.к.ед.

По конечному финансовому  результату получено 2640 млн. рублей прибыли, уровень рентабельности составил 22,7%, рентабельность продаж составила 10,1%.

Среднемесячная заработная плата одного работающего за 2011 год составила 1186 тыс. рублей, или возросла к предыдущему году на 166,1%.

Производительность труда  составила 109%.

Балл плодородия сельскохозяйственных угодий – 25,1, пашни – 26,9.

Численность работников – 296 человек. В состав хозяйства  входят                   8 животноводческих ферм крупного рогатого скота (далее КРС), 2 свинотоварные фермы, 2 гаража,   мастерская по ремонту техники, склад нефтепродуктов, склад з/частей, зерносклады (один центральный з/склад, 2 з/склады в подразделении д. Тоново) столовая, магазин.

Общая земельная площадь  – 6286 га, сельскохозяйственных угодий – 5501 га, из них пашня – 4045 га, луговые угодья – 1452 га в т.ч. сенокосы – 508га,  из них коренного улучшения – 498 га, пастбища – 930 га.

За четыре месяца 2012 года производство валовой продукции в сопоставимых ценах составила 4522,4 млн. руб., или 121,3 % к уровню 2011 года, при плановом задании 114%. в т.ч. производство молока увеличилось на 128,2%, продукция выращивания КРС –109%, продукция выращивания свиней 108,4%. Реализовано молока 1870,8 тонн. Товарность молока составила 93,3%.

На 01.05.2012 г. поголовье  крупнорогатого скота составила 3516 гол., что на 328 гол. больше предыдущего  года, в том числе коров 1295 гол.(+ 20 гол. к 2011году).

Среднесуточные привесы  на выращивании и откорме КРС увеличились на 57грамм, составили 576гр.

Среднемесячная заработная плата работающих составила за четыре месяца 1970860 рублей, за апрель 2434773 руб.

По итогам 1 квартала 2012 года прибыль от реализации продукции  составила 629 млн. руб., прибыль от всей деятельности 939 млн. руб.

 

 

 

 

 

 

1.2. Структура,  функции и сотрудники отдела кадров

 

Состав кадров характеризуется  такими показателями как, образовательный  уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ОАО «Рубежевичи» численный состав работников - 296 человек. Среди них АУП: директор, главный бухгалтер, бухгалтера (6), начальник отдела кадров, инспектор по кадрам, юрисконсульт,  кассир, инженер по охране труда, главный агроном, главный зоотехник, главный энергетик и т.д. Общая численность работников кадровой службы общества составляет 2 человека: начальник отдела кадров и инспектор по кадрам.

Текучесть кадров составляет 4 % в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в работниках по специальностям: животноводы, полеводы и трактористы-машинисты. Отдел кадров размещает объявление о вакансиях в районной газете «Прамень».

Деятельность всех работников общества регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными директором организации.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Изучение данной структуры  работы позволило выявить основные функции отдела кадров ОАО “Рубежевичи”. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

издание приказов по личному  составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

оформление, учет и хранение трудовых книжек;

формирование, учет и  организация хранения личных дел  сотрудников;

ведение учета представления  ежегодных отпусков;

подготовка к утверждению  документации по оформлению пенсионных дел;

подготовка статистических отчетов;

ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РБ, из числа работающих в ОАО;

При осуществлении этих функций отдел кадров общества взаимодействует с другими структурными подразделениями:

юрисконсультом;

бухгалтерией;

экономической службой.

Визируются юристом  приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, отдел кадров представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Важным направлением работы отдела кадров ОАО «Рубежевичи» является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе кадров можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

"Приказ о приеме  работника на работу";

"Личная карточка  работника";

"Штатное расписание";

"Приказ о переводе  работников на другую работу";

"Приказ о предоставлении  отпуска работнику";

"График отпусков";

"Приказ о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

"Приказ о направлении  работников в командировку";

"Командировочное удостоверение";

"Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении";

"Приказ о поощрении  работника";

Для регистрации и  учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела кадров ОАО «Рубежевичи», а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним;

Книга учета сотрудников  принятых на работу;

Книга учета сотрудников  уволенных с работы;

Книга регистрации больничных листов;

Книга учета личных дел;

и другие.

Хранению в отделе кадров подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления  деятельности кадровой службы.

В обязанности инспекторов  отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Номенклатура дел ОАО  «Рубежевичи» включает в себя следующие  разделы:

1. Положение об отделе кадров.
2. Приказы директора по личному составу.
3. Основания к приказам по личному составу.
4. Приказы о командировках.
5. Должностные инструкции сотрудников
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные дела.
10. Личные карточки работников.
11. Графики отпусков.
12. Трудовые книжки работников ОАО «Рубежевичи».
13. Приказы и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
14. Документы для служебного пользования.
15. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
16. Описи на дела, сданные в архив.
17. Акты об уничтожении дел.

А также некоторые  другие.

Изучив основные положения  номенклатуры дел ОАО «Рубежевичи», можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Инспектор по кадрам занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

В некоторых случаях кадровое делопроизводство ведется с отклонениями от норм трудового законодательства. Наиболее распространенные ошибки, допускаемые кадровиком при ведении кадрового делопроизводства можно выделить следующие:

1. Отсутствие трудовых  договоров с сотрудниками, либо отсутствие существенных условий в договоре (например, отсутствуют сведения о размере заработной платы; название структурного подразделения, куда принимается на работу работник, условия работы и т.п.).

2. Отсутствие личных  карточек сотрудников (Форма Т-2).

Карточка ведется на всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения. А за отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности.

3. Неправильное оформление  штатного расписания.

Часто при оформлении штатного расписания пишут фамилии сотрудников, чего делать категорически не допускается. Работодателю следует помнить, что в штатном расписании у одинаковых должностей должен быть одинаковый оклад (например, у всех специалистов отдела), но могут быть разные надбавки. Все изменения в штатное расписание вносятся посредством издания соответствующего приказа.

4. Отсутствие трудовых книжек фактически работающих сотрудников, либо трудовые книжки заполнены неверно.

Часто встречается, что в организации  хранятся трудовые книжки уже уволенных работников, но при этом этим работникам не было выслано уведомление о том, что им необходимо забрать трудовую книжку, либо дать свое согласие на пересылку ее по почте;

5.Отсутствуют личные  дела работников ОАО «Тоново». Практически не велись личные дела работников ОАО «Рубежевичи» до 2011 года или велись с нарушением норм законодательства. С 2010 года личные дела возобновлялись в соответствии с законодательством.

 

1.3. Положение об отделе кадров

 

Организация ОАО «Рубежевичи» начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров ОАО «Рубежевичи» состоит из следующих разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору ОАО «Рубежевичи».

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления  деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

 В разделе «Функции»  рассмотрены функциональные обязанности  в области кадровой работы, в  частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава  предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением  руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для  повышения образовательного и квалификационного  уровня специалистов;

работа по созданию резерва  на выдвижение;

подготовка предложений  по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих, представления о поощрении.

Из отдела кадров в  производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих, изменении правил внутреннего  трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел  кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе.

В бухгалтерию отдел  кадров представляет сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

 Юрисконсульту направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права»  указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений предприятия необходимых  для полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

право осуществлять связь  с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных  на отдел функций и ответственность  работников отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

 

1.4. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

 

Должностная инструкция работника ОАО «Рубежевичи» имеет пять разделов: общие положения, должностные обязанности, функции, права, ответственность.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

руководство работой  отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального  использования материальных, финансовых и технических средств;

обеспечение рационального  распределения нагрузки между работниками  отдела;

создание условий для  роста и повышения квалификации персонала;

контроль соблюдения работниками правил внутреннего  трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления  уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок  проведения работ в отделе;

основы экономики, организации  труда и управления;

правила внутреннего  трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной  защиты.

Должностная инструкция инспектора по кадрам представлена в приложении 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

 

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу

 

Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное  положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей  в документы по учету труда  и его оплаты.