Документационное обеспечение системы управления персоналам в ООО санаторий профилакторий «Камские зори»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ...…………………………………………………………………….…..3

Глава1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом: теоретические основы…………………………………...………………………..…5

1.1 Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе управления персоналом………………………………………………….………….5

1.2 Перечень нормативных актов, регулирующих кадровое делопроизводство..7

1.3 Документационное обеспечение управления персоналом……………………11

Глава 2. Документационное обеспечение системы управления персоналам в ООО санаторий профилакторий «Камские зори»………………………………..20

2.1 История и краткая характеристика общества с ограниченной ответственностью  «Санаторий-профилакторий «Камские зори»…….……………………….20

2.2 Общая характеристика кадрового состава общества..……………………….23

2.3 Анализ  делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом…………………………………………………………………………………...26

2.4. Рекомендации по кадровому  и  делопроизводственному обеспечению системы управления персонлом…………………………………………...…………30 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..33

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПСОК……………………………………………….35

Введение

Двадцать первый век, называют веком информационным. Все сферы общественной жизни, включая рыночные отношения, подвергаются  стремительной информатизации, поэтому своевременное решение задач делопроизводства определяет успешность современной организации.

Информация в виде документов составляет основу управления. Эффективное управление базируется на создании и потреблении информации. Сегодня , для повышения эффективности управления необходимо вплотную заниматься вопросами совершенствования работы с документами, так как любое управленческое решение всегда принимается на основе информации, на основе служебного документа.

От организации работы с документированной информацией  зависит качество работы аппарата управления,  культура работников управленческого звена. От того, как профессионально ведется документация, зависит успех всей деятельности руководителей в целом.

Сегодня большое значение придается компьютеризации и  автоматизации процессов делопроизводства , в целях увеличение производительности труда управленцев. За счет усовершенствования системы документационного оборота достигается быстрое движение и исполнение служебных документов, их использование и сохранение.

Принцип информационно-документационного  обслуживания сводится к повторяющимся  операциям. В одних организациях они исполняются  вручную, в других с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но не зависимо от формы исполнения, они аналогичны. Поэтому квалифицированный руководитель должен уметь, как составлять и оформлять сами документы, но и знать работы  каких видов этими документами выполняются.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного обеспечения в ООО Санаторий – профилакторий  «Камские зори».  Оптимизация управления работы с документацией позволит формировать информационные ресурсы профилактория, повысить эффективность его работы, а так же уменьшить затраты времени и труда для доступа к информационным ресурсам.

Объект исследования является делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом

Предметом исследования являются методы, инструменты делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ООО санаторий- профилакторий «Камские зори».

Целью написания курсовой работы является усовершенствование делопроизводственного обеспечения в ООО санаторий –профилакторий «Камские зори».

Задачи:

1. Определить сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе управления персоналом
2. рассмотреть содержание документационное обеспечение управления персоналом
3. выявить проблемы, возникающие в процессе делопроизводства в ООО санаторий –профилакторий «Камские зори»;
4. определить пути решения этих проблем

1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом: теоретические основы

1.1 Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе управления персоналом

Термин «делопроизводство» вошел в научный оборот и практику административных органов России еще во второй половине XVIII в., обозначив деятельность, связанную с принятием решений, или «производством дел». Сегодня делопроизводство определяется как отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.¹

В научной литературе последнего десятилетия в качестве синонима термина «делопроизводство» стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

Документирование -  запись информации на различных носителях по установленным правилам.²

Процесс документирования придает  информации юридическую силу.  Ссылку на устную договоренность или распоряжение всегда можно опровергнуть или подвергнуть сомнению, оформленные же документально , они приобретают юридическую  обоснованность. Правила документирования определяют государственные правовые акты либо создаются на основе традиций.

В литературе в зависимости  от средств документирования различаются способы документирования.³

• текстовое;
• кино, фото, видео документирование;
• электронное.

Результатом документирования выступает документ, т.е. зафиксированная на материальном носителе первичная информация среквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Любой документ содержит ряд  элементов , которые называют реквизитами  (подпись, номер, дата, адресат и т.д.)

В ГОСТе содержится следующее  определение:

Разные виды документов содержат различный набор реквизитов. Их число  определяется назначением документа, целью его создания, а так же списком требований к данному  виду документа. Для ряда документов количество и состав реквизитов задано нормативно правовыми актами, другие составляются в более свободной форме. Но так или иначе, как говорится в определении, информация, зафиксированная на материальном носителе, обязана быть оформлена с использованием необходимых реквизитов. Только в этом случае она будет являться документом.⁴

Не менее важная составляющая делопроизводства - организация работы с документами, т.е. организация документооборота, системы хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

Документооборотом организации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения.

1.2 Перечень нормативных актов, регулирующих кадровое

делопроизводство

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства:

1. Федеральный уровень:

·   Конституция Российской Федерации;

·   Трудовой кодекс Российской Федерации;

·   Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

·   Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

·   Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

·   Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

·   Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

·   Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

·   Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

·   Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

·   Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

·   Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

·   Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

·   «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;

·   «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28;

·   ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411;

·   «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536;

·   «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

·   «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

·   «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367;

·   «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298;

·   «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413;

·   «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412;

·   «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст;

·   «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37;

·   Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·   Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ;

·   Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов  Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые  акты:

·   Коллективный договор;

·   Правила внутреннего трудового распорядка;

·   Штатное расписание;

·   Положение (инструкция) о делопроизводстве;

·   Положение о защите персональных данных работников;

·   Положение о должностной инструкции;

·   Положение по оплате труда;

·   Положения о структурных подразделениях и другие.

1.3Документационное обеспечение управления персоналом.

Документационное  обеспечение управления персоналом включает полный цикл — создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функцийсистемы управления персоналом входит:

документирование  по кадровым вопросам;

• обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до исполнителей — работников 
  системы управления персоналом;
• регистрация, учет и хранение документов по личному со 
  ставу;
• формирование дел в соответствии с их номенклатурой, ут 
  вержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым во 
  просам;
• контроль исполнения документов по личному составу;
• передача документов по вертикальным и горизонтальным 
  связям.⁵

В зависимости  от объемов документооборота организации  ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

• организационную документацию (устав, положение, пра 
  вила, инструкции);
• распорядительную документацию (постановление, приказ, 
  распоряжение, решение);
• справочно-информационную документацию (письмо, до 
  кладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, 
  представление, протокол и др.);
• документацию по личному составу (приказы по личному 
  составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная
• карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);
• — документацию по обращениям граждан;
• плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);
• отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
• документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
• Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.⁶

Организационная документация кадровой службы

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. В Администрации Президента Российской Федерации и ее структурных подразделениях структура и штатная численность определяются указами Президента Российской Федерации, в федеральных органах исполнительной власти они оформляются на основе постановлений Председателя Правительства Российской Федерации, на предприятиях — в соответствии с их уставом.

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме  с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

• Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции.

• Положение о персонале

Положение о персонале  определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

• Должностная инструкция

Должностная инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником.

• Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего распорядка — документ инструктивного характера, цель которого — способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени.

Распорядительная  документация кадровой службы.

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.

• Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый в целях решения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения (или замещающим его лицом), который действует на основе единоличного принятия решения.

• Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем по текущим оперативным вопросам повседневной административной, финансовой, производственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок действия распоряжений, как правило, ограничен.

• Решение

Решение — документ коллегиального органа, составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственным вопросам.

Справочно-информационная документация

Документы этой группы не содержат поручений. Их основная функция — информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз — от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя / его заместителей или по горизонтальным связям — между подразделениями, должностными лицами⁷.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация  по трудоустройству, учету и работе с кадрами

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета  и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка.

• Трудовой договор

Трудовой договор —  это соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

• Личная карточка

Личная карточка работника  — документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления — машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

• Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых  в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

• Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.