Документационное обеспечение управления библиотекой

   Челябинская государственная академия культуры и искусств 
 
 
 
 

   Документационное  обеспечение управления библиотекой 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                            Челябинск 2011

Содержание 

      Введение……………………………………………………………………..3    

1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций……………4
1. Значение документационного обеспечения управления………..4
2. Из истории письменных коммуникаций в России……………....6
3. Этические аспекты письменных коммуникаций…………….…..7
2. Документирование управленческой деятельности……………………..8
1. Понятие документирования……………………………………….8
2. Унификация и стандартизация управленческих документов....10
3. Правила оформления управленческих документов……………11
4. Требования к содержанию и структуре управленческих документов…………………………………………………..……13
3. Документационное обеспечение управления библиотекой………….15
1. Организационно правовая система документов……………….15
2. Плановая система документов……………………………….….16
3. Распорядительная система документов………………………...17
4. Справочно-информационная и справочно-аналитическая система документов……………………………………………...19
5. Отчетная система документов…………………………………..21

      Список использованной литературы…………………………………..….22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления.

     Спецификой  Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) в условиях библиотеки (особенно системы государственных общедоступных библиотек – ЦБС) является широкое применение документов, входящих в состав так называемой библиотечной техники.

           В целом работа по оформлению, изготовлению и использованию в ДОУ библиотекой управленческих документов относится к вопросам общих правил (общих требований) работы с документами (делопроизводства), основные положения которого и будут рассмотрены в первой и второй главах данной работы.

     В современно построенной системе ДОУ библиотеками используются следующие системы документации:

     - организационно-правовая;

     - плановая;

     - распорядительная;

     - справочно-информационная и справочно-аналитическая;

     - отчетная.

     В третьей главе данного реферата рассматриваются все системы  документации. 

1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

   1.1.Значение документационного обеспечения управления

     Информация  – важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно ив нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время, сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют информационным  (2, с. 10).

     Информация  в наше время породила самостоятельные  информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления (2, с. 11).

     Отечественное законодательство, в частности Федеральный  закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 4 декабря 2006 г.), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ и другие регламентируют процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего пользования, отношения, возникающие в процессе поиска, получения, передачи, производства и распространения информации, применения информационных технологий и обеспечения защиты информации, а также организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, и, кроме того, регулируют отношения в.сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (2, с. 11).

     Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

     Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами. 
 

2. Из  истории письменных коммуникаций в России

     Отечественное делопроизводство имеет богатую  историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича, и современного делопроизводства .

     В приказном делопроизводстве все  документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток; да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. – 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил; отсюда разговорное слово «волокита» – необоснованное затягивание дела.

       «Из центра» (от царя, Боярской думы, приказов) на места шли указы, 
грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово – отписка? Приказы писали друг другу 
«памяти». 

     Интересна и система коллежского делопроизводства, в частности Петр I ввел вместо столбцовой формы документов тетрадную и значительно улучшил «порядок в делах».   

     С начала XIX века в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, «Общим учреждением министерств» вводилось 
единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве. 

     Современное делопроизводство – это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом (которое, в действительности, уходит не на одну тысячу лет в глубь веков), мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя На равных с великими древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) «страной-подростком» (2, с. 13).

   1.3. Этические аспекты  письменных коммуникаций

     Этика делового общения посредством письменной речи , т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

     - знать, уметь применять на практике  и неукоснительно     придерживаться  норм служебной переписки, правил  создания , оформления, регистрации,  хранения документов, принятых в  стране. Чтобы быть правильно  понятым, необходимо изъясняться  на языке партнера по общению 

     - стремиться облегчить партнеру  работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;     

     -  проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

     - помнить, что направленный вами  адресату документ – это ваше 
заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от 
впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – не 
грамотный, правильный – неправильный, на понятном деловом 
языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

     Необходимо  помнить, что в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный – постоянный клиент, партнер. Документ –  элемент имиджа; самое ценное в имидже – репутация честного, надежного делового партнера (2, с. 18). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Документирование   управленческой      деятельности

2.1. Понятие документирования

     Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.       

     Документирование  наряду с организацией работы с документами отражает деятельность аппарата управления в процессе осуществления им управленческих функций, составляя документационное обеспечение управления (4, с. 15).

     В документах закрепляется государственное  устройство, они являются средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Свойство  документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.

     Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

     Чтобы документ имел юридическую силу, текст  его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

     Не  менее важными являются требования к оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. К юридически значимым относятся следующие реквизиты: подпись; дата документа; 
печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа.

     Инструкция  по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.

     В целях сокращения количества применяемых  форм документов министерства и ведомства разрабатывают табели документов, необходимых для реализации функций и задач, организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

     Проект  управленческого документа должен быть согласован с 
исполнителями (автором текста), руководителями структурных подразделений или организаций.

     Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц (4, с. 17).

     Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

     Документы, составленные комиссией, подписывают  все члены комиссии. 

     Решения (постановления) коллегиальных органов  подписываются председателем и секретарем. Распоряжения (постановления), издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном порядке, имеют одну подпись.

     Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

     Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и  др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

     Протокол  подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

     Доклады, докладные записки, справки и  другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. 

     2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

     Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

     Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники (4, с. 19).

     К основным принципам унификации относятся:

     - построение формуляра-образца для организационно-распорядительной документации (ОРД), а на его основе – установление состава реквизитов для данной системы документации, 
конкретного документа и т.д.;

     - единообразное оформление документов в пределах системы сопоставимости их отдельных элементов.

     Это достигается максимальной типизацией и трафаретизацией текстов, выработкой единых требований к системе ОРД  и унификацией расположения реквизитов на документе. Устанавливаются единые требования к оформлению ОРД.

     Стандартизация  документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:  государственные стандарты (ГОСТ);  отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ). 

           В стандартах установлены общие требования к документам, предусматривающие единый порядок построения, оформления и заполнения форм документов, сведя к минимуму их варианты, размеры и состав реквизитов. 
 
 
 
 

   2.3. Правила оформления управленческих документов

     Документы должны, как правило, оформляться  на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

     ГОСТом  установлены два основных вида служебных бланков в зависимости от состава реквизитов в них: бланк для писем и общий бланк (для всех остальных ОРД). При необходимости может использоваться бланк для конкретного вида документа. Бланки документов изготавливаются в основном на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются также бланки форматов A3 и А6 (4, с. 20).

     Особое  выделение письма как вида документа  и разработка спе циального бланка для писем связаны со спецификой письма, пред назначенного для отправки в другие учреждения и организации и содержащие в связи с этим адресные данные организации-отправителя. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют, адресной информации в составе бланка.

     В бланк для писем входят реквизиты: «Государственный герб РФ» или герб субъекта РФ (города РФ), «Эмблема организации» (при наличии), код по ОКПО (общегосударственный классификатор предприятий и организаций), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный налоговый номер (ИНН), «Наименование организации», «Справочные данные об организации» (индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (факса), номер телефона, номер счета в банке), «Дата», «Регистрационный номер», «Ссылка на номер и дату документа».

     В общий бланк входят реквизиты: «Государственный герб РФ» (субъекта РФ, города), «Эмблема организации», «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата», «Регистрационный номер».

     Наименование  организации (полное, сокращенное или  аббревиатурное), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

     Наименование  структурного подразделения допускается  наряду 
с типографским печатать машинописным способом, на бланках организации используется товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. 

     Бланки  каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. При этом бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяются в тех случаях, когда наименование организации и вышестоящего органа, которому она подчинена, содержит большое количество печатных знаков. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.       

     Бланки  документов должны иметь поля не менее (в мм): левое – 20, верхнее –20, правое – 10 и нижнее –20.

     Управленческие  документы, кроме писем, направляемых в вышестоящие организации, могут печататься на обороте листа. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге, светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать с помощью средств оперативной полиграфии . При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

     Требования  к документам, изготавливаемым с  помощью печатных устройств, касаются в основном расположения печатного мате 
риала. Текст документов на бланке формата А4 печатают через пол 
тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один 
межстрочный интервал. Текст документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных 
интервала.

     Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1, 5—2 межстрочными интервалами. Реквизиты документов отделяют друг от друга 2—3 межстрочными интервалами. Основной текст документов, адресованных в правительственные органы, может печататься через один межстрочный интервал.

     Название  вида документа печатают прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

     Максимальная  длина строки с многострочными реквизитами – 
28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), 
его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. 

     При оформлении документов на двух и более  страницах вторая 
и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера 
страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля арабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания. 
Допускается печатать документы на лицевой и оборотной сторонах 
документа. 

     Действующим ГОСТ Р6.30—2003 на организационно-распорядительную документацию предусмотрено 30 реквизитов. Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей регламентированы (4, с. 22).

   2.4. Требования к содержанию, структуре и стилю изложения управленческих документов

     Содержание  и структура текста управленческих документов в значительной мере зависят от его функционального назначения, но, тем не менее, являются в основном однородными, устоявшимися и регламентируются соответствующими разделами Методических указаний по унификации текстов. Так, типовая структура большинства управленческих документов определяется наличием следующих компонентов: обращение к адресату; вводная часть (или введение), которая в небольших по содержанию документах может отсутствовать либо объединяться со следующей частью текста; констатирующая часть; заключительная часть, или заключение; предложения и выводы.

     Тексты  сложных и объемных управленческих документов делятся на части, разделы, главы, пункты и подпункты.

     Каждый  раздел документа должен иметь заголовок, нумерация пункта должна быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты – арабскими цифрами, а подпункты – строчными буквами российского алфавита.

     Составление текста управленческого документа должно начинаться с изложения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях — и соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной переписки, уже имеющихся в распоряжении разработчика.

     При этом следует помнить, что служебные  документы составляются от имени юридического лица – организации (предприятия, учреждения). 

     При составлении текста управленческого  документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность их использования, способствующих последующему своевременному исполнению и эффективному воздействию документа на ситуацию (4, с. 24).

     Текст управленческого документа следует излагать в официально-деловом стиле.   

3.Документационное обеспечение управления библиотекой 

3.1. Организационно правовая  система документов

     Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов (ОПД), содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия. К ОПД относятся:  устав библиотеки;  положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах;  регламенты работы персонала;  штатное расписание;  инструкции по отдельным видам деятельности (3, с. 148).

     Основная  цель разработки ОПД – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки. С точки зрения срока действия ОПД относятся к бессрочным документам и действуют до их отмены или утверждения новых.