Документационное обеспечение управления кадрами

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………стр.3

Глава 1. Ведение кадровой документации…………………………….......стр.6

1. Законодательные основы кадрового делопроизводства……стр.6
2. Правила оформления кадровых документов…………….......стр.8
3. Хранение документов………………………………………..стр.12

Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами………стр.18

2.1. Классификация документов……………………………………стр.18

2.2. Документы, необходимые  для организации кадровой работы…………………………………………………………………стр.21

2.3. Документирование трудовой деятельности сотрудников организации (предприятия)…………………………………………стр. 28

Заключение…………………………………………………………………стр.38

Библиографический список……………………………………………….стр.40

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Соответственно, делопроизводство в кадровой работе, или кадровое делопроизводство – более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить  трудовые отношения, формализовать  кадровые процедуры у конкретного  работодателя;

- создать слаженную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления: это удобный инструмент, с помощью которого можно построить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя – ведение кадровых дел позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

- создать организационно-правовые  основы трудовых отношений, как  для работников, так и для работодателя  – с одной стороны кадровые  документы поддерживают интересы  работодателя, а с другой –  направляют его для недопущения  игнорирования требований трудового  законодательства, наличие грамотно  составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры – очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда РФ  в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-ГО4-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано незаконным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком – организацией – представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Этот перечень не является исчерпывающим. Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. [16]

Мелочей в кадровой работе не бывает, как замечает автор статьи «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства», опубликованной в журнале «Кадровик. Кадровое делопроизводство» №8 за 2007 год. Любая ошибочно указанная или не указанная вообще информация может привести к самым серьезным правовым последствиям. Этим и объясняется актуальность темы, ведь у любого кадровика большую часть работы занимает именно ведение кадровой документации. Внимательное и грамотное ведение кадрового делопроизводства является важнейшей обязанностью кадровых служб, так как напрямую касается людей – работников организации.

В связи с этим объектом исследования в данной курсовой работе является делопроизводство в кадровой работе. Предмет исследования – документирование как основная составляющая кадрового делопроизводства. Цель работы – разобраться в ведении кадровой документации и в документационном обеспечении управления кадрами. Задачи: рассмотреть законодательные основы кадрового делопроизводства, правила оформления кадровых документов и их хранение, а также разобраться в классификации документов, подробно рассмотреть документы, необходимые для организации кадровой работы, и документирование трудовой деятельности сотрудников организации.

Для раскрытия темы были использованы нормативные документы: Трудовой кодекс РФ, государственные стандарты, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004, Перечень типовых управленческих документов, ОКУД. В качестве теоретической базы были использованы труды таких авторов, как Андреева В.И., Захарова Т.И., М.Ю. Рогожкин, Бирюкова И., Орловский Ю.П., Касьянова Г.Ю., Захаркина О.И., Г. Щекин и др. Также использованы материалы Интернет-сайтов по кадровому делопроизводству.

Для достижения вышеизложенных целей и задач использовался метод теоретического анализа.

Работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых содержит три структурных части, заключения, приложений и библиографического списка.

ГЛАВА 1. ВЕДЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации, на основании которого на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне».

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждаются унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем предоставляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. [12, 3-4]

1.2. Правила оформления  кадровых документов.

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы. После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, например: достоверность, объективность, логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах, максимальная краткость при полноте информации, ясность изложения и однозначность понимания документа, продуманность формулировок, тщательный подбор слов. Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении.

После составления текста документа формулируется его заголовок – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?», согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: «О предоставлении…», «Об открытии…»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?» или «чего?» (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т.д. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного документа). Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаги, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (27.09.2011), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (27 сентября 2011г.).

Рядом с датой на бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера – цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ №27 л/с). Регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т.д.

Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу, - подпись должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, - членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне. Подлинность подписи ответственного лица заверяется печатью предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).

Некоторые документы, кроме подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа (приказа, протокола и т.д.) или соответствующего грифа. Гриф располагается в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН  согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция – утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция – это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

  После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.)

Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. [12, 4-6]

1.3 .Хранение кадровых документов.

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Всю работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем фирмы. Она состоит из председателя (обычно сотрудник отдела кадров) и двух-трех помощников.

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. от 27.10.2003), который содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

В Перечне установлены такие сроки хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет, пятьдесят лет, семьдесят пять лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: текущее, архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы организации состоят на текущем хранении в течение двух лет. По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия принимает решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве организации. Хранение документов, снятых с текущего учета, называют архивным. Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников организации, составляет 75 лет. После истечения срока документы подлежат уничтожению. [9, 20]

Для обоснованного распределения документов, обеспечения их поиска и учета составляется номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр передают в архив, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основании итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. [11, 412-414]

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно и децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль правильности формирования дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только  исполненные, правильно оформленные  документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного  вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временного сроков хранения;

- в дело не должны  помещаться документы, подлежащие  возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов.  [11, 411-412]

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов). Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью. Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.

Для быстрого поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел.

Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют: каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы; где работать с ними; как их копировать; как делать выписки и др. Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют его начальник и руководитель фирмы.

Все кадровые документы, находящиеся на хранении, один раз в год необходимо проверять, чтобы установить, когда истекают их сроки хранения. Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана: полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения; внеси в акт учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли; поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном месте (помещении, шкафу, сейфе); после того как документы для уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные.

По результатам работы комиссия составляет акт. В нем должны быть перечислены проверенные и отобранные для уничтожения документы. Если какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом делают в акте отметку.