Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации

 

Курсовая работа

по дисциплине «Документационное  обеспечение управления социально- культурной сферой и туризмом»

 

Тема: Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации (на примере городской поликлиники № 217 УЗ ЗАО г. Москвы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2007

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

Введение……………………………………………………………стр. 3

Глава 1. Основные положения, предмет и цели деятельности

учреждения, организационная структура, функции отделов…... стр.4

          1.1. Основные положения, предмет  и цели деятельности 

                 учреждения…………………………………………........стр.4   

          1.2. Организационная структура…………………………….стр.9

          1.3. Функции отделов………………………………………...стр.11

Глава 2. Номенклатура дел………………………………………….стр.13

Глава 3.Описание состава документации…………………………..стр.17

          3.1.Организационные документы…………………………….стр.18

          3.2.Распорядительные документы…………………………….стр.19

          3.3.Документы по кадровому обеспечению…………………..стр.21

Заключение………………………………………………………….....стр.24

Список используемой литературы…………………………………...стр.25

Приложения…………………………………………………………...стр.26-31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Введение

 

 

 

 В Российской Федерации существует Единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задача ЕГСД – повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами. На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

Свою работу я подготовила, опираясь на деятельность городской поликлиники № 217 г. Москвы.

В работе я рассмотрела организационную структуру учреждения, основные виды деятельности, как осуществляется процесс управления и функционирования учреждения с помощью различной документации. Раскрыла теоретические аспекты, посвященные  номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Так же мной была составлена примерная  номенклатура дел. Описала состав документации выбранного раздела номенклатуры дел, их назначение, структуру,  особенности составления, подписания и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Основные положения, предмет и цели деятельности

организации, организационная структура, функции  отделов.

 

1.1. Общие положения,  цель и предмет деятельности  организации.

 

1. Государственное лечебно-профилактическое учреждение г. Москвы «Городская поликлиника № 217» Западного административного округа, именуемое в дальнейшем «Учреждение», создано в соответствии с Приказом Солнцевского районного территориального медицинского управления № 19/к от 01.10.90г. «Об открытии смешанной поликлиники в пос. Внуково» в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан». Учреждение является некоммерческой организацией, не преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей основной деятельности, не распределяет полученную прибыль между участниками (Учредителями), а направляет её на уставные цели.

Официальное полное наименование Учреждения:

Государственное лечебно-профилактическое учреждение г. Москвы «Городская поликлиника  № 217» Западного административного  округа.

Сокращённое наименование Учреждения:

ГП № 217 ЗАО.

1.2. Учредителем государственного лечебно-профилактического учреждения г. Москвы «Городская поликлиника № 217» Западного административного округа является Комитет Здравоохранения г. Москвы.

1.3. Учреждение находится в ведомственном  подчинении Управления здравоохранения  Западного административного округа  г. Москвы.

1.4. . Учреждение является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием вышестоящего органа управления, бланки.

1.5. ГП № 217 является государственным  учреждением здравоохранения, самостоятельно осуществляющим медицинскую деятельность за счет имеющихся служб и подразделений

1.6. Учреждение от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и исполняет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском судах в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.7. . Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При их недостаточности субсидиарную ответственность по обязательствам Учреждения несёт собственник имущества.

1.8. Местонахождение  Учреждения:

103027, г. Москва, ул. Насосная, 1/а.

1.9. Учреждение руководствуется  в своей деятельности законодательством  Российской Федерации, нормативными  актами Министерства здравоохранения и медицинской промышленности  Российской Федерации, органов власти и управления г. Москвы, настоящим уставом.

Учреждение выполняет государственные  мероприятия по мобилизационной  подготовке и гражданской обороне  в соответствии с действующим  законодательством и нормативными актами правительства Москвы, обеспечивает сохранение за ним задания по мобилизационной подготовке, гражданской обороне и службе экстренной медицинской помощи населению в чрезвычайных ситуациях мирного и военного времени.

 

 

 

 

 

 

 

                        2. Цель и предмет деятельности  учреждения.

2.1. Учреждение создано  с целью удовлетворения общественной  потребности в медицинском обслуживании  граждан.

2.2. Предметом деятельности  Учреждения является:

- обеспечение квалифицированной медицинской помощи (детскому, подростковому, взрослому) населению, прикреплённому к поликлинике;

- повышение качества  и оперативности профилактической  работы;

- своевременное и качественное  обследование, лечение и реабилитация  больных в амбулаторных условиях и на дому;

- улучшение взаимодействия с консультативно диагностическим центром и другими лечебно-профилактическими учреждениями. Взаимная преемственность в работе;

- повышение качества  и оперативности медицинской  помощи;

- обеспечение готовности  к работе в экстремальных условиях;

- участие в выполнении  Московской городской программы  обязательного медицинского страхования  и добровольного медицинского  страхования;

- оказание медико-социальных  услуг населению;

- обеспечение социальной защиты работников Учреждения;

- развитие производственной  и социальной базы Учреждения, как части государственной системы  здравоохранения;

- развитие и оптимизация  планово-финансовой и хозяйственной  деятельности;

- развитие материально-технической  базы;

- своевременное внедрение и практику новейшей медицинской техники.

2.3. Учреждение для  достижения цели, ради которой  оно создано, осуществляет:

- изучение и анализ  заболеваемости населения, проживавшего  на закреплённой территории;

- разработку (участие  в разработке) программ мероприятий по профилактике наиболее часто встречающихся заболеваний;

- пропаганда здорового  образа жизни и гигиеническое  воспитание населения;

- раннее выявление  заболеваний и своевременное  взятие больных на диспансерный  учёт;

- комплексное обследование и лечение диспансерных больных в амбулаторных условиях;

- своевременное и полное  обследование и лечение больных;

- своевременная госпитализация больных;

- выдача рекомендаций  по дальнейшему лечению;

- использование комплексной  терапии, восстановительного лечения в активном процессе амбулаторного лечения;

- квалифицированное проведение  врачебной экспертизы;

- своевременная диагностика  и лечение осложнений;

- разработку и реализацию  программ, направленных на решение  проблем поликлиники и оценку  их эффективности;

- составление штатного  расписания с учётом фактически  выполненного объёма работ;

- тарификация должностей, включённых в штатное расписание;

- нормирование труда;

- подбор, учёт, расстановку  персонала;

- аттестацию, сертификацию  и повышение квалификации сотрудников;

- решение социальных  вопросов;

- улучшение условий  труда и отдыха персонала;

- современное материально-техническое  снабжение;

- планово-финансовая  деятельность. Рациональное использование  бюджетных и внебюджетных средств.

- формирование и использование по смете фондов экономического и социального развития материального стимулирования;

- ведение медицинской  документации. Предоставление оперативной информации и статистической отчётности;

- учёт результатов  работы персонала и контроль  текущей деятельности;

- соблюдение персоналом  норм этикета и деонтологии;

- соблюдение санитарных  норм и правил устройств оборудования, а также требований санитарно-гигиенического  и противоэпидемиологического режима;

- бесперебойную работу  медицинской аппаратуры, инженерно-технических коммуникаций;

- рациональное использование  трудовых, финансовых и материальных  ресурсов;

- бесперебойное снабжение  необходимыми средствами и материалами,  медицинским и хозяйственным  инвентарём;

- соблюдение правил  и норм техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.

2.1. Учреждение для  достижения цели, ради которой  оно создано, может оказывать  платные медицинские услуги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Организационная структура

 

Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование организации как единого целого

Организационная структура - это форма разделения и кооперации деятельности. Организационная структура должна представлять систему оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, а также форм взаимодействия между структурными подразделениями.

 

                   Известны следующие типовые системы управления:

 

1) линейная – представляет собой иерархически построенную схему непосредственного подчинения структурных подразделений руководителю: 

                               

 

2) функциональная – каждому вспомогательному подразделению подчинены основные «производящие» отделы:

 

                               

3) линейно- функциональная. В чистом виде линейная и функциональная структуры присутствуют редко - обычно линейно- функциональный тип структуры:

                                                

 

4) матричная. Добавляется руководитель проектов. Проекты исполняются отдельными сотрудниками вспомогательных и основных отделов. Ими руководят руководители проектов, при этом не снимается обязанность выполнять основные функции в своих структурных подразделениях. Данная схема экономична, так как позволяет максимально использовать трудовые ресурсы:

                               

 

 

 

1.3. Функции  отделов

 

В структуру учреждения входит 4 отдела:

 

1) административный отдел;

2) юридический отдел;

3) бухгалтерия;

4) отдел кадров.

 

 

Функции отделов:

 

 

Административный отдел - анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности.

 

Юридический отдел - обеспечение соблюдения законности в организации. Юридическая защита интересов предприятия. Договорная, претензионная и исковая работа.

Отдел бухгалтерского учета и финансов - организация процесса ведения бухгалтерского учета и достоверного отражения операций в бухгалтерском балансе и других формах отчетности, координация работы по повышению эффективности, координация разработки и утверждения доходной и расходной частей.

 

Отдел кадров - проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

Основные  виды документов, с помощью которых  выполняются данные функции:

 

 

Административный отдел:                                

- Приказ;

- Отчет, 

- Протоколы;

- Устав;

- Инструкции;

   - Штатное расписание;

 

Бухгалтерия:

- Счета;

   - Банковские документы;

 

Отдел кадров:

- Личные дела;

- Трудовые книжки;

- Трудовые договоры;

   - Приказы о приеме на работу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Номенклатура дел

 

Деятельность любой организации оформляется и сопровождается значительным количеством документов. В них фиксируется принятые и реализуемые решения, взаимосвязи с другими организациями, необходимые сведения для организации. Документы после исполнения не теряют актуальности, к ним многократно обращаются в процессе работы. В документах фиксируется сам процесс деятельности организации, все типовые процедуры документируются по образцу. Для того, чтобы работа с документами была качественно налажена, составляют справочник по документам организации. Он представляет собой перечень заголовков дел, которые подшиваются в документы.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Дело – это, по определению стандартов, комплекс документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых под одну обложку.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

 

Группировка документов в дела осуществляется по следующим  признакам: 

 

1. Номинативный предполагает группировку дала документов одного определённого вида (приказы, акты).
2. Тематический (предметно-вопросный). Объединяются документы определённой тематики (вопросы, проблемы) по выполнению строительных работ в частном предприятии.
3. Авторский (корреспондентный). В дело подшиваются документы определённого автора, организации или определённого корреспондента.
4. Географический – указ местоположения автора.
5. Хронологический – в составе заголовка дела указывается период, за которым были составлены помещённые в дело документы.
6. Экспертный – предусматривает особенности группировки документного дела, исходя из сроков их дальнейшего хранения.
7. Указание на копийность. Если в дело подшивают не документы, а их заверенные копии в заголовке дела. Срок хранения таких копий очень короткий.

 

Как правило, при оформлении дел участвуют сразу несколько  перечисленных признаков.

 

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида  документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

 

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

 

Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые, реальные и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций.

 

Типовая состоит для организаций, однородных по характеру деятельности и по структуре она устанавливает единый состав дел и является нормативным, обязательным вариантом для разработки реальной номенклатуры.

 

Примерная разработана для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и организационной форме. Носит рекомендательный характер.

При наличии типовой и примерной номенклатуры упрощается процедура разработки реальной номенклатуры. Реальная номенклатура состоит из разделов соответствующих структурным подразделениям учреждения или видам деятельности.

Реальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций.

 

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество  томов дела	Сроки хранения документов дела и № статьи		Примечание
Название отдела

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Описание состава документации

 

                  

Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Устав общества должен содержать¹:

- Полное и сокращенное  фирменное наименование общества;

- Сведения о месте  нахождения общества;

- Сведения о составе  и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е. 2/3 голосов от общего числа голосов участников) большинством голосов;

- Сведения о размере  уставного капитала общества;

- Сведения о размере  и номинальной стоимости доли  каждого участника общества;

- Права и обязанности  участников общества;

- Сведения о порядке  и последствиях выхода участника  общества из общества;

- Сведения о порядке  перехода доли (части доли) в уставном  капитале общества к другому  лицу;

- Сведения о порядке  хранения документов общества  и о порядке предоставления  обществом информации участникам общества и другим лицам;

- Иные сведения, предусмотренные Законом "Об ООО.

Устав общества может  также содержать, на усмотрение участников, иные положения, не предусмотренные  Законом "Об ООО", от них требуется  только, чтобы они не противоречили  действующему законодательству.

Устав обязателен для  всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества). ( См. приложение 1)

 

 

 

      3.1. Организационные документы

 

 

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом, подписанным руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Распорядительные  документы

 

Приказ (распоряжение) – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях производственных задач.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Приказы подписываются  руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими  органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

 

Приказ (распоряжение) имеет  следующие реквизиты:

 

- эмблему (товарный  знак или знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида  документа – приказ;

- дата и номер; 

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы.

 

В констатирующей части  кратко излагаются цели и задачи, факты  и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее  изданный документ или какие-то его  положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности  визирующих, личные подписи, расшифровку  подписей и дату. Подпись состоит  из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). (См. приложение 2, 3, 4)

 

3.3. Документы  по кадровому обеспечению

 

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующее у данного работодателя. В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания, если не предусмотрено другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

Согласно ст. 57.ТК  РФ трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

 

- Ф.И.О. работника и наименование работодателя;

- сведения о документах, удостоверяющих личность;

- место и дату заключения  договора.

 

 Трудовой договор  составляется в письменной форме в двух подлинных экземплярах, один из которых передаётся работнику, а второй остаётся у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.

 

Трудовой  договор может быть:

-срочным;

- заключённым на неопределённый  срок.

 

При заключении трудового  договора впервые работодателем  оформляется трудовая книжка и страховое  свидетельство.

Существует много разновидностей трудовых договоров, особенности которых определяются спецификой различных должностей.

Трудовые договоры включаются в состав личных дел либо формируются  в отдельное дело, в котором  располагаются в алфавитном порядке. (См. приложение 5).