Документационное обеспечение управления кафе

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский государственный университет физической культуры»

Институт туризма

КУРСОВАЯ  РАБОТА

По дисциплине

«Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом»

ТЕМА        «Документационное обеспечение управления кафе»

                                                                        Выполнил: студентка

УралГУФК группы 400 ОЗО

                                                  Крохалева В.А.

                                                                     Проверил: Фрейкина И.А.

Челябинск, 2011 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕ…………………………………7

ГЛАВА 2. СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕ……………………………………………………13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………24

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………….27

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………28

ВВЕДЕНИЕ

Реальность современного общественного бытия все более  требует от интеллектуальной элиты выработки механизмов преодоления случайностей, защиты от разного рода неожиданностей, связанных со свойством человеческой памяти — забывать, порой и самое необходимое, так и с умышленными действиями нечестных людей, которые не держат своих обещаний.

Что же противопоставляет современное общество всем этим проблемам? Какие средства защиты предлагаются гражданину, предприятию, организации целым политическим сообществам и есть ли они? Можно со всей уверенностью сказать — да, есть. И они имеют лаконичное, строгое и четкое название — документы. Документы, оформленные по всем правилам и стандартам, принятым и унифицированным в современном делопроизводстве.

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех — будь то в производстве, науке, обучении и т.д.

Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является все тот же документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации — важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

     Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что ресторанный бизнес – одна из немногих сфер отечественной экономики, в которой практически с самого начала экономических реформ в полной мере проявились рыночные отношения. Сегодня, спустя десятилетие, это наиболее динамично развивающийся и высокодоходный, а, следовательно, перспективный для инвестиций и привлекательный для предпринимателей сегмент российского рынка услуг. В сфере обслуживания  не обойтись без контроля.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство"[3] – возник в России.  По данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

  Цель - изучение документационного обеспечения управления кафе как неотъемлемой части в работе на предприятиях общественного питания.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере кафе.              

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на предприятии питания.

В соответствии с поставленной целью в проекте были поставлены следующие задачи:

1. Исследование  теоретических основ документационного обеспечения управления кафе;

2. Изучение специфики документационного обеспечения управления кафе;

3. Рассмотрение заполненных документов, согласно выбранной теме.

Методы исследования, используемые при написании курсовой работы, нормативный, моделирования, анализа и синтеза.

Теоретической  базой исследования   являются книги, методические пособия по выбранной теме, толковый словарь русского языка, ГОСТы, государственные документы положения, глобальная сеть интернет.

Практическая значимость работы заключается в следующем:

1.       Управление организацией;

2.       Организация бесперебойной работы предприятия;

3.       Контроль над подразделениями;

4. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов;

     5. Определения расходов на работу всего учреждения;

     6. Совершенствование методов труда;

     7. Поощрения служащих к труду;

      8. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени;

9. Улучшения планирования работы учреждения;

     10. Обеспечения рационального использования технических средств.

Курсовая работа включает: титульный лист, содержание, введение, две главы, заключение, список библиографической литературы и приложения.

В первой главе описано понятие документационного обеспечения управления кафе.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота характерная для кафе.

Заключение содержит краткое изложение выводов по теме работы.

В списке использованной литературы представлено 11 библиографических описания.

Приложения содержат примеры заполненных документов установленного образца.

ГЛАВА 1.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕ

ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль над изменением документа, затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. 

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

ВИДЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

По происхождению              Служебные, личные

По срочности              Срочные, несрочные

По гласности              Секретные, сов. секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме              Типовые, индивидуальные

По срокам хранения              Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей               Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей              Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

Что касается документального оформления операций в кафе, то в данном вопросе необходимо руководствоваться единой нормативной и технологической документацией (письмо Роскомторга от 15.07.1996 г. N 1-806/32-9 "О действующей нормативной документации для предприятий общественного питания").

Рассмотрим некоторые виды управленческих документов.

Устав[4] — это свод правил, реги­стрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обя­занности в определенной сфере государственной или хозяйственной дея­тельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной вла­сти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и ут­верждаются их съездами.

Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). 

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:  наименование министерства;  наименование организации; вид документа; регистрационный номер; дата; место издания; гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано).

В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы как: общие положения; основные функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность; имущество и средства; контроль; проверка и ревизия; реорганизация или ликвидация.

В зависимости от формы частной собственности  (ЗАО, ОАО, ОДО, ООО) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т. д. После текста ставится подпись руководителя.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководством) в целях установления правил, регистрирующих организационные, научно-технические, техноло­гические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреж­дений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов, например, приказов.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инст­рукция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Челябин­ской области», «Должностная инструкция метродотеля ресторана»).

  Текст инструкции разбивается на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инст­рукция является документом длительного (до замены ее новой) или постоянного использования.

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами типа:

«должен»                        «имеет право»                      «запрещается»

«следует»                        «не допускается»                       и т.д.

«необходимо»                «рекомендуется»      

Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководством. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т. д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Распорядительные документы:

Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомостями, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.   

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказ издается для решения оперативных задач, стоящих перед данным органом: вопросы создания, ликвидации, реорганизации учреждений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения

информационно-справочные

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

ГЛАВА 2.

СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕ

В  главу включены унифицированные формы первичной  учетной  документации по учету операций в общественном питании.  К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

Рекомендуемый  формат  форм  указан  в перечне  форм первичной учетной документации.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации.  Коды, на которых нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены

для  обобщения  и систематизации  информации  при обработке данных

средствами   вычислительной  техники  и проставляются  по системе кодирования, принятой в организации.

Ведение  первичного  учета по унифицированным формам первичной

учетной  документации,  распространяется на юридические  лица  всех  организационно-правовых форм и форм собственности,  осуществляющие деятельность в  отраслях экономики.

ПЕРЕЧЕНЬ

ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ

ОПЕРАЦИЙ В ОБЩЕСТВЕННОМ ПИТАНИИ

УКАЗАНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ

ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОПЕРАЦИЙ В ОБЩЕСТВЕННОМ ПИТАНИИ

При  осуществлении  операций в общественном  питании  следует руководствоваться "Правилами оказания услуг общественного

питания",  утвержденными  Постановлением  Правительства Российской Федерации от 15.08.97 N 1036.

Приведем краткое пояснение используемых в кафе документов[5].

КАЛЬКУЛЯЦИОННАЯ КАРТОЧКА (форма N ОП-1)

Применяется  для  определения  цены продажи отдельно на каждое блюдо  (изделие)  с помощью калькуляции. Правильность каждого расчета цены  блюда   (изделия) подтверждается   подписями   заведующего   производством   и лица, составляющего калькуляцию,  и утверждается   руководителем организации.  Расшифровка  подписей  указывается в первой графе по соответствующим строкам.

ПЛАН – МЕНЮ (форма N ОП-2)

Составляется ежедневно в одном экземпляре  заведующим производством накануне  дня  приготовления пищи, утверждается руководителем организации. В  плане  - меню  указываются  наименования (графа 2) и номера блюд (графа 4) по Сборнику рецептур или по ТТК,  СТП,  техническим условиям. Блюда в  плане  -  меню   записываются  в следующей

последовательности:  закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д.

ТРЕБОВАНИЕ В КЛАДОВУЮ

(форма N ОП-3) 

Применяется  для  определения  отпуска необходимого количества продуктов из кладовой. Составляется  в одном  экземпляре с учетом потребности в сырье  (продуктах)  на  предстоящий  день и остатка сырья на производстве (кухне) на начало дня. На  основании  требовании выписывается  накладная  на  отпуск товара.

НАКЛАДНАЯ НА ОТПУСК ТОВАРА (форма N ОП-4)

    Применяется  для оформления отпуска продуктов (товаров) и тары

из   кладовой   организации   в  производство   (кухню),   буфеты, мелкорозничную  сеть,  а  также  при  одноразовом  отпуске готовых

изделий с кухни в  филиалы, буфеты, мелкорозничную  сеть, раздаточную, если она отделена от основного производства.

Накладная  составляется  в двух  экземплярах.  Один  экземпляр остается  у материально  ответственного  лица,  получающего товар, второй - вместе с товарным отчетом сдается в бухгалтерию. Подписывается    заведующим    производством   и  утверждается руководителем организации.

ЗАКУПОЧНЫЙ АКТ (форма N ОП-5)

   Применяется для закупки продуктов у населения. Составляется  в двух  экземплярах  в момент совершения закупки сельхозпродуктов    у   населения    (продавца) представителем организации. Подписывается лицом, закупившим  продукты, и  продавцом. Утверждается руководителем организации.

Один экземпляр закупочного акта передается продавцу,  второй -остается у покупателя.

ДНЕВНОЙ ЗАБОРНЫЙ ЛИСТ

(форма N ОП-6) 

    Применяется  для  оформления  отпуска  продукции (изделий) из производства (кухни) в филиалы, буфеты  и мелкорозничную  сеть,

подчиненные  данной организации (столовой,  ресторану), а также в

раздаточную в тех случаях, когда  она  отделена  от  основного производства. Бланки дневных  заборных листов нумеруются в бухгалтерии  организации и выдаются каждому материально ответственному лицу под расписку в специальном журнале.

Первый экземпляр  вручается  лицу,  получившему  продукцию  (изделия)  из кухни, второй - остается у заведующего производством.

По окончании  рабочего дня (смены) определяются  итоги натуральных   показателей и стоимость  отпущенной продукции по заборному листу, которые взаимно сверяются.

Заборные  листы  сдаются  в бухгалтерию  вместе  с ведомостями учета    движения   продуктов   и  тары   на   кухне   материально-ответственными   лицами. Работники мелкорозничной  сети  сдают заборные  листы  в бухгалтерию  с приложенной  квитанцией  о сдаче выручки.

ОПИСЬ ДНЕВНЫХ ЗАБОРНЫХ ЛИСТОВ (форма N ОП-7)

Применяется  для стоимостного учета отпуска готовых изделий из

производства (кухни) по заборным листам (накладным).

Составляется  в двух  экземплярах  и подписывается  заведующим

производством. Один экземпляр сдается в бухгалтерию организации, второй  - остается у заведующего производством.

АКТ

О БОЕ, ЛОМЕ И УТРАТЕ ПОСУДЫ И ПРИБОРОВ

(форма N ОП-8)

Применяется для оформления возникшего по тем или иным причинам боя, лома и утраты столовой посуды и приборов.

Акт  составляется за отчетный период или на конкретную дату (в

том случае в графе "Отчетный период с _______ по ________" ставят прочерки). Акт составляется в двух экземплярах комиссией. 

ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ПОСУДЫ И ПРИБОРОВ

(форма N ОП-9)

Применяется для учета движения посуды и приборов.

Составляется  в двух  экземплярах,  один  экземпляр  ведомости сдается в бухгалтерию, второй -  остается у материально-ответственного лица.

АКТ О РЕАЛИЗАЦИИ И ОТПУСКЕ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ  (форма N ОП-10)

Применяется в  организациях общественного   питания,   где используется форма расчетов с потребителями,  позволяющая  получить  данные о реализации изделий кухни по наименованиям, количеству и их стоимости. Составляется ежедневно на  основании кассовых  чеков, абонементов,  талонов, накладных и других документов.

В соответствующих графах  акта показывается количество и стоимость   блюд  по каждому виду реализации. Акт  подписывается  членами  комиссии,  в том числе заведующим производством, кассиром, марочницей и проверяется бухгалтером.

АКТ О ПРОДАЖЕ И ОТПУСКЕ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ (форма N ОП-11)

Применяется  в организациях  общественного питания,  где форма

расчетов с потребителями не позволяет получить данные о реализации

изделий кухни по наименованиям и количеству.

Составляется   ежедневно  только  в стоимостном  выражении  на

основании кассовых  чеков, накладных, дневных заборных листов и

других документов на продажу и отпуск изделий кухни и прилагается

к  Ведомости  учета   движения  продуктов и  тары на кухне (форма N ОП-14).  Акт подписывается членами  комиссии, кассиром и проверяется бухгалтером, утверждается руководителем организации.

АКТ О РЕАЛИЗАЦИИ ГОТОВЫХ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ (форма N ОП-12)

Применяется в организациях для количественно - стоимостного

учета реализации готовых изделий кухни по каждому наименованию.

Составляется ежедневно комиссией   на  основании  подсчета

кассовых  чеков и прилагается к Ведомости учета движения продуктов

и  тары  на кухне (форма N ОП-14).  Акт подписывается  членами    комиссии,    кассиром,    бухгалтером   и  утверждается  руководителем организации.

КОНТРОЛЬНЫЙ РАСЧЕТ РАСХОДА СПЕЦИЙ И СОЛИ (форма N ОП-13)

Применяется  для  определения  стоимости  недорасхода специй и  соли  в организациях общественного питания по решению руководителя  организации. Остаток   специй   и  соли   на  начало  отчетного  периода  и поступление  за  этот  период  определяются  на  основании  данных  ведомости учета движения продуктов на производстве или накладных.

Расчет утверждается руководителем организации.

ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ПРОДУКТОВ И ТАРЫ НА КУХНЕ

(ТОВАРНЫЙ ОТЧЕТ)  (форма N ОП-14)

Применяется  для  контроля за движением и сохранностью сырья и

готовых изделий на кухне, в баре, буфете и др.

Составляется в двух экземплярах ежедневно в стоимостном выражении заведующим  производством. 

АКТ О СНЯТИИ ОСТАТКОВ ПРОДУКТОВ, ПОЛУФАБРИКАТОВ

И ГОТОВЫХ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ (форма N ОП-15)

Применяется для  учета  на  кухне остатков продуктов, полуфабрикатов и нереализованных готовых изделий. Количество

необработанного сырья  записывается в  графе  11.  Остатки

полуфабрикатов и готовых изделий пересчитываются в сырье по нормам

рецептур, которые  были предусмотрены при составлении калькуляций на полуфабрикаты или готовые изделия.

Составляется и подписывается комиссией при инвентаризации, при смене бригады, если  работа кухни производится в две или более смены.

ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ОСТАТКОВ ПРОДУКТОВ И ТОВАРОВ

НА СКЛАДЕ (В КЛАДОВОЙ) (форма N ОП-16)

Применяется для учета продуктов и товаров на  складе (в кладовой) за период времени. Ведомость заполняется по  окончании каждого месяца и на дату инвентаризации по данным товарной  книги  кладовщика  (карточек   количественно  - стоимостного учета) и подписывается материально ответственным лицом.