Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документационное обеспечение кадровой деятельности

Министерство образования и науки Ульяновской области

областное государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
"Димитровградский технический колледж"

КУРСОВАЯ РАБОТА (ПРОЕКТ)

ПМ 05 Кадровая деятельность

МДК 05.01 Документационное обеспечение кадровой деятельности

на тему Документационное обеспечение кадровой службы

Группа Д-41 Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Автор работы ______Микеева_Полина_Сергеевна__________________

(фамилия, инициалы)

Руководитель работы ______________________Р.В.Михайлова

(фамилия, инициалы)

Работа защищена ________________________

(дата)

Оценка_________________________________

Димитровград, 2015
Министерство образования и науки Ульяновской области

Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления
и архивоведение»

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ (ПРОЕКТ)

ПМ 05 Кадровая деятельность

МДК 05.01 Документационное обеспечение кадровой деятельности

Студенту Микеевой Полине Сергеевне

(фамилия, имя, отчество)

Группа Д-41

Тема Документационное обеспечение кадровой службы

Формируемые профессиональные компетенции: ПК 5.1, ПК 5.2

Перечень подлежащих разработке в курсовой работе вопросов:

1. Функции кадровой службы по документационному обеспечению управления персоналом в организации.

2. Состав кадровой документации.

3. Организация документооборота кадровой службы.

4. Автоматизация кадрового делопроизводства.

Дата выдачи задания «___» _________________ 2014 г.

Срок сдачи студентом законченной работы «___» ________________ 2015г.

Руководитель _________________________Р.В.Михайлова

(подпись) (Ф.И.О.)

Содержание

Введение	4
1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ	6
1.1 Понятие и история кадровой службы	6
1.2. Задачи, функции и структура кадровой службы 1.3.Делопроизводство в кадровой службе 1	8 12
2.СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ	18
2.1. Плановая кадровая документация	19
2.2. Договорная кадровая документация	20
2.3. Распорядительная документация по кадровым вопросам	21
2.4. Учетная документация	23
3.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ	25
3.1.Сущность и значение документооборота в кадровой службе	25
3.2. Формирование и хранение дел в кадровой службе	27
4.АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА	31
Заключение	37
Список использованных источников и литературы Приложения	38

Введение

Актуальность темы обусловлена тем, что значении кадровой службы в организациях в наше время возросла.

В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы кадровой службы.

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками кадровых службы.

Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы кадровая служба работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в кадровой службе.

Объектом исследования курсовой работы является кадровая служба организации, предметом исследования –документационное обеспечение кадровой службы.

Цель данной курсовой работы состоит в изучении и описании документационного обеспечения кадровой службы

Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

1.Раскрыть сущность и определить главные функции кадровой службы по документационному обеспечению управления персоналом в организации;

2.Изучить состав кадровой документации, сравнить разные классификации;

3.Описать организацию документооборота кадровой службы;

4. Охарактеризовать процесс автоматизации кадрового делопроизводства.

В курсовой работе применяются следующие методы исследования: теоретический анализ, синтез и обобщение; классификация; аналогия; изучение литературы и документов; методы обработки результатов исследования и др.

В данной курсовой работе была использована информация с различных сайтов посвященных работе кадровой службы. Взгляды на устройство кадровой службы различны, но несмотря на это все авторы сходятся в одном необходимы изменения и реорганизация кадровых служб в организациях и на предприятиях для их более эффективной работы и участию в управлении персоналом.Поскольку значимость кадровой службы в наше время довольна велика, то стоит говорить о ее научной значимости. Открыто большое поле действий для улучшения работы кадровых служб.

Курсовая работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие и история кадровой службы

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

История развития кадровых служб, то есть подразделов, которые занимаются комплектованием и учетом персонала, достигает в глубину веков. Да, первое упоминание о разрядном указе (военное описание ратных людей с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета денежных окладов для личного состава армии Русского государства датируется 1478 годом. На основе личных обзоров, которые проводились в соответствии с указом, определялась готовность призывников к военной службе. Кроме военных функций, указ выполнял и административные по вопросам личного состава государственного аппарата. Согласно указу, назначались воеводы, послы, судьи и другие чиновники. Промышленная революция XIX века кардинально изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост масштабов производства и поведение работников, которых не удовлетворяют условия труда, просили руководителей организации нанимать специалистов, которые бы занимались исключительно работниками. В Англии их называли секретарями благополучия, в США и Франции - общественными секретарями, основными функциями которых было: следить по условиям труда; противостоять созданию профсоюзов; устраивать больных работников в больнице, а детей - в дошкольные заведения. Развитие машинного производства, которое объединяет большое количество работников в пределах промышленных предприятий, способствовало созданию профсоюзов. Профсоюзы стали основной силой, способной организовывать работников, чтобы отстаивать свои интересы разными способами (забастовки, бойкоты и тому подобное). Это заставило государственные органы создавать национальные системы с проблем социального страхования, выплат компенсаций по безработице, установления минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня. В связи с этими изменениями в компаниях появилась потребность в спецотделах, которые бы были экспертами в отрасли трудового законодательства, обеспечения контроля за действиями администрации предприятия. Организации начали создавать специальные отделы, которые занимались этими вопросами. В 20—30-ые годы XX века возникли специализированные отделы по вопросам управления человеческими ресурсами, которые выполняли в основном рутинную работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением человека, решались высшим руководством без отдела кадров. В годы Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных предприятий (в США, Великобритании) было поставлено грандиозное задание в кратчайший срок принять на работу и научить сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы замещать тех, кто пошел на войну. Это задание было выполнено, и с этого времени вопрос подбора, учебы, переквалификации стали важным направлением работы отдела управления людьми. В предреволюционной России управления персоналом осуществляли руководители предприятий, а специальные чиновники занимались вопросами рабочего быта, здравоохранения, труда и образования. В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились только к подготовке и выдаче разных справок, анкетам, отчетам. Они должны были обеспечить вышестоящие организации всеми видами информации о персонале. Три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику: централизованное руководство народным хозяйством, политизированные экономики и тоталитарная идеология. История развития кадровых служб тесно связана с развитием служб организованного трудоустройства населения. Возникновение последних в странах Западной Европы было обусловлено массовой безработицей. На первом периоде они являли собой совокупность органов трудового посредничества, которое осуществлялось профсоюзами и союзами предпринимателей. Позже были созданы государственные службы трудоустройства — биржи труда, агентства, конторы. Во Франции первая государственная биржа труда была создана в 1897 г., в Англии - в 1909 г., а в Царской России - в 1917 г.

1.2 Задачи, функции и структура кадровой службы

Под структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие. Элементами структуры являются отдельные работники подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизонтальным связям.

Формирование структуры и штатов кадровой службы должно вестись дифференцированно, с учетом функций, целей и задач, стоящих перед ней в рамках конкретной организации, сложности и объемов выполняемых работ.

Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры кадровых служб, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы, цели, задачи и функции организаций различны. Правильным является подход, при котором структуры кадровых служб организовываются на основе общих принципов построения и проектирования организаций. Численность кадровой службы определяется на основе отношения к общей численности персонала организации. Различные исследования дают весьма разноречивые данные о том, на сколько сотрудников организации проходится один специалист по персоналу. Эта цифра колеблется от 30 до 200.

Формирование внутренней структуры управления персоналом организации включает следующие этапы:

1- й - структурирование целей организации;

2- й - основные функции управления;

3- й - организационная структура;

4- й - установление связей между основными подразделениями организации;

5- й - основные права и обязанности каждого подразделения;

6- й - расчет трудоемкости работ и численности персонала;

7- й - создание конфигурации организационной структуры управления персоналом.

Служба управления персоналом может быть подчинена общему руководству организации в качестве штабного отдела, находящегося в подчинении, например, у технического директора данного предприятия, либо подчиняться высшему руководству напрямую.

Главная цель кадровой службы состоит в обеспечении организации кадрами, их эффективной деятельности, профессионального и социального развития. Это требует решения многих задач, относящихся к личности работника: его обучения, оценки труда, планирования карьеры, социальной защиты и др. Концептуальные основы деятельности реализуются кадровой службой в следующих направлениях работы с персоналом:

• анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений в рамках руководства;

• анализ кадрового потенциала и потребностей в сотрудниках;

• изучение рынка трудовых ресурсов и маркетинг кадров;

• планирование и управление карьерой;

• профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

• управление трудовой мотивацией;

• управление производственными и социальными конфликтами;

• информационное обеспечение системы кадрового управления;

• управление занятостью;

• оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

• разработка систем стимулирования профессиональной деятельности;

• регулирование правовых аспектов трудовых отношений.

Функции кадровых служб формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с потребностями и целями организации. От содержания, количества и трудоемкости функций управления персоналом зависит организационная структура кадровых служб, их численность и требования работникам. Функции подсистемы планирования, прогнозирования и маркетинга персонала состоят в определении совместно с руководством организации стратегии и основных направлений кадровой политики; кадровом планировании, систематическом анализе кадрового потенциала; комплектовании организации высококвалифицированными специалистами; проведении конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, испытаний при замещении должностей и пр.

Наиболее полно в практической деятельности кадровых служб реализуется подсистема учета, оформления и движения персонала, функции которой состоят в оформлении приема, перевода и увольнения работников; в подготовке проектов, приказов о назначении на должность, продвижении и освобождении от должности; в ведении статистического учета персонала, подготовки, обобщения и представления статистических данных; в формировании банка кадровых данных, информационно-поисковых систем; в ведении личных дел, учете и хранении трудовых книжек на всех работников, внесении в них изменений; в подготовке и сдаче материалов в архив..

Так почему надо заботиться о персонале? На самом деле вопрос надо ставить не «почему», а «зачем», в этом лингвистическом отличии кроется циничный вопрос эффективности. Только солдаты воюют за идею, генералы воюют за ресурсы. И цель менеджера по персоналу - обеспечить эффективное использование сотрудников.

На протяжении последних 100 лет место управления персоналом в системе менеджмента многократно изменялось. Сегодня, происходящие изменения в современном обществе, позволили наиболее близко подойти к разрешению противоречия между человеком и организацией, поскольку сила организации, прежде всего, в человеческом капитале. В табл.1 представлены основные функции кадровой службы.

Таблица 1 - Современные функции служб управления персоналом

Различают две группы принципов построения системы управления персоналом в организации: принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом, и принципы, определяющие направления развития системы управления персоналом. Данные принципы реализуются во взаимодействии, а их сочетание определяется конкретными условиями функционирования системы управления персоналом организации.

На современном этапе проявился ряд особенностей в управлении персоналом:

Расширение ответственности за реализацию активной кадровой политики за счет привлечения к управлению персоналом линейных менеджеров. Это приводит к тому, что кадровая работа руководителей всех звеньев интегрируется в систему кадрового менеджмента, способную эффективно реализовать активную кадровую политику.
Переориентация системы кадрового менеджмента на индивидуальную работу с персоналом, а, следовательно, с доминировавших коллективистских ценностей на индивидуалистические.
Повышение эффективности инвестиций в воспроизводство рабочей силы, обеспечивающих постоянный профессиональный рост работников предприятия, и улучшение качества условий труда.
Акцентирование внимания на качестве управленческого персонала. Компетентность менеджеров становится ключевым элементом кадрового потенциала современной корпорации.
Потребность в адаптивной корпоративной культуре, стимулирующей атмосферу взаимной ответственности наемного работника и работодателя, стремление сотрудников организации сделать ее «лучшей компанией» за счет поддержки инициативы на всех уровнях организации, постоянных технических и организационных нововведений, открытого обсуждения проблем.

1.3.Делопроизводство в кадровой службе

Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.

В практике налоговыми инспекторами допускается, что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст.252 НК РФ).

Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.

Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы:

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов:

Первый — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Второй — Федеральный закон РФ № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий — Закон РФ № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый — Закон РФ № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Пятый — Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Рос архивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ № 1. Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.

В-четвертых, это постановление Правительства РФ № 225. "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ №72. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей. Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:

Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;
Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;
Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

2.СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рис. 1 представлена система кадровой документации.

Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Рос архивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Документационное обеспечение кадровой деятельности 📙 Курсовая → 🆔 75389