Должность и должностные полномочия

Департамент образования города Москвы

Государственное образовательное учреждение

среднего  профессионального образования

Колледж гостиничного хозяйства

«Царицыно»

№37 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

на тему: Должность  и должностные полномочия (на примере  службы housekeeping)

по дисциплине: «Менеджмент»

специальность:101101 Гостиничный сервис 
 
 
 
 
 
 
 
 

             Выполнила

             Студентка: Сатымова А.Ю.

             Группа: МГ-24

дата  сдачи работы «01»декабря2010г.

             личная подпись

             Руководитель:

             Дорохина Ю.В. 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2010 год. 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

   1. Введение………………………………………………….. 3-4

2. Должностные полномочия (сущность и виды)
1. Должностные полномочия, понятия и виды……...5-7
2. Ответственность руководителя и ее виды………..8-9

2.3 Делегирование полномочий………………………..10-14

2.4 Эффективное распределение полномочий в организации…………………………………………….....15-19

3. Анализ должностных полномочий сотрудников службы housekeeping на примере гостиницы «Президент»

3.1 Характеристика объекта исследования………….20-25

3.2 Анализ должностных полномочий горничной и супервайзера службы housekeeping…………………..25-30

4. Заключение……………………………………………….31

5. Список использованной литературы………………..32

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение.

      Данная работа посвящена изучению темы: Должность и должностные полномочия (на примере службы housekeeping).

Актуальна эта тема, потому что распределение должностей и должностных полномочий играет очень важную роль. Детальная проработка вопросов, связанных с должностями поможет избежать многих проблем, связанных с распределением полномочий и ответственностей.  
Функции должности должны соответствовать средним способностям и возможностям человека, быть разнообразными, нужными, чётко сформулированными, органически сочетаться с функциями других работников, позволять работнику планировать свои действия, давать возможность самовыражения.

      Желательно иметь критерии и количественные показатели реализации каждой функции, причем определённые с одинаковой точностью.

      Так же эта тема важна еще, потому что в наше время очень часто встречаются работники, которые злоупотребляют должностными полномочиями. Во избежание этого нужно уметь правильно подобрать кадры и контролировать их работу.

Цель данной курсовой работы является:

    - изучение штатного состава работников гостиницы и их должностных полномочий на примере службы housekeeping.

Для достижения данной цели необходимо решить ряд  задач:

• Ознакомиться с сущностью и видами должностных полномочий;
• Выявить способы эффективной  передачи полномочий;
• Ознакомиться с основным штатным составом персонала службы housekeeping;

- Проанализировать должностные полномочия сотрудников службы housekeeping на примере гостиницы «Президент». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1 Должностные полномочия, сущность и виды.

     Каждая  должность является носителем определенных полномочий, т.е. совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации. Полномочия возлагаются на руководителей и других сотрудников, отвечающих за самостоятельный участок работы. Выделяется несколько видов должностных полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные. Рассмотрим их более подробно.

     Суть  распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть линейными и функциональными.

     Линейные  полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями, в рамках которой первые могут предписывать вторым что, когда и где те должны делать, или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели. Обычно в круг линейных полномочий входят вопросы оперативного управления деятельностью основных подразделений, организации труда персонала, создания условий, необходимых для выполнения людьми своих обязанностей, приема и увольнения сотрудников, их оценки, поощрения и наказания, поддержания благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

     Функциональные  полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами, то, как действовать.

Для сохранения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением  исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем  функциональных полномочий строго регламентируются.

     Обладатели  рекомендательных полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но в отличие от предыдущего случая эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера.

     Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять его результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции.

     Координационные полномочия реализуются в процессе выработки и принятия совместных решений. Лица, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации.

     Наконец, согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Ответственность руководителя и ее виды.

     Управленческие  полномочия неотделимы от ответственности, т.е. необходимости отдавать отчет за принятые решения, активные действия и их последствия. Различают два вида ответственности: общую и функциональную.

     Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности. Например, руководитель организует подбор кадров, отдает распоряжения и т.п. Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя.

Выделяют несколько  степеней ответственности.

     Низкая  степень ответственности — это ответственность только за порученное дело при условии, что работа не связана с возможностью аварий, простоев, поломок, брака, нарушающего ход дальнейших процессов, приемом и выдачей материальных ценностей, их расходованием. Здесь имеет место только основная функциональная ответственность и отсутствует дополнительная.

     Средняя степень ответственности предполагает ответственность руководителей за денежные средства, безопасность подчиненных, материальные ценности, с которыми они работают; ответственность исполнителей за работу в опасных условиях, за материальные ценности и важные документы. Таким образом, в данном случае речь идет о дополнительной общей и функциональной ответственности.

     Высшая  степень ответственности — это ответственность руководителя организации (подразделения) за все аспекты деятельности и за подчиненных, т.е. общая дополнительная ответственность.

     Полномочия  и ответственность должны соответствовать  друг другу, иначе могут возникнуть неблагоприятные последствия для организации и ее персонала. Так, если полномочия превышают ответственность, открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными. Обратная же ситуация приводит к параличу активной деятельности из-за боязни негативных последствий для себя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Делегирование полномочий.

     Делегирование полномочий — это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации.

     Сегодня руководитель, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, часто передает решение менее значимых проблем, необходимые для этого права и ответственность подчиненным, обладающим знаниями, опытом, заинтересованностью принять участие в управлении. При этом власть не распыляется, а тиражируется и сосредоточивается на нужном уровне, в результате чего происходит рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между отдельными лицами и коллективами «во временное пользование». Оно предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата и взаимного доверия между руководителями и исполнителями.

     Процесс делегирования начинается с классификации  стоящих проблем, составления перечня  полномочий, которые могут быть реально  делегированы, выгод и риска, связанных  с этим, характера, способностей и моральных качеств подчиненных.

     Для решения вопроса о делегировании  зарубежные специалисты в области  управления рекомендуют использовать так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая в значительной степени  облегчает руководителю ориентировку в ситуации: 

     С точки зрения необходимости контроля делегируемые проблемы можно разделить  на: требующие текущего контроля за их результатами; требующие обычного контроля или самоконтроля с периодическим информированием руководителя; требующие специального контроля в отношении отдельных моментов; требующие полного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. В предпоследнем случае полномочия делегируются выборочно, а в последнем вообще не делегируются.

     Обычно  делегируются следующие виды полномочий:

— решать частичные, узкоспециальные проблемы, в которых  исполнители разбираются заведомо лучше руководителя;

— осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящую в большинстве случаев рутинный характер, но, тем не менее, дающую возможность продемонстрировать свои способности;

— присутствовать на различных мероприятиях информационного характера, выступать с сообщениями, делиться опытом.

     При этом черновая и малоинтересная работа чередуется с увлекательной, побуждающей  исполнителей совершенствовать свои знания, навыки, соревноваться друг с другом, добиваться первенства. Игнорирование этих обстоятельств, постоянное вмешательство в работу исполнителей, подавление их самостоятельности и т.п. приводят к ухудшению морально-психологического климата и подрывают саму идею делегирования.

     В то же время, ни при каких обстоятельствах, не делегируется: решение проблем, связанных с выработкой общей политики организации или подразделения; особо важных и срочных, предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных задач, вопросов, связанных с поощрением и наказанием сотрудников.

Процесс делегирования  полномочий тщательно планируется  исходя из целей организации, обычно отдельно по каждой задаче. При необходимости  разрабатываются графики работы и контроля за ней, создаются инструкции, определяющие границы ответственности подчиненных. Последние заблаговременно знакомятся с этими документами и вносят в них необходимые предложения и поправки.

     Поскольку способность людей реализовывать  полномочия в тех или иных конкретных ситуациях не может быть четко определена заранее, делегирование полномочий связано с определенным риском. Однако риск этот оправдан, так как оно сулит всем сторонам немалые выгоды.

     Прежде  всего, делегирование полномочий приближает принятие решений к месту их реализации, а, следовательно, повышает их качество, гибкость, оперативность, предотвращает растрату времени на ожидание распоряжений и указаний, отчего процесс управления в целом становится более эффективным.

     Руководителей делегирование полномочий освобождает  от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее сложных проблем, дает возможность более рационально распределить нагрузку среди подчиненных, выявить для себя возможных преемников при продвижении наверх или уходе на пенсию.

     Подчиненным делегирование полномочий позволяет: максимально продуктивно использовать имеющиеся у них способности, знания, опыт и приобрести новые; проявить инициативу и самостоятельность; развить себя как личности; продемонстрировать окружающим собственные возможности, повысить в их глазах свой престиж и создать «стартовую площадку» для дальнейшего продвижения по служебной лестнице; наконец, просто получить большую удовлетворенность от работы.

     Однако, несмотря на это и руководители, и подчиненные часто сопротивляются делегированию полномочий. Многие руководители настолько загружены текущими делами, что у них отсутствует четкая политика в этом вопросе; они не знают, как отнесется к этому высшее руководство, или попросту нет времени для постановки задач подчиненным и контроля за их решением, но, даже если время есть, не все понимают важность этой проблемы и умеют правильно определить объект для делегирования.

     Некоторые руководители не верят в способности  подчиненных, боятся нести ответственность  за их возможные неудачи или просто не хотят расставаться с любимым делом, которому отдали многие годы, или опасаются потерять престиж.

     Наконец, есть руководители, которые боятся подчиненных и конфликтов с ними и поэтому не рискуют возлагать  на них дополнительные обязанности.

     Подчиненные, в свою очередь, уклоняются от принятия полномочий по таким причинам, как: нежелание самостоятельно работать вследствие нехватки знаний, некомпетентности в данном вопросе; отсутствие веры в себя и страх ответственности за ошибки; боязнь оказаться умнее руководителя, недоверие к нему; перезагруженность другими обязанностями; недостаток информации, ограничивающий реальную возможность что-то сделать; формальный подход к делу со стороны руководителей, часто имеющий следствием так называемое фиктивное делегирование, т.е: передачу подчиненному тех полномочий, которые он давно уже имеет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.4 эффективное распределение полномочий в организации.

     В современных условиях ни один человек  не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы. Во-первых, этих проблем слишком много, а ресурс времени у него ограничен, а во-вторых, они настолько специфичны, что требуют использования знаний и опыта многих людей.

     В связи с этим руководителю приходится распределять свои полномочия, необходимые для решения проблем в рамках организации, между подчиненными. Это дает ему возможность, с одной стороны, освободиться от второстепенных задач, а с другой стороны, приблизить принятие решений к месту их реализации.

     Распределение должностных полномочий в организации может осуществляться на основе двух подходов. Один основывается на единоначалии и разделении полномочий, в соответствии, с чем они принимаются только непосредственно из рук руководителя и исполнитель отвечает только перед ним. При этом руководитель передает подчиненным функциональную ответственность, сохраняя за собой лишь общую.

     В то же время в отдельных случаях  встречается иной подход к распределению  полномочий — система множественного подчинения, или поглощения полномочий. Ее суть состоит в том, что вышестоящий руководитель (обычно являющийся собственником), передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет их за собой. Это позволяет ему в любой момент вмешиваться в действия сотрудников всех нижестоящих уровней управления, что в предыдущем случае считается недопустимым.

     Масштабы  полномочий, концентрируемых в руках  того или иного сотрудника, определяются рядом факторов. Прежде всего, это  сложность, важность и разнообразие решаемых проблем. Так, чем они больше, тем значительнее должны быть полномочия. В противоположном направлении действуют глубина разделения труда и ритмичность производственных процессов, поскольку первая упрощает отдельные операции, а вторая приводит к большей стандартизации деятельности в целом, снижению ее сложности, а следовательно, потребности в значительных полномочиях для принятия решений.

     Не  требуется больших полномочий и  при развитой системе коммуникаций, в условиях которой легко связаться  с руководством и получить от него необходимые указания.

Во многом размер полномочий предопределяется личными  особенностями руководителей и  исполнителей, например квалификацией, опытом, образованием: чем они выше, тем больше полномочий может быть предоставлено.

     Наконец, полномочия зависят от морально-психологического климата в организации. Если он благоприятен, исполнителям может быть предоставлена значительная самостоятельность, которой они не будут злоупотреблять, и наоборот, неблагополучные коллективы должны быть под жестким контролем руководства.

     В количественном отношении масштабы полномочий характеризуются двумя моментами: величиной ресурсов, которыми данный уровень управления может распоряжаться самостоятельно, без согласования с вышестоящим, и числом лиц, которые юридически или фактически должны выполнять принятые решения.

     При распределении управленческих полномочий учитывается ряд важных обстоятельств:

1) полномочия  должны быть достаточными для  достижения стоящих перед данным  субъектом целей;

2) полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодополнение и сбалансированность системы управления, а, следовательно, и ее эффективное функционирование;

3) линии полномочий  в организации должны быть четкими, чтобы каждый сотрудник точно знал, от кого он получает задания, кому их передает, перед кем отвечает, и кто должен отвечать перед ним;

4) за исключением  особо оговоренных случаев разделения  полномочий, они полностью передаются  исполнителю только одним руководителем;

5) исполнители  обязаны все проблемы, не выходящие  за рамки их полномочий, решать  самостоятельно, не переадресовывая  руководителю, и нести перед ним  полную ответственность за свою  деятельность и ее результаты.

     Полномочия  распределяются не всегда равномерно, они по тем или иным причинам могут быть сосредоточены преимущественно на верхних или на нижних «этажах» управления. Тогда в первом случае имеет место их централизация, а во втором — децентрализация, но все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствует то, что люди располагают лимитированными ресурсами времени, знаниями, опытом, квалификацией и могут одновременно решать лишь определенное число проблем и усваивать ограниченный объем информации, а поэтому централизация в одном отношении требует одновременно противоположного подхода в другом.

     Например, излишнее сосредоточение тех или  иных проблем в вышестоящей управленческой структуре приведет к тому, что  большинство решений по ним неизбежно будет приниматься на ее нижних этажах. Это не прибавит им качества, зато снизит оперативность и усилит бюрократизацию управления.

     Достоинства централизации полномочий состоят, во-первых, в облегчении концентрации усилий персонала на ключевых направлениях деятельности; во-вторых, в устранении неоправданного параллелизма; в-третьих, в сосредоточении процесса принятия решений в руках тех, кто лучше знает общую ситуацию, имеет большие кругозор, знания, опыт.

     Однако  централизация имеет свою оборотную сторону: затрачивается много времени на передачу информации, в процессе чего значительная часть ее теряется или искажается; важнейшие решения принимаются лицами, плохо представляющими себе конкретную ситуацию, а исполнители, которым она хорошо знакома, от выработки и принятия решений устранены, и последние им навязываются принудительно.

     Усложнение  производственных и информационных связей, увеличение числа субъектов, входящих в организацию, степени  их самостоятельности обусловили тенденцию  к децентрализации управления. Последняя позволяет:

1) быстро разрабатывать  и принимать самостоятельные  инициативные решения, в том  числе при участии непосредственных  исполнителей;

2) более определенно  отражать в этих решениях объективную  ситуацию;

3) отказаться  от получения детальных инструкций из центра, снизив этим его перезагруженность второстепенными проблемами и сократив информационные потоки;

4) ориентировать  исполнителей на конкретные результаты, а не на показатели.

     В то же время децентрализация должностных  полномочий сопровождается и рядом негативных последствий. Прежде всего, вследствие обособленности процесса принятия решений и концентрации его в руках руководителей низовых уровней, не обладающих широким кругозором, слабо учитываются или вовсе игнорируются интересы остальных, а сами решения носят тактический характер, оказываются мелкими, малоэффективными. Из-за отсутствия же общих правил и процедур их «утряска» занимает много времени и далеко не всегда оказывается успешной. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.1 Характеристика объекта исследования.

     Строительство гостиницы "Президент-Отель"  (до 1992 года гостиница "Президент-Отель" называлась "Октябрьская") осуществлялось по индивидуальному проекту, по разрешению Госгражданстроя при Госстрое СССР. Проектно-сметная документация была утверждена Управлением делами ЦК КПСС в 1977 году. Заказчиком строительства будущей гостиницы "Президент-Отель" выступал Сектор капитального строительства Управления делами ЦК КПСС. Строительство осуществлялось Генеральным подрядчиком - трестом "Мосстрой-16" Главмосстроя.

     Строительство четырнадцатиэтажного здания гостиницы "Президент-Отель" было завершено в 1982 году и сразу же после введения в строй, гостиница, стала пользоваться популярностью у многочисленных делегаций руководителей и представителей компартий дружественных стран, прибывавших в Москву по приглашению ЦК КПСС, позже, когда в январе 1992 года Приказом Хозяйственного управления Администрации Президента РФ гостиничный комплекс "Октябрьский" был переименован в гостиницу "Президент-Отель". Основными гостями гостиницы "Президент-Отель" стали представители мировой бизнес элиты и многочисленные деловые туристы. 

     Другой особенностью гостиницы "Президент-Отель", той, что тоже отличает ее от многих других отелей города, является уникальное расположение на берегу Москвы-реки - в административном, деловом и торговом центре Москвы, что по праву, оценивают многочисленные зарубежные и российские бизнесмены и туристы. Создание и поддержание той вежливой и дружеской атмосферы, которой был бы доволен каждый посетитель и является целью работы всего персонала гостиницы. 

     С верхних этажей гостиницы "Президент-Отель"  открывается прекрасный вид на центральную часть города, набережную Москвы реки, памятник Петру-I, Храм Христа Спасителя, ведущую прямо к Кремлю улицу Большая Якиманка, Ленинский проспект, связывающий цент города с аэропортом "Внуково" и бесконечные, уходящие за горизонт кварталы огромного города - столицы России. Уникальные интерьеры комнат и панорамные виды на Москву из окон гостиницы "Президент-Отель" используются российскими и зарубежными кинорежиссерами при съемках фильмов про Москву.

     Гостиница "Президент-Отель" интересна для организаторов конференций, семинаров, да и просто путешественников и деловых людей, стремящихся получить от пребывания в гостинице не только комплексное обслуживание проводимого мероприятия, но профессиональный уровень организации плодотворной работы и комфортного отдыха, а эффективная система мер безопасности позволяют проводить в гостинице "Президент-Отель" крупнейшие государственные мероприятия, межправительственные и межпарламентские комиссии, международные форумы и неформальные встречи на любом уровне.  
Расположение: 
Центр города - 0,5 км 
Внуково - 20-30 минут (25 км)  
Шереметьево-2 - 45-60 минут (40 км) 
Кремль - 0,5 км 
Станция метро - "Октябрьская"