Государственные архивы. 2

Содержание

   Введение  …………………………………………………………………....3-7

   1.  Государственные  архивы…………………………………………. …….8

   1.1.  Государственные  архивы Алтайского края………………………8-11

   1.2.  Хроника развития  государственных архивов на Алтае  ………12-14

   2.  Правовая база  архивного дела………………………………………...15

   2.1.  Основные правила  работы государственных архивов  РФ…….15-19

   3.  Задачи и функции  государственных архивов……………………..20-21

   3.1. Обеспечение сохранности

    и учет документальных  материалов………………………………….22-24

   3.2.  Экспертиза  научной и практической ценности  документов…  25-28

   4.  Доступ к архивным  документам и их использование  …………...29-31

  Заключение………………………………………………………………32-33

  Литература…………………………………………………………………..34

Введение

      Государственный  архив   является государственным  учреждением, финансируемым из  федерального бюджета, бюджета  субъекта Российской Федерации.  Архив выполняет социально-культурные  и другие функции некоммерческого  характера во взаимодействии  с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными  и иными организациями, а также  гражданами.

     В пределах, установленных законом, архив  осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью  документов Архивного фонда Российской  Федерации, осуществляет их постоянное  хранение в режиме охраны и  использования, обеспечивающем целостность  исторически сложившихся документальных  комплексов, их доступность для  пользователей.

     В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

    В работе  рассмотрена  специфика работы архивов, на  основе сведений  из источников, рассмотренных мной по данной  теме. Изучая источники, я выделила, на мой взгляд, наиболее важные  вопросы, касающиеся рассмотрения  данной темы.

По вышеуказанной теме была использована литература и источники, в которых отчетливо проявляется  картина изучения данной проблемы, начиная с 1890-х (проект коренной реформы  всего русского архивного дела, подготовленный московским археологическим обществом) и на протяжении 1960-1980-х гг. (в период централизованного управления архивной отраслью), а также  в 1990-е гг. (в  пе¬риод проведения архивной реформы  в России) и до наших дней. В работах Кутафина О.Е. и Фадеева В.И., а также в определенных статьях журналах Алтайский архивист и Отечественные архивы сформулированы общие принципы и критерии теории описания, разработаны важные для описания понятия, раскрыта сущ¬ность дифференцированного подхода к описанию архивного дела.

Объектом исследования данной курсовой работы явля¬ется государственные  архивы Алтайского края как научно-исследовательские  учреждения, задачами которых являются теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела.

Предметом исследования являются основные функции и задачи, свойственные государственным архивам. Основной задачей, которых является унификация до¬кументной информации Архивного  фонда государственных архивов  Алтайского края, рассматриваемая как  набор методов, спосо¬бов и приемов  строгой регламентации работы с  архивными материалами.

Хронологические рамки исследования обусловлены станов¬лением и  развитием архивного дела на Алтае, начиная с 1920 г. и до наших дней.

Целью данной работы является исследование становления, и развития  в Алтайском крае архивного дела на базе изучения работ В.Н. Автократова, М.И. Автократовой, О.Е. Кутафина, А.Г  Черешня.

Изучая источники и  литературу, я выделила, на мой взгляд, наиболее важные вопросы, касающиеся рассмотрения данной темы.

Сначала в  работе рассмотрены государственные  архивы Алтайского края в целом и  хроника развития государственных  архивов в Алтайском крае. Архивное строительство на Алтае началось с создания губернского управления архивным делом 16 апреля 1920 года на основе Декрета о реорганизации и  централизации архивного дела от 1 июня 1918 года. Отношение к архивам  за эти годы со стороны государства  и общества менялось, изменилась суть и место архивистов в обществе.

Сегодня архивы края – это  крупнейшие хранилища документов Архивного  фонда края, в которых хранится свыше 2,5 млн. единиц хранения. Начиная  с 1744 г. Архивы края заняли достойное  место в системе государственных  органов края, благодаря ним удается успешно проводить в жизнь законы РФ  о пенсионном обеспечении граждан. Реабилитации жертв политических репрессий и др. документы Архивного   фонда края широко  используются в научно-исследовательской и практической деятельности вузов, учреждений и организаций всех отраслей края.

В своей практической деятельности государственные архивы руководствуются  архивным законодательством РФ. В  работе проанализированы первостепенные из нормативных и методических документов по основным направлениям деятельности государственных архивов. Это  проект Фз «Об архивном деле» (2003 г.) и Основные правила работы государственных  архивов. Законодательство РФ об архивном деле состоит из Федерального закона «Об архивном деле в РФ», других федеральных  законов, а также при¬нимаемых в  соответствии с ними иных нормативных  правовых актов РФ, законов и иных нормативных правовых актов субъектов  РФ.

 Законы и иные нормативные  правовые акты субъектов РФ, нормативные  правовые акты органов местного  самоуправления об ар-хивном деле не должны противоречить Федеральному закону «об архивном деле в РФ». В случае расхождения между Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» и указанными актами действуют нормы Федерального закона.

Данный  Федеральный закон  регулирует отношения по организации  хранения, комплектования, учета, использования  документов Архивного фон¬да РФ и  других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также  по управлению архивами в интересах  граждан, общества и государства.

Также, в данном Фз четко определена основ¬ная терминология архивного дела. Основные из терминов: архивное дело - деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан по хранению, комплектова¬нию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов; архивный документ - зафиксированная на материальном носителе инфор¬мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, подлежащая хра¬нению в силу ее значимости для граждан, общества и государства; особо ценный документ - документ Архивного фонда РФ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения; архив - организация или структурное подразделение организации, осуще¬ствляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных доку¬ментов; государственный архив - государственная организация, создаваемая Пра-вительством РФ, органом исполнительной власти субъек¬та РФ для хранения, комплектования, учета и использова¬ния документов Архивного фонда РФ, а также других ар¬хивных документов; собственник архивных документов - РФ, субъект РФ, муниципальное образование, юридическое или физичес¬кое лицо, реализующее права владения, пользования, распоряжения архивны¬ми документами; и др.

Также основным нормативно-методическим документом, содействующим успешному  и эффективному выполнению возложенных  на государственные архивы задач  и функций, являются Правила работы государственных архивов. Правила  работы государственных архивов  подготовлены на основе творческой переработки  ранее действовавших Правил, изучения и обобщения накопленного опыта  архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых  к учреждениям государственной  архивной службы РФ.

В Правилах изложены требования, единые и обязательные по отношению  ко всем государственным архивам. В  правилах закреплены требования по обеспечению  сохранности документов, их государственному учету, комплектованию и экспертизе ценности документов, использованию  документов в интересах общества. Вместе с тем Правила создают  возможность для совершенствования  методов и технологии проведения тех или иных видов работ с  учетом использования накопленного опыта. В Правилах применяется современная  терминология, установленная соответствующими государственными стандартами. Правила  обязательны для всех государственных  архивов, а также распространяются на отраслевые государственные фонды  и архивы организаций, учреждений.

В работе показаны основные задачи и функции свойственные государственным  архивам. Это комплектование, обеспечение  сохранности и, как один из путей  к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, создание архивного научно-справочного  аппарата. Данные задачи и функции  определяются законодательством.

В последнем вопросе представлена такая функция государственных  архивов как доступ к архивным документам и их использование. Данная функция регулируется Правилами  работы государственных архивов. В  восьмом разделе Правил определяется порядок обеспечения доступа  пользователей, представлены функции  читальных залов архивов. Эта  же функция регламентируется Фз «Об  архивном деле в РФ».

1. Государственные архивы

1.1. Государственные архивы  Алтайского края

Проявляя  большую заботу о сохранении документальной памяти истории народа,  в стране решением правительства был создан Государственный архивный фонд СССР, являющийся собственностью государства. В документах  Государственного архивного фонда СССР нашли отражение  все стороны общественной, социально-экономической, научной, культурной деятельности народа с древнейших времен до наших дней. Для хранения Государственного архивного  фонда СССР, а также постоянного  пополнения и использования его  в интересах общества образованы государственные архивы. Архивное строительство  на Алтае началось с создания губернского  управления архивным делом 16 апреля 1920 года на основе Декрета о реорганизации  и централизации архивного дела от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и  централизации архивного дела в  РСФСР».  Алтайское губернское управление архивным делом находилось в ведении  коллегии губернского дела народного  образования, с 30 января 1922 года – исполнительного  губернского комитета.

На основании  постановления ВЦИК от 22 ноября 1922 года  Управление архивным делом переименовано  в Алтайское губернское архивное бюро при секретариате губ исполкома.

С образованием Алтайского края в 1937 году создано алтайское  краевое архивное управление с непосредственным подчинением ЦАУ РСФСР. При управлении были организованы исторический архив  и архив октябрьской революции  и  социалистического строительства. В 1938 году Архивное управление реорганизовано в отдел и передано в ведение  Управления НКВД по Алтайскому краю.

В 1941 году принято  «Положение о Государственном Архивном фонде СССР». На основании  Положения  исторический архив и архив Октябрьской  революции и Социалистического  строительства были объединены в  Государственный архив  Алтайского края. В его состав вошли отдел  дореволюционных фондов, отдел фондов Октябрьской  революции и  социалистического  строительства и научно-справочная библиотека. Эта структура госархива  сохранилась без изменения до настоящего времени.

В государственном  архиве Алтайского края сконцентрированы документальные материалы за период с 1747 и до сегодняшних дней.

В отделе дореволюционных  фондов архива хранятся различные фонды  управлений, заводов, контор. Материалы  этих фондов содержат разносторонние сведения о промышленности, положении  мастеровых и приписных крестьян.

Фонды земских  управлений раскрывают систему землепользования, характер заводских отработок. Виды повинностей и другие вопросы  сельского хозяйства. В архиве хранятся документальные материалы строительных организаций, промышленных предприятий, колхозов, совхозов и МТС. Одним словом  Государственный архив Алтайского края содержит документы, в которых  отражена деятельность общества от древнейших времен до наших дней.

В сегодняшние дни в  органах управления архивным делом  городов и районов края проходят различные мероприятия.  Так, в  городах и районах края продолжается практика привлечения работников в  архивные учреждения через отделы Департамента федеральной службы занятости населения  на общественные работы. Впервые привлеченные работники использовались на обработке  неописанных документов по личному  составу. Исполнении запросов социально-правового характера. Работали на компьютере. В 2001 году осуществлялось, активное применение закона «Об административной ответственности за нарушения архивного законодательства в Алтайском крае». Регулярно проводятся совещания-семинары, посвященные проблемам в работе органов местного самоуправления и путей их решения. За последнее время такие совещания были проведены в Бийском, Поспелихинском и Павловском районах. В городах и районах в течение 2002 года удалось добиться новых помещений под архивохранилища архивным отделам администраций 4-х муниципальных образований – Зонального, Родинского, Рубцовского районов, расширения архивохранилищ – в трех районах, городах – г. Заринске, г. Змеиногорске  и в Павловском районе.

В архивных отделах администрациях городов и районах края принимаются  организационно-распорядительные документы  и проводятся  мероприятия, например: в архивном отделе администрации  Алейского района открыта коллекция  документов самостоятельных поэтов, жителей Алейского района, приняты  на госхранение стихотворения, фотографии, вырезки из газет и другое. В отделе по делам архивов администрации Ключевского района: принято постановление администрации района от 28.05.2002 № 144/1 «Об образовании районной комиссии содействия архивному делу». В архивном отделе администрации Завьяловского района образована коллекция документов по истории района, на госхранение поступили документы от сельских и районной администраций, предприятий сельского хозяйства. В архивном отделе администрации Смоленского района были проведены экскурсии на тему «Архив вчера и сегодня» для учащихся 8-10 классов и пенсионеров; а также др. мероприятия.

Архивными учреждениями края проводятся комплексные, тематические и контрольные проверки состояния  делопроизводства и архивов учреждений – источников комплектования. Значительная часть их состоялась в рамках проведения краевого смотра конкурса обеспечения сохранности документов по учреждениям здравоохранения.

Управлению архивного  дела администрации края удалось  включить в трехстороннее Соглашение между краевыми объединениями работодателей, краевым Советом профсоюзов и  администрацией Алтайского края на 2002 – 2004 года пункт, который предусматривает, что в целях обеспечения социально-правовых интересов работников предприятий. Признанных по решению арбитражного суда банкротами. Документы по личному составу передаются на хранение учредителю ликвидируемого юридического лица, либо иному лицу, к которому перешло право собственности на имущество ликвидированного юридического лица.

 Архивная служба также  осуществляет постоянный контроль за разработкой и внедрением обязательных нормативно-методических документов учреждений. В архивах городов и районов края вновь образовываются или пополняются коллекции документов или личных фондов: первоцелинников, участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла, ветеранов труда и кавалеров правительственных наград и почетных званий по истории города. Района. Председателей женсоветов и советов ветеранов и другие. 

Данные об этих и иных документах поступают в управление архивного  дела администрации края из фондов  всех  архивов края. Один из таких  архивов находится в Павловском районе. Документы архивного отдела администрации Павловского района обрабатываются и описываются впервые  за период 1988-1997 годы. В полном объеме вошли в опись годовые отчеты отдела, анализы упорядочения, годовые  планы, графики согласования номенклатур.

С 1995 года имеются договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и  делопроизводства между архивом  и негосударственными организациями. До 1995 года договора не заключались. Дела фондов, контрольные экземпляры описей дел, рабочие экземпляры описей дел, описи фотодокументов, дело фонда по формированию коллекции фотодокументов, описи дел находящихся на ведомственном  хранении – на каждое учреждении заведены отдельным  делом и хранятся в архивном отделе.

Инвентарная книга для  записи книжного фонда отдела была заведена в 1999 году. Документы в описи  отсистематизированы по хронологически – номинальному принципу.

1.2. Хроника развития государственных  архивов на Алтае

         В  XIX веке в России  существовало  уже достаточно разветвленное  архивное дело. Далеко не сразу,  однако, было осознано значение  архивов как собрания исторических  источников, необходимых для нужд  науки.

Одним из первых деятелей архивного  дела был Николай Васильевич Калачев. С 1865 по 1885 год Н.В.Калачев был  управляющим московским архивом  Министерства юстиции. На I и II археологических  съездах в Москве  в 1869 и 1872 годах  он обратил внимание общественности на научное значение архивов и  выдвинул свой проект архивной реформы, одним из главных пунктов которой  было учреждение центральных архивов. До него на архивы смотрели как на придатки учреждений. Склады дел, законченные  производством. 

 В конце 1890-х годов  Московское археологическое общество  подготовило проект коренной  реформы всего русского архивного  дела; имелось в виду учреждение  центрального архивного управления, «ведению которого подлежали  архивы по всем вопросам их  жизни. А именно: о штатах, помещениях, о порядке и правилах регистрации  и контроля архивной службы  и т.п.». Предусматривалось образование  центрального единого государственного  архива, под ним «лежала вторая  ступень архивов – это так  называемые центральные областные  архивы, расположенные в 12 крупных  городах России». Под ними должен  был находиться третий слой  – центральные губернские архивы, которые предполагалось открыть  во всех провинциальных главнейших  городах, где не было областных  архивов. 

Поступив на рассмотрение министра внутренних дел, проект дальнейшего  движения так никогда и не получил. Но, во всяком случае, архивисты стремились задержать уничтожение ценных документов.

На Алтае архивы  начали образовываться  лишь в 1920 году, в  соответствии с декретом от 1 июня 1918 года. А 16 апреля этого же года было организовано Алтайское губернское управление  архивным делом.

В первую очередь оно приступило к собиранию архивов по губернии, очистке их от макулатуры, приведению в систему, постановки на учет уцелевших  архивных материалов.  До 30 января находилось в ведении коллегии губернского  отдела народного образования. Со второй половины 1920 года в губархив начали поступать руководящие материалы. В июле из Сибархива поступила  инструкция, регламентирующая отношения  ведомственных архивов и архивных органов, а позже – «Положение о губернских архивных фондах», утвержденное СНК 31 марта 1919 года.

3 июля в газете «Алтайский  коммунист»  опубликован приказ  Алтайского губревкома № 92 «О  строгих и энергичных мерах  по охране архивов». 3 июля, согласно  циркуляру Бийского уездисполкома,  началось заполнение опросных  листов о состоянии архивов  учреждений. По 28 архивам губернии  взяты на учет до 7000 единиц  хранения.

В течение 1921 года продолжалось собирание архивов по губернии, постановка их на учет. К концу года в Барнауле и Бийске на учете состояло 50 фондов, по губернии 37. весной этого же года было организовано отделение алтайского губернского управления архивным делом  в г . Бийске, в составе 4 человек.

В течение 1921 года продолжалось собирание архивов по губернии и  постановка их на учет. К концу года в Барнауле и Бийске на учете состояло 50 фондов, по губернии - 37.  Весной 1921 года было организовано отделение Алтайского губернского управления архивным делом  в г. Бийске, в составе 4 человек.  

30 января ВЦИК утвердил  Положение о Центральном  архиве (Центрархиве) РСФСР. Архивная  система вошла в подчинение  высшего органа власти. Создано  управление Центрархивом РСФСР. 9 июля ВЦИК издал циркуляр  о мерах борьбы с истреблением  архивов. Принято постановление  Алтайского губисполкома № 55 от 2 июня 1922 года по докладу о  работе губархива. 

Затем, на протяжении всего  времени, в Алтайском  крае образовывались государственные архивы. Так, например, Павловский районный архив был образован  в августе 1935 года. На основании решения  исполкома Алтайского краевого Совета депутатов трудящихся от 2 февраля 1945 года, № 86 Павловский районный архив  стал называться районным государственным  архивом со штатной должностью –  заведующей архивом.

2. Правовая база архивного дела

2.1. Основные правила работы  государственных архивов РФ

Осенью 2001 года коллегия Росархива  обсудила и в целом одобрила проект Основных правил работы государственных  архивов РФ, подготовленный творческим коллективом из сорока специалистов Росархива, ВНИИДАТ и архивных учреждений.

Эти правила  стали третьими по счету сводом норм отечественного архивного дела, соответствующие  требованиям настоящего времени. Так, Правила  1962 г. Закрепили процессы либеризации деятельности архивов  по использованию документов  архивов  и доступу к ним. Правила 1984 г. Способствовали решению задач в  области комплектования и экспертизы, с одной стороны, обеспечив мощный приток на постоянное хранение управленческой документации, с другой – отразив  тем самым усиление процессов  бюрократизации государства и нивелировки  личности.

Новые Правила  разработаны с учетом изменений  в общественно – политической и экономической жизни страны (появление различных форм собственности, становление МСУ, бурное развитие информационных технологий и др.) и перемен в  архивной сфере (образование Архивного  фонда РФ, включение в его состав архивов бывшей КПСС, активное рассекречивание  документов, формирование новых архивов, изменение приоритетов в области  комплектования и пр.)

Со слов  руководителя Росархива В.П. Козлова, при подготовке настоящих Правил была поставлена задача сохранения традиций и преемственности профессиональных основных теоретических положений  отечественного архивоведения и  практики архивного дела. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественного архивоведения, закрепляют применимые для всех государственных архивов  страны унифицированные положения  и нормы, обеспечивающие единство архивного  дела в РФ в соответствии с современными регалиями 

В чем же принципиальные отличия новых Правил от Правил 1984 г.? Новые Правила во многом отличаются от предыдущих. Они опираются на новую правовую базу деятельности государственных архивов, учитывают различные формы собственности на архивные документы, влияющие на организацию работы с ними.

Правила стали более универсальными – их требования рассчитаны на государственные  архивы с различным объемом и  составом документов, включая архивы, которые хранят аудиовизуальную  и научно-техническую документацию. Но уровень этого универсализма  получился не достаточно высоким, вследствие этого для специализированных архивов  кинофотофонодокументов пока продолжают действовать Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980), детально раскрывающие особенности  технологических процессов.

Правила впервые регламентируют некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией. Отсутствие достаточного опыта работы с ЭД вынудило составителей ограничиться минимальными требованиями.

Правила не касаются работ, технология которых подробно освещена в учебных  и методических пособиях и инструктивных  документах архивной отрасли. В соответствии с действующим законодательством  Правила не распространяются на муниципальные  архивы и другие хранилища документов муниципальной   собственности.

Задавая себе вопрос: учитывают  ли Правила  международные нормы  и стандарты по архивному делу? узнаем, что в Правила впервые  включены принятые международным сообществом  архивом вопросы профессиональной этики, а также основные требования Общего международного стандарта описания архивных документов ISADCG.

Правила состоят из 8 разделов, отражающих правовую базу и существующую типологию архивов (вводный), регулирующих работу по фондированию (2-й), организации архива (3-й), обеспечению сохранности документов (4-й), их учету (5-й), комплектованию и экспертизе (6-й), описанию и созданию НСА (7-й), использованию (8-й). В данных Правилах в самостоятельные разделы не выделены вопросы организационно-методического руководства и контроля за работой в ведомственных архивах и делопроизводства учреждений, а также организации научно-исследовательской и методической работы.

Новые правила не касаются вопросов классификации документов Архивного фонда РФ, поскольку  общепринятый порядок, базировавшийся на ушедших в прошлое идеологических постулатах их деления на фонды советской  и досоветской эпохи, а также  имевших общесоюзное, республиканское  и местное значение, перестал соответствовать  современным требованиям. Поэтому  в них рассмотрен порядок  организации  документов в пределах Архивного  фонда РФ в зависимости от форм собственности на них, видов носителей, способов и техники закрепления  информации, а также архивных фондов  госархивов согласно степени их ценности и доступа к ним.

В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных фондов, которое в прежнем виде в значительной мере носила идеологизированный и конъюктурный характер.

Очень важным и новым моментом, отраженным в первом разделе, является закрепления роли архивов, как части  информационных ресурсов государства  и тесно связанных с ним  принципов информационной безопасности архивов.

Во втором разделе, посвященном  вопросам организации и фондированию документов Архивного фонда РФ, целиком, базирующемся на теоретических положениях отечественного архивоведения, закреплена уже апробированная методика создания архивных фондов коллекций, подробнее  изложены основные требования фондирования документов современных организаций  с учетом новых государственно-правовых и социально-экономических ситуаций.

В третий раздел (организация  работы архива) вошли новые положения  о выполнении  государственным  архивом платных работ и услуг, правовой защите информационной продукции  архивов, применении информационных технологий.

В четвертом разделе, касающемся обеспечения сохранности документов, усилены требования к контролю за их техническим состоянием, более детально изложен порядок выдачи из хранилища и контроля за их сохранением и возвратом. Новыми стали положения по страховой оценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж, выявлению уникальных документов для включения в Государственный реестр и др.