Содержание: 

    Введение

     Визитная  карточка (визитка) — традиционный носитель контактной информации о человеке или организации. Изготавливается из бумаги, картона или пластика небольшого формата, существуют также вариант CD-визитки, выполненной на уменьшенной до 50 мм × 90 мм поверхности CD диска. Существуют также визитные карточки, изготовленные из дерева (деревянный шпон) и металла.

     Основное  назначение визитной карточки – представление  официальных лиц, деловых партнеров  в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка оказывается незаменимой при знакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. В ряде случаев, например, в Японии, Корее, она может рассматриваться как удостоверение личности. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства, для кратких приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и многого другого.

     Визитная  карточка – важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Карточка – это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали.

     По  визитке, как и по глазам человека, можно сформировать определенное мнение о  владельце, поэтому к её разработке и изготовлению нужно подойти с большой долей ответственности. От внешнего вида, расположения текста, наличию изображений и логотипов напрямую зависит качество восприятия информации.

    История визиток.

     Согласно  первым упоминаниям в истории, визитки  появились в Древнем Китае, между  вторым и третьим веком до нашей  эры. Китайские чиновники специальным  указом обязывались иметь карточки на красной бумаге с написанными на них именем и занимаемой должностью. Эти визитки могут и сейчас служить образцом сдержанности и эстетичности: никаких лишних и неуместных деталей, кроме имени, фамилии и должности.

     Первое  официально-историческое упоминание о  визитке относится ко временам правления короля Людовика XIV. Появившись во Франции, визитка стала необходимостью, знаковым атрибутом для представителей высших слоёв населения того времени, став для них обязательным аксессуаром.

     Имея  вид игральной карточки с именем визитёра (откуда и пошло название визитки — от фр. слова «Visite» «визит»), визитка презентовала своего обладателя с лучших его сторон.

     Первая  напечатанная визитка была найдена  в Германии и датируется 1786 годом. Визитки становились необходимостью с целым перечнем правил этикета по их обращению. германская аристократия следовала французскому опыту. Впоследствии визитки стали атрибутом дам и господ среднего класса и отсутствовали у простых сословий.

     В XVI—XVII веках гравированные визитки (тогда они назывались — «визите-билетте») уже имели горожане Флоренции и Венеции. Именно там в то время была отлично развита полиграфия. Изготовление визиток приобрело очертания особого вида искусства, занимались которым одни из лучших мастеров того времени.

     В свое время визитки были неотъемлемой частью этикета, и правила их употребления были не менее сложны, чем правила пользования столовыми приборами. Визитные карточки в те времена дополняли ряд таких понятий, как титул, чин, земля, лошади... Кроме того, они представляли целую область (поли)графического искусства, со своими шедеврами, канонами и табу. Однако традиции использования визиток в нашей стране были прерваны, и те, кто начал снова внедрять их в наш обиход, опирались лишь на смутные литературные ассоциации.

     Если  бизнесменов-первопроходцев отличало уже само наличие визитной карточки, то с увеличением доступности этой продукции и развитием полиграфических технологий пожелания заказчиков становились все более и более затейливыми. Для определенной категории граждан существует лишь один художественный принцип: чем дороже и вычурнее визитка, тем лучше.

     С другой стороны, в процессе развития частного предпринимательства возникла достаточно обширная группа людей, которым  по роду деятельности было необходимо часто делиться своими телефонами и прочими координатами. Практичные люди не хотели тратить много средств и, не дожидаясь развития сферы полиграфических услуг, стали по своему разумению печатать на принтерах и ксероксах и нарезать ножницами бумажные прямоугольнички с информацией о себе для того, чтобы раздавать их на выставках (конференциях, презентациях, конфискациях, дефекациях - нужное подчеркнуть).

     Нужно было найти способ как-то хранить  несметные тысячи карточек, полученные от родственников или друзей, которые  оставляли их после визитов или обменивались ими в дни рождения и праздников. И выход был найден — альбом для визитных карточек. Некоторые альбомы продавались по обычной цене, но были и искусно сделанные, переплетенные хорошо обработанной и дорогой кожей. Такой альбом стал обязательной принадлежностью, незаменимым предметом беседы в каждом салоне и художественной мастерской того времени.

   Оформление  визитной карточки

     Визитная  карточка – одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля. Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень плотной бумаги высокого качества или тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный внешний вид.

     Сейчас  точных правил в отношении бумаги, шрифта, формата визитных карточек больше нет, идет ли речь о карточке женщины или мужчины. На практике наиболее применимым оказался размер кредитной карточки. Соответствующего размера выпускают и конверты. Визитки большего размера не помещаются в стандартную визитницу, в специальные кармашки бумажников. Их приходится обрезать.

     Классический  вариант – визитная карточка на бумаге, картоне белого цвета с  матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Однако в наши дни карточки перестали быть только белыми. Их печатают на бумаге различных цветов, активно используют графику, различные шрифты, делают складными, помещают на визитке свою фотографию. Последнее, правда, считается не лучшим стилем. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности ни в выборе материала, ни в цвете. По-прежнему строгие требования предъявляются к оформлению визитных карточек в официальной и дипломатической сферах.

     При выборе бумаги, шрифта целесообразно  воспользоваться услугами дизайнера-профессионала, посмотреть образцы карточек фирм, подобных вашей, чтобы не ошибиться в соответствии сделанного вами выбора вашему корпоративному имиджу.

     Стандартная визитная карточка – это прямоугольный  кусок белого полуплотного картона  хорошего качества, на котором чётко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и отчество (если оно есть) наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Чётких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин - скажем, 90х50 мм и 80х40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть ещё меньше, - как правило, 70х35 мм.

     Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаемым. Имя обычно выделяется полужирным шрифтом большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Будьте осторожны с использованием курсивного начертания, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия, или же речь идёт о карточке на иностранном языке.

     Наверху по центру указывается название фирмы (организации, учреждения), в которой  работает владелец визитной карточки (если он имеет несколько мест работы, то указывается основное); ниже по центру - имя и фамилия (в украинском и русском вариантах - фамилия, имя и отчество), еще ниже - должность; ниже и левее, то есть в левом нижнем углу -телефон, факс; возможен и такой вариант: и телефон, и факс, и почтовый адрес указываются в правом нижнем углу, а левый остается пустым.

     Что касается титулов, психологи отмечают: визитная карточка, убористо испещренная  громкими званиями, чаще всего свидетельствует  о неутоленных личных амбициях владельца, нездоровой мании превосходства (которая  есть оборотная сторона комплекса неполноценности).

   Виды  визитных карточек

     Используются  визитки различного вида и назначения. Назовем наиболее распространенные из них.

     Деловая стандартная карточка. На ней указаны фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс).

     Карточка  содержит необходимые реквизиты  для продолжения контактов. Используется в случае состоявшегося знакомства. Существуют некоторые стандарты  для размещения текста на деловой  карточке. Так, имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность – более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса – в нижнем правом.

     На  деловой карточке сотрудника, который  не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу его имя, отчество, фамилия. Внизу справа – номера телефона, телефакса.

     Сфера применения такого вида карточек исключительно  служебная. В светской жизни их использовать не следует никогда.

     Следует учесть ряд замечаний. При написании должности нужно указать область полномочий. Если визитка напечатана на иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой либо совсем не указывается. В иностранных языках понятие «отчество» отсутствует и его могут воспринять как второе имя. Номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляют. Это информация конфиденциального характера. При необходимости его можно написать от руки.

     Лицам творческих профессий, у которых нет присутственного офиса, можно и, может быть, нужно указывать на визитной карточке свой домашний телефон.

     Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должности, но не проставляют координаты – ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Она облегчает конкретное общение. Но ее вручение механически не означает намерение владельца продолжать контакты с собеседником.

     Тактичный партнер по общению должен правильно оценить ситуацию и выбрать соответствующую линию поведения.

     Карточка  фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса). Применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

     На  визитных карточках официальных  лиц, в особенности дипломатов, проставляются  только имя, отчество, фамилия и должность.

     В третьем варианте на визитке, предназначенной  для личного использования, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам.

     Личная  визитная карточка может содержать ваши фамилию и имя. Здесь же иногда указывают отчество или инициалы - в зависимости от имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (например, номер пейджера). Они, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или учёной степени - эти сведения указываются под именем.

     Деловым людям также весьма полезно иметь  карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда  упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть не понято и не принято. На таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания.

   Правила вручения визитных карточек

     Визитные  карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип  первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.

     При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

     Не  принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.

     Посетитель  в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для  доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открыть посетителю дверь  кабинета занятого должностного лица.

     Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным  в ее правильном произношении –  произнести вслух.

     Получив визитку никаких пометок на ней  в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого – оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее – вопиющий знак неуважения.

     Во  время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.

     Если  визитная карточка прилагается к  подарку, ее вкладывают в коробку  с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.

     Если  визитную карточку вкладывают в букет  цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать  короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.

     В некоторых случаях визитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нет времени  для составления рекомендательного  письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого рекомендует.

     Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать  наименование приема, место его проведения, число и время.

     Если  на вашей визитной карточке не хватает  места для этой информации, можно  написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.

     При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются новые реквизиты.

     Новый номер телефона можно, в крайнем  случае, вписать и от руки. А вот  вписывать от руки новую должность  считается неприличным. При изменении  должности необходимо срочно печатать новые визитки.

     Визитные  карточки, которые посылаются по почте  или с посыльным, вкладываются в  специальный конверт, на котором  от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия  и должность адресата.

     В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

     На  визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

     После представления женщине мужчина  должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для  ее супруга, даже если супругу он не был представлен.

     При проведении больших мероприятий  типа симпозиумов, конференций и  т.п. их организаторы заказывают большие  визитные карточки – бейджи, с указанием  имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.

     В ряде пособий для деловых людей  можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку.

   Пометки и надписи на визитных карточках

     Визитные  карточки, оставляемые при отсутствии адресата в офисе или дома (в  резиденции) лично их владельцами, принято  загибать в соответствии с местной  традицией. В России принято в  подобных случаях загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

     В подобной ситуации в России конца XIX века использовались «практичные и  удобные визитные карточки, имеющие  на четырех углах начальные буквы различных случаев, могущих быть причиной посещения. Например, «П» означает поздравление, «О» – отъезд и, следовательно, прощальный визит, «Ж» – желание осведомиться о состоянии здоровья, «В» – возвращение из продолжительной отлучки, – и в случае отсутствия хозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита».

     В наши дни в левом верхнем или  нижнем углу визитной карточки могут  быть сделаны пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми буквами соответствующих французских слов. Поскольку они используются в дипломатической, деловой и светской практике, необходимо знать значение этих сокращений.

     P.F. (pour feter) – чтобы поздравить с праздником. Поздравлять принято по случаю Нового года, Рождества, национального праздника. Для поздравления по случаю Нового года к надписи P.F. добавляется N.A - P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An). Если партнеры прислали поздравления с новым годом первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить - P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An).

     P.R. (pour remercier) – чтобы поблагодарить. Эта надпись делается в знак благодарности за поздравления или выражение соболезнования, за подарки и другие какие-либо мелкие услуги, в течении 24 часов посылается как ответная визитная карточка.

     P.F.C. (pour fairе connaissance) – чтобы выразить удовлетворение знакомством.

     P.C. (pour condole`ances) – чтобы выразить соболезнование. Визитку с такой пометкой следует посылать в случае смерти делового партнера.

     P.P.P. (pour prendre part) – для выражения соболезнования и с готовностью помочь.

     P.P. (pour presenter) – для представления. В этом случае визитка лица, которое желает быть представленным, посылается для заочного представления вместе с визиткой человека, хорошо известного тому, кому представляют, или официального лица. На этой второй визитке и проставляются буквы р.р. На визитке представляемого никаких пометок не делается;

     P.P.C. (pour prendre conge`) – чтобы попрощаться. Визитная карточка с этими сокращениями направляется в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом из страны. Это делается в том случае, когда не наносится прощальный визит.

     Визитные  карточки с буквами p.r., p.p.c. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с буквами p.r., то есть благодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты.

     На  визитных карточках, которые использует в своих контактах все более  широкий круг людей, часто пишут  краткие сообщения без названных  сокращений, на родном или иностранном языке. Текст всегда пишется в третьем лице, и подпись не ставится.

   Применение  визитных карточек.

     Все полученные визитки целесообразно  систематизировать с учетом сферы  деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Если руководитель имеет секретаря, эту работу можно поручить ему.

     Анализ  визитных карточек – следует сказать, что во многих фирмах за рубежом  такая работа ведется постоянно, – может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес показывает территориальное расположение – центр города, окраина, новые перспективные районы и т.п.

     Можно узнать, является ли человек, вручивший  визитную карточку, представителем фирмы, имеющей собственное здание, т.е. солидной фирмы, арендует ли она этаж в элитном офисном здании или имеет небольшое служебное помещение, затерянное среди корпусов жилой застройки.

     То  же – с телефонами. Чем больше телефонных номеров, номер с секретарем, номер АТС и т.п., тем более крупной и серьезной представляется фирма.

     Визитные  карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить  ценное досье, стать основой картотеки  действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства.

     Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования. Понимать «зашифрованные» символы надписей на карточках, все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ и, как положено, не позднее, чем через 24 часа после ее получения.

     В приемной у секретаря всегда должен быть запас представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской работе которого она будет очень полезной.

   Недостатки  визитной карточки

     1. Визитка имеет нестандартный  размер

     Она выбивается из общей стопки всей коллекции  визиток. Она слишком длинная, и  поэтому торчащий край загнут и запачкан. Она слишком короткая, и постоянно выпадает из стопки визиток. Она не влезает в визитницу.

     2. Визитка имеет неровные края.

     Судя  по всему визитка создана и  растиражирована в домашних условиях. Никто бы даже и не догадался, если бы не:

     a. тупые ножницы;

     b. тупая бритва;

     c. кривая линейка; 

     d. неаккуратность автора.

     3. Визитка выполнена на тонкой  бумаге.

     Рассматриваемый объект потому и называется «визитной  карточкой», что он выглядит как  карточка. «Бумажка» и «карточка» как-никак разные вещи.

     4. Визитка напечатана на разноцветной бумаге.

     Стандартно, визитка выполнена на чисто-белой  бумаге любой неброской фактуры. Эта же визитка выглядит как вкладыш  от BubbleGum'а.

     5. Визитка некачественно отпечатана.

     Судя  по всему визитка создана и  растиражирована в домашних условиях. Никто бы даже и не догадался, если бы не:

     a. безграмотность в работе с  принтером; 

     b. нехватка краски для принтера;

     c. старый или испорченный принтер; 

     d. некачественная бумага;

     e. неаккуратность автора.

     6. Визитка похожа на шпаргалку.

     Текст слишком мелкий или слишком крупный, информация хаотично разбросана, логотип  также неаккуратно «брошен» и  имеет слишком крупный (мелкий) размер, визитка имеет тонкую чёрную рамку (линия обреза), нарушены пропорции, задействованы все цвета радуги, полная безвкусица.