Информационно-аналитическая служба

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………2

1 Принципы, формы и исполнители  аналитической работы предприятия………...3

1.1 Принципы организации  аналитической работы…………………………………3

1.2 Организационные формы  и исполнители аналитической  работы……………..5

1.3 Организация автоматизированного  рабочего места аналитика………………...8

2 Организация аналитической  работы предприятия……………………………….10

2.1 Планирование аналитической  работы…………………………………………...10

2.2 Информационное и методическое  обеспечение аналитической работы………11

2.3 Документальное оформление  результатов аналитической работы……………..14

Заключение……………………………………………………………………………...16

Список использованной литературы………………………………………………….18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Обеспечение эффективного функционирования организаций требует экономически грамотного управления их деятельностью, которое во многом определяется умением  ее анализировать. С помощью комплексного анализа изучаются тенденции  развития, глубоко и системно исследуются  факторы изменения результатов  деятельности, обосновываются бизнес-планы  и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, выявляются резервы повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности предприятия, вырабатывается экономическая стратегия его развития.

Комплексный анализ хозяйственной  деятельности - это научная база принятия управленческих решений в  бизнесе. Для их обоснования необходимо выявлять и прогнозировать существующие и потенциальные проблемы, производственные и финансовые риски, определять воздействие  принимаемых решений на уровень  рисков и доходов субъекта хозяйствования. Поэтому овладение методикой  комплексного экономического анализа  менеджерами всех уровней является составной частью их профессиональной подготовки.

Квалифицированный экономист, финансист, бухгалтер, аудитор и  другие специалисты экономического профиля должны хорошо владеть современными методами экономических исследований, мастерством системного, комплексного микроэкономического анализа. Зная технику и технологию анализа, они  смогут легко адаптироваться к изменениям рыночной ситуации и находить правильные решения и ответы. В силу этого  освоение основ экономического анализа  полезно каждому, кому приходится участвовать  в принятии решений, либо давать рекомендации по их принятию, либо испытывать на себе их последствия.

В условиях рыночной экономики  целью любого предприятия является получение максимально возможной  прибыли. В этих условиях могут осуществлять свою производственно-финансовую деятельность только те предприятия, которые получают от нее наивысший экономический  результат. Те же предприятия, которые  работают неэффективно, малорентабельно, тем более убыточно, нежизнеспособны. Они неизбежно разоряются и прекращают свое существование.

Следовательно, на каждом предприятии  необходимо выявлять наличие фактов бесхозяйственности, непроизводительных потерь, неразумного вложения средств  и т.п. для их устранения. Следует  выявлять и включать в работу предприятия  резервы производства, рационального  и эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, природных богатств.

Поэтому в настоящее время  значительно возрастает роль анализа  финансово-хозяйственной деятельности, основная цель которого – выявление  и устранение недостатков в деятельности предприятия, поиск и вовлечение в производство неиспользуемых ресурсов.

 

 

1 Принципы, формы и исполнители аналитической работы предприятия.

 

 

1.1 Принципы организации  аналитической работы

 

Аналитическая работа на предприятии  представляет собой изучение и оценку использования всех видов хозяйственных  ресурсов и результатов работы предприятия  или организации с целью повышения  ее эффективности. В процессе аналитической  работы раскрываются экономические  и социальные факторы, влияющие на эффективность  производства, что служит основой  для выбора и обоснования управленческих решений.1

 

Результативность аналитической  работы во многом зависит от ее правильной организации. Она должна носить научный  характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность  аналитического процесса.

 

 

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого  менеджера, принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом в  ее организации является четкое распределение  обязанностей по проведению анализа  между отдельными исполнителями. Оттого, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой —  предупреждается дублирование одной  и той же работы различными службами, более эффективно используется служебное  время различных специалистов.

 

Одним из принципов организации  аналитической работы на предприятиях является обеспечение экономичности  и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного  и всестороннего исследования при  минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных.

 

Важным принципом в  организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация  и унификация.

 

Регламентация предусматривает  разработку для каждого исполнителя  обязательного минимума таблиц и  выходных форм анализа.

 

Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых  методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов  анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность  оценки деятельности внутрихозяйственных  подразделений, уменьшает затраты  времени на анализ и в итоге  способствует повышению его эффективности.

 

Аналитическая работа на предприятии  подразделяется на следующие организационные  этапы:

 

1. Определение субъектов  и объектов аналитической работы, выбор организационных форм анализа  и распределение обязанностей  между отдельными службами и  подразделениями.

 

2. Планирование аналитической  работы.

 

3. Информационное и методическое  обеспечение аналитической работы.

 

4. Оформление результатов  анализа.

 

5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Организационные формы  и исполнители аналитической  работы

 

Организационные формы аналитической  работы на предприятии торговли определяются составом аппарата и техническим  уровнем управления.

 

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических  служб управляет главный экономист, который является заместителем директора  по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по аналитической  работе. В его непосредственном подчинении находятся лаборатория экономики, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и др. В отдельное  структурное подразделение может  быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних  и мелких предприятиях возглавляет  аналитическую работу менеджер планового  отдела или главный бухгалтер.

 

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических  отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Это объясняется тем, что какой  бы квалификацией ни обладали работники  экономических служб, только их силами не может быть глубоко и всесторонне  проведена аналитическая работа предприятия. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними  знаниями по изучаемому вопросу, можно  комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный  вариант ее решения.

 

Примерная схема распределения  функций аналитической работы может  быть представлена следующим образом.

 

Финансовая бухгалтерия  анализирует процесс формирования, размещения и эффективность использования  капитала предприятия, денежные потоки, налоги, инвестиции, процесс формирования прибыли и ее использование, финансовое состояние предприятия, его платежеспособность и т.п.

 

Управленческая бухгалтерия  планирует, учитывает и анализирует  затраты на производство и реализацию продукции, ее себестоимость, финансовые результаты и т.д.

 

Планово-экономический отдел  составляет план аналитической работы и контролирует его выполнение, осуществляет методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты аналитической  работы предприятия и его структурных  подразделений, исследует наиболее стратегические, перспективные вопросы  развития предприятия, разрабатывает  и корректирует перспективные и  текущие планы по итогам анализа.

 

Производственный отдел  анализирует выполнение плана выпуска  продукции по объему, ассортименту и качеству; ритмичность производства; внедрение новой техники и  технологий, комплексной механизации  и автоматизации производства; работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

 

Отдел главного механика и  энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов - графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость  ремонтов, полноту использования  оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.

 

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и  готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия  по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической  дисциплины и т.д.

 

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность  складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные  расходы и др.

 

Отдел сбыта — выполнение договорных обязательств и планов поставки продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре; состояние  складских запасов и сохранность  готовой продукции.

 

Отдел маркетинга изучает  рынки сбыта продукции, положение  товаров на рынках сбыта, их конкурентоспособность, разрабатывает ценовую и структурную  политику предприятия и т.д.

 

Отдел труда и заработной платы анализирует состояние  организации труда, выполнение плана  мероприятий по повышению ее уровня, обеспеченность предприятия трудовыми  ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени, расходование фонда заработной платы.

 

Такая совместная аналитическая  работа позволяет обеспечить комплексность  анализа деятельности предприятия  и, главное, — более квалифицированно и глубоко изучить хозяйственную  деятельность, ее результаты, полнее выявить  неиспользованные резервы.

 

Большая роль в проведении аналитической работы отводится  трудовым коллективам. Им даны достаточно широкие полномочия в планировании социального и экономического развития, обеспечении контроля за рациональным использованием материальных ресурсов, укреплении трудовой дисциплины, внедрении достижений науки и техники, улучшении условий и охраны труда и т.д.

 

Анализ состояния экономики  предприятия проводится также вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные  вопросы или проводить комплексный  анализ хозяйственной деятельности предприятия.

 

Вневедомственная аналитическая  работа выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами  т.д.

 

Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического  использования.

 

Налоговые инспекции анализируют  выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в  государственный бюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов.

 

Банки и другие инвесторы  изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.

 

Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских  и консультационных фирм для проведения разовых аналитических исследований.

 

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного  анализа создает возможности  для всестороннего изучения хозяйственной  деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения  эффективности его работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Организация автоматизированного  рабочего места аналитика

 

Аналитическая обработка  экономической информации очень  трудоемка сама по себе и требует  большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической  информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования стратегических планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

 

Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической  работе. Роль автоматизации аналитических  расчетов заключается в следующем.

 

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они  освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку и  решение более сложных экономических  задач.

 

Во-вторых, более глубоко  и всесторонне исследуются экономические  явления и процессы, более полно  изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности  производства.

 

В-третьих, повышаются оперативность  и качество анализа, его общий  уровень и действенность.

 

Автоматизация аналитических  расчетов и сам анализ деятельности предприятий поднялись на более  высокий уровень с применением  ЭВМ, для которых характерны высокая  производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого  программного обеспечения, диалогового  режима работы, низкая стоимость и  др. На их базе создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации аналитической работы.

 

Автоматизированное рабочее  место экономиста-аналитика —  это совокупность информационно - программно - технических ресурсов, обеспечивающих автоматизацию аналитических расчетов. Необходимым условием создания АРМ  аналитика является наличие технической  базы (персональных ЭВМ), базы данных о  хозяйственной деятельности предприятия, базы знаний (методов и методик  анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение  аналитических задач.

 

Создание АРМ аналитика  требует решения многих организационных  вопросов, связанных с методическим, техническим, программным и информационным обеспечением.

 

Методическое обеспечение  представляет собой систему общих  и частных методик проведения анализа.

 

Техническое обеспечение  включает комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы: компьютеры любых моделей, устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации, устройства передачи данных и линий связи  и др.

 

В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программные продукты.

 

К общесистемному программному обеспечению относятся универсальные  программы, предназначенные для  обработки любой информации, например пакеты для статистической обработки  данных, для решения оптимизационных  задач.

 

Специальное программное  обеспечение включает совокупность программ, разработанных для конкретной предметной области (в данном случае для решения конкретных аналитических  задач). Это могут быть программы  локальные и комплексные.

 

Локальные программы предназначены  для многократного решения однотипных задач.

 

Программа комплексного анализа, охватывающая все стороны деятельности предприятия, включает целую систему  взаимосвязанных задач. Для ее разработки требуется:

 

- постановка и описание  задач комплексного экономического  анализа;

 

- разработка алгоритмов  и моделей решения аналитических  задач;

 

- разработка новой информационной  системы, создание баз данных  для АРМ аналитика;

 

- разработка машинных  программ решения задач аналитической  работы на алгоритмических языках  ЭВМ;

 

- внедрение АРМ аналитика  в практику управления производством.

 

Эффективность АРМ аналитика  во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой  степени они соответствуют современным  требованиям управления производством, а также от технических возможностей ЭВМ.

 

Достижения в отрасли  интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального  совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических  исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения  аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные  управленческие решения.

 

2 Организация аналитической работы предприятия.

 

2.1 Планирование аналитической  работы

 

Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность  анализа финансово-хозяйственной  деятельности предприятия, является планирование аналитической работы. Правильно  составленный план — залог ее успеха и результативности.

 

Комплексный план аналитической  работы разрабатывается на один год  специалистом, ответственным за ее проведение. В нем прежде всего намечается перечень объектов анализа, подлежащий изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.

 

В плане в обязательном порядке предусматривается периодичное проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно) и сроки выполнения аналитической работы (например, к 1-му числу следующего месяца).

 

В плане необходимо указать  состав исполнителей анализа по каждому  вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть  источники информации и методическое обеспечение анализа по каждому  изучаемому вопросу (номер инструкции или компьютерной программы). В плане  указываются внешние и внутренние пользователи анализа.

 

Кроме комплексного плана  в хозяйстве могут составляться и тематические планы. Это планы  проведения анализа по комплексным  вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются  объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

 

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению аналитической работы в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Информационное и методическое  обеспечение аналитической работы

 

Результативность аналитической  работы в значительной степени зависит  от ее информационного и методического  обеспечения. Все источники данных для аналитической работы делятся  на нормативно-плановые, учетные и не учетные.

 

К источникам информации нормативно-планового  характера относятся все типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные) а также нормативные  материалы, сметы, ценники, проектные  задания и др. Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.

 

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления, процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые  имеются в первичных и сводных  учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых  мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов  хозяйствования.

 

Данные статистического  учета и отчетности, в которых  содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических  закономерностей.

 

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

 

Учетным документом, согласно данной классификации, является и экономический  паспорт предприятия, где накапливаются  данные о результатах хозяйственной  деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые  содержатся в паспорте, позволяет  провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и  закономерности развития экономики  предприятия.

 

К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы.

 

1. Официальные документы,  которыми обязано пользоваться  предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы  вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы  и распоряжения руководителей  предприятия.

 

2. Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

 

3. Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам  научно-исследовательской работы  и др.).

 

4. Информация об основных  контрагентах предприятия (поставщиках  и покупателях).

 

5. Данные об основных  конкурентах, полученные из разных  источников информации (Интернет, радио,  телевидение, газеты, журналы, информационные  бюллетени и др.).

 

6. Данные о состоянии  рынка материальных ресурсов (объемы  рынков, уровень и динамика цен  на отдельные виды ресурсов).

 

7. Сведения о состоянии  рынка капитала (ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных  валют, ставки коммерческих банков  по кредитам и депозитам и  др.).

 

8. Данные о состоянии  фондового рынка (цены спроса  и предложения по основным  видам ценных бумаг, объемы  и цены сделок под основным  видам фондовых инструментов, сводный  индекс динамики цен на фондовом  рынке).

 

9. Данные Госкомстата  об изменениях макроэкономической  ситуации страны и др.

 

По отношению к объекту  исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии, и  т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных  изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы  и т.д.

 

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

 

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

 

Регулярная информация, в  свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение  определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую  частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

 

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести  к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки  и преобразований (отчетность, конъюнктурные  обзоры и т.д.). К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

 

Смысл первого требования заключается в том, что вся  система экономической информации должна соответствовать требованиям  и задачам аналитической работы, т.е. обеспечивать получение данных, необходимых для глубокого изучения факторов, выявления резервов и выработки  управленческих решений.