Информационно-аналитические подразделения

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………………2

Глава I.Информационное обеспечение4

1.1.Понятие информационного  обеспечения4

1.2.Информационное обеспечение  управленческой деятельности9

Глава II.Информационно-аналитические подразделения14

2.1.Понятие, сущность и  классификация информационно-аналитических  подразделений14

2.2. Значение информационно-аналитических служб в функционировании организаций18

Заключение……………………………………………………………………….24

Список используемой литературы……………………………………………...26

Введение

Информация всех видов  имеет самостоятельную ценность, служит в качестве основы для нормативных  документов, как на федеральном, так  и на региональном уровне. Она имеет  свои специфические закономерности функционирования и развития, способна к опережающему воздействию на государственную  политику, выступает непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта политического  развития, поведения различных социальных групп и отдельных граждан, перевода государственной системы в новое  состояние. Все это обуславливает актуальность данной работы.

Информацию в органах  исполнительной власти можно классифицировать по разным основаниям и признакам. Например, ее можно разделить на официальную и неофициальную, общезначимую и региональную, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотнесения со временем (информация о прошлом, в режиме реального времени, прогнозы о будущем).

В рамках федерального или  регионального органа исполнительной власти она рассматривается с  точки зрения актуальности, достаточности  и адекватности для принятия соответствующих  решений.

Но важно не только создать, накопить информацию, но и передать ее, обменяться ею. Среди множества  вариантов телекоммуникационных технологий бесспорным лидером за последние  годы стал Интернет. Сегодня он является важнейшим элементом информационной инфраструктуры мирового сообщества. Темпы распространения Интернета  носят взрывной характер, на российском рынке общедоступных телекоммуникационных сетей он вытеснил всех конкурентов.

Понятие «информационные  ресурсы» определено в Законе «Об  информации, информатизации и защите информации». В соответствии с ним  к государственным информационным ресурсам относят находящиеся в собственности РФ и субъектов РФ отдельные документы и отдельные массивы документов, созданные за счет средств федерального бюджета.

В органах государственной  власти субъектов РФ и муниципальных  органах за последнее время создано  большое количество различных собственных  информационных ресурсов в виде массивов документов, баз данных и информационных массивов.

Целью исследования является рассмотрение информационнго обеспечение органов исполнительной власти.

Из поставленной цели вытекают задачи исследования:

1. Обозначить понятие  информационного обеспечения и компонентов, соотносимых с ним.

2. Рассмотреть информационное обеспечение в аспекте управленческой деятельности.

3. Изучить понятие, сущность и классификацию информационно-аналитических подразделений.

4. Обозначить требования  к информационно-аналитическим службам  и значение данных служб в  работе организации.

Объект исследования - информационные технологии.

Предмет исследования - органы исполнительной власти.

Теоретической основой данной работы послужили работы таких авторов, как: Михеева Е.В., Зотов В.Б., Филимонова Е.В. Иванов, П.Ф., Климантова, Г.И.и других.

Методы исследования: анализ литературы.

Структура работы: работа состоит  из введения, двух глав, четырех параграфов, заключения и списка используемой литературы.

Глава I. Информационное обеспечение

1.1.Понятие информационного  обеспечения

Информационное обеспечение является составной частью более широкого понятия информационных процессов. В нормативно-правовой трактовке информационные процессы определяются как процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации и охватывают тем самым все сферы человеческой деятельности.

Информационное обеспечение чаще всего соотносится с организационно-управленческой и производственно-технологической  сферой. Поэтому под информационным обеспечением будем понимать совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.

Основополагающим в определении  информационного обеспечения является понятие информации.

Термин информация происходит от латинского informatio —разъяснение, изложение. До середины нашего столетия информация трактовалась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 50-х годов на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные трактовки понятия информация. Информацию в вероятностно-статистическом подходе стали трактовать как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса (информация по Шеннону).

Известна также и широко используется общенаучная трактовка понятия информации как изменение объема и структуры знания воспринимающей системы. При этом под воспринимающей системой понимается не только собственно сам человек или его производные (коллектив, общество), но и, вообще говоря, любая система, например биологическая клетка, воспринимающая при рождении генетическую информацию.

Существует еще и нормативно-правовая трактовка понятия информации, которая используется в законодательных актах, регламентирующих информационные процессы и технологии. Так, в частности, в законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.95 № 24-ФЗ) дается следующее определение термина «информация» — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.

В контексте рассмотрения содержания информационно-аналитической сферы наиболее подходящим является объединение общенаучной и нормативно-правовой трактовки понятия информации. Поэтому в дальнейшем информацию будем понимать как изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области воспринимающей системой независимо от формы и способа представления знания.

При рассмотрении понятия информационного  обеспечения в контексте обработки  информации важное значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. Поэтому определим данные как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащую лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.

Таким образом, информация на стадии данных характеризуется определенной формой представления и дополнительной характеристикой, выражаемой термином структура.

Структура данных связана с понятием представления информации и определяется функциональной, логической, технологической и т. п. структурой той предметной области, информацию о которой содержат данные. Вместе с тем данные могут быть представлены и в неструктурированной форме, что предопределяет технологические особенности их накопления и обработки. Таким образом, можно выделить неструктурированную и структурированную форму представления данных.

Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми в настоящее время, с точки зрения задач обработки и анализа информации, являются программные средства обработки структурированных данных, т. к. структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.

Под документированием информации в широком смысле слова можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области в общей ее массе, обособление этой части с приданием ему самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т. п.). Процесс документирования превращает информацию в информационные ресурсы. Нормативно-правовая трактовка информационных ресурсов определяет их как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)».

Таким образом, документирование информации подводит к одному из самых (фундаментальных  понятий в сфере информационного  обеспечения — информационным системам. Так же как и для понятий информации и документа, понятие информационной системы многогранно и имеет несколько определений и подходов. В нормативно-правовом смысле информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

В технологическом плане аспект использования средств вычислительной техники (СВТ) в информационных системах и обеспечение на этой основе автоматизации  решения каких-либо задач проявляется  в близком термине автоматизированная система — «система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реОпыт, практика создания и использования автоматизированных информационных систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей — абонентов системы.

Исторически первыми видами информационных систем являются архивы и библиотеки. Им присущи все атрибуты информационной системы. Они обеспечивают в какой-либо предметной области сбор данных, их представление и хранение в определенной форме (книго-, архивохранилища, каталоги и т. д.), в них определяется порядок использования информационных (фондов (т. е. определены абоненты, режимы и способы выдачи информации—абонементы, читальные залы и т. п.).

Информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными (АИС). Автоматизированные информационные системы в настоящее время являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий.

Таким образом, информационные системы являются основным средством, инструментарием решения задач информационного обеспечения.

Информационная служба (отдел автоматизации, вычислительный центр и т. д.) в общем виде обеспечивает решение следующих задач:

• сбор недокументированной и документированной  информации из внешних источников, необходимой для поддержки управленческих и технологических процессов;

• внешний мониторинг (выявление  и анализ управленческих проблем, возникающих  по внешним причинам);

• информационное оповещение и удовлетворение информационных потребностей управленческих и технологических структур;

Структура информационного  обеспечения определяется структурой (циклом) функционирования информационных систем. В общем плане можно выделить следующие элементы цикла функционирования информационных систем.

• сбор информации;

• комплектование информацией;

• поиск и выдача сведений для  абонентов системы;

• поддержание целостности, актуальности и сохранности информации.

Сбор информации представляет собой специальным образом организованный порядок и процесс получения и отбора информации, имеющей отношение к предметной области сведений информационной системы, и включает:

• получение информации;

• оценку относимости информации;

• организационные схемы, порядок  отбора и фиксации информации.

Получение информации осуществляется через организацию и использование системы источников и каналов получения информации.

1.2.Информационное  обеспечение управленческой деятельности

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного  обеспечения управленческой деятельности является документационная система  организации. Она включает в себя документированную информацию и  документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить  по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические  и т.д.)

- фото-, кино- и видео-документы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной  деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих  управленческие решения (постановление,  решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая  документации.

Система обеспечивающей документации:

1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1) документация по материально-техническому обеспечению;

2) производственно-технологическая документация.

Организация информационного  обеспечения

Управлять процессом получения и использования информации, информационными ресурсами и информационным обеспечением необходимо, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения  информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного  обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

- создание и развитие систем обработки и передачи информации;

- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные  ограничения, обеспечивать необходимый  уровень безопасности при использовании  технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения  управленческой деятельности – это  совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

- законодательные акты РФ;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

- методические материалы по работе с документами;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации.

Любая организация существует в  некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями  и отношениями между ними. Эта  же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется  совокупностью структурных подразделений  предприятия и работающих там  людей и отношениями между  ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие  органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды  часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный  характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки  и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

- простые и сложные запросы;

- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются  заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью  алгоритма получения последней  из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще  обрабатывать неформализованные случайные  запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам  управления.

Возможны две основные формы  организации информационного обеспечения  управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации  службы, централизованном хранении, обработке  и предоставлении информации и таком  же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих  технологий привели к необходимости  придерживаться частично децентрализованного  подхода – организации информационного  обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для  организации информации, в которых  располагаются соответствующие  базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Глава II. Информационно-аналитические подразделения

2.1.Понятие, сущность и классификация информационно-аналитических подразделений.

Все больше региональных правительств используют в своей работе информационно-аналитические  службы. Практика политической и хозяйственной  жизни такова, что «исследование, анализ и прогноз функционирования и развития столь сложных и  слабо формализуемых систем, какими являются взаимосвязанные комплексы  социальной, экономической и общественно-политической сфер жизнедеятельности регионов, не могут производиться на основе интуитивных  представлений органов управления о конечном результате. Практика последних  лет показала, что и метод прямых аналогий также слабо применим в  реальных условиях, а адаптация аналогов зачастую приводит к их существенному  искажению и дополнительным вложениям  средств, зачастую превышающих затраты, использованные на создание самих аналогов».

Можно выделить четыре основных уровня информационно-аналитического обеспечения органов власти, создающих полную информационную картину о положении в управляемой области. Сюда следует отнести уровни обеспечения решения политических, стратегических, тактических и оперативных задач. Все они взаимосвязаны, и очевидно, что система информационно-аналитического обеспечения представляет собой связную структуру информационных, аналитических, прогнозных, экспертных подразделений различного типа, занятых сбором информации и информационным обеспечением, аналитической работой, средне- и долгосрочными прогнозами, научной работой в определенной сфере, обеспечением информационной безопасности, поддержанием деятельности информационных ресурсов (технические подразделения) и т.д. Все эти подразделения существуют «параллельно», каждое выполняет свою задачу в пределах общей согласованной системы задач.

При выделении управленческих уровней  в соответствии с указанным выше разделением управленческих задач  необходимо также принимать во внимание специфику информационно-аналитической  работы на каждом из уровней. В данном случае необходимо говорить о формирующейся  иерархии знания в смысле организации  целостной системы информации от нижних звеньев (с оперативными задачами), до верхних (с политическими и стратегическими задачами).

Таким образом, можно заметить, что  все информационно-аналитические  подразделения в органах власти можно разделить по горизонтали (подразделения различной направленности, не подчиненные друг другу) и по вертикали (подразделения, выполняющие схожие функции и находящиеся в отношении управления и подчинения). Такого рода отношения между подразделениями представляют целостную систему обеспечения информацией процедуры принятия решений и управления. Информация, таким образом, существует одновременно во всех уровнях власти, но различается по параметрам использования. Такой подход позволяет систематизировать имеющиеся знания об объектах управления и дает возможность сформировать эволюционные модели с прослеживанием тенденций развития по отдельным параметрам.

Необходимо сказать об объективной  и субъективной стороне обсуждения объема информации. Стало популярным утверждение, что лавина информации сегодня не поддается никакому учету и контролю. Похоже, это так, поскольку даже специалисты в своей области сталкиваются с невозможностью просмотреть все изданное, показанное и сказанное по какому-либо вопросу. Речь может идти только о каком-то приближении к полноте. Это то, что относится к объективным аспектам объема.

Другой исходный пункт касается субъективной стороны информации, поскольку  один человек не в состоянии удержать в голове весь объем информации, необходимый для принятия управленческих решений, соответствующих достаточно широкому горизонту проблем. Для удовлетворительного решения этих проблем, как правило, используется «штаб». Система информационно-аналитических подразделений, о которой идет речь, одновременно есть и штаб как таковой, и форма организации информации. При этом сохраняются индивидуальные особенности сторон информационного взаимодействия, что делает возможным сколь угодно гибкую политику самого взаимодействия. Пересмотр отношений между центром и территориями налагает на органы управления особые рамки, в которых глубина понимания ситуации и наличие альтернативных подходов к решению проблемы возможны только при наличии в системе органов государственной власти специфических подразделений - информационно- аналитических служб, разумеется, внутри поставленных ведущими управленцами задач.

Параллельно необходимо отметить, что  многими осознается важность создания информационно- аналитических подразделений  в органах исполнительной власти, что следует из участившегося  включения таких структур в систему  исполнительной власти многих регионов страны.

Основные требования к информационно-аналитическим  службам, как правило, состоят в  следующем:

1. предоставить информацию;
2. предоставить информацию в необходимом объеме;
3. предоставить информацию в необходимое время.

Эти требования вполне справедливы, поскольку  «никому не будут нужны аналитические материалы после принятия решения».Но одновременно эти требования к информационно-аналитическим подразделениям суть основные задачи ее существования. В соответствии с ними следует обдумывать и выстраивать систему информационно-аналитического обеспечения.

Очевидно, что каждое из вышеперечисленных  требований выполнимо до определенной степени. Так, например, требование предоставления информации ограничено объемом имеющейся  в распоряжении информации, объемом  баз данных, доступом к необходимой  информации, уровнем технического обеспечения, характеристиками средств связи и т.д. Требование полноты информации может быть ограничено перечисленными выше условиями, а также квалификацией персонала и уровнем кадрового обеспечения. Требование своевременного предоставления информации ограничено объемом обрабатываемой информации, уровнем технического обеспечения, уровнем кадрового обеспечения и пр.

Общие ограничения на работу с информацией  могут быть представлены как группа характеристик, действительно принадлежащих  сторонам информационно-аналитической  деятельности:

1. субъекту (активной стороне деятельности, получателю и преобразователю информации);
2. медиатору (средству получения, обработки, производства и передачи информации, «посреднику» между субъектом и объектом);
3. объекту (источнику информации).

В целом все ограничения носят  временный и пространственный характер и интуитивно очевидны. Понятно, что  один человек не может одновременно существовать в нескольких местах, быть специалистом во всех областях знания, одновременно воспринимать, обрабатывать, производить и передавать информацию, сохранять в памяти детали сколь  угодно долгое время. В определенной степени относится это и к  сколь угодно большой группе людей, сосредоточенной в одном месте (количественные характеристики в данном случае принципиального значения не имеют). Максимальным случаем является использование всех человеческих ресурсов для информационной работы, что переводит  проблему из плоскости аналитической в тотальную и, в свою очередь, порождает специфические проблемы организации.