Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Министерство  образования и науки Российской Федерации

филиал  федерального государственного бюджетного

образовательного  учреждения высшего

профессионального образования

«Южно-Уральский  Государственный Университет»

(Национальный  исследовательский университет)

в г.Миасс 
 
 
 
 
 

Реферат на тему

«Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом» 
 
 
 
 

Выполнил: Румянцева Е.С.

Проверил: Кулешов Ю.В. 
 
 
 

Миасс 2011

Содержание

1.  Информационное обеспечение системы управления персоналом организации               3стр.

а) Внемашинное информационное обеспечение        4 стр.

б) Внутримашинное информационное обеспечение                                    4 стр.

2.  Техническое обеспечение системы управления персоналом организации 6

Список  использованной литературы       10 стр.

1. Информационное обеспечение системы управления

персоналом  организации 

      Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения  выполнения этих функций дает возможность  рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально  включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

      Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

      Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

      Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

      Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

      Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

      Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

      Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

      Информационное  обеспечение службы управления персоналом (Приложение 1) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

      а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

      Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

      Во  внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

      б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

      Основным  элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

      В последнее время широкое распространение  получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

      Недостатки  традиционного подхода организации  массивов информации в памяти ПК, при  котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к  необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

      Все это обусловило новую организацию  данных в ЭВМ, что нашло свое отражение  в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

      Банк  данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

      В базе данных накапливается и постоянно  обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых  ориентирован на использование при  решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется  непрерывному поддержанию в системе  точной динамической информационной модели объекта управления.

      В этой связи открывается принципиально  новая возможность использования  ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

      К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется  ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки  информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки  информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

2. Техническое обеспечение системы

управления  персоналом организации 

      Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

      КТС должен обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

      В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

      КТС должен обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

      Исходными данными для выбора технических  средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

      Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

      При выборе оборудования следует учитывать  назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.

      Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств, являются исходной базой составления  задания на проектирование технического оснащения службы.

      Проектные решения должны обеспечивать:

• рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
• комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

      Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

      Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

      В соответствии с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно  разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

      Средства  сбора и регистрации  информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств – преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

      Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

      Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

      Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

      Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

      Однако  следует отметить, что приведенная  выше классификация технических  средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда. Учеб. Пособие. – М.: ГАУ, 1993.
2. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 1994.
3. Менеджмент организации. Учеб. пособие/Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 1995.
4. Поршнев А.Г. Управление инновациями в условиях перехода к рынку. М.: РИЦЛО "Мегаполис-Контракт", 1993.
5. Управление персоналом организации: Учебник/Пол ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 512с.
6. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учеб./ Л.В. Еремин, А.Ю. Королев, В.П. Косарев и др. М.: Финансы и статистика, 1993.