Информационное обеспечение. 2

Содержание

    Введение                                                                                                                                          3

1 Теоретические аспекты информационного обеспечения менеджмента                                   5

       1.1 Понятие и сущность управленческой  информации                                                           5

       1.2 Информационные системы и технологии  в организации управленческой

            деятельности предприятия                                                                                                  10

2 Анализ информационного обеспечения процессов управления ООО

  «Рыбоперерабатывающая Компания»                                                                                         13

         2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия                                   13

         2.2 Характеристика информационного обеспечения управления деятельностью

            предприятия                                                                                                                         14

     Заключение                                                                                                                                   22

     Список используемых источников                                                                                            23

     Приложение А. Баланс                                                                                                                24

     Приложение Б. Отчет о прибылях  и убытках                                                                           26

Введение

Актуальность  исследования обусловлена необходимостью развития практики исследования, разработки, внедрения и оценки эффективности  мер по совершенствованию информационного  и технического обеспечения менеджмента  в организации. Быстрое и повсеместное распространение современных информационных и коммуникационных технологий вторгается в информационную сферу, затрагивая такие основополагающие для всех видов человеческой деятельности процессы, как производство, обработка и  передача информации. Это ведет к  коренным социальным трансформациям в  области экономики, политики, культуры, к изменениям в сознании людей, к  возникновению нового типа общества – информационного общества. Это  наступила новая эпоха, которую  называют веком информации, эрой знания, информационным обществом, когда именно информация и знание становятся наиболее важными факторами успеха. Социально-политические аспекты развития информационного  общества становятся все более очевидными с развитием средств вычислительной техники и связи. Происходит возрастание  мобильности товаров, услуг и  факторов производства. Также увеличивается  мобильность таких нематериальных вещей, как мобильность информации, идей и вкусов.

Рыночные условия  хозяйствования изменили приоритеты использования  информационных ресурсов от фискальных функций к информационному обеспечению  менеджмента. Повышение требований мобильности управления, географическая и диверсификационная глобализация сбыта и поставок, резкое увеличение интереса к управлению издержками на фоне роста конкуренции, необходимость  решения задач сбыта и логистики  привели к существенному росту  роли использования информационных ресурсов в управлении.

В современных  условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими  и другими ресурсами. В современных  условиях нередко базой управленческих решений является неполная и несвоевременная  информация. Следовательно, повышение  эффективности управленческой деятельности, за счет совершенствования информационного  обеспечения управления становится одним из направлений совершенствования  деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения  эффективности протекания трудового  процесса является его автоматизация.

Целью курсовой работы является изучение  информационного обеспечения процессов управления.

Для осуществления цели необходимо реализовать следующие задачи:

• теоретические аспекты информационного обеспечения менеджмента;
• анализ информационного обеспечения управления ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания».

Объектом исследования является ООО  «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания»

Предметом исследования является – информационное обеспечение управления.

Теоретическая и фактологическая  база исследования: научные труды  отечественных и зарубежных ученых,  законодательства РФ, годовые отчеты предприятия ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания».

1 Теоретические аспекты информационного обеспечения

менеджмента

1.1 Понятие и сущность управленческой  информации

Коммерческая информация является важнейшим связующим звеном, обеспечивающим деятельность изготовителей, торговых посредников и потребителей в  процессе товарообращения, основой  для анализа, планирования и контроля за результатами получения прибыли.

Формирование инфраструктуры товарного рынка, включающей подсистемы складского хозяйства, транспортного обслуживания и товароупаковочной индустрии, требует создания и функционирования «подсистемы информационного обеспечения об изготовителях товаров, их производственных возможностях, о наличии запасов товаров, об имеющихся запросах покупателей» [6, с. 320].

Решение этой задачи осложняется объемами коммерческой информации, которая касается 25 - 30 млн. наименований изделий и  должна быть доступной нескольким миллионам  пользователей. В связи с этим стоит задача создания во всех регионах страны соответствующих звеньев (структур), занимающихся сбором, обработкой и  передачей данных клиентам о ресурсах и спросе на товары (услуги) на договорной основе с учетом зарубежного опыта. Реализация этой задачи связана с  обращением на рынке значительной части  коммерчески ценной информации, охраняемой в соответствии с законом либо договором.

Изучение и анализ условий рынка  осуществляются с использованием широкого круга источников коммерческой информации. Это периодическая печать - газеты, специализированные журналы, бюллетени, монографии, обзоры рынков, публикации торговых палат и союзов предпринимателей, издания банков, страховых компаний, рекламных агентов, отдельных предприятий, сообщения официальных государственных  органов по вопросам торговли, где  даются общие данные об изучаемом  рынке, формах и методах торговли [6, с. 321].

При изучении предприятий-изготовителей, торговых посредников и потребителей используются годовые отчеты о деятельности и балансы, проспекты и каталоги, в которых даются характеристики производственной и торговой деятельности, размеры капиталовложений, финансовые показатели работы предприятия и  его структурных подразделений, источники финансирования и обязательства, счет прибылей и убытков за год; описание технологических процессов и  новых технических достижений; техническая  характеристика продукции по номенклатуре выпускаемых и предлагаемых к продаже товаров. Кроме того, информация может быть получена из справочников по торговым фирмам, где содержится их отраслевая и финансовая связь с другими предприятиями.

Перечисленные выше источники коммерческой информации являются общедоступными, открытыми. Конкретную информацию о  соотношении между спросом и  предложением товаров (услуг) на рынке  можно получить, например, путем  проведения маркетинговых исследований. Эта информация, как правило, является закрытой.

Исследования рынка ведутся  по двум взаимосвязанным направлениям: первое - изучение и анализ условий  рынка; второе - изучение форм и методов  торговли. Изучение спроса проводится в тесной взаимосвязи с изучением  предложений и цен. Формы и  методы торговли изучаются с целью  анализа деятельности предприятий-производителей и фирм, выступающих на рынке в  качестве продавцов и покупателей  конкретного товара, выявления позиций  на рынке, каналов и методов сбыта, коммерческой практики, используемой в торговле данным товаром [8, с. 280 ].

Наибольшее количество спорных  вопросов вызывает охраняемая коммерческая информация. В этой связи представляется важным раскрытие сущности и форм проявления коммерчески значимой информации.

Производство товаров, выполнение работ и оказание услуг в сфере  торгового оборота связаны с  использованием различной научной, технической, технологической, коммерческой и иной информации.

Коммерческую информацию, как один из видов информации, используемой производителем товаров (работ, услуг), условно можно сравнить с айсбергом, где видимая его часть - это  открытая информация, а невидимая - закрытая.

Открытая информация - это та, которая  не скрывается производителем. Она  общеизвестна, представляет чисто теоретический  и научный интерес либо охраняется патентным или авторским правом, используется в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Закрытой является информация, которая  специально скрывается и защищается производителем товаров (работ, услуг) от посторонних лиц. Ее использование  в процессе производства и сбыта  товаров дает коммерсанту преимущество перед конкурентами на рынке. Известно, что основой рыночной экономики  является конкуренция товаров (работ, услуг). Успех в производстве конкурентоспособных  товаров (работ, услуг) определяется невозможностью доступа предпринимателей к сырью  и энергоресурсам; его основа - интеллектуальная собственность предприятия, используемая так, чтобы произвести и предложить потребителям товары (работы, услуги) более  дешевые, более экономичные и  удобные в обращении, чем у аналогичных фирм [6, с. 323 ].

В условиях конкуренции получение  прибыли предприятием зависит от умения сохранить коммерчески значимую информацию, неизвестную конкурентам, а также от способности правильно  распорядиться ею на рынке.

В этой связи следует отметить, что государство уделяет серьезное  внимание дальнейшему развитию малого и среднего предпринимательства  с целью формирования среднего класса предпринимателей в России и создания реального сектора экономики. Расширение сферы деятельности субъектов предпринимательства  повлечет за собой увеличение спроса на коммерчески значимую информацию. Уже сегодня три четверти предпринимателей, как показывают данные опроса, интересуются коммерческой, маркетинговой и нормативно-правовой информацией, использование которой  они связывают с экономической  устойчивостью работы фирм и желанием расширить сферу предпринимательской  деятельности.

Известно, что экономически устойчивой считается фирма, прибыли которой  непрерывно увеличиваются. Зададим  себе вопрос: почему и за счет чего это  происходит? Что является движущей силой экономического роста? Можно  с уверенностью сказать, что одним  из важнейших составляющих этого  процесса является обладание и умелое использование фирмой коммерчески  значимой информации. Коммерчески значимая информация включает совокупность сведений, составляющих коммерческую тайну и  ноу-хау (секреты промысла), участвует  в торговом обороте и является связующим звеном во всех направлениях деятельности коммерческих организаций. Коммерчески значимая информация может  относиться к разным сферам (технике, технологии, экономике, организации  и т.д.), отражать любую сторону  деятельности коммерческой организации, быть продуктом внутреннего производства либо может быть передана по договору, но в силу неизвестности ее партнерам (конкурентам) благодаря сохранению в тайне фирменного «секрета»  имеет ценность в рыночном обороте. Используемая в таком качестве информация, хотя и составляющая не более 5% от ее общего объема, является важнейшим  ресурсом коммерческой организации, ее инструментом (средством) получения  прибыли в условиях существования  конкуренции, ее разглашение (утечка) может  стать причиной экономических потерь [14, с. 114 ].

Коммерчески значимая информация приобрела  в рыночной экономике огромную значимость. Ее доля участия в получении организацией прибыли значительно выше по сравнению  с использованием открытой информации, а также традиционных результатов  интеллектуальной деятельности и средств  индивидуализации.

Конкуренция на рынке диктует постоянное обновление ассортимента и улучшение  качества выпускаемой продукции, что  заставляет предприятия выделять коммерчески  значимую информацию и заботиться о ее правовой защите. Однако это под силу только крупным предприятиям, имеющим в своей структуре службы безопасности. Большинство руководителей малых и средних предприятий сегодня не имеют финансовых возможностей содержать такие службы и даже отдельных специалистов и слабо осведомлены в использовании средств и методов защиты коммерчески значимой информации.

Однако мало изготовить хорошую  вещь, ее нужно еще выгодно продать. В коммерческой деятельности большое  значение имеет деловая информация, включающая планы, результаты маркетинговых  исследований и рекламной деятельности, планы сбыта товаров, организацию  сбыта с помощью торговых посредников, новые приемы и технологии сбыта  товаров, списки клиентов, посредников, финансовые, страховые и иные операции по обеспечению эффективного товарооборота  на рынках и другие. Знание подобных сведений дает конкурентам преимущество при завоевании рынков сбыта товаров, переманивании клиентов и навязывании им невыгодных сделок [6, с. 325].

Для этапа реализации товаров характерны различные уровни и степень концентрации деловой информации, отнесенной к  коммерческой тайне, в зависимости  от стадий существования товаров  на рынке (внедрение, рост, зрелость, насыщение  и спад), которые, по образному выражению  Ф. Котлера, образуют жизненный цикл не только конкретных изделий, но и  их групп (классов товаров).

На предприятиях с различными формами  собственности и отраслевой принадлежностью  накапливается и циркулирует  коммерчески значимая технологическая  и деловая информация, характеризующая  внутреннее состояние организации  и охраняемая в режиме "коммерческая тайна" и внешнюю среду - о состоянии  рынка, репутации фирм-конкурентов, потенциальных потребителях и т.д.

В данном случае можно говорить об определенных элементах информационной системы, дающей представление о  внешней среде предприятия.

Речь идет, во-первых, о репутации  предприятия, которая оценивается: 1) по качеству, цене и другим показателям  произведенных и реализованных  товаров, выполненных работ и  оказанных услуг; 2) по уровню профессиональной подготовленности персонала, ответственности  и т.д. Во-вторых, об информации о  потребителях, у которых различное  представление о потребительских  свойствах товаров, качестве выполняемых  работ и оказываемых услуг. В-третьих, об ограничениях, устанавливаемых государством в сфере конкретной предпринимательской  деятельности, и их учете при осуществлении  производства и реализации товаров, выполнении работ и оказании услуг. В-четвертых, информация о конкурентах  включает данные о рыночных ценах, скидках, условиях договоров, спецификациях, доле конкурента на рынке и тенденциях ее изменения, общем объеме сбыта данного товара, аналогичных выполняемых работах и оказываемых услугах, стратегических планах конкурентов по проведению маркетинговых исследований и рекламы, о сильных и слабых позициях отдельных конкурентов [6, с. 326 ].

Как известно, конкуренция представляет собой процесс, в котором хозяйствующие  субъекты, независимо действующие на рынке, ограничивают друг друга в  возможностях установления контроля за созданием условий на рынке. Конкуренцию  следует признавать добросовестной в том случае, если нет барьеров для вхождения хозяйствующего субъекта на рынок, а цены свободно определяются спросом и предложением. Недобросовестной конкуренцией признаются действия хозяйствующих  субъектов, направленные на приобретение преимуществ в предпринимательской  деятельности, которые противоречат нормам действующего законодательства, обычаям делового оборота и могут  причинить убытки другим предприятиям, в т.ч. и в виде причинения ущерба их деловой репутации.

При получении информации о внешней  среде предприятия руководствуются  определенными принципами. В частности, четко определяется цель получения  конкретного вида информации, какие  силы и средства следует при этом задействовать, уточняются критерии оценки достоверной и полезной информации. На предприятии в процессе его  функционирования создается система  накопления, обработки и систематизации КЗИ о его внутреннем состоянии  и внешней среде, а также определяется порядок доведения такой информации до потребителей из числа работников предприятия и третьих лиц. Названные  принципы с учетом основных направлений  деятельности предприятия, предложений  менеджеров, маркетологов и персонала  структурных подразделений составляют основу для разработки программы  получения информации о внешней  среде. В программе определяются обязанности лиц по сбору, накоплению, обработке, анализу и предоставлению коммерчески значимой информации. Для  участия в этой работе привлекаются не только сотрудники специализированного  подразделения, но и работники службы маркетинга, отдела снабжения, финансового  отдела, торговые агенты, продавцы и  другие работники, непосредственно  работающие с представителями конкурирующих  предприятий и покупателями. Составляется перечень сведений коммерческого характера, которые необходимы для оценки состояния  рынка и деятельности конкурентов. В программе уточняются методики, которые следует использовать для  оценки и систематизации коммерческой информации; возможные источники  информации; методы законного получения информации о конкурентах[6, с. 329 ].

1.2 Информационные системы и технологии  в организации

  управленческой деятельности предприятия

Информационные технологии организации  служат стратегическим целям бизнеса, используются для управления деятельностью  структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами  и коллективами людей.

Спрос на информацию и информационные услуги в сфере экономики и  управления обеспечивает развитие, распространение  и все более эффективное использование  информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо  без использования разнообразных  технических средств и в первую очередь компьютеров.

Стратегические цели информационных технологий - обеспечить развитие бизнеса, его управляемость и качество, конкурентоспособность, снижение стоимости выполнения бизнес-процессов [4, с. 53].

Информационная технология - это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее передачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений (рис. 11.). Средства и методы автоматизации включают технику, программы, способы и подходы в организации информации, информационных систем и технологий, в обслуживании пользователей.

Технологии различаются составом и последовательностью операций, степенью их автоматизации (долей машинного  и ручного труда), надежностью  их выполнения. Надежность реализуется  качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Кроме того, организация информационных технологий определяется рядом факторов и критериев. Главные из них –  объемы информации, срочность и точность ее обработки, структурные и предметные особенности объекта, управления, соответствие временным регламентам взаимодействия производственных процессов и их элементов [5, с. 72].

Для удобства проектирования и управления технологические операции объединяют в процедуры или этапы обработки  и преобразования, т.е. в более  укрупненные элементы технологического процесса. Например, процедура сбора  и регистрации первичной информации включает ее доставку, сбор, передачу регистрацию  на машинном носителе или бумаге, ввод в систему, контроль ввода. При этом должны быть обеспечены достоверность, полнота и своевременность процедуры. Особенность процедуры в ее низкой степени автоматизации, так как может присутствовать клавиатурный ввод, который отличается большими трудозатратами и ошибками.

Рисунок 1.1 – Состав процедур и операций информационной технологии

Процедура передачи информации включает кроме самой передачи операции ввода  данных в систему, в сеть, преобразования из цифровой формы в аналоговую и  наоборот, операции вывода сообщений, контроль ввода и вывода, защиту данных. Отличается эта процедура  способами передачи (почта, каналы связи, транспортные средства), разнообразием  средств передачи, организацией процесса передачи. Высокая степень автоматизации  этой процедуры достигается дорогими способами, но технология в целом  становится более эффективной.

Процедуры обработки информации являются главными в информационных технологиях. Остальные процедуры носят вспомогательный  характер. Процедуры обработки включают: операции ввода информации в систему, ввода, обработки, вывода результатов, отображения результатов и их контроля. Все операции выполняются автоматически [5, с. 73].

Обработка отличается разнообразием  видов и форм представления информации: символы, текст, таблицы, базы данных, изображения, сигналы и т.д. Принципы, методы и  средства организации информации порождают  разнообразие современных технологий. Например, технологии мультимедиа, нейрокомпьютерные технологии, распределенные и сетевые технологии и др. Результатом процедур обработки является информационное обслуживание пользователей для различных аспектов управления.

В составе процедуры выполняются  операции хранения, запроса, поиска данных, контроля поиска, выдачи информации, формирования или отображения сообщения, контроля выдачи и отображения.

Процедура анализа, прогноза, принятия решений — это наиболее сложная, интеллектуальная процедура выполняется  человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.

Процедуры обработки могут различаться  в зависимости от форм и видов  представления данных. Организация  обработки цифровой, символьной, текстовой, табличной информации, в виде баз  данных, сигналов, речи, звуков, документов, изображений имеет свои особенности  и специфику, которые должны быть известны пользователю-экономисту. Варианты видов обработки показаны на рис. 1.2. В экономической деятельности наиболее распространено цифровое и  буквенное отображение информации в различных вариантах и сочетаниях: документы, тексты, таблицы, файлы, базы данных и др. В информационных технологиях  экономической деятельности, так  же как в телевидении, кино-, мультимедийных технологиях, широко используются изображения, речь, звуки, сигналы и т.д. [7, с. 142 ].

Рисунок 1.2 – Обработка информации и ее виды

2 Анализ информационного обеспечения процессов управления

ООО «Рыбоперерабатывающая Компания»

1.  Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания» образовалась 1 января 2007г. на базе ОАО «Рыбозавода Уссурийского»  под маркой «Рыбка Уссурийская» и  является ведущим предприятием рыбоперерабатывающей промышленности в городе Уссурийске.

ООО «УРПК» сохраняет традиции копчения «Рыбозавода» - одного из старейших  предприятий Уссурийска и преумножает  их, особый упор делается на обновление и расширение ассортимента.

Составим аналитическую таблицу  основных технико-экономических показателей  финансовых результатов деятельности организации (таблица 2.1).

Таблица 2.1 – Основные технико-экономические показатели, характеризующие

                         деятельность ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания»

                        за 2007-2009 гг.

В тысячах рублей

Анализ основных технико-экономических  показателей показывает, что за период с 2007-2009 г.г объем реализации продукции  был увеличен на 13012 тыс. руб.или на 110,7%, по сравнению с периодом 2008 года на 7361 тыс. руб. (105,8%)  Соответственно, возросла и себестоимость продукции в 2007-2009 г.г. на 12683 тыс. рублей (110,5%), за период 2008-2009 г.г. – 7076 тыс. руб.(105,6%).

В связи с этим прибыль от реализации тоже увеличилась в 2007-2009 на 329 тыс. руб. (199,3%), за период 2008-2009 г.г. -285 тыс. руб. (176,0%) Таким образом, среднегодовая выработка 1 работника за период 2007-2009 увеличилась  на 23,7 единицы, 2008-2009 – 6,8 единиц.

На основе анализа показателей  финансовых результатов деятельности организации можно сделать вывод, что основные экономические показатели предприятия в 2009 году по сравнению с 2007 года увеличились, что свидетельствует об устойчивом положении предприятия

2.2 Характеристика информационного обеспечения управления

деятельностью предприятия

В ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания» численность персонала  превышает 197 человек. Управленческий персонал составляет примерно пятую часть.

Для того чтобы принимать правильные управленческие решения, от результата исполнения которых может зависеть благосостояние не только его работников, но и предприятия в целом.

Что бы видеть необходимые на конкретный момент времени результат деятельности предприятия нужно все лишь идти в ногу со временем и пользоваться последними разработками ИТ - специалистов.

В результате использования таких  технологий можно быть в курсе  всех изменений происходящих в различных  отделах предприятия.

В ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания» около 30 персональных компьютеров. Все они соединены в локальную сеть. Есть выход в Интернет у 20 пользователей.

На предприятии развернута локальная  сеть на витой паре, но ее структура  не предусматривает единой точки  коммутации сервисов.

Компьютеры сотрудников работают под управлением Windows XP, Windows 7. Сервер баз данных работает под управлением Windows Server 2003 SR2.

Сетевая операционная система организована через рабочую группу Windows. Индивидуальные пароли пользователей не используются. Разграничение прав доступа к  сетевым ресурсам не используется, все пользователи работают под административным паролем локального компьютера.

Информационная служба ООО «Уссурийская Рыбоперерабатывающая Компания» состоит  из 5 человек. Они занимаются поддержкой работоспособности локальной сети, а так же «1С:Предприятие 8». На предприятии  используется программный продукт  «1С:Зарплата и Кадры 8» и «1С:Бухгалтерия 8» на платформе «1С: Предприятие 8».