Информационное обеспечение. 5

Введение

Использование в организации  информационных технологий является важным условием для обеспечения ее эффективной  работы. Практически невозможно найти  организацию, которая не использует IT в управлении. Система информационного  обеспечения всех процессов, существующих на предприятии, необходима для сохранения, обработки, передачи информации о результатах  выполнения этих процессов и своевременного принятия управленческих решений. Наличие  и эффективность использования  в компании информационной системы  напрямую влияет на эффективность бизнеса, его управляемость и прозрачность. Многие компании стремятся к совершенствованию  системы управления именно с помощью  внедрения современных информационных систем. Высокая динамичность развития ИС, совершенствование и обновление различных программных приложений, появление новых аппаратных средств требует высокопрофессионального подхода к выбору программных средств и их встраиванию в существующую в организации систему информационного обеспечения.

Актуальность данной темы состоит в том, что многие компании сталкиваются с необходимостью не просто выбрать оптимальную информационную систему, которая будет отвечать потребностям их бизнеса сейчас, но и выстроить IT-стратегию на долгосрочный период. Высокие требования к компетенции ИТ специалистов приводят к тому, что использование услуг профессиональных консультантов становится наиболее эффективным для решения подобных задач.

Таким образом, целью современных  информационных технологий, возрастание  роли компьютера в процессе жизни  общества обусловливают повышение  значения систем управленческого консалтинга  и значения качества предоставления консалтинговых услуг. У консультантов  появилась возможность не просто дать разумный совет своим клиентам, но предложить новую, эффективную информационную систему управления предприятием.

Глава 1. Информационное обеспечение деятельности управленческого консультирования

Консалтинг в области  информационных технологий является наиболее молодой областью. Многие предприятия  и внедренческие фирмы до сих  пор считают, что к IT консалтингу  относятся непосредственные работы по внедрению конкретной ИС. При  этом из виду упускается то, что любая  автоматизация системы управления невозможна без предварительного проведения целого ряда работ, непосредственно  влияющих на требования к информационной системе. И именно эти работы относятся  к IT консалтингу.

Управленческий консалтинг¹ - это решение совокупности проблем, связанных с организацией управления сложными системами в различных сферах деятельности. Консалтинг можно определить как деятельность специалиста или целой фирмы, занимающихся стратегическим планированием проекта, анализом и формализацией требований к информационной системе, созданием системного проекта, иногда - проектированием приложений. Но все это до этапа собственно программирования или настройки каких-то уже имеющихся комплексных систем управления предприятием, выбор которых и осуществляется на основе системного проекта. Сюда не входит и системная интеграция. Консалтинг предшествует им и регламентирует названные этапы.

Фактически консультантом  выполняется два вида работ. Прежде всего, это элементарное наведение  порядка в организации: бизнес-анализ и реструктуризация (реинжиниринг бизнес-процессов). Это направление получило название «бизнес-консалтинг». В конечном итоге  речь идет об автоматизации, однако если мы будем автоматизировать существующий хаос, царящий на российских предприятиях, то в итоге получим не что иное как «автоматизированный хаос». Любая организация - это довольно сложный организм, функционирование которого одному человеку понять просто невозможно. Руководство в общих чертах представляет себе общий ход дел, но как организация функционирует в целом, не знает, как правило, никто. И именно деятельность, направленная на то, чтобы разобраться в функционировании таких организмов, построить соответствующие модели и на их основе выдвинуть некоторые предложения по поводу улучшения работы некоторых звеньев, а еще лучше - бизнес-процессов (деятельностей, имеющих ценность для клиента), считается бизнес-консалтингом.

Другой вид работ - собственно системный анализ и проектирование. Выявление и согласование требований заказчика приводит к пониманию  того, что же в действительности необходимо сделать. За этим следует  проектирование или выбор готовой  системы так, чтобы она в итоге  как можно в большей степени  удовлетворяла требованиям заказчика.

Кроме того, важный элемент  управленческого консалтинга - формирование и обучение рабочих групп. Здесь  речь идет не только о традиционной учебе, любые проекты, модели должны в итоге кем-то сопровождаться. Поэтому  сотрудники предприятия с самого начала участвуют в проекте, им частично передаются внутрифирменные технологии. И по окончании работ они способны анализировать и улучшать бизнес-процессы в рамках собственной отдельно взятой организации.

Таким образом, консалтинг в  области информационных технологий направлен на выполнение следующих  основных видов работ²:

1) Диагностика существующей  системы информационного обеспечения  предприятия, ее соответствия  целям компании и разработка  ИТ стратегии.

2) Диагностика организационной  структуры и бизнес-процессов  ИТ службы, оценка степени их соответствия текущим и планируемым в будущем задачам обеспечения деятельности предприятия и разработка рекомендаций по их совершенствованию.

3) Анализ устойчивости, надежности  и производительности информационной  системы, выдача рекомендаций  по ее совершенствованию.

4) Разработка и внедрение  системы управления ИТ сервисами.

Управленческий консалтинг включает в себя:

-консультирование по общим вопросам управления бизнесом;

-перестройка бизнеса, осуществление изменений: от стратегического планирования до полной реорганизации предприятий;

-организационное управление;

-консалтинг в области восстановления бизнеса и решения проблем, связанных с неплатежеспособностью (кризис-консалтинг);

-консультации по вопросам слияния компаний и приобретения собственности;

-общая диагностика компании;

-выявление сильных и слабых сторон организации (SWOT-анализ);

-организация системы эффективного сбыта;

-анализ и оптимизация организационной структуры компании;

-разработка систем оплаты и стимулирования труда;

-постановка управленческого учёта;

-постановка финансового планирования;

-постановка бюджетирования;

-постановка финансовой отчётности;

-консалтинг в области информационных технологий и информационные услуги, разработка информационных систем, системная интеграция.

Любой руководитель при принятии управленческого решения основывается на той информации, которой он обладает.

Качество решения зависит  от достоверности, полноты предоставляемой  информации, скорости ее предоставления, удобства обработки.

Если для достоверности  и полноты информации достаточно четко организованной системы учета  и документооборота, увязанных с  бизнес-процессом организации, то для  повышения скорости предоставления и удобства обработки информации самое эффективное решение - единая компьютерная информационная система  организации (КИС).

Единая КИС организации³:

·  "закрепляет" систему учета организации и связанную с ней структуру бизнес-процесса

· является "электронным" воплощением документооборота организации

· закрепляет методики разработки и принятия управленческих решений.

Но дело в том, что сколько предприятий, столько и бизнес-процессов, систем учета и документооборота. Даже в одной и той же сфере бизнеса у двух внешне совершенно одинаковых организаций могут оказаться в этом смысле довольно существенные различия. Поэтому при разработке и внедрении КИС каждая организация требует индивидуального подхода.

Кроме того:

· нельзя затверждать в виде работающей программы то, что делается на предприятии в текущий момент, так как часть этого может оказаться неоптимальной и не удовлетворяющей потребностям организации

· внедрение любой КИС - это изменение, "ломка" организации, очень сильно связанная с человеческим фактором.

Поэтому разработка и внедрение  КИС в организации также должно происходить в рамках единого  технологического подхода, включающего  в себя взаимосогласованные методики: от обследования организации до управления процессом внедрения КИС и  связанных с ним организационных  изменений - к ним мы более подробно вернемся в следующем пункте.

Информационные системы  делятся на:

·     системы оперативного управления

·     АСУТП

·   системы поддержки и принятия решений.

Системы оперативного управления позволяют вводить и хранить необходимую руководителю информацию в едином формате данных и получать отчеты, необходимые для оперативного управления организацией.

АСУТП предназначены для  оперативного управления технологическим  процессом на основе компьютеризированного  съема информации с оборудования и управления режимом его работы.

Системы поддержки принятия решений позволяют проводить  анализ хранимых данных по критериям, необходимым руководителю при принятии управленческого решения любого уровня.

Роль информационной системы в процессе решения проблем организации может оказаться очень высокой. Дело в том, что один из самых сложных моментов в консультировании - проведение в жизнь разработанного консультантом решения. Это связано с тем, что любое изменение ворганизации связано:

·          с необходимостью изменения поведения  ее сотрудников (а человеческая натура всегда сопротивляется изменениям)

·          с изменением баланса интересов  сотрудников, групп, отделов и т.д., существующего в динамическом равновесии в любой организации.

Поэтому особое внимание при  консультировании должно быть уделено  методам реализации решений.

Процесс организационных  изменений проводить легче, если каждый сотрудник четко знает, "что  от него хотят", "как он должен это сделать", "что он за выполнение этого получит" и "чем ему  это грозит". Кроме того, процесс изменений во многом зависит от того, насколько в нем заинтересованы руководители среднего и низшего звена.

Поэтому процесс организационных  изменений в организации, сопровождающийся внедрением КИС, идет легче отвечать по следующим причинам:

·          сотрудникам понятно, что от них  требуется и как это делать

Так как в КИС "отражается" бизнес-процесс, система учета и  система документооборота организации, в терминах КИС очень легко  объяснить сотруднику, что он должен делать, как и когда (например, "при  получении счета-фактуры запускать  такую-то программу и в ней  в таком-то окошке заполнять такие-то колонки").

·          сотрудникам понятно, зачем все  это надо

Если показать руководителю, что если раньше он ждал необходимого ему отчета день и потом полдня дожидался, когда в нем исправят ошибки, то теперь он имеет возможность  получить его автоматически, почти  мгновенно, без ошибок и нажав всего несколько кнопок, да еще имеет возможность сократить численность отдела за счет сокращения сотрудника, который готовил ему этот отчет (получив при этом премию за экономию бюджета организации), то этот руководитель приложит все усилия к тому, чтобы его сотрудники заработали по-новому.

Если КИС связана с  системой стимулирования труда и  расчетом заработной платы, то сотрудники организации будут наглядно видеть, как рассчитывается их доход и каков он будет. Поэтому сотрудники, кровно заинтересованные в новой системе оплаты труда, будут более заинтересованно участвовать во внедрении новой системы учета в организации, понимая, зачем это надо.

·          проще обучать сотрудника новым  формам работы

Гораздо проще научить  сотрудника заполнять колонки в  окошке на экране компьютера, чем объяснять, что "из колонки №1 Документа №5 надо переписать данные в колонку  №4 Документа №3 и в колонку  №3 Документа №14 и потом отнести  Документ №5 в коммерческий отдел". Да и сам по себе переход от бумажек  к компьютеру создает очень много  приятных моментов в работе.

Естественно, рассмотренная выше технология управленческого консультирования в полном своем объеме применима в достаточно редких случаях. Прежде всего, это зависит от следующих факторов:

·          тип и номенклатура тех проблем, которые Клиент хочет и может  решить в первую очередь (например, только научить персонал правильно  общаться по телефону с заказчиками  и реорганизовать систему стимулирования труда, и ни о чем другом ни самого начала, ни в процессе общения консультанта и Клиента речи даже не ведется)

·        нацеленность Клиента в достижении результата на определенные временной интервал (например, "за ближайший месяц  необходимо снизить производственные затраты на 5%, а что будет дальше - посмотрим")

·          кроме того, не надо забывать немаловажный во все времена фактор стоимости  консалтингового проекта - чем более комплексна услуга, тем больших трудозатрат она требует и тем, следовательно, дороже.

Поэтому, естественно, комплексы  работ, о которых мы говорили выше, могут проводиться "частично". Например, внедрение автоматизированной системы учета товарно-материальных ценностей и разработка бизнес-плана  ценны сами по себе и очень мало связаны между собой.

Но, возвращаясь к изложенному ранее, еще раз подчеркну: чем более комплексно решение, тем оно эффективней. Соответственно, предоставляемые консультантом комплексные услуги, представленные в виде единой технологии, принесут в итоге больший эффект даже с учетом возрастания их стоимости по сравнению с единичными консалтинговыми проектами в той или иной области, проводимыми отдельно друг от друга.

Глава 2. Характеристика организации  ООО «Газпром Добыча Ямбург»

ООО «Газпром добыча Ямбург»  — 100-процентная дочерняя компания ОАО  «Газпром».

Основные виды производственной деятельности — добыча газа, газового конденсата и их подготовка к транспорту, проведение геологоразведочных работ, обустройство и разработка новых  газовых, газоконденсатных и нефтяных месторождений.

Компания владеет лицензиями на разработку пяти месторождений: Ямбургского, Заполярного, Тазовского, Южно-Парусового и Северо-Парусового (последние три — готовятся к разработке).

ООО «Газпром добыча Ямбург»  ведет производственную деятельность в Ямало-Ненецком автономном округе с 1984 г. Подготовка газа к транспорту осуществляется на 19 установках комплексной  и предварительной подготовки газа. В фонде скважин предприятия  — более 2000 газовых и газоконденсатных скважин. Суммарная протяженность  эксплуатируемых газопроводов-шлейфов  превышает 2000 километров.

ООО «Газпром добыча Ямбург»  самостоятельно ведет поисковые  геологоразведочные работы, ежегодно направляя на эти цели около 4 млрд рублей. За время производственной деятельности геологи компании открыли 33 новые залежи. Прирост запасов составил около одного миллиарда тонн условного топлива.

На промыслах Заполярного  месторождения успешно реализованы  комплексные алгоритмы управления в автоматическом режиме всеми основными  технологическими процессами от устья  скважины до межпромыслового коллектора. На Харвутинской площади Ямбургского месторождения внедрена автоматизированная система, позволяющая управлять технологическими процессами на территориально удаленных друг от друга объектах с единого диспетчерского пульта.

На всех этапах освоения и разработки месторождений –  от строительства скважин до подготовки газа к транспорту –  компания применяет  современные технологии, позволяющие  эффективно использовать природные  ресурсы и минимизировать экологические  риски.

Специалистами  ООО «Газпром добыча Ямбург» разработан и запатентован способ проведения групповых исследований кустовых газовых скважин, полностью исключающий выпуск газа в атмосферу. Применяемая технология вторичного вскрытия пласта позволяет увеличить коэффициент продуктивности газовых скважин и сократить выбросы вредных веществ. Экологический эффект получен и при использовании на ЗНГКМ технологии гравиметрического мониторинга процессов разработки газовых месторождений.

Средством достижения высоких  результатов в области охраны окружающей среды является внедрение  и поддержание эффективной системы  экологического менеджмента, основанной на требованиях Международного стандарта ISO 14001:2004 (ГОСТ Р ИСО 14001-2007). В 2011 г. утверждены положения новой Экологической политики ООО «Газпром добыча Ямбург».

Добыча и подготовка к  транспорту газа и газового конденсата наиболее эффективным и безопасным способом – это миссия ООО «Газпром добыча Ямбург». Следуя принципам устойчивого  развития, компания во всех аспектах своей  деятельности руководствуется соблюдением  баланса между экономическими, экологическими и социальными целями.

На предприятии действует  Политика управления человеческими  ресурсами, которая направлена на привлечение  лучших специалистов. Она реализуется  через прогрессивные методы подбора, оценки, использования персонала, а  также создание перспективного резерва  кадров. Одним из важнейших направлений  работы в компании считают обеспечение  достойного уровня жизни и сохранение здоровья работников. Это находит  отражение в социальных гарантиях персоналу и создании условий для безопасного труда.

Социальная ответственность  ООО «Газпром добыча Ямбург» проявляется  и в региональной политике. С первых дней существования компания инвестирует  в развитие экономики ЯНАО и повышение  качества жизни населения округа. Особое внимание уделяется Тазовскому району. Между компанией и администрацией территории заключено Генеральное  соглашение о сотрудничестве. Аналогично предприятие выстраивает отношения  с Надымским и Пуровским районами округа.

ООО «Газпром добыча Ямбург»  ежегодно значительные средства направляет на реализацию программы благотворительной  помощи, которая содействует развитию в регионе присутствия образования, детского спорта и творчества, здравоохранения.

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли посредством рациональной и эффективной разработки газовых, газоконденсатных, газонефтеконденсатных и нефтяных месторождений в соответствии с лицензиями на разработку и с соблюдением необходимых природоохранных мер. В соответствии с основной целью Общество осуществляет следующие виды деятельности: добычу газа, нефти, газового конденсата и их переработку, транспортировку газа, нефти, газового конденсата и продуктов их переработки; проведение геологоразведочных и буровых работ, Обустройство и разработку новых газовых, газоконденсатных и нефтяных месторождений, их эксплуатацию с соблюдением установленных требований к охране окружающей природной среды; капитальный ремонт, модернизацию, реконструкцию и техническое перевооружение действующих объектов, в том числе подземный ремонт скважин; строительно-монтажные, ремонтно-строительные и наладочные работы; выработку электроэнергии, теплоэнергии, добычу воды, их транспортирование, очистку стоков, организацию теплоснабжения объектов; обеспечение производства технологической связью и автоматизированными системами управления, оказание услуг связи; разработку и внедрение прогрессивных видов технологий производства, выполнение проектно-изыскательских, проектно-конструкторских и геофизических работ; осуществление в соответствии с действующим законодательством инвестиционной деятельности, операций с ценными бумагами; строительство, реконструкцию, ремонт и содержание автомобильных дорог и дорожных сооружений; осуществление грузовых и вахтовых пассажирских перевозок (воздушным, автомобильным, водным, железнодорожным транспортом), эксплуатацию грузоподъемных механизмов, ремонт подвижного состава; осуществление топографо-геодезических, картографических и маркшейдерских работ; обеспечение непрерывного профессионального обучения персонала Общества в собственных и иных образовательных учреждениях, в том числе в учебных центрах, на основе установленных образовательных стандартов, повышение квалификации рабочих кадров, руководителей и специалистов; деятельность, связанную с использованием сведений, составляющих государственную тайну, а также с защитой информации Общества, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации Общества; работы в области пожарной безопасности; организацию и проведение в соответствии с законодательством Российской Федерации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации, воинского учета, бронирования граждан, пребывающих в запасе и работающих в Обществе, гражданской обороны, предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций на объектах Общества; охрану объектов и имущества Общества, в том числе находящихся на балансе его филиалов и представительств; иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.

Общество осуществляет деятельность, направленную на обеспечение экономической  и информационной безопасности Общества, его филиалов и представительств.

 Отдельными видами  деятельности, перечень которых  определяется законами, Общество  вправе заниматься только на  основании специального разрешения (лицензии).

Для достижения своих целей  Общество обеспечивает: планирование своей деятельности и определение  перспектив развития, исходя из необходимости  экономического и социального развития Общества, получения прибыли; повышение  эффективности использования имущества  и финансовых средств Общества; организацию  надлежащих расчетов с потребителями (покупателями) продукции (услуг) Общества, а также расчетов по его обязательствам;  совершенствование управления, форм и методов хозяйствования; создание безопасных условий труда, соблюдение в хозяйственной деятельности норм, правил и инструкций по охране труда и технике безопасности; совершенствование системы оплаты и организации труда, социально- экономическое развитие трудового коллектива; осуществление современной кадровой политики в области подбора, расстановки и подготовки персонала; правовое обеспечение всех видов деятельности, защиту прав и законных интересов Общества; организацию и проведение во взаимодействии с государственными органами мобилизационной подготовки и гражданской обороны на своих объектах; квалифицированную эксплуатацию, обслуживание и содержание в надлежащем состоянии принятого по договорам аренды имущества ОАО «Газпром».

Глава 3 Оказание консультационных услуг на ООО «Газпром Добыча Ямбург»

1.1 Разработка проекта технического задания

Ситуация:

В настоящий момент в организации ООО «Газпром Добыча Ямбург» нужно внедрить  IT-консалтинг. Это важный этап на пути повышения эффективности деятельности организации, позволяющий определить стратегию развития информационной инфраструктуры компании, выбрать приоритетные направления и выработать стратегию внедрения новых IT технологий

В процессе развития организации, возникает множество сложных задач, вызванных необходимостью:

• структурной и функциональной реорганизации
• повышения качества обслуживания клиентов
• снижения издержек и минимизации операционных рисков
• вывода на рынок новых продуктов и услуг
• быстрого получения качественной отчетности для регулирующих органов, инвесторов и руководства банка.

Решение этих бизнес-задач, как правило, предполагает развитие IT-ландшафта.

Техническое задание

(на оказание консультационных услуг по разработке и внедрению IT-консалтинга)

I. Общие положения

ООО «Газпром добыча Ямбург»  — 100-процентная дочерняя компания ОАО  «Газпром».

Основные виды производственной деятельности — добыча газа, газового конденсата и их подготовка к транспорту, проведение

Компания владеет лицензиями на разработку пяти месторождений: Ямбургского, Заполярного, Тазовского, Южно-Парусового и Северо-Парусового (последние три — готовятся к разработке).

ООО «Газпром добыча Ямбург»  ведет производственную деятельность в Ямало-Ненецком автономном округе с 1984 г. Подготовка газа к транспорту осуществляется на 19 установках комплексной  и предварительной подготовки газа. В фонде скважин предприятия  — более 2000 газовых и газоконденсатных скважин. Суммарная протяженность  эксплуатируемых газопроводов-шлейфов  превышает 2000 километров.

ООО «Газпром добыча Ямбург»  самостоятельно ведет поисковые  геологоразведочные работы, ежегодно направляя на эти цели около 4 млрд рублей. За время производственной деятельности геологи компании открыли 33 новые залежи. Прирост запасов составил около одного миллиарда тонн условного топлива.

Контакты:

Российская Федерация, 629300, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Новый Уренгой, ул. Геологоразведчиков, д. 9.

Приемная (3494) 96-60-20, 96-70-20

 Факс (3494) 96-64-88.

E-mail: [email protected]

II.Цель проекта

Организовать для Заказчика:

• Повышение качества услуг Заказчика и получение преимуществ по отношению к конкурентам;

• Повышение уровня доверия к Заказчику со стороны потребителей и других заинтересованных сторон;

• Освоение новых рынков;

Перечень  передаваемой Исполнителю информация (данные о предприятии):

• организационная структура;
• процессная или функциональная структура;
• показатели отчетности;
• категории ранжирования заказчиков (клиентов) и распределение удельных затрат на их обслуживание (средняя стоимость сделки и норма прибыли по рангам);

III. Содержание проекта

Консалтинговый проект позволяет  подготовить всю необходимую  информацию для принятия оптимальных  стратегических решений, а также  детально проработать конкретные шаги, которые обеспечат гармоничное  развитие IT-ландшафта для эффективного достижения поставленных бизнес-целей.

• повышения качества обслуживания клиентов
• снижения издержек и минимизации операционных рисков
• быстрое  получения качественной отчетности для регулирующих органов, инвесторов и руководства банка.

I. Перечень услуг указанный в настоящем Техническом задании является исчерпывающим.

Все дополнительные услуги, не включенные в настоящее Техническое  задание, являются предметом отдельных  Дополнительных соглашений к основному  Договору.

II. По окончании сроков предоставления услуг Исполнитель предоставляет Заказчику Акт оказанных услуг и отчет на бумажном и электронном носителе.

III. Данное Техническое задание составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон и является неотъемлемым приложением к Договору № 11 на оказание консультационных услуг, от «25»ноября 2013 г.

1.2 Разработка  проекта консультационного предложения  Консультационное предложение по IT-консалтингу

 «Неофлекс» — ведущий поставщик программного обеспечения и профессиональных услуг в области информационных технологий для финансового рынка. Основное направление деятельности «Неофлекс» — построение комплексных IT-ландшафтов финансовой организации.

Фокус деятельности компании — разработка и внедрение программных  решений для автоматизации бизнес-процессов  финансовой организации на основе собственных  программных продуктов, а также  ПО ведущих мировых вендоров (IBM, Informatica, Microsoft, Oracle, SAP и др.) и поставщиков специализированного финансового ПО (FICO, GoldenSource и др.).

Отличительная черта компании — детальные знания банковских и  финансовых технологий, глубокие компетенции  и опыт в области информационных технологий и разработки ПО.

В числе клиентов компании:   крупные и средние российские банки: Банк Уралсиб, Бинбанк, ВБРР, Газпромбанк, Еврофинанс Моснарбанк, Меткомбанк, Номос-банк, Ренессанс Кредит, Сбербанк, СДМ-Банк, Связь-Банк, Связной Банк, Ханты-Мансийский Банк, УК «Ренессанс управление инвестициями» и др.