Содержание

Введение

     Актуальность темы заключается в том, что современные  возможности автоматизации многих процессов и функций кадрового менеджмента, а также новые информационные технологии и компьютерные средства, доступные для кадровых служб, дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новейших средств сбора, передачи и преобразования информации.

     Потребность в разработке и применении эффективных  и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому актуальность информатизации управления персоналом вполне очевидна.

     Цель  работы – изучение информационных технологий управления, а также современного программного обеспечения, которое  позволяет оптимизировать процессы менеджмента.

      В задачи курсовой работы входит:

• изучение понятия и классификации информационных технологий управления;
• применения информационных технологий управления в организации

  Субъектом исследования является перспектива развития информационных технологий.

      Объектом  исследования являются информационные технологии управления.

     Информационной  базой исследования явились труды  отечественных авторов, таких как  Титоренко Г.А., Завьялова В.Е., Петрова А.В., Тихомирова М.М., Карминского A.M., Нестерова П.В. и др.

Глава 1. Информационные технологии и их применение в современной организации

1.1. Информационные системы  и технологии. Их  классификация в  организационном  управлении

     Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные  системы, отдельные составляющие которых  – основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие – постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

     Рыночная  экономика приводит к возрастанию  объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

     Информационная  система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений¹.

     Информационная  система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы управления позволяют:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех 
  уровней управления из единого информационного фонда;
• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях 
  управления и в разных структурных подразделениях;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

     Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

     Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

• уровень в системе государственного управления;
• область функционирования экономического объекта;
• виды процессов управления;
• степень автоматизации информационных процессов.

     В соответствии с признаком классификации  по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

     ИС  федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

     Территориальные (региональные) ИС предназначены для  решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

     Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного  обслуживания специалистов и обеспечения  обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных  бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

     Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную  деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

     По  видам процессов управления ИС делятся  на:

     ИС  управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.).

     ИС  управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые  сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

     Наибольшее  распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены  для автоматизации функций управленческого  персонала. Учитывая наиболее широкое  применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами – предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

     Интегрированные ИС предназначены для автоматизации  всех функций управления фирмой и  охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

     Корпоративные ИС используются для автоматизации  всех функций управления фирмой или  корпорацией, имеющей территориальную  разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и  т. д.

     ИС  научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

     Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

     По  степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

     Ручные  информационные системы, которые характеризуются  отсутствием современных технических  средств обработки информации и  выполнением всех операций человеком  по заранее разработанным методикам.

     Автоматизированные  информационные системы – человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

     Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

     Основной  составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

     Информационная  технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность методов и средств  реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта².

     Основная  цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством  переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

     Информационная  технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам (таблица 1): степень централизации технологического процесса; тип предметной области; степень охвата задач управления; класс реализуемых технологических операций; тип пользовательского интерфейса; способ построения сети.

     Таблица 1

     Классификация информационных технологий

     По  степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии:

     Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ – центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

     Децентрализованные  технологии основываются на локальном  применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих  местах пользователей для решения  конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

     Комбинированные технологии характеризуются интеграцией  процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

     Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

     По  степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

     По  классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

     По  типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет воз можности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

     Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам. Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

1.2. Проблемы и критерии выбора информационной системы

     Сталкиваясь с потребностями во внедрении  на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед  проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

     Объективно  оценивая вероятность самостоятельной  разработки современной системы  управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что  разработано или разрабатывается  сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс. Но, несмотря на это, многие отечественные компании пользуются собственными программными продуктами, что гораздо обходиться дешевле и, в редких случаях, при грамотной разработки системы, намного эффективнее готовых программных продуктов.

     Если  предприятие решило ориентироваться  на готовые системы - то ему нужно  решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

     При всем уважении к нашим разработчикам  можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать  систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

     Российским  разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих  мест советских бухгалтеров, они  несут в себе эти следы. Решив  функции автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в направлении производства, управления персоналом, систем принятия управленческих решений, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

     По  моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

     Для российского пользователя выбор  таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

     Критерии  информационной системы для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, на мой взгляд, могут выступать следующие:

1. Функциональные возможности информационной системы;
2. Совокупная стоимость владения;
3. Перспективы развития;
4. Технические характеристики;
5. Минимизация рисков.

     Под функциональными возможностями  системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже  существуют или только планируются  к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

     Обычно  для определения соответствия системы  выдвигаемым функциональным требованиям  достаточно иметь четкое представление  о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.

     Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

     Совокупная  стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы  за период ее жизненного цикла.

     Необходимо  четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.

     Перспективы развития закладываются в систему  поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

     Очевидно, что на перспективу развития также  огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

     Понимание технических характеристик в  наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести: архитектуру системы; надежность; масштабируемость; способность к восстановлению; наличие средств резервного копирования; средства защиты от технических нападений; возможность интеграции с другими системами.

     Под риском обычно понимается некая вероятность  того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так  и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

     Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска  и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

     Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат: процесс создания системы; оборудование; программное обеспечение; персонал; управление задачами.

     Для каждого объекта затрат выдвигается  целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью  снижения рисков.

1.3. Обзор информационных  технологий управления

     Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров - это необходимая составляющая процесса информатизации общества.

     Информатизация  общества является одной из закономерностей современного социального прогресса. Этот термин все настойчивее вытесняет широко используемый до недавнего времени термин «компьютеризация общества». При внешней похожести этих понятий они имеют существенное различие.

     При компьютеризации общества основное внимание уделяется развитию и внедрению технической базы компьютеров, обеспечивающих оперативное получение результатов переработки информации и ее накопление.

     При информатизации общества основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности.

     Таким образом, «информатизация общества»  является более широким понятием, чем «компьютеризация общества», и  направлена на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. В понятии «информатизация общества» акцент надо делать не столько на технических средствах, сколько на сущности и цели социально-технического прогресса. Компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации общества.