Информационные технологии в процессах управления

Оглавление

Введение

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

В настоящей курсовой работе описаны вопросы взаимосвязи  информатики и управления, а также роль, которая отводится информатике в процессах управления.

В практической части курсовой работы приведено решение экономической  задачи с помощью табличного процессора Microsoft Excel о проценте брака изготовленных деталей на заводе «Красный Октябрь».

Для выполнения и оформления данной курсовой работы была использована операционная система Windows seven x64 maximal edition с помощью пакета прикладных программ Microsoft Office 2007: табличного процессора MS Excel и текстового редактора MS Word, Screenshot Creator 2.0 на ПК AMD Athlon(tm) 64 X2 Dual Core Processor 5200+ 2.61 ГГц, 2,00 ГБУ ОЗУ.

Информатика и  управление

Сегодня компьютер рассматривается  не как устройство, позволяющее организовать конкретную практическую деятельность на более высоком профессиональном уровне, а как один из путей повышения эффективности профессиональной деятельности за счет более полного и широкого применения возможностей различных методов, программ и систем. Будущее в руках тех, кто управляет информацией.

Термин «информация» — один из самых популярных в  нашем лексиконе. В него вкладывается широкий смысл и, как правило, его объяснение дается на интуитивном уровне. Информацию можно воспринимать по-разному: хранить в памяти или записать на бумаге. Зафиксированные в сознании людей (когнитивное представление), в письменной или какой-либо технико-организационной форме (физическое представление) события представляют собой факты. В факте заключается семантика события. Это констатация существования в прошлом или настоящем определенных предметов, процессов событий, их свойств или отношений между ними. Факты необязательно предполагают подразумеваемое или реальное использование. Они могут храниться и в определенное время быть востребованы. В общем, информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людям устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т. д.). [5, стр. 23]

Информация осознана современным обществом как необходимое условие для любой целесообразной деятельности. Она становится важнейшим стратегическим ресурсом. Информационные ресурсы — это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальных носителях. Информационные ресурсы страны, региона, организации все чаще рассматриваются как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам. Развитие мировых информационных ресурсов позволило: превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность; сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг; повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений в фирмах, банках, биржах, промышленности, торговле и др. за счет своевременного использования необходимой информации.

Изучает информацию наука «информатика». Термин информатика получил распространение с середины 80-х гг. прошлого века. Он состоит из корня inform — «информация» и суффикса matics — «наука о...». Таким образом, информатика — это наука об информации. В англоязычных странах термин не прижился, информатика там называется Computer Science — наука о компьютерах. Информатика — это наука, изучающая: методы реализации информационных процессов средствами вычислительной техники, ее состав, структуру, общие принципы функционирования, а также принципы управления. [3, стр. 19] Из определения следует, что информатика — прикладная наука, использующая научные достижения многих наук. Кроме того, информатика — практическая наука, которая не только занимается описательным изучением перечисленных вопросов, но и во многих  случаях предлагает способы их решения. В этом смысле информатика технологична и часто смыкается с информационными технологиями.

Понятия "управление" и "информатика" тесным образом связаны между  собой. Объекты, изучаемые информатикой, имеют много общего с объектами, изучаемыми теорией управления. Для  того чтобы осмыслить связь теории управления с информатикой, необходимо выделить основную категорию управления - цель. В определении информатики в явной форме не содержатся цели алгоритмизации, анализ, принятие и выработка решений, контроль по принципу обратной связи и оценка "качества" достижения цели. С учетом вышеизложенного информатика и управление определяются как единство понятий "цель - модель - алгоритм - программа". Такое единство облегчает синтез и развитие средств и методов из данных отраслей наук. Первичным в цепи определения является цель, формулируемая человеком, и модель (моделирование), вторичным - алгоритм и компьютерная программа, реализующая этот алгоритм.

Управленческая  деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося, по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Информационная  система управления - это система  информационного обслуживания работников управленческих служб. Таким образом, она выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Применение  новых информационных технологий позволяет  в несколько раз ускорить процессы организации и планирования, а развитие методов управления с использованием ускоренных информационных потоков или виртуальных методов организации и управления сокращает не только время на принятие решений, но и их эффективность. Современное управление - совокупность действий, выбранных на основании определенной технологии обработки информации, направленных на оптимизацию и развитие процессов функционирования производственной (социальной и т. п.) системы для достижения поставленных целей. [6, стр. 123]

Информационные  технологии в процессах управления

Для информатизации общества и бизнеса  необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Информационная  технология (ИТ) — система методов  и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств  в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями. Целью любой информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационные  технологии состоят из трех основных компонентов (рис.1):

• комплекса  технических средств — вычислительной, телекоммуникационной и организационной  техники;

• системы программных  средств — общего (системного) и  функционального (прикладного) программного обеспечения;

• системы организационно-методического обеспечения.

Рис. 1. Структура информационной технологии

Информационные  технологии обладают следующими отличительными свойствами, знание и использование  которых крайне важно для жизни и развития общества:

• позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития. Активизация, распространение и эффективное использование информационных ресурсов (научных знаний, открытий, изобретений, технологий, передового опыта) позволяют получить существенную экономию других видов ресурсов: сырья, энергии, материалов и оборудования, людских ресурсов, социального времени.
• позволяют оптимизировать и автоматизировать информационные процессы, занимающие все более значительное место в жизни общества. Идет этап становления информационного общества, в котором объектами и результатами труда большинства занятого населения становятся не материальные ценности, а информация и научные знания. В развитых странах большая часть занятого населения в той или иной мере связана с подготовкой, хранением, обработкой и передачей информации, вследствие чего вынуждена осваивать и практически использовать соответствующие этим процессам информационные технологии.
• информационные процессы — важный неотъемлемый элемент сложных производственных или социальных изменений, информационные технологии часто выступают в качестве компонентов соответствующих производственных или социальных технологий, при этом обычно они включают в себя наиболее важные, «интеллектуальные» функции этих технологий. От самых простых, требующих выполнения одного действия, до очень сложных позволяющих выполнять и контролировать множество процессов и параметров в заданный интервал времени.
• информационные технологии крайне важны для обеспечения информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации. Помимо традиционных средств коммуникации (телефон, радио, телевидение), в социальной сфере все более широко используются системы электронных телекоммуникаций: электронная почта, факсимильная передача информации и другие виды связи. Эти средства находят все новых приверженцев в современном обществе, так как они не только создают большие удобства, но и снимают многие производственные, социальные и бытовые проблемы, вызываемые процессами глобализации и интеграции мирового сообщества, расширением внутренних и международных экономических и культурных связей, миграцией населения и его все более динамичным перемещением по планете.
• ИТ занимают центральное место в развитии системы образования и культуры общества. Практически во всех развитых и во многих развивающихся странах компьютерная и телевизионная техника, учебные программы на оптических дисках и мультимедиа-технологии становятся привычными атрибутами не только высших учебных заведений, но и обычных школ системы начального и среднего образования. Использование обучающих информационных технологий оказалось весьма эффективным и в системе самообразования, продолженного обучения, а также в системах повышения квалификации и переподготовки кадров.
• информационные технологии играют ключевую роль в процессах получения и накопления новых знаний. Традиционные методы информационной поддержки научных исследований (накопление, классификация и распространение научно-технической информации) сменяются новыми, основанными на использовании вновь открывающихся возможностей информационной поддержки фундаментальной и прикладной науки. Современные информационные технологии базируются на теории искусственного интеллекта, методах информационного моделирования, когнитивной компьютерной графики, позволяющих найти решения плохо формализуемых задач, а также задач с неполной информацией и нечеткими исходными данными.
• принципиально важным для современного этапа развития общества является тот факт, что использование и активное развитие ИТ может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества и, прежде всего, проблем, связанных с необходимостью преодоления переживаемого мировым сообществом глобального кризиса цивилизации. Методы информационного моделирования глобальных процессов, особенно в сочетании с методами космического информационного мониторинга, могут обеспечить возможность прогнозирования многих кризисных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, а также в районах экологического бедствия, в местах природных катастроф и крупных технологических аварии, представляющих повышенную опасность для общества.

Таким образом, информационные технологии предназначены для оптимизации процесса сбора, хранения и обработки информации, снижения трудоемкости использования информационных ресурсов, повышения обоснованности управленческих решений за счет интеграции и своевременного обновления информации, применения новых форм информационной поддержки любых видов деятельности.

В зависимости от сферы  применения можно выделить ряд классов  информационных технологий и систем. Рассмотрим подробнее сферы применения ИТ в управленческой деятельности.

В экономико-управленческой деятельности предприятия информационные технологии могут применяться для выполнения задач бухгалтерского учета, страховой, банковской, налоговой, аудиторской и другой деятельности.

Бухгалтерская информационная система (ИС) создается для получения и систематизации информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятия. Любая бухгалтерская ИС обладает функциями сбора и регистрации хозяйственной информации, ее накопления и хранения и формирования отчетной бухгалтерской документации. Нередко бухгалтерская ИС фирмы представляет собой подсистему единой интегрированной системы управления предприятием. Именно бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

В банковской деятельности информационные технологии выполняют, прежде всего, поддерживающую и развивающую  функции — начиная с автоматизации  простейших банковских операций- транзакций (перевод денежных с одного счета на другой) до моделирования самого банка и его бизнес-процессов с последующим их совершенствованием или реинжиниринг¹. Специфика банковской деятельности приводит к появлению ряда особенностей, характерных для систем, создаваемых в этой сфере. В зависимости от выполняемых операций банковские информационные технологии подразделяются на три уровня:

• верхний уровень — модули и подсистемы, выполняющие ввод и первичную обработку информации, а также обеспечивающие взаимодействие банка с клиентами.
• средний уровень — функциональные модули внутрибанковской деятельности.
• нижний уровень — так называемое бухгалтерское ядро, т. е. модули и подсистемы, выполняющие, прежде всего, основные функции бухгалтерского учета. В свою очередь внутри каждого из этих уровней (по аналогии с информационной технологией вообще) выделяются обеспечивающие и функциональные подсистемы. Обеспечивающие подсистемы организуют связь и коммуникации, защиту информации и т. п. Функциональные подсистемы отвечают непосредственно за бизнес-процессы банка и задачи, непосредственно касающиеся банковской деятельности.

Еще один весьма интенсивно развивающийся сектор приложения ИТ — маркетинговая деятельность. Автоматизация информационных процессов  в сфере маркетинга является крайне важным конкурентным преимуществом. Автоматизированная система маркетинга, как правило, включает в себя ряд подсистем, предназначенных для обеспечения принятия маркетинговых решений высшим руководством фирмы и проведения маркетинговых исследований.

Примером систем, автоматизирующих и оптимизирующих маркетинговую деятельность на предприятии, являются CRM-системы (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами). Системы такого класса позволяют собирать, хранить и анализировать весь комплекс информации о клиентах для наиболее полного удовлетворения их потребностей, что, в свою очередь, ведет к повышению лояльности клиентов и увеличению числа повторных продаж. В программе обычно хранится полная история взаимоотношений с каждым клиентом (история заказов, переговоров, встреч и т. п.). При ее использовании автоматизируются рутинные операции работы менеджеров (электронная рассылка, генерация стандартных документов, подготовка отчетов); кроме того, CRM-системы позволяют фиксировать источник появления клиента и причины выбора им поставщика — на основе этих данных можно анализировать эффективность маркетинговой политики фирмы.

CRM-системы позволяют  оперативно генерировать отчет с любым срезом данных, в том числе и плановые объемы продаж по каждому менеджеру. Для каждого клиента в системе фиксируются планы по закупкам на будущие месяцы. С помощью системы руководитель предприятия может давать задания подчиненным и контролировать ход их выполнения.

В сфере управления инвестициями разработаны и применяются  специальные программные комплексы, позволяющие рассчитывать инвестиционный проект финансово-хозяйственной деятельности предприятия и разрабатывать  финансовый раздел бизнес-плана предприятия.

Традиционная  коммерция в современных условиях также немыслима без активного  использования ИТ. В первую очередь  автоматизации подвергается сфера  обращения — в отношениях между  торговыми организациями и покупателями широко используются средства сети Интернет, с их помощью автоматизируется управление товародвижением, проводится мониторинг рынка. Предпринимательские структуры, использующие средства Интернет, получают прямой выход на новые рынки сбыта, возможность наращивания сбытовых сетей.

Одной из наиболее изученных и легко поддающихся  автоматизации сфер деятельности является делопроизводство и документооборот  на предприятии. Современная система  автоматизации документооборота и  делопроизводства позволяет интегрировать  технологии делопроизводства организации в единый процесс, обеспечить совместное скоординированное использование автоматизированных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, представленной в любом виде (текстовом, графическом, аудио, видео).

В настоящее время в организациях используются следующие виды систем, ориентированных на делопроизводство:

• система обработки изображений документов, предназначенная для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов документов. Системы обработки сканированных изображений, программы серии RasterArts - это средства коррекции, редактирования и векторизации сканированных документов технического назначения. С их помощью можно эффективно использовать старые бумажные документы в электронном инженерном документообороте и при разработке новых проектов в САПР и ГИС;

• система оптического  распознавания символов, переводящая  бумажные документы в электронную  форму в виде текстового файла, наиболее известная - ABBYY: FineReader ;

• система управления документами, выполняющая функции автоматического индексирования, поиска, организацией доступа, контроля версий и защиты документов; как правило данные системы разрабатываются сторонними компаниями под конкретные требования заказчика, например, система электронного документооборота DocsVision; пакет решений «TopS BI DocHouse» для создания единого корпоративного хранилища документов и организации электронного документооборота

• система автоматизации  коллективной работы с документами, включающая в себя рассылку, маршрутизацию, репликацию (механизм синхронизации содержимого нескольких копий объекта) и совместное использование документов, например, системы электронного документооборота NauDoc и БОСС-Референт;

• система автоматизации  деловых процедур, предназначенная  для создания сложных прикладных подсистем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов организации - система IDLab WorkFlow представляет собой прикладную реализацию технологии автоматизации (полной или частичной) бизнес-процессов (BPM), при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Любая современная система автоматизации документооборота и делопроизводства может включать в себя набор перечисленных функций, но большинство представленных на рынке программных комплексов ориентировано на выполнение задач одной определенной области .

В последние  годы весьма популярным направлением, возникшим на стыке управления и информатики, является так называемый реинжиниринг бизнес-процессов т. е. радикальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов организации с целью значительного улучшения наиболее важных показателей его деятельности. Подобное мероприятие немыслимо без широкого использования современных информационных и компьютерных технологий. Системы, ориентированные на проведение реинжиниринга, должны охватывать все его этапы:

• стратегическое планирование, т. е. выяснение предназначения предприятия, его целей и задач, показателей эффективности;

• описание бизнес - архитектуры организации (выявление основных деловых процессов, взаимосвязей, возникающих между структурными подразделениями и сотрудниками в процессе их выполнения);

• функциональное моделирование деловых процессов.

В настоящее  время существует спектр методик  моделирования бизнес-процессов (IDEF, SADT и ряд других). Все существующие программные пакеты, предназначенные для моделирования, так или иначе ориентированы на одну их этих методик или поддерживают сразу несколько (например, такие пакеты, как BPWin или Rational Rose).

В сфере управления предприятием все большее распространение  получают системы комплексной автоматизации  предприятия, включающие в себя подсистемы учета, анализа и планирования производства, сбыта, планирования и финансирования — бюджетирование и привязку необходимых ресурсов ко всем видам бизнес-процессов предприятия, а также анализ отчетности.

Рассмотрим  сферы применения информационных технологий, напрямую не связанные с управлением предприятием.

Переход к информационному  обществу ведет к коренному переосмыслению роли и структуры государственных  служб. Говоря об информационной модели государственного управления, следует понимать, что, прежде всего, речь идет об информатизации всех управленческих процессов в органах государственной власти всех уровней, об информатизации межведомственных взаимоотношений, о создании компьютерных систем, способных поддерживать все функции взаимодействия этих органов с населением и предпринимательскими структурами.

Электронное правительство  — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося  набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной  власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии. Электронное правительство не является дополнением или аналогом традиционного правительства, а лишь определяет новый способ взаимодействия на основе активного использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в целях повышения эффективности предоставления государственных услуг. 15 декабря 2009 г. новое "электронное правительство" начало работу в России. Это единая база данных о государственных услугах, которые можно будет теперь получать через Интернет. Первым свою работу в рамках данной программы начал портал "gosuslugi.ru" . Пока на нём представлены списки документов, которые нужны для получения тех или иных справок. На первом этапе в единой онлайн -справочной будет доступна информация о более 100 услугах, предоставляемых федеральным центром, и 250 региональных. В 2010 году их количество увеличится втрое. А через пять лет пользователям вообще не придётся ходить по кабинетам чиновников. Для граждан, которые не имеют пока дома доступа в Интернет, запускаются "инфоматы" - электронные информационные терминалы, а также горячие линии. [9]

В образовательной  деятельности также применяется целый спектр информационных технологий, отвечающих за управление деятельностью всех подразделений образовательного учреждения, организацию учебного процесса, удовлетворение информационных потребностей внутренних и внешних пользователей, изучение конкретных дисциплин при очной и дистанционной формах организации обучения, организацию научно-исследовательских работ и т. д.. Для этих целей разрабатываются и применяются следующие информационные системы и программные комплексы:

• системы, предназначенные  для управления отдельными подразделениями  или образовательным учреждением в целом как любой организацией, в том числе бухгалтерские, кадровые и другие системы;

• комплексы, организующие информационный обмен между подразделениями (передача информации об обучаемых  и их успеваемости, преподавательском  составе и т. п.);

• системы автоматизированного составления расписаний и передачи их в различные подразделения в необходимой форме;

• системы библиотечного обслуживания и др.

Все это позволяет  не только применять новейшие разработки в области представления методических материалов и проверки знаний, но и организовывать учебный процесс на современном уровне.

Сегодня практически  все структуры, работающие в области  социально-культурной деятельности, такие, как музеи, издательства, центры развлечений  и отдыха, бюро туристических услуг  и т. п., используют ряд информационных технологий. Особенной популярностью пользуются, в частности, информационные и телекоммуникационные системы, мультимедиатехнологии, а также системы управления деятельностью учреждений культуры, основанные на использовании web-технологий и ресурсов сети Интернет:

• средства оперативной  коммуникации и координации деятельности (электронная почта, электронные  доски объявлений, списки рассылки, новостные разделы сайтов);

• распределенные ресурсы и средства доступа к  ним, инструментарий поиска ресурсов и партнеров, стандартные и специализированные программные средства (базы данных, Интернет -порталы, терминалы компьютерных сетей);

• формы обратной связи и организации сотрудничества (форумы, электронные опросы, гостевые книги, телеконференции).

Заключение

В конце XX в. впервые в истории человечества основным предметом труда в общественном производстве промышленно развитых стран становится информация. Возникли тенденции неуклонного перекачивания трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название «информационный кризис». Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеют своей целью управление людьми, машинами в ходе трудового процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управления при обработке информации вручную.

Информационные  технологии на рубеже ХХ – ХХI вв. становятся важнейшим инструментом научно – технического и социально – экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования новых знаний. Влияя на качество интеллектуальных ресурсов социума, информационные технологии повышают уровень и качество самой жизни. Информация становится важнейшим стратегическим ресурсом общества и занимает ключевое место в экономике, образовании и культуре.

Таким образом, успехи, достигнутые в развитии средств прикладной информатики, открывают возможности построения информационно-насыщенных рабочих мест и электронных офисов с совершенно новой основой творчества, когда единицей «общения» становится не страница книги, лист бумаги или чертежа, а активный информационный экран. Экранно-динамическое интерактивное моделирование внутри киберпространства раскрывает информационную картину объектов или процессов в их взаимосвязи и усиливает творческие возможности человека.

Практическая  часть. Решение задачи средствами MS Excel 2007

Вариант 3. Общая характеристика задания:

Предприятие ООО  «Красный Октябрь» осуществляет деятельность, связанную с выпуском различных видов деталей для промышленного оборудования. Для анализа качества выпускаемой продукции ежемесячно производится учет бракованной продукции. Данные учета бракованных деталей приведены на рис. 1.1.

Задачи:

1. Построить таблицы по приведенным ниже данным.
2. Выполнить расчет процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подвести итоги за месяц.
3. Результаты вычислений представить в виде консолидированной таблицы, содержащей сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал (рис. 1.2), и в графическом виде.
4. Сформировать и заполнить форму сводной ведомости по учету некачественной продукции (рис. 1.3).

Ведомость учета изготовленных деталей  за январь 2006 г.

Ведомость учета изготовленных деталей  за февраль 2006 г.