Информационные технологии в ресторане

Федеральное агентство по образованию

 

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

 

Кафедра коммерческой деятельности и  предпринимательства

О Т Ч Е Т

о прохождении  учебной практики по информационным технологиям

в коммерческой деятельности

 

 

 

 

 

 

Выполнила:____Кравчук Ирина Валерьевна

(Фамилия И.О.)

Студент___ курса_____5_________ спец.______коммерция (торговое дело)_______

(срок обучения)

Группа ____3271_____№ зачет. книжки_____32027/07_____________

 

Подпись_________________________________________

 

 

Преподаватель:______Кантарович Алла Александровна

(Фамилия И.О.)

Должность:________ д.э.н., доцент ______________________________

(уч. степень, уч. звание)

Оценка:_______________ Дата______________________

 

Подпись_________________________________________

 

 

 

   

                                                 Санкт-Петербург

                                                          2011

 

Учебная  практика по информационным технологиям проходила на базе ресторанного комплекса «Жара», зарегистрировано в форме общества с ограниченной ответственностью ООО СК«Гарант-Инвест», юридический адрес Санкт-Петербург Ленинский пр.130

Ресторан «Жара» представляет собой  сеть, состоящую из 2 ресторанов, находящихся по следующим адресам : Сосновый Бор улица Мира д.1 ; Петродворец, Санкт-Петербургский проспект д.60.

Клубный ресторан «Жара» это японская, итальянская и европейская кухня

Одна из услуг ресторана Жара доставка суши и пиццы по Петергофу, а также по Ломоносову, Стрельне, Ломоносовскому району: п. Горбунки, Новоселье, Низино, Санино, Сашино, Гостилицы, Марьино, Ропша, Разбегаево, Ижора, Сойкино, Кронколония, Пеники.

Доставку  блюд можно осуществить на сайте интернет-ресторана www.zhara.fm или по единому многоканальному телефону (812) 645-77-77.

 

Введенее

 

Информационная технология — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

 

Непременным условием повышения эффективности  управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и  адаптивностью к внешним воздействиям. Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией  и вычислительной техникой.

 

Учебная практика по информационным технологиям в коммерческой деятельности содержательно направлена на приобретение основ знаний о методах и свойствах информационных технологий, их использовании в коммерческой деятельности, о системах поддержки принятия решений, об основах моделирования и прогнозирования в коммерческой деятельности, о международных информационных сетях и системе обмена информацией.

Объектами изучения учебной  практики по информационным технологиям  в коммерческой деятельности являются информация, методы ее хранения, обработки  и передачи, технические и программные  средства, основные пакеты прикладных программ и новые информационные технологии применяемые в коммерческой деятельности фирм.

 

 

 

Организационная структура

1.Бухгалтерия

Главный бухгалтер выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций организации. В обязанности главного бухгалтера входит начисление заработной платы работникам, расчет отпусков, выходных пособий, отпускных, больничных. Хранение всех накладных на товар, кассовых чеков, и иной документации, где отражено движение денежных потоков. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Проводит инвентаризацию денежных средств.

 

Секретарь отвечает за поступающие информационные потоки, отвечает на звонки, факс, электронную почту, помогает бухгалтеру формировать отчеты, вбивает необходимую информацию в программные продукты.

 

 

2.Отдел закупок

Руководитель отдела закупок ведет переговоры с поставщиками продукции, осуществляет расчеты с ними. В его обязанности входит определение потребности в  ресурсах (продукты, алкоголь, хозяйственные товары), он должен определять страховой товарный запас, контролировать периодичность поставок, рассчитать периодичность заказов. Руководитель отдела закупок осуществляет выбор поставщика. Формирует оптимальный товарный ассортимент, проводит  анализ ассортиментного портфеля организации. АВС, XYZ -анализ. Оценивает эффективность закупочных операций. Проводит поиск возможности сокращения общих затрат на закупки. Также под его ответственностью находятся переговоры, искусство убеждения и достижение выгодного компромисса, что в свою очередь должно привести к заключение договора поставки.

 

3.Отдел маркетинга

Является самостоятельным структурным подразделением организации и осуществляет разработку маркетинговой стратегии, проводит маркетинговых исследований, включающего следующие операции: Сбор информации о конкурентах, установление ценовой политики, производственно-технические аспекты (минимизация издержек на предоставление услуг). Анализ и планирование денежных потоков (привлечения ресурсов (кредиты)); управление дебиторской и кредиторской задолженностью; разработка учетной и налоговой политики. Разработка стратегии развития предприятия и выявление ключевых внутренних и внешних проблем организации, стимулирование сбыта и проведение различных рекламных акций ( см приложение)

 

4.Отдел производства ( кухонный терминал)

1)   производство кулинарной  продукции;

2)   реализация кулинарной  продукции;

3)   организация потребления  кулинарной продукции.

 

Производственная функция является исходной. Затраты труда на эту функции составляют 70–90% всех затрат труда в отрасли. В процессе производства организация создает продукцию, имеющую стоимость, отличную от стоимости продуктов, использованных в качестве исходного сырья. В процессе производства создается новый продукт. Собственная продукция поступает в реализацию с новыми потребительными свойствами и дополнительной стоимостью. Реализуя свою продукцию, ресторан «Жара» участвует в процессе осуществления товарообменных операций.

Организация питания связана с предоставлением населению дополнительных услуг. Поэтому следует выделить такую функцию , как организация досуга и социальных мероприятий населения (ресторан проводит вечера джаза, проведение фуршетов и свадеб ,трансляцию футбольных матчей, организация тематических вечеринок (работает как ночной клуб).

 

Клубный ресторанный  бизнес  можно рассматривать как  отрасль национального хозяйства, специфический вид экономической  деятельности по удовлетворению потребностей населения в сфере внедомашнего питания и организации досуга путем производства, реализации и  организации потребления продукции  собственного производства и покупных товаров, оказания разнообразных услуг  населению с целью получения  прибыли.

 

 

5.Отдел доставка

Основной функцией является в кратчайшие сроки доставить качественную продукцию  конечному потребители домой, в офис или иное место.

 

6.Ресторан

Менеджер по персоналу осуществляет набор сотрудников, проводит обучение, мотивирует сотрудников, проводит дисциплинарные взыскания

Менеджер по ключевым клиентам проводит переговоры с потенциальными клиентами, которые заинтересованы в проведении своего досуга в ресторане (организация банкетов, свадеб, фуршетов)

Арт директор в его обязанности входит оформление зала согласно тематике вечеринки, согласование рекламных проспектов, переговоры с типографией.

 

7.Техническая служба

Специалист технического снабжения  следит за исправностью всего электронного оборудования, проводит крупный и мелкий ремонт, наладку оборудования.

 

8.Охрана

Набор сотрудников осуществляется через ООО «Стриж» (Лицензия ГУВД г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области УЛ № 024879 от 28 мая 2003 года) которое осуществляет охранную деятельность  и предоставляет высококвалифицированных сотрудников.

 

 

Всего в штате ресторана «Жара» расположенного по адресу Петродворец Санкт-Петербургский проспект д.60 работает 40 человек.

 

Каждый  из отделов, входящих в организационную структуру ресторана «Жара» использует новейшие информационные технологии, такие как 1С бухгалтерия, Еxpert, БУХта, спутниковая навигация «Пилот» (доставка), рации (для связи персонала), телефония, интернет, системы безналичного расчета с покупателями, камеры наблюдения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Программный продукт «Еxpert»

В период с 15 июня по 5 сентября 2011 я  проходила практику в ресторане  «Жара» на должности

администратор зала, ознакомилась с  организационной структурой предприятия, работала в программном продукте Еxpert.

Компания "Эксперт Сервис С-Пб" является официальным представителем разработчика комплекса ЭКСПЕРТ, компании "Аверс Технолоджи" оказывает услуги по комплексной автоматизации заведений любого размера и структуры,  предлагает удобные и выгодные схемы по смене действующих программ автоматизации на программу ЭКСПЕРТ, с последующим техническим сопровождением. При автоматизации  используется сертифицированное оборудование российских и зарубежных поставщиков, таких как KRAFTWAY (Россия), ORDERMAN (Австрия). В г.Петергоф открыт ресторан-клуб "Жара". В качестве системы автоматизации выбран комплекс "Эксперт" + "БУХта".

 

 

Рис.1 «Программный продукт Эксперт»

 

Комплексная программа ЭКСПЕРТ  как автоматизированная станция  торгового зала предоставляет возможность  любому сотруднику получить доступ к  необходимой информации в рамках своей должности. Администратор  или официант, кассир или бармен всегда смогут воспользоваться необходимыми для своей работы данными о  заказах посетителей, счетах, скидках  и т.д., что обеспечивает оптимально быстрое и результативное взаимодействие сотрудников как между собой, так и с клиентами. Дополнительные опции, которые предоставляет станция торгового зала с установленной программой ЭКСПЕРТ для каждого члена персонала, работающего в зале, позволят ему максимально автоматизировать процесс предоставления отчетов о своей работе.

Модуль представляет собой автоматизированное рабочее место бармена, официанта, администратора или любого сотрудника зала.

Каждый сотрудник регистрируется для работы в системе либо картой, либо по коду.

 

 

При создании нового счета можно  сразу ввести количество гостей за конкретным столиком, что позволит вести статистику "среднего чека" и, при необходимости" с легкостью рассчитать каждого гостя в рамках единого стола и счета отдельно без создания дробных столов прочее.

 

 

Рис 2. «Заказ»

Рис.3 «Сведения о клиенте»

Рис.4 «Чек»

После приема официантом или барменом заказа в Торговом зале информация о вновь поступившем блюде появляется у повара  в виде "марки" на принтере или на экране монитора.

По факту готовности блюда повар  на специальной мини-клавиатуре  с легкостью выбирает его и  простым нажатием клавиши сообщает системе об этом. С экрана кухонного  монитора это блюдо пропадает, а  информация о его готовности в  ту же секунду появляется либо на экране монитора в зале, либо на любом принтере в торговом зале (будь то барменский либо официантский)

"ЭКСПЕРТ: Монитор кухни" простая система оповещения коллег в зале о готовности блюда. А сэкономленное на лишние походы на кухню время сотрудники зала могут выделить на обслуживание гостей.

 

 

В модуле "ЭКСПЕРТ: Менеджер настроек" предусмотрена гибкая система скидок, которые могут формироваться  как автоматически, так и вноситься  сотрудником зала (администратор  или бармен ,или любой наделенный таким правом). Скидки могут быть как зависящие от времени суток или зала, в котором находится гость, как от суммы заказа или количества блюд в счете, так и от всевозможных параметров.

 

"ЭКСПЕРТ: Отчеты" – это  мощный инструмент анализа работы заведения, который позволяет оперативно получать всю необходимую информацию.

- оценки результатов работы  сотрудников,

- выявления злоупотреблений и  разрешения спорных ситуаций,

- оценки результативности проводимых  промо-акций (скидок, купонов, специальных предложений),

- выяснения популярности различных  блюд в меню,

- определения моментов загруженности  (пиков посещения) ресторана,

- получения дополнительной информации  о постоянных клиентах (количество  посещений, суммы счетов, проценты  скидок, предпочитаемые блюда)

 

В системе предусмотрено более 200 различных прав доступа для  персонала (директор, управляющий, официанты, бармены), что позволяет на самой первой стадии оградить себя от неконтролируемого воровства или злоупотребления должностными обязанностями.

Генеральный директор имеет права  доступа к системе со своего персонального  компьютера и может в режиме реального  времени наблюдать за рестораном и осуществлять

- просмотр залов и столов;

- просмотр счетов;

- просмотр заказов;

- просмотр продаж;

- просмотр протокола работы.

 

Вся информация, отображаема на экране может быть переведена в формат MS Excel или распечатана.

 

Рис. 5 «Просмотр единого списка счетов (открытых и закрытых)»

Рис.6 «Просмотр продаж»

Рис.7 «Просмотр протокола работы»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система навигации «Пилот»

Одной из функций ресторана «Жара» является доставка суши, пиццы на дом. Появилась проблема, многие клиенты отказывались от заказов и в дальнейшем пользовались услугами конкурентов.

 

 

 

Руководство рассматривало бизнес-процесс  продаж, что бы выяснить какая стадия продаж является самой проблемной для организации. Было выявлено, что слабым звеном является плохая работа водителей доставки, они долго доставляли заказ, часто продукция доходила до конечного потребителя в не надлежащем качестве (деформированной), водители часто путали адреса, попадали в трудное положение на дороге (пробки, ремонт дорог, аварии)

Было  предпринято решение провести мониторинг работы водителей и диспетчеров, в каждую машину установили систему  спутниковой навигации «Пилот», благодаря которой диспетчера в  офисе могли в режиме реального  времени следить за работой водителей, знать где находится, с какой скоростью едет, когда освободится, что на практике дисциплинировало водителей, уменьшилось число простоев, и поездок по незапланированным адресам, водители могли забить в систему любой адрес и в течении нескольких секунд получить самый кратчайший маршрут, быть осведомленными о местах проведения дорожных работ и быть в курсе где произошли аварии и образовались пробки, система показывает несколько альтернативных путей объезда.

Жалобы клиентов сократились, появились  положительные отзывы о работе службы доставки,

Что привело к повышенному спросу на услугу, что отразилось на экономических  показателях (окупаемость самой  системы,  уменьшение затрат на бензин, выручка)

 

 

 

 «Пилот» - многофункциональная система дистанционного мониторинга и управления транспортными средствами, выполняющая широкий круг задач при низких эксплуатационных расходах и основанная на технологиях спутниковой навигации и беспроводной передачи данных.

Система «Пилот» осуществляет комплексный  контроль процесса эксплуатации транспортных средств, который включает в себя следующие характеристики: местонахождение, скоростной режим, маршрут следования, расписание движения, работу исполнительных механизмов и события на борту, условия  транспортировки грузов.

Система способна отслеживать работу каждого транспортного средства, как в отложенном режиме, так и  в режиме реального времени, что  позволяет оперативно выявлять ошибки и злоупотребления водителей, отклонения от путевого задания и тп.

 

Рис.8 «Онлайн мониторинг»

 

 

Применение системы «Пилот»  позволяет перейти на качественно  новый уровень управления подвижными и стационарными объектами и  обеспечивает выполнение следующих  задач:

 

1.Повышение эффективности работы транспортных средств

Данные о работе автопарка, представленные системой, предназначены для минимизации  холостого пробега, оптимизации  маршрутов, организации планового  ремонта и технического осмотра  транспортных средств. В конечном счете, всё это помогает выполнить максимальный объём перевозок при минимальном  числе водителей и техники.

 

2.Укрепление трудовой дисциплины сотрудников

Система оперативно фиксирует как  нарушения, допущенные сотрудниками (опоздания, несоблюдение скоростного режима, несоблюдение графика и порядка выполнения работ и т.п.), так и умышленные злоупотребления, совершаемые в  корыстных целях: хищения топлива, неучтенные перевозки, погрузка и разгрузка  вне предписанных площадок, приписки и т.п. «ПИЛОТ» позволяет выявить  различные способы незаконного  использования транспортных средств  недобросовестными сотрудниками. Непрерывный  и гласный мониторинг выполняет  не только карающую, но и профилактическую роль, предотвращая нарушения и злоупотребления  ещё до того, как они могли бы состояться.

 

3.Получение достоверной информации о работе каждого подвижного и стационарного объекта

Сведения, накопленные системой (расход ГСМ, пробег, расход моточасов и т.п.), представляют наиболее полные и достоверные данные о работе автотранспорта и служат основой для планирования перевозок, объективной оценки труда, учета материальных ценностей, и т.п.

 

4.Повышение качества предоставляемых услуг

Применительно к сфере деятельности предприятия, показателем качества может выступать: строгое соблюдение графика движения, минимальное время  прибытия по требованию, эффективное  выполнение грузоперевозок и т.п. Кроме  того, система позволяет предложить широкий круг дополнительных услуг: контроль условий перевозки груза (температура в кузове и т.п.), оперативную  информацию о местонахождении груза  и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система видеонаблюдения

 

В текущем году в ресторане «Жара» возникла потребность в установлении системы видеонаблюдения, для улучшения  дисциплины работников, для безопасности и избежания нежелательных конфликтных ситуаций. Системы охранного телевидения — понятие регламентированное, и требования к нему задаются госстандартом (ГОСТ Р 51558-2000). Этому ГОСТу должны отвечать все подобные системы, монтируемые на государственных и коммерческих объектах.

Руководство приняло решение установить программное обеспечение TRASSIR которое позволяет осуществлять видеонаблюдение через интернет (видеонаблюдение онлайн ). Система IP видеонаблюдения TRASSIR может быть интегрирована с охранно-пожарной сигнализацией (ОПС) и системами контроля доступа (СКД). Объединив несколько систем в единый комплекс безопасности, организация достигла наиболее высокий уровень безопасности. Система оснащена датчиками движения, имеет функцию детектирования лиц в поле зрения видеокамер и может детектировать медленное и быстрое движение. Видео регистраторы с программой видеонаблюдения TRASSIR позволяют одновременно с записью осуществлять просмотр «живого» видео, воспроизведение видео из архива, передачу в сеть.

 

 

 

1 C Бухгалтерия

Пакет  программ   "1С-Бухгалтерия"   состоит   из   двух   независимых программ:  "Учет бухгалтерских операций"  и  "Платежные  документы".Программа "Учет  бухгалтерских  операций"  предназначена  для  ведения бухгалтерских  проводок,  печати  первичных  документов,  расчета   итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов.

Программа  "Платежные   документы"   предназначена  для  формирования, печати и  хранения платежных документов для банка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Информационный продукт (ИП) выступает  в виде программных средств, баз  данных и служб экспертного обеспечения. И ведение современного бизнеса не возможно без этих программ, потому что они в разы сокращают временные и денежные затраты организации, гарантируют надлежащий уровень безопасности, высокую скорость передачи данных. Отсюда возрастающее значение информационных технологий, причем в разных отрослях. В результате развития информационных технологий и большой прибыльности проектов в отрасль привлечено множество фирм. В результате создалась ситуация совершенной конкуренции. Результатом сегодняшней обостренной конкуренции будет совершенствование ИТ, появятся новые отрасли, рынок предложения станет прозрачнее.