Информационные технологии в современной пресс-службе

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ ..3

ГЛАВА I. Сущность информационных технологий 5

1.1. Понятие и компоненты информационных технологий 5

1.2. Классификация и свойства информационных технологий 7

ГЛАВА II. информационные технологии в современной пресс-службе 10

2.1. Использование информационных технологий в пресс-службе  10

2.2. Перспективы использования информационных технологий в пресс-службе 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 29

ПРИЛОЖЕНИЕ 31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

     Появление  искусственных каналов коммуникации, постоянное увеличение их количества и усложнение технических способов передачи информации, а также падение роли естественных каналов можно считать зафиксированными историческими тенденциями. Основной причиной появления технически оснащенных каналов коммуникации является растущая потребность людей в информационном обеспечении в условиях дифференцирующего общества.

     Исследование  информационных технологий является  чрезвычайно актуальным, так как  данное направление широко используется  в деятельности современных пресс-служб.  Для того, чтобы многогранно оценить  такое понятие как информационная  технология, необходимо прибегнуть  к изучению ее функциональности, именно это поможет выявить  основные тенденции и направления  использования технологий передачи  информации

     На первоначальном  этапе исследования необходимо  определить объект, предмет и  цель данной курсовой работы.

     Объект –  сущность информационных технологий.

     Предмет –  использование информационных технологий  в деятельности современной пресс-службы.

     Цель – изучить  информационные технологии, как  инструмент, применяемый в деятельности  современной пресс-службы, обозначить  свойства и определить классификацию. 

     На основе  поставленной цели необходимо  выделить следующие задачи:

1. Ознакомиться с осуществлением процесса передачи информации при помощи информационных технологий;
2. Исследовать свойства и определить классификацию информационных технологий;
3. Проанализировать используемые информационные технологии на примере информационных ресурсов НОУ «Детская Деревня – SOS Кандалакша»

     В процессе исследования применялись следующие методы.

1. Методы теоретического  исследования:

• теоретический анализ литературы для обоснования теоретических и практических направлений исследования;
• систематизация, обобщение.

2. Методы эмпирического  исследования:

• наблюдение;

        Структура  и объем работы

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии (8 наименований) и приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

1. Понятие информационных технологий

 

 

В современных  условиях, наряду с традиционными  методами работы в области связей с общественностью, все большее  значение приобретают процессы, основанные на передаче информации посредством  использования технических средств.

       Организация процесса  передачи информации напрямую  или косвенно связана с использованием  компьютерных технологий, а значит  обработка текстовой и графической  информации – это обязательное  знание, необходимое в работе  с техническими средствами. Обработка результатов социологических исследований, анализ положения предприятия в конкурентной среде, работа со средствами массовой информации и иные аспекты деятельности специалиста пресс-службы неизменно предполагают использование современных информационных технологий. Сбор информации о своей компании, распространение информации о деятельности организации, переписка с инвесторами и акционерами требуют знания сетевых технологий: умение найти требуемое в информационных ресурсах сети, работа с электронной почтой, организация представительства своей организации в сети Интернет и использование уже имеющихся ресурсов сети в своей профессиональной деятельности.

      Для представления  полноценного и корректного определения  информационных технологий необходимо  рассмотреть составляющие данного  определения, то есть понятия  «технология» и «информация».

Определение «технология» представляет собой совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния  свойств, материала или ресурса, осуществляемая в процессе производства продукции. Понятие «информация» является сведениями, передаваемыми людьми устным, письменным или иным способом. Соответственно определение «информационных технологий» можно представить как совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния свойств и формы представления информации, осуществляемая в процессе производства продукции. При этом, рассматривая приведенное определение, стоит отметить, что информационная технология  не всегда является компьютерной. Всевозможная информация, размещенная на бумажных носителях, также является информационной технологией. Особое внимание стоит уделить механизму коммуникации, посредством которого устанавливается процесс обмена информацией между коммуникаторами.

Основными компонентами информационных технологий являются производимые  операции с данными: сбор, обработка, хранение данных и создание документов, как завершающий процесс работы с информацией. По мере того как отдел  пресс-службы создает тот или  иной информационный продукт, каждое его  действие сопровождается соответствующими записями данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей поставленную задачу, используются классификация и группировка полученного материала. Многие данные, продукты информационной деятельности необходимо сохранять для последующего использования на различных этапах подготовки материала. Для их хранения и создаются базы данных. Завершающим этапом работы информационной технологии является материал, готовый для использования и публикации специалистом пресс-службы.

Появление  искусственных  каналов коммуникации, постоянное увеличение их количества и усложнение технических  способов передачи информации, а также  падение роли естественных каналов  можно считать зафиксированными историческими тенденциями. Основной причиной появления технически оснащенных каналов коммуникации является растущая потребность людей в информационном обеспечении в условиях дифференцирующего  общества. Простейшая ситуация, требующая  использование технического коммуникационного  канала, связана с территориальной  удаленностью участников коммуникационного  процесса. В условиях информационного  общества наибольшее значение имеют  не расстояние, а сложность, объем  и качество передаваемой информации. Качественное использование информационных технологий является гарантом предоставления достоверной и корректной информации.

Применение информационных технологий в работе специалиста  по связям с общественностью связано со сбором, передачей, обработкой и хранением информации, использованием телекоммуникационных и компьютерных технологий в профессиональных исследованиях, планировании и оценке эффективности деятельности. Благодаря высоким техническим возможностям персональных компьютеров их использование стало необходимым условием для повышения эффективности профессиональной деятельности.

Специалисту, работающему  в современной пресс-службе, необходимо  обладать навыками создания и обработки подобной информации, уметь применять эти навыки на практике при подготовке  и проведении массовых мероприятий, а также при работе с иными аспектами деятельности.

 

 

 

 

       1.2 Классификация и свойства информационных технологий

 

 

Каждая информационная технология обладает целью, которая заключается в  производстве информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационные технологии являются процессом, состоящим из четко  регламентированных правил выполнения операций над информацией и зависит  от многих факторов, которые систематизируются  по следующим классификационным  признакам:

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления; 
• класс реализуемых технологических операций;
• тип использования интерфейс.

       Рассматривая информационные технологии в сфере связей с общественностью, стоит уделить внимание отдельным пунктам данной классификации в соответствии с  деятельностью работника пресс-службы.

       По типу  предметной области выделяются  функциональные задачи, соответствующие  деятельности организации или  предприятия, решение которых  производится с использованием  современной автоматизированной  ИТ. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и т.д. В данном признаке сфера связей с общественностью определяется по умолчанию.

      Признак, систематизирующий информационные технологии по классам реализуемых технологических операций ИТ, рассматривается в соответствии с решением задач прикладного характера:

• работа с текстовыми редакторами;
• работа с табличными процессорами;
• работа с графическими объектами;
• мультимедийные системы.

При работе с данным признаком  классификации, рассматривается отдельное  информационное сообщение, созданное специалистом пресс-службы.

     Существует иная классификация, представляющая разделение информационных технологий по методам и средствам обработки данных:

• глобальные информационные технологии (включают модели, методы и средства использования информационных ресурсов в обществе и целом);
• базовые информационные технологии (ориентированы на определенную область применения: средства массовой информации, научные исследования, проектирование, обучение и т.д.)
• конкретные информационные технологии (задают обработку данных в реальных задачах пользователя).

      Каждый из пунктов данной классификация отражает степень погружения информационных технологий в процесс передачи информации. Классификация представляет собой градацию от общего применения технологий до частного использования. В сфере связей с общественностью может применяться любой из представленных пунктов классификации.

       Информационные технологии обладают основными характерными свойствами. Данные являются объектом процесса разработки информационного продукта. Целью данного процесса является получение информации, которая в последующем должна стать информационным продуктом. Данный процесс осуществляется программными или аппаратными комплексами. Процессы обработки информации разделяются на операции в соответствии с данной предметной областью. При этом выбор воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решения, в данном случае специалистами по связям с общественностью. Оценкой эффективности результата данного процесса является своевременность доставки информации общественности, ее полнота, надежность и достоверность.

             Рассматривая информационные технологии с точки зрения  инновационного подхода, отдельное внимание стоит уделить такому каналу коммуникации, как Интернет.  Интернет является наиболее современным средством и каналом коммуникации, характеризующимся высокой скоростью распространения информации и отсутствием централизованной организационной структуры.

             Интернет дает прекрасную возможность фокусировать воздействие на конкретную узко профильную целевую аудиторию, в которой заинтересована организация; выделять подгруппы в этой аудитории для составления более персонализированных PR-обращений; порой даже учитывать индивидуальные особенности и характеристики каждого посетителя. Выделение целевой аудитории важно, так как позволяет построить коммуникацию максимально эффективно, быстрее достичь ее цели. Если рассматривать коммуникативный аспект, то коммуникация всегда удается лучше, если есть четкое представление о реципиенте, в том числе его убеждениях, знаниях, ценностях, возможной реакции на посланное ему сообщение. Чтобы убедить реципиента и избежать коммуникационных барьеров, надо представлять, кому сообщение адресовано: это поможет построению успешного ключевого сообщения и выбору канала коммуникации. Именно Интернет предоставляет прекрасную возможность использования механизма таргетинга — воздействия на целевую аудиторию путем выделения из всей имеющейся только той ее части, которая удовлетворяет заданным критериям.

            Появление и стремительное развитие Интернета привели к тому, что традиционные формы информационных технологий дополняются новыми, включающими в себя интернет-технологии. Интернет-технологии имеют значительные возможности, которые позволяют поддерживать круглосуточную связь с целевыми аудиториями, развивают возможность мгновенно реагировать на изменения ситуации на рынке, служат дешевым каналом глобальной коммуникации. Помимо этого технологии сети Интернет создают условия для получения информации о потребностях, мнениях и требованиях целевых аудиторий, предоставляют возможность аудитории свободно общаться с вами, осуществляя тем самым двустороннюю связь, добиваются значительной экономии расходов, выделяемых на связи с общественностью.

       Указанные  достоинства интернет-технологий  не всегда позволяют преодолеть  многочисленные ограничения, складывающиеся  под влиянием целого ряда факторов. Во-первых, в российских условиях  самой серьезной проблемой остается  узость и специфический профиль  аудитории интернет-пользователей.  Во-вторых, нерешенность правовых  аспектов приводит к распространению  интернет-технологий, не соответсвующих  гражданскому, а часто и уголовному  кодексу, что наносит урон общей  практике работы в области сетевых связей с общественностью. В-третьих, очень острой остается проблема внедрения интернет-технологий, которая связана с отсутствием устоявшихся стандартов качества и недостатком квалифицированных специалистов в этой новой и достаточно сложной области.

          Стремительное развитие технологий, обеспечивающих создание так называемой «информационной сети», открывают широкие возможности для активизации организационной политики в области PR и управления коммуникациями. С появлением информационной сети любая организация получает возможность выйти на международный информационный рынок, что наилучшим образом можно проиллюстрировать на  примере использования Интернета.

        Любое мероприятия или событие – это информационный повод, который привлекателен тем, что заставит о себе говорить и писать. В сети Интернет наиболее значимые события попадают в основном с помощью пресс-релизов и новостей на страницы корпоративных сайтов и специальных новостных изданий. Любую информацию, как и в печатных средствах массовой информации, можно подать так, как это будет более всего выгодно и удобно заинтересованному лицу.

       Таким  образом, рассматривая информационные  технологии в сфере связей  с общественностью, внимание стоит уделять не только традиционным методам PR, но и современным ресурсам, таким как технологии сети Интернет. Для формирования полноценноq информации общественности, стоит использовать комплексный подход в работе со средствами массовой информации.

 

 

ГЛАВА II. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОЙ ПРЕСС-СЛУЖБЕ

 

 

1.  Использование информационных технологий в современной пресс-службе

 

       Организация процесса передачи информации общественности напрямую связана с использованием компьютерных технологий при помощи технических средств или инструментов сети Интернет.

Основная цель ведения  деятельности связей с общественностью  в организации – это создание внешней и внутренней  социально-политической среды, благоприятствующей успеху предприятия, и обеспечение необходимого поведения  этой среды в отношении фирмы. Деятельность коммуникации в организации  может вестись по нескольким направлениям, ориентированным на различные  группы общественности, но в каждом случае при обязательном использовании информационных технологий.

 Ключевыми направлениями  деятельности пресс-службы являются  предоставление материалов, на основе  которых готовятся статьи, репортажи,  коммуникация по запросам прессы  или предложениям информационных  услуг, мониторинг СМИ, распространение  информации о деятельности организации,  рекламные кампании, проведение  социологических исследований, организация  конференций, семинаров и презентаций. 

Большей частью при организации  работы отдела пресс-центра процесс  подготовки связан с формированием  документов или использованием программного обеспечения. Знание компьютерных технологий обработки текстовой и графической информации – это первый из нужных в работе технологических приемов. Работа специалиста пресс-центра бессменно связана с использованием электронных таблиц и графических редакторов.

Создание информационного  банка данных, отражающих деятельность организации, а также многие другие работы требуют знакомства с технологиями создания, информационного наполнения, редактирования баз данных. Все возрастающие возможности компьютера по хранению больших объемов информации требуют  навыков как создания баз данных, так и управления ими.

Связи с общественностью  невозможны без проведения совещаний  и конференций, выставок, брифингов и других массовых мероприятий, которые зачастую объединяют одним понятием – презентация. Элемент презентации есть в любом воздействии на любую аудиторию, и умение использовать компьютер при проведении презентаций также является необходимым элементом профессиональной подготовки специалиста пресс-центра. Специалист должен уметь создавать электронные файлы презентаций, быстро редактировать их при необходимости и грамотно использовать эти технические возможности для воздействия на аудиторию.

При подготовке  презентации, как информационного носителя, для  мероприятия в рамках деятельности пресс-центра используется программное  обеспечение Microsoft PowerPoint. Данная технология позволяет визуально представлять аудитории товар, услугу, новость, отчет в формате информационных слайдов. Презентация используется с разными целями, но всегда с одной задачей – представить аудитории информацию согласно поставленным целям. При подготовке презентации стоит уделить внимание нескольким этапам, которые позволяют представить информацию в полноценном виде. В первую очередь необходимо задать вид презентации, то есть выбрать направление работы, так как отчет о положении организации или материал по продаже товара будут по определению разниться. Далее следует определение стиля презентации, что определяет формат выдачи информации. Завершающим этапом являются параметры презентации, то есть ее название, содержание, необходимость отображение тех или иных графических изображений.

Помимо использования  выше представленного программного обеспечения Microsoft PowerPoint специалистом пресс-центра также используются иные информационные технологии. При подготовке социологических или маркетинговых исследований используется Microsoft Excel, при формировании количественных показателей того или иного исследования. Программа Microsoft Word связана с разработкой всевозможных PR-документов.

Наряду с традиционными методами работы в области связей с общественностью, все большее значение приобретают технологии, основанные на использовании возможностей, предоставленных глобальной сетью Интернет. Интернет с точки зрения специалиста по связям с общественностью в первую очередь следует рассматривать как новый канал коммуникации, при этом Интернет принадлежит к разряду искусственных электронных каналов коммуникации. Появление искусственных каналов коммуникации, постоянное увеличение их количества и усложнение технических способов передачи информации, а также падение роли естественных каналов можно считать зафиксированными историческими тенденциями. Основной причиной появления искусственных каналов коммуникации является растущая потребность людей в общении в условиях дифференцирующегося общества. Простейшая ситуация, требующая использования искусственного коммуникационного канала, связана с территориальной удаленностью участников коммуникационного процесса. В условиях информационного общества наибольшее значение имеют не расстояние, а сложность и объем передаваемой информации. Однако Интернет это не только новый канал коммуникации, но и место хранения информации. Глобальная сеть – это всемирный архив или общедоступная библиотека, выполняющая важнейшую функцию передачи социальной информации от поколения к поколению. Более того, Интернет является первым действительно глобальным каналом коммуникации. Это связано не только с техническими параметрами, но и с феноменом новой социальной организации.

        Использование Интернета в качестве канала массовой коммуникации предполагает учет как положительных, так и отрицательных факторов. Интернет-СМИ на сегодняшний день являются одними из самых дешевых, мобильных и оперативных средств массовой коммуникации. Так, например, затраты на издание обычной газеты на порядок выше, чем на издание виртуальной газеты, а ее оперативность наоборот на порядок ниже электронной версии. Более того, интернет-СМИ являются, возможно, самыми независимыми источниками информации из всех существующих на сегодняшний день. Дело в том, что правовые аспекты их функционирования не урегулированы ни в одной стране мира. Более того, учитывая глобальный характер Интернета, правовая регламентация размещения информации в Сети представляется крайне сложной задачей. Поэтому возможности государственного контроля за деятельностью Интернет-СМИ по сравнению с традиционными сильно ограничены.

     Интернет-технологии в деятельности пресс-служб выполняют ряд важных функций.

Самое большое распространение получила электронная почта. В индустриально развитых странах электронная почта, вытеснив факсы, стала основным каналом передачи деловой информации для организаций различного профиля. В этом нет ничего удивительного, так как преимущества электронной почты очевидны каждому, кто хотя бы раз в жизни ей пользовался. К текстовым сообщениям из основной части электронных писем можно присоединять дополнительные файлы, содержащие различную информацию.

    Очевидно, что  в результате перевода обычной  почтовой переписки, осуществляемой  в целях связей с общественностью,  на электронную основу можно  добиться существенной экономии. В первую очередь это касается  организаций, ведущих широкую  международную переписку или  нуждающихся в распространении  своих фотографий.    Электронная  почта уже сегодня широко используется  специалистами по связям с  общественностью в таких целях,  как предоставление ответов на  запросы заказчиков, распространение  информации внутри организации,  рассылка информационных сообщений  подписчикам, участие в дискуссионных  клубах и осуществление связи  с журналистами.  
      В последнее время в Интернете очень большое распространение получило такое явление как «спам» или распространение рекламных сообщений по электронной почте без согласия получателя. Каждый пользователь Интернета наверняка сталкивался с тем, что на его почтовый адрес приходят самые неожиданные и разнообразные рекламные сообщения, в большинстве случаев ни в коей мере не соответствующие его интересам и ожиданиям. Иногда «спама» становится столько, что приходится отказываться от этого почтового адреса. Авторитетные специалисты в области интернет-рекламы указывают, что самое важное различие между e-mail-маркетингом и собственно спамом, в том, что «настоящий e-mail-маркетинг требует, чтобы вы получили явное разрешение от ваших потенциальных клиентов на рассылку сообщений».

     Корпоративный  интернет-сайт является еще одним  важнейшим инструментом работы  специалиста по связям с общественностью  в глобальной Сети. При этом  очень важно отметить, что, согласно  сложившейся мировой практике, именно  на PR-специалистов возлагаются обязанности  по подготовке и написанию  информационного содержания корпоративных  вэб-сайтов. При работе над содержанием  вэб-сайта нужно всегда помнить,  что самым ценным на сайте  является уникальная информация. Об этом же говорит и статистика  посещений интернет-ресурсов.

     Практика функционирования  корпоративных вэб-сайтов показывает, что наибольшее распространение  получили следующие типовые информационные  блоки или разделы стандартного  вэб-сайта: 

• история организации;
• обращение к посетителям сайта от первого лица организации;
• профиль деятельности, услуги и продукция организации;
• анонсы проводимых организацией мероприятий;
• часто задаваемые вопросы и ответы на них;
• раздел публикаций информации об организации в СМИ;
• обратная связь.

     Различными авторами отмечается, что на вэб-страницах и в других компьютерных сообщениях очень распространены ошибки и неточности. Возможно, этот феномен имеет место в связи со спешкой и кажущейся легкостью написания таких текстов. Поэтому очень важно уделять размещаемой на сайте информации самое пристальное внимание. Потому что ошибки и неточности мгновенно становятся достоянием широкой общественности и зачастую наносят непоправимый урон деловой репутации организации.

Специалистами выделяется три  уровня развития корпоративных вэб-сайтов.

     На начальном уровне вэб-сайты представляет собой виртуальные визитки, содержащие основную информацию о деятельности организаций. Объем информации на сайтах начального уровня ограничивается несколькими страницами, а обновление происходит от случая к случаю. Вэб-сайты в формате виртуальной визитки создаются в основном в рекламных целях и фиксируют присутствие организации в глобальной сети Интернет.

     Второй уровень развития связан с тем, что на корпоративных вэб-сайтах появляются дополнительные элементы портала. На этом уровне объем информации значительно увеличивается, возрастает роль средств обратной связи и межгрупповой коммуникации. Специалисты по связям с общественностью при помощи корпоративных вэб-сайтов с элементами портала стараются создать интернет-сообщество или несколько интернет-сообществ. Корпоративные вэб-сайты с элементами портала, являясь универсальным источником отраслевых знаний, рассчитаны на различные группы заинтересованных пользователей и, таким образом, по преимуществу являются каналами групповой коммуникации.

      Корпоративные вэб-сайты в формате интернет-порталов являются высшей ступенью их развития, поскольку они содержат универсальную информацию самого широкого спектра и включают в себя массу таких дополнительных сервисов как, например, общественно-политические новости, электронную почту, поисковую систему, услуги хостинга, прогноз погоды, курсы валют и т.п. Интернет-порталы нацелены на общение с массовыми аудиториями, и в связи с этим их создание и поддержка требуют от организаций весьма больших финансовых и организационных усилий.