Информационные технологии в работе кадровых служб

Введение

Актуальность  темы. Вследствие развития высоких технологий, в частности Интернет, потребителям стал необходим персональный подход, поскольку именно персонализация является важным фактором успеха в бизнесе. С помощью Интернета можно получить свежую информацию в любом месте земного шара.

Одной из актуальных проблем управления персоналом в современных условиях является затратность привлечения кадров предприятия. На данный процесс уходит большое количество времени и денежных средств на подачу объявлений о вакансиях, на собеседования, нет четко сформулированных требований к соискателям на должности. Если предприятие пользуется услугами специальных агентств, то возникают затраты на получение необходимой информации (резюме).

На эффективность деятельности и развитие предприятий в первую очередь оказывает влияние высококвалифицированный персонал, принятие которого на работу посредством грамотного использования Интернета позволит службам персонала значительно освободить себя от рутинной работы и сосредоточиться на актуальных вопросах управления персоналом, а значит, активнее влиять на успешность деятельности своей компании.

Основная и одна из главных задач, которую может решать с помощью Интернета служба персонала - оперативное взаимодействие с рынком труда. Поиск работы с помощью Интернета стал обычным делом, и шансы продуктивного поиска работы через глобальную сеть на много возросли. Так же стоит упомянуть о том, что число специализированных Интернет-сайтов и размещаемых на них вакансий постоянно растет.

Основные достоинства "рабочих" сайтов - скорость, доступность и  бесплатность информации. Они также  позволяют более подробно сформулировать требования к кандидату, чем, скажем, газетное объявление. Это, естественно, повышает качество поиска.

В настоящее время  в Сети можно найти виртуальные кадровые агентства, корпоративные сайты компаний с имеющимися вакансиями, доски объявлений, сайты реальных кадровых агентств и т. д. Раньше найти работу с помощью Интернета могли в основном программисты, но теперь этот путь освоили и представители других совершенно разных профессий.

Цель исследования – изучение использования интернет-технологий в системе набора персонала в ООО «Рассвет».

Задачи исследования:

1. Изучить теоретические основы использования интернет-технологий в системе набора персонала;
2. Проанализировать систему набора персонала при помощи интернета в ООО «Рассвет»;
3. Предложить рекомендации по совершенствованию системы набора персонала при помощи интернета.

Объект - ООО «Рассвет».

Предмет – интернет - технологии в системе набора персонала.

Степень исследованности  темы: вопросы набора персонала были изучены такими учёными как А.П. Егоршин, А.Я. Кибанов, Т.Ю.Базарова, П. Морнель , И.Б. Дуракова, и др.

Проблемы использования  информационных технологий в системе  набора персонала рассмотрены в  научных трудах С. В. Кузнецова, М. Б. Курбатова, Э.Ф. Садертдинова, и др.

Структура курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

ГЛАВА 1  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГИЙ В СИСТЕМЕ НАБОРА ПЕРСОНАЛА

1. Сущность набора персонала в организации 

Различают понятия «набор» и  «наем кадров». Набор кадров - массовое привлечение на работу персонала в какую-либо организацию. Набор кадров предполагает системный подход к реализации нескольких этапов, осуществляемых в рамках процесса найма персонала.

Этот процесс включает:  общий  анализ потребности (настоящей и  будущей) в кадрах; формулирование требований к персоналу - точное определение  того, кто нужен организации, путем  анализа работы (рабочего места, должности), подготовки описания этой работы, а  также определение сроков и условий набора; определение основных источников поступления кандидатов; выбор методик оценки и отбора кадров.[3, с. 117]   

   Набор персонала - действия организации по привлечению на работу кандидатов, отвечающих необходимым требованиям вакантного рабочего места, а также формирование резерва кандидатов для отбора персонала.   

 Основное назначение набора  заключается в создании определенного резерва кандидатов, из которого в дальнейшем организация смогла бы отобрать человека, максимально полно соответствующего требованиям должности или рабочего места.    

 Процесс набора зависит от  факторов внешней и внутренней  среды, они определяют: интенсивность, скорость, направления набора.    

 К факторам внешней среды относят такие показатели, как [3, с.74 ]:   

- законодательные ограничения. Государством устанавливаются минимальные требования к работодателю, которых он должен придерживаться в ходе привлечения работников в организацию (запрет на дискриминацию по половому, расовому, национальному, религиозному признакам; установление квоты рабочих мест для людей с ограниченными способностями, молодежи);  

 - ситуация на рынке рабочей силы. Количество привлеченных в организацию лиц зависит от: количества и состава рабочей силы необходимой квалификации;  

- месторасположение организации, от региона зависит количество желающих на нем работать, диапазон выбора рабочей силы.     

 К факторам внутренней среды относятся:                 

- кадровая политика организации - принципы, направления работы с персоналом, наличие стратегических кадровых программ (пожизненный найм);   

- образ организации, ее имидж, насколько она считается привлекательной как место работы.    

 Существует два вида источников  набора персонала: внутренние - за счет сотрудников самой организации и внешние - за счет ресурсов внешней среды[2, с.235].

Большинство организаций предпочитает проводить набор в основном внутри своей организации. Продвижение  по службе своих работников обходится  дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный  климат и усиливает привязанность  работников к фирме.     

 Внешние источники являются наиболее распространенными, так как ресурсы компании ограничены, и даже если на вакантную должность находится замещение внутри компании, то освобождается место работника, который занял первую вакансию.   

 Внешние источники можно  условно подразделить на два  класса: недорогие и дорогостоящие. К недорогим источникам относятся, например, государственные агентства занятости, контакты с высшими учебными заведениями. К дорогостоящим источникам относятся, например, кадровые агентства, публикации в средствах массовой информации (печатные издания, радио, телевидение).   

 Есть бесплатные - от самих  соискателей или Интернет-порталы, посвященные публикации вакансий и резюме соискателей.    

 Существуют следующие виды внешних источников [1, с.148]:     

1. Через своих сотрудников. Привлечение кандидатов на вакантную должность по рекомендациям знакомых и родственников, работающих в компании, а также бывших сотрудников организации.     

2. «Самостоятельные» кандидаты - люди, занимающиеся поиском работы самостоятельно без обращения в агентства и службы занятости - они сами звонят в организацию, присылают свои резюме и т.д. Многие организации устраивают дни открытых дверей, а также принимают участие в ярмарках вакансий и выставках с целью привлечения «самостоятельных» кандидатов.    

3. Реклама в СМИ. Наиболее распространенный прием рекрутмента об имеющейся в организации вакансии, соискатель обращается непосредственно в организацию: периодические издания (газеты и журналы - общего профиля и специализированные профессиональные) и Интернет (серверы резюме кандидатов и вакансий), телевидение и радио. Преимущество этого способа - широкий охват аудитории.    

4. Учебные заведения. Многие крупные организации ориентированы на набор выпускников вузов, не имеющих опыта работы, но представляют собой энергичную, имеющую необходимую подготовку, дешевую рабочую силу. Особенности набора выпускников связаны с тем, что при отсутствии профессиональных компетенций, оцениваются личностные компетенции, такие как, умение планировать, анализировать, личная мотивация и т.д.     

5. Государственные службы занятости (биржи труда). Ведутся базы данных, содержащие информацию о соискателях (их биографические, квалификационные характеристики и т.п.). Организации осуществлять в них поиск при незначительных издержках, но с небольшим охватом кандидатов, не все регистрируются в службах занятости.     

6. Кадровые агентства, Частные агентства по найму. Каждое агентство ведет свою базу данных и осуществляет поиск кандидатов по заказу клиентов-работодателей.    

7. Услуги временного персонала. Агентства представляют компаниям временных сотрудников на период временной нетрудоспособности постоянного сотрудника организации и отсутствии возможности его замены другим

Некоторые   специалисты   в   области   управления персоналом процесс набора рассматривают вплоть до окончания этапа  введения  в должность,  т.  е.  до  того  момента,  когда  новые  сотрудники  ограничено впишутся в конкретный трудовой коллектив и организацию в целом.

2. Возможности системы набора персонала при помощи интернета 

В зарубежных странах, где  развит уровень компьютерной культуры, метод подбора персонала через  Интернет очень популярен. В нашей стране с развитием компьютерных технологий его популярность тоже возрастает. Множество компаний, предполагающих набирать персонал, произвели оценку достоинств подбора кадров через Интернет. Благодаря наличию широкого круга программных продуктов, работающих с базами данных резюме, эти компании могут обработать достаточное большое количество заявок от внешних кандидатов. По материальным затратам этот метод имеет относительно недорогую стоимость поиска кандидата на вакансию. Затраты работодателя в этом случае выражаются в оплате работы сотрудника, занимающегося подбором персонала в период рабочего времени.  
С другой стороны возможность найти через Интернет уникальных специалистов любого направления сводится к нулю, поскольку на сайтах Интернета размещают свои резюме соискатели, находящиеся на начальном этапе поиска работы. Но, со временем, набор сотрудников через Интернет станет достаточно распространенным явлением. Рассмотрим влияние Интернет - технологий на отдельные процессы управления персоналом. Традиционно процессы работы с персоналом делятся на следующие направления [4, с.14 ]:

1. Обеспечение кадровыми ресурсами: привлечение, рекрутинг, отбор, найм.
2. Поддержание в эффективном рабочем состоянии кадрового состава: обучение, инструктирование, стимулирование.
3. Индивидуальное развитие персонала: карьера (планирование), профессиональное развитие, повышение квалификации, оценка, методы обучения.

Преимущества поиска работы через Интернет [15]:

• зарегистрировавшись на сайте, можно получить бесплатный доступ к большому, постоянно обновляющемуся списку вакансий.
• не нужно посещать кадровые агентства,  биржи труда, покупать газеты с вакансиями.
• введя в форму поиска конкретный запрос, можно отсеивать объявления по географическому признаку.
• доступ к объявлениям, опубликованным непосредственно работодателями, что дает вам больше шансов на трудоустройство.
• можно разместить свои резюме и объявление о поиске работы одновременно на любом количестве сайтов.
• на сайтах, посвященных поиску работы, можно подключить удобную функцию – уведомления по электронной почте о новых вакансиях.
• большинство предложений по удаленной работе публикуется именно в Сети. Этот вариант наиболее удобен в качестве дополнительного заработка, особенно для жителей отдаленных регионов, и вы сможете устроиться на работу как в столичные, так и в зарубежные компании (в которых заработная плата значительно выше), не меняя места жительства.

В настоящее время в Сети можно найти виртуальные кадровые агентства, сайты реальных кадровых агентств, доски объявлений, корпоративные сайты компаний с имеющимися вакансиями и т. д. И если раньше найти работу с помощью Интернета могли в основном программисты, то теперь этот путь освоили и представители других профессий. Большими преимуществами таких сайтов считается конфиденциальность информации, наличие подробного классификатора профессий. Разместив в Интернете вакансию, можно получить не только факсы, звонки и сообщения электронной почты, но и сможете воспользоваться упорядоченной базой данных обратившихся к вам претендентов на вакантную должность. Экономится время на классификацию и упорядочение резюме, не нужно будет покупать и устанавливать специальные программы.

Теперь Интернет предлагает менеджерам по персоналу большой  выбор создания предварительной "селекционной" базы данных соискателей как самостоятельно, так и с помощью услуг сайтов с профессиональными базами данных кандидатов, при этом технология работы таких сайтов позволяет им предоставлять свои услуги по весьма низкой цене, по крайней мере, сопоставимой со стоимостью обычного газетного объявления.

Имея в распоряжении необходимые  технологии, с помощью Интернета  можно навести справки о предыдущей работе кандидата, а провести интервью при наличии встроенных в компьютер видеокамер возможно уже сейчас.

В настоящий момент вопрос персонала всплывает в последнее  время очень часто - и обучение, переквалификация работников занимает достаточно много времени у руководителя предприятия.

При использовании интернет - технологий появляется возможность  значительно сократить эти издержки. Интернет, на данный момент, предоставляет  в использование большое количество программного обеспечения, при помощи которого компания даст возможность  обучаться и получать новые навыки  своему персоналу [15 ].

Существует огромное количество образовательных ресурсов, взаимодействие с которыми во многом повторяет варианты взаимодействия с рынком труда. Образовательные  услуги предоставляют посредники. Появляются информационные, консультирующие ресурсы, которые предлагают маршрутизировать путь заказчика по определенным направлениям. Существуют также и профессиональные сообщества, сформировавшиеся по признаку предоставления образовательных услуг. В настоящее время появилась  еще одна услуга по получению образования с помощью Интернета - дистанционное образование [15].

Процедура выявления и отбора хороших  сотрудников должна быть быстрой, гибкой и высокоэффективной, при этом ни одним из этих трех качеств нельзя жертвовать в пользу другого. В некоторых  компаниях бывают периоды, когда  на одну открытую вакансию откликаются до 800 претендентов. Ежедневно менеджеры по подбору персонала этих компаний проводят собеседования с огромным количеством претендентов.

Рынок рекрутмента является одним из наиболее активных пользователей  цифровых технологий. Это выражается в росте объявлений о вакансиях, распространяемых через Интернет, в  активном использовании социальных сетей для поиска как кандидатов, так и вакансий, в стремлении компаний разрабатывать стратегии своего цифрового развития и продвижения. В Европе это считается одной  из самых успешных практик с довольно долгой историей. В России некоторые  кадровые агентства также предлагают услуги по консультированию в этой области. Они оценивают текущую  ситуацию в этой сфере и определяют возможности Интернета, которыми компания сможете выгодно воспользоваться. Однако на этом дело не заканчивается: предоставляется возможность обучения клиентской команды следующим действиям  в этом направлении, чтобы клиент уверенно продолжал совершенствовать свою стратегию Интернет-рекламы.  
          Онлайновые системы могут помочь любой организации сэкономить время за счет фильтрации заявлений и управления вакансиями и кандидатами. Это значительно повышает эффективность процесса набора персонала. Также многие компании в Европе обращаются за услугой создания мини-сайтов для привлечения кандидатов, сделанных в полном соответствии с требованиями их бренда. Цель данного сайта - укрепление имиджа организации как лучшего работодателя и совершенствование процесса найма персонала.  

В настоящий момент рекрутинговый  бизнес отличает очень малая финансовая ответственность фирм по своим обязательствам. Обычно рекрутинговая фирма предлагает однократную бесплатную замену вместо уволившегося кандидата. То есть по своим  обязательствам кадровое агентство  отвечает своими услугами. Именно низкая материальная ответственность и  делает рекрутинг столь привлекательной  сферой для молодых компаний.

Небольшие агентства, не в состоянии обеспечить высокий уровень материальной ответственности, т.к. даже частичный возврат средств может оказаться критическим для малобюджетного агентства. Это означает, что для небольших агентств останется лишь одно средство повышения своей привлекательности в глазах клиента - снижение стоимости услуг.

Выводы: современный набор персонала  в организацию – это довольно трудоемкий процесс, который требует  нового, более совершенного похода. Поэтому в наше время стало  очень актуальным использовать интернет – технологии при наборе персонала, потому что  они значительно упрощают эту процедуру.

ГЛАВА 2  АНАЛИЗ  СИСТЕМЫ НАБОРА ПЕРСОНАЛА ПРИ ПОМОЩИ ИНТЕРНЕТА В ООО «Рассвет»

2.1 Общая характеристика  ООО «Рассвет»

ООО «Рассвет» создано  для производства кондитерских изделий  различной степени сложности. Любое  предприятие создается для удовлетворения спроса на определенный вид продукции. Главной задачей данного предприятия  является выполнение плана по реализации кондитерских изделий.

Общая цель организации - это выпуск продукции, в которой нуждается  потребитель в данном случае это  обеспечение населения кондитерскими  изделиями в достаточном количестве. Задачами предприятия являются: получение  дохода, обеспечение потребителей в  данном виде продукции, обеспечение  персонала заработной платой вовремя  и достойной, создание рабочих мест для населения и недопущение  сбоев в работе.

ООО «Рассвет» имеет право:

1. Оказывать услуги предприятиям, организациям согласно заключенных договоров.
2. Покупать, продавать другим предприятиям и организациям, сдавать гражданам в аренду, предоставлять во временное пользование здания, сооружения, транспортные средства, инвентарь и другие материальные ценности, а также списывать имеющееся на балансе имущество.
3. Передавать на договорных началах материально-денежные ресурсы другим предприятиям, организациям и гражданам, производящим продукцию или выполняющих для ООО «Рассвет» работы и услуги.

Для нормального функционирования предприятия проводится анализ его  деятельности, в зависимости от постоянно  меняющейся конъюнктуры рынка. Это  позволяет сделать предприятие  устойчивым – прибыльным и конкурентоспособным, а также обеспечить его дальнейшее развитие. Организация имеет хорошую  прибыль, которая является не только финансовым результатом, но и основным финансовым ресурсом.  Проведение систематических  анализов деятельности предприятия   позволяет:

1. быстро, качественно и персонально оценивать результаты деятельности предприятия и его структурных подразделений;
2. точно и своевременно находить и учитывать факторы, влияющие на получаемую прибыль;
3. определить расходы и тенденцию их изменения, что необходимо для определения продажной цены и расчета рентабельности;
4. находить оптимальные пути решения различных проблем и получение достаточной прибыли.

  Для всесторонней  оценки эффективности деятельности  ООО «Рассвет» используются различные показатели: товарооборот, прибыль, рентабельность, издержки обращения и производства и др.

При планировании прибыли выявляется влияние на размер прибыли ряда факторов: определяется процент прибыли по товарной продукции в базовом году и увеличение прибыли вследствие увеличения объема производства товарной продукции; увеличение или уменьшение прибыли в связи с увеличением или уменьшением себестоимости товарной продукции, увеличение прибыли за счет изменения цен и ряда других факторов.

Информационной основой  анализа хозяйственной деятельности предприятия являются данные бухгалтерской  и статистической отчетности, бухгалтерские балансы. Документооборот на ООО «Рассвет» играет очень важную роль. Здесь очень важным является документальное оформление сделок (договоров). Очень важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры и др.)

Документация оформляется  делопроизводителями, и в зависимости  от назначения заверяется директором, главным бухгалтером. Организация  работы с документами – это  создание оптимальных условий для  всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием  и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения  документов в организации и в  исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в  архив.

Организационная структура  данного предприятия направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными           подразделениями организации, распределения  между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные  требования к совершенствованию  систем управления, находящие выражения  в тех или иных принципах управления. Организационная структура предприятия  и его управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с  меняющимися условиями.

Организационная структура  данного предприятия линейная. Она  характеризуется тем, что во главе  каждого структурного подразделения  находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и  осуществляющий единоличное руководство  подчиненными ему работниками и  сосредоточивающий в своих руках  все функции управления. Данная структура  предполагает, что на  своем участке  работы руководитель должен решать все  проблемы производства (технологические, кадровые, проблемы снабжения, контроля, планирования и т.д.). Она имеет ряд достоинств: четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными, быстрота реакции в ответ на прямые указания, личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и другие. Есть и недостатки, такие как высокие требования к руководителю и перегрузка менеджеров. Рассмотрим структуру данного предприятия более подробно.

Во главе всего предприятия  стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности предприятия, без особой на то доверенности действует  от имени предприятия, представляет его интересы. Также он распоряжается  в пределах предоставленному ему  права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих  полномочий полную ответственность  за деятельность комбината, обеспечение  сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого  имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся  главный бухгалтер (заместитель  главного бухгалтера, бухгалтера); отдел  кадров; главный экономист (экономисты); главный инженер (инженер-технолог, инженер-механик); начальник производственной лаборатории (зав. производства, зав. центрального склада).

Такая структура управления ООО «Рассвет» представляет организацию  как совокупность взаимосвязанным  элементов. Каждый элемент имеет  свои цели и задачи. Директор управляет  своими прямыми заместителями, имея при этом представление о действиях  нижестоящих подчиненных. Можно  выделить некоторые недостатки организационной  структуры ООО «Рассвет», которые  отрицательно влияют на деятельность управленцев данного предприятия:

1. крайние сложности при адаптации к любым изменениям внешней среды;
2. отсутствие изначально предусмотренной специализации, вследствие чего руководителям приходится выполнять не только функции управления всеми процессами на уровне их подразделения, но и роли экспертов по всем техническим вопросам;
3. отсутствие коллективных и согласованных решений.

Подводя итог, следует отметить, что на предприятии ООО «Рассвет»  работает метод косвенного воздействия, когда создаются условия для  достижения косвенных результатов, этот метод работает в любом случае. Менеджер создает условия для  осуществления целей, а специалист добивается результатов. Необходимость  выполнения целей организации стоит  перед менеджером и специалистом – удовлетворенность потребителей в  качественном, недорогом продукте и при этом получение прибыли. Направления воздействия, применяемые  на данном предприятии. Экономический  метод управления, когда существует материальная заинтересованность специалистов и рабочих. Менеджер применяет различные  методы для достижения результативности, экономический метод при этом является самым эффективным. Также  применяется организационно-распорядительный метод. Он основан на приказах, распоряжениях, когда указания идут от вышестоящих  работников, и распоряжения трансформируются по степени прохождения по иерархической  лестнице. 

2.2 Анализ системы набора персонала при помощи интернета в ООО «Рассвет»

В ходе диагностики системы набора персонала в ООО «Рассвет» были исследованы все виды набора: поиск внутри организации,  объявления в средствах массовой информации, интернет, подбор с помощью сотрудников, самопроявившиеся кандидаты.

Прежде, чем выйти на рынок труда  ООО «Рассвет» пробует поискать кандидатов внутри организации. Наиболее распространенными методам внутреннего поиска являются объявления о вакансии во внутренних средствах информации: газетах предприятия, стенных газетах, специально изданных информационных листках, а также обращение к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализ личных дел с целью подбора сотрудников с требуемыми характеристиками.

Поиск внутри организации, как правило, не требует значительных финансовых затрат, способствует укреплению авторитета руководства в глазах сотрудников, не ставит отобранных таким образом  кандидатов перед необходимостью интеграции в организацию. В то же время внутренний поиск часто наталкивается на сопротивление со стороны руководителей  подразделений, стремящихся «скрыть» лучших сотрудников и сохранить  их «для себя». Кроме того, при поиске кандидатов внутри организации возможности  выбора ограничены числом ее сотрудников, среди которых может не оказаться  необходимых людей.

Размещение объявлений в специальных  изданиях по трудоустройству 

( «Работа и зарплата», «Моя  реклама», «Из рук в руки») с  успехом используется для подбора  кандидатов массовых профессий,  например, инженеров, рабочих, бухгалтеров.