Информационные технологии в управлении персоналом

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

(Псковский филиал)

Факультет менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Информационные системы управления

Тема: «Информационные технологии в управлении персоналом»

Псков

2014 год

Оглавление

Введение

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи, начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникативные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. Информационные технология – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи.

Информационные технологии обладают свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера, так как они:

- помогают преодолевать  пропасть между экономикой и  математикой;

- являются самыми эффективными  носителями современных методов  решения экономических задач;

- способствуют согласованию  экономических процедур с международными  требованиями;

- подключают к единому  информационному пространству –  экономическому и образовательному.

В общем, можно сказать, что информационные технологии незаменимы практически во всех сферах деятельности человека. Соответственно, изучение данного вопроса, несомненно, актуально в настоящее время, как для каждого отдельного человека, так и для общества.

В данной работе перед нами стоит цель изучить тему «Информационные технологии и их влияние на деятельность организаций».

Для наиболее эффективного достижения поставленной цели, стоит обозначить основные задачи:

1. Рассмотреть вопрос понятия информационных технологий, историю их развития, классификацию и структуру;
2. Определить направления развития информационных систем;
3. Ознакомиться с понятием компьютерной системы и информационной системы маркетинга;

Рассмотреть интернет и его службы как единую систему, и определить степень влияния информационных систем, в частности – сети Интернет, на деятельность организаций. 
Глава 1. Перспективы и тенденции развития информационных технологий

1.1 Информационные  технологии: понятие, история развития, классификация и структура

Информационная технология это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информации.

Под информационной технологией понимается совокупность методов и технических средств сбора, организации, хранения, обработки, передачи и представления информации, расширяющая знания людей и развивающая их возможности по управлению техническими и социальными процессами.

Информационная технология в своем развитии прошла несколько этапов. До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская бумага. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационно обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную; помимо счетов, суммируемых также вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40-60-е годы XX в. характеризуются  появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании  электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге (типа ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.

Появление во второй половине 60-х годов больших производственных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.

Новая информационная технология (НИТ) – информационная технология, в которой используются последние достижения информатики. В настоящее время НИТ – это компьютерная информационная технология.

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных технологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии. Примером такого критерия может служить пользовательский интерфейс (совокупность приемов взаимодействия с компьютером).

Неотъемлемой частью информационной технологии является электронная почта, представляющая собой набор программ, позволяющий хранить и пересылать сообщения между пользователями.

Классифицируя информационную технологию по типу носителя информации, можно говорить о бумажной (входные и выходные документы) и безбумажной (сетевая технология, современная оргтехника, электронные деньги, документы) технологиях.

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний.

Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров. Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы.

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.

Основными характеристиками ИС являются:

1. поддержка полного цикла управления в масштабах корпорации;
2. значительные масштабы системы и объекта управления;
3. неоднородность составляющих технического и программного обеспечения компонентов ИС управления;
4. единое информационное пространство выработки управленческих решений (управление финансами, персоналом, управление производством, логистика, маркетинг);
5. функционирование в неоднородной операционной среде на нескольких вычислительных платформах;
6. управление в реальном масштабе времени;
7. высокая надежность, открытость и масштабируемость информационных компонентов.

Рассмотрим структуру информационной системы. Можно выделить базовые компоненты компьютерной информационной системы (ИС) (см. Приложение 1 рис.1):

1. информация;
2. информационные технологии;
3. организационные единицы управления;
4. функциональные компоненты.

Каждый базовый компонент ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования. Технологический процесс обработки информации ИС состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств. Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, что обусловлено развитием ИС в сторону применения различных информационных сред, включая мультимедиа.

Программное обеспечение информационных технологий неоднородно, часть программных средств относится к базовому программному обеспечению, без которого невозможна работа технических средств, другая часть — к прикладному программному обеспечению. На рис. 2 (см. Приложение 1 рис.2) приведена классификация программных средств ИС.

Технические средства для информационных технологий делятся на классы:

1. Средства сбора и регистрации информации:
• персональные компьютеры для ввода информации документов и запись на машинный носитель. При вводе информации применяются аппаратные и программные методы контроля достоверности, в том числе контроль на диапазон значений, контроль формата значений и другие;
• сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразования в текст;
• автоматические датчики информации для формирования сигналов наступления контролируемых событий и их преобразования в цифровое представление.
2. Комплекс средств передачи информации (технические и программные средства компьютерных сетей):
• локальные вычислительные сети (ЛВС) ограниченного масштаба, с большими скоростями передачи данных, ограничением количества и местоположения пользователей;
• региональные вычислительные сети (РВС) расширенного масштаба/специализированного назначения, с относительно высокими скоростями передачи данных, расширением количества пользователей сети;
• глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет, для всемирных коммуникаций и создания информационных сообществ (например, пользователей информационных ресурсов Web, участников электронной коммерции, пользователей электронной почты, IP-телефонии и др.), с неограниченным кругом пользователей;
• intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использования в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.
3. Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на серверах БД, файловых серверах, локальных компьютерах. В качестве носителей информации используются: магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски DVD (цифровые видеодиски).
4. Средства обработки данных. Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:
• микрокомпьютеры — используются автономно в виде персональных компьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современными микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим техническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;
• мини-компьютеры — машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);
• большие и сверхбольшие компьютеры машины специального применения в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).
5. Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации используются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

Содержательную основу информационных систем составляют ее «функциональные компоненты» — модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации (см. Приложение 1 рис. 4). Функциональная структура ИС — совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления крупных предприятий — корпораций выделяются самостоятельные подсистемы (контуры) функционального и организационного уровня управления (см. Приложение 1 рис. 5).

Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления.

• Основные комплексы задач:

1. финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и другие;

2. анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и другие;
3. маркетинг — анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг и другие;
4. управление проектами — календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по, исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и другие;
5. управление документооборотом система управления документами и организации документооборота И С, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие.

• Управление персоналом включает комплексы задач:

1. организационный менеджмент в части моделирования организационной структуры управления и штатного расписания, определение функциональных (должностных) обязанностей подразделений и отдельных исполнителей;
2. создание нормативно-справочной информации для управления предприятием, персоналом (классификаторы и справочная информация по кадрам, графики работ);
3. планирование затрат по персоналу, расчет потребности в трудовых ресурсах, расчет фонда оплаты труда, схемы тарифов и должностных окладов, премий, льгот, штрафных санкций;
4. набор персонала, в том числе ведение вакансий, профессиональное тестирование, рекрутинг и отбор кандидатов;
5. ведение базы данных кадрового состава, формирование приказов, статистический анализ и учет движения кадров и другие;
6. табельный учет рабочего времени, учет основной и дополнительной заработной платы, расчет налогов по заработной плате, формирование выходных расчетно-платежных документов и форм статистической отчетности, формирование бухгалтерских проводок для учета зарплаты.

Логистика — управление материальными потоками (заготовка материалов и комплектующих изделий), управление производством, управление сбытом готовой продукции. Все компоненты логистики тесно интегрированы с финансовой бухгалтерией и функционируют на единой информационной базе.

• Основные комплексы задач логистики:

1. управление продажами (сбыт) готовой продукции через оптовую, мелкооптовую и розничную торговлю;

2. управление материальными потоками, включая материально-техническое обеспечение производственной деятельности предприятия и управление запасами;

• Управление производством включает комплексы задач:

1. техническая подготовка производства (ТПП), в том числе конструкторская и технологическая подготовка производства, создание нормативно-справочной базы (номенклатура ДСЕ, конструкторский состав изделий, справочники технологического оборудования и оснастки, операционно-трудовые нормативы);
2. технико-экономическое планирование (ТЭП), обеспечивает ведение нормативно-справочной базы для формирования портфеля заказов, номенклатурного плана производства, сбалансированного по ресурсам; производственной программы структурных подразделений, расчет плановой себестоимости продукции и нормативных затрат;
3. учет затрат на производство (контроллинг), обеспечивает управление прямыми и косвенными затратами в производстве, учет выпуска готовой продукции, учет незавершенного производства, расчет фактических затрат на выпуск готовой продукции, формирование сметы сводных затрат на производство по видам продукции, местам возникновения затрат, по периодам учета и т. п.
4. оперативное управление производством. Комплекс заданий обеспечивает планирование и учет запуска-выпуска продукции в соответствии с производственной программой, диспетчеризацию материальных потоков для производственного процесса, оперативный учет выпуска готовой продукции и незавершенного производства.

Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

• Основные участки бухгалтерского учета:

1. ведение главной книги (интегрированного учетного регистра бухгалтерских проводок), вспомогательных учетных регистров;

2. учет денежных средств (касса, расчетный, валютный счета, расчеты с подотчетными лицами);
3. бухгалтерский учет основных средств;
4. бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей (материалы, товары, готовая продукция);
5. бухгалтерский учет зарплаты;
6. бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами (поставщиками и получателями);
7. консолидация финансовой бухгалтерии на уровне бизнес-единиц предприятия.

1.2 Направление развития информационных  систем

Критерием развития информационных технологий является соотношение стоимость — производительность: улучшение, по оценкам специалистов, фактически составит величину 100, т.е. будет возрастать преимущество компьютеров над ручной обработкой. В ближайшие 5-10 лет компьютеры будут стоить приблизительно столько же, сколько сегодня, но они станут почти в 50 раз мощнее (по скорости обработки, памяти и т.д.). В то же время, стоимость ручного труда увеличится вдвое. Таким образом, соотношение «стоимость-производительность» компьютеров по сравнению с ручным трудом составит 100. Это означает, что компьютеры будут иметь все большие сравнительные преимущества. Со временем, все больше рутинных заданий будут более экономично выполнены компьютером, чем человеком.

Графический и другие дружественные пользовательские интерфейсы. Графический пользовательский интерфейс — это программное обеспечение, которое обеспечивает пользователям прямое управление видимыми объектами и действиями на экране вместо сложного командного синтаксиса. Проявляется тенденция упрощения интерфейса насколько это возможно. Одним из путей развития является представление интеллектуального интерфейса, который понимает пожелания пользователя, даже когда они выражены на обычном языке.

Хранение и память. CD-ROM и другие средства хранения увеличивают вторичное хранение, позволяя таким образом хранить огромные объемы информации. Большие объемы памяти будут поддерживать и обеспечивать использование мультимедиа и такие развивающиеся компьютерные технологии, как искусственный интеллект.

Хранилища данных. Для хранения постоянно возрастающих объемов информации компании создают гигантские «хранилища», которые содержат триллионы байтов данных, организованных для легкого доступа конечного пользователя. Эти хранилища интегрированы с Интернет так, что они могут быть доступны из различных местах в любое время.

Мультимедиа и виртуальная реальность. Компьютеры будут играть большую роль в интеграции различных типов медиа (голос, текст, графики, видео и анимация) позволит значительно повысить качество проведения маркетинговых исследований и принятие решений. Виртуальная реальность является осуществлением интерактивной трехмерной графики, которая позволяет пользователям войти в виртуальный мир.

Технологии сетевых вычислений. Эти технологии дают пользователям возможность взаимодействовать с другими пользователями и обеспечивают доступ к базам данных в организации и в любом другом месте.

Главными направлениями развития технологий сетевых вычислений являются следующие:

1. домашние компьютерные средства будут интегрированы с телефоном, телевизором и другими электронными средствами;
2. использование Интернет будет расти, приведя к информационным супер-трафикам, основным на оптоволоконных сетях. Они изменят образ информационной среды, в которой мы живем, учимся и работаем;
3. интернет станет доминирующими сетевыми системами в большинстве организаций;
4. электронная коммерция будет развиваться быстрыми темпами, изменяя организационную структуру, процессы, процедуры, менеджмент и способы ведения бизнеса;
5. интеллектуальные программные агенты будут странствовать сквозь базы данных и сети, выполняя задания для своих хозяев. Успех электронной коммерции будет зависеть от развития интеллектуальных программных агентов, которые помогут навигации в Интернет, доступу к базам данных и реализации деятельности пользователей в условиях электронной коммерции.

Новая информационная технология решения задач и интеллектуальные системы. Интеллектуальные системы, такие как экспертные системы, системы обработки естественного языка и нейронные вычислительные системы увеличивают производительность и облегчают выполнение сложных задач. Они также обеспечивают поддержку, когда информационный поток неполный или нечеткий. Интеллектуальные системы могут использоваться индивидуально, но во многих случаях они интегрированы между собой и с другими информационными системами.

Глава 2. Информационные и компьютерные системы

2.1 Информационная  система маркетинга

Любая информационная система представляет собой сочетание практической работы, информации, людей и информационных технологий, организованных таким образом, чтобы способствовать достижению целей организации. С развитием компьютерных и телекоммуникационных технологий растет использование, популярность и сложность маркетинговых информационных систем, которые организованы в более крупные маркетинговые информационные системы.

Информационная система маркетинга – это информационная система, предназначенная обеспечить управленческий персонал своевременной и достоверной информацией с целью принятия маркетинговых решений. ИС маркетинга является составной и неотъемлемой частью корпоративной ИС.

ИС маркетинга позволяет повысить уровень анализа, планирования, реализации планов и контроля. Основное предназначение ИС маркетинга – оценка потребностей руководителей в информации, ее сбор, обработка и своевременное предоставление.

Маркетинговая информационная система разумной степени сложности состоит из восьми подсистем, каждая из которых связана с какой-либо отдельной областью маркетинга: продажами, прогнозированием, маркетинговыми исследованиями, ценообразованием, распределением, продвижением продукции, разработкой новой продукции и планированием производства, которые связаны друг с другом, а также с наиболее важными немаркетинговыми областями, такими как передача данных общего плана. Рассмотрим в общих чертах примеры основных подсистем, представленных на рис. 6 (см.Приложение 1 рис.6).

2.2 Компьютерные системы

Широкое внедрение персональных компьютеров привело к необходимости обмена информацией, обрабатываемой на разных компьютерах. Как перенести большой объем информации с одного компьютера на другой? Как распечатать информацию, если всего один принтер? Как предоставить всем компьютерам выход в Интернет? Эти и многие другие проблемы решают компьютерные сети.

Компьютерная сеть - это соединение двух или более компьютеров для решения следующих задач:

1. обмен информацией;
2. общее использование программного обеспечения;
3. общее использование оборудования (принтеры, модемы, диски т.п.).

Соединение, как правило, создается с помощью кабеля, но существуют и другие, более сложные средства.

В рамках одного учреждения довольно практично использовать кабельное соединение. Преобразование информации для передачи по кабелю осуществляют устройства, встраиваемые в компьютер - сетевые адаптеры. Такие местные сети получили название локальные сети. А если нам нужно соединить нашу локальную сеть с другой локальной сетью, то как протянуть кабель для подключения к сети, расположенной достаточно удаленно от данной, например, в другом здании или другом городе?

Для этого используют уже существующие кабельные соединения, такие как телефонные линии. Вопросами перекодировки информации для прохождения по телефонным линиям, занимаются специальные устройства, подключаемые к компьютеру - модемы. Можно использовать и другие способы соединения, например, радиосвязь. Устройства преобразования в этом случае будут другими. Удаленные локальные сети, объединяются друг с другом, создавая глобальные сети. Примером глобальной сети является сеть Интернет.

Глава 3. Интернет и степень его влияния на деятельность организаций

3.1. Интернет  и службы интернета

В Интернет входит несколько коммуникационных служб:

Всемирная паутина (World Wide Web, WWW) — поддерживает текст, графику, видео и аудио. WWW — это среда, которая первоначально была разработана Европейской лабораторией физики элементарных частиц (CERN). Ее также называют гипермедийной средой, поскольку она поддерживает использование гиперссылок. Именно гиперссылки являются сутью WWW, поскольку позволяют использовать «дружественный пользователю» метод навигации по принципу «наведи и щелкни». Любая гиперссылка (в виде текста или рисунка) может указывать практически на любой документ в любом месте сети.

Электронная почта — важное средство коммуникации, которое позволяет отправлять и получать сообщения по всему миру.

USENET — всемирная сеть дискуссионных групп предлагает более 10000 различных областей для обсуждения, называемых «группами новостей».

Протокол передачи файлов (File Transfer Protocol, FTP) — позволяет передавать и получать файлы. Например, при помощи протокола передачи файлов наиболее часто скачивают программное обеспечение.

TELNET — программа, которая позволяет пользователю получить доступ к хосту сайта с удаленного компьютера. Например, с использованием TELNET можно редактировать файл на удаленном компьютере.

Типичные направления использования Интернета:

1. Коммуникация:

• внутренняя — информационные сети;
• внешняя — посредники, клиенты, поставщики.

2. Передача данных — между сайтами, между компаниями, данные от сотрудников, находящихся в командировках.

3. Поиск информации/исследования — материалы проведенных маркетинговых исследований, новые материалы, обучение, профессиональное развитие.
4. Логистика — формирование графиков, планирование, расчет запасов.
5. Сокращение издержек — альтернативное средство коммуникации:

• телефон;

• почта;
• персонал — эффективная поддержка клиентов, конференции;
• другое объявления, бюллетени и т. д.