Информационные технологии в управлении предприятием

МОСКОВСКИЙ  ГОРОДСКОЙ ИНСТИТУТ МЕНЕЖДМЕНТА 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

ПО  ИФОРМАЦИОННОМУ ИССЛЕДОВАНИЮ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

«КОНЦЕПЦИИ  ПОСТРОЕНИЯ

КОМПЛЕКСНОЙ СИСТЕМЫ MRP II» 
 
 

Студент

АБДУРАШИТОВ Н.К. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2004 

ПЛАН  РАБОТЫ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В начале 60-х годов, в связи с  ростом популярности вычислительных систем, возникла идея использовать их возможности  для планирования деятельности предприятия, в том числе для планирования производственных процессов.

     Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства, на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока.

     Кроме того, вследствие нарушения баланса  поставок комплектующих, возникают  дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния  в процессе производства, т.е. фактически невозможно было определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте. С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning). Реализация системы, работающей по этой методологии представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Главной задачей MRP является обеспечивание гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов-комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а следовательно разгрузкой склада.

     В дальнейшем, усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRPII (Manufactory Resource Planning), ввиду идентичности аббревиатур. Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых. Кроме того, система класса MRRPII способна адаптироваться к изменениям внешней ситуации и эмулировать ответ на вопрос "Что если".

     MRPII представляет собой интеграцию  большого количества отдельных модулей, таких как планирование бизнес-процессов, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, планирование финансов, управление инвестициями и т.д. Результаты работы каждого из модуля анализируются всей системой в целом, что собственно и обеспечивает ее гибкость по отношению к внешним факторам. Именно это свойство является краеугольным камнем современных систем планирования, поскольку большое количество производителей производят продукцию с заведомо коротким жизненным циклом, требующую регулярных доработок. В таком случае появляется необходимость в автоматизированной системе, которая позволяет оптимизировать объемы и характеристики выпускаемой продукции, анализируя текущий спрос и положение на рынке в целом.

1. Основные понятия  и сущность системы  MRPII

     MRPII - это специально разработанный набор методов управления бизнесом, которые поддерживаются вычислительными системами. Чтобы использовать эти методы на благо своего бизнеса, люди должны понять системы, принципы их работы и принять их всем сердцем.

     Для дальнейшего объяснения потребуется  обратиться к деятельности производственного  предприятия, где в процессе производства создается добавочная стоимость, которая  добавляется к стоимости покупных материалов до того, как продукция попадет к заказчику. Если предприятие занимается чисто коммерческой деятельностью, можно использовать аналогичную системе MRPII систему DRP (планирование ресурсов для управления коммерческой деятельностью). Если предприятие занимается посреднической деятельностью, MRPII также может быть использован, но обычно MRPII применяется на производственных предприятиях.

     Главная задача любого производственного предприятия  состоит в зарабатывании денег. Если MRPII не будет помогать в достижении этой цели, значит ее применение приведет к дополнительным бесполезным и дорогостоящим накладным расходам. Компании процветают и приходят в упадок в зависимости от своей способности добиваться запланированного уровня доходов, получения соответствующей прибыли от инвестиций для своих акционеров и не менее важным является оборот денежной наличности. Другими словами, необходимо обеспечивать заказчиков необходимыми товарами в нужное время и в нужном месте (как для компании, так и для заказчика).

     MRPII предназначен сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, что в свою очередь позволит сократить текущие расходы, запасы незавершенного производства и получить более высокоприбыльную продукцию. Он также может помочь компании организовать более своевременную доставку продукции на рынок и гибко реагировать на изменение спроса. Следовательно, применение MRPII позволит избежать потерь времени и денег на изготовление ненужной продукции. Дополнительным преимуществом применения интегрированной вычислительной системы может стать сокращение административных работ и ускорение передачи информации.

     Общеизвестно, что первым препятствием являются не технологии и не отсутствие инвестиций в средства производства и улучшение  качества, а проблема состоит в том, что сложно координировать работу всей компании по одному и тому же плану.

     Это не означает, что отдельные мероприятия  по усовершенствованию, например, проектно-конструкторских  работ или повышению качества, не являются важными - но все они  будут более эффективными, если будут являться частью одной программы усовершенствования деятельности компании. В его основе должен лежать выработанный на верхнем уровне реально выполнимый план, в котором должны быть определены общие обязательства компании, включая финансовые обязательства и обязательства по производству и сбыту продукции.

     Такой план является эффективным, если он отражает позитивную стратегию руководства, направленную на получение прибыли, сокращение уровня запасов и текущих  расходов и затем доводится до сведения каждого работника предприятия.

2. Философия системы  MRPII

     Планирование  производственных ресурсов (MRPII) является в настоящее время классическим и хорошо зарекомендовавшим себя средством, которое позволяет свести вместе разнообразные функции службы маркетинга, финансового отдела, отдела снабжения, производства и конструкторского отдела, чтобы добиться реального улучшения в деятельности всего предприятия. В его основе лежит утвержденный на верхнем уровне производственный план, в соответствии с которым работают все подразделения предприятия. Системы MRPII обеспечивают средства для формирования детальных планов на основе утвержденного высшим руководством плана, а также средства для их корректировки в случае изменения рыночного спроса и ресурсов с учетом их последствий на деятельность всего предприятия.

     С самого начала не следует рассматривать MRPII просто как вычислительную систему. Чтобы применение MRPII стало успешным, ее принципы должны стать “образом жизни” предприятия и, конечно, для  этого потребуется изменить процедуры и отношение персонала к работе. Все предприятие от самого верхнего уровня до простых работников должны проникнуться, что принципы MRPII являются правильными и его цели должны стать целями предприятия. Если этого не будет, предприятию не следует и браться за его внедрение, так как это станет только дорогостоящим приобретением.

     Философия MRPII развивалась на основе опыта, приобретенного производственными предприятиями всего мира в течение последних 25 лет. Этот опыт приобретался, большей частью, ценой тяжких усилий, когда в практической деятельности сталкивались с пробелами в знаниях. История развития MRPII начинается с управления материальными запасами.

3. Планирование производственных  ресурсов (MRPII)

     В 80-x годах принципы MRP в замкнутом цикле были распространены за пределы управления материалами. Планирование производственных ресурсов предполагает планирование всех ресурсов, включая оборудование, людские ресурсы, материальные запасы и денежные средства. Данный метод позволяет воспользоваться преимуществами одной системы всем службам предприятия от отдела сбыта до службы маркетинга, отдела снабжения, финансового отдела, конструкторского отдела, а также на производстве.

Рис. 1. Система  управления производством по замкнутому циклу 

     Ключевыми возможностями помимо MRPI являются обратная связь по фактическому состоянию  производства и заказов на закупку, более тщательная проверка выполнимости основного плана производства и внесение изменений в производственный план посредством приблизительного планирования мощности, анализа "что-если" и выполнения MRP с учетом чистых изменений. MRPII становится главной частью любой интегрированной вычислительной системы на производственных предприятиях.

     Объединение процедур обработки заказов на продажу, бухгалтерского учета, закупок и  выписки счетов-фактур с производством  на основе одной базы данных реального  времени позволяет управлять  деятельностью предприятия. Но это управление не распространяется на конструкторские разработки, составление сметы, кадры, сбыт и распределение продукции, обслуживание, т.е. подразделения не объединены в одну систему. Именно эти вопросы решались разработчиками систем в 90-х годах, чтобы обеспечить полностью интегрированные системы для управления производственными предприятиями, в основе которых были заложены принципы MRPII.

     Интегрированные системы для управления предприятием  

Рис. 2. 

     Итак, MRPII - это не просто вычислительная система, для успешного применения этого  метода требуется тесная взаимосвязь  между различными функциональными  подразделениями и ясное понимание  общих целей и задач всего предприятия, а также выполнимый основной план производства и сверхточные данные.

     Приобретение  вычислительных систем - это только первый шаг, но он является более существенным и мощным средством реорганизации  предприятия по сравнению с покупкой нового технологического или конструкторского оборудования. Важно понять, каким образом можно реализовать эти принципы, как наилучшим образом использовать инструментальные средства, поддерживая постоянную связь и располагая необходимой информацией, и знать, какие нажимать кнопки. Обучение всему этому имеет существенное значение. Этот документ содержит только азы, дальнейшую подготовку можно пройти на курсах по MRP, на своем предприятии по специальным программам и видеокассетам. На это потребуются время и деньги, но как сказал Вилл Роджерс: “Если вы считаете обучение дорогостоящим мероприятием, просто используйте свое невежество!”

4. Достоинства системы  MRP II

     После того, как  решено вложить средства в обучение персонала, в обеспечение  точности данных и в систему MRP в замкнутом цикле, какие преимущества могут быть получены в результате успешного внедрения системы? Как видно из истории внедрений, результаты могут быть самыми разными, но при правильном понимании принципов управления MRPII можно добиться многого:

• улучшить обслуживание заказчиков - за счет своевременного исполнения поставок;
• сократить цикл производства и цикл выполнения заказа - следовательно, бизнес будет более гибко реагировать на спрос;
• сократить незавершенное производство - работа не будет выдаваться, пока не потребуется “точно ко времени” для удовлетворения конечного спроса;
• значительно сократить запасы, что позволит более экономно использовать складские помещения и потребуется меньше средств на его хранение;
• сбалансировать запасы - будет меньше дефицита и меньше устаревших запасов;
• повысить производительность - людские ресурсы и материалы будут использоваться в соответствии с заказами с меньшими потерями; можно использовать анализ “что-если”, чтобы проверить, соответствует ли производство задачам предприятия по получению прибыли;
• создать скоординированную группу управления, которая сможет решать стратегические и оперативные вопросы и организовать работу в соответствии с выработанным основным планом производства.

     По  существу, эти преимущества позволят одновременно добиться улучшения исполнения поставок, сокращения запасов, длительности циклов, текущих затрат и получить более высокую прибыль. Все это в результате поможет вашей компании стать конкурентоспособной и добиться наилучших достижений в бизнесе как внутри страны, так и на международном уровне.

5. Применимость системы  MRP II

     Принципы MRPII подходят для любого производственного  предприятия, машиностроение или химия, пищевая или легкая промышленность, деревообрабатывающая или целлюлозно-бумажная промышленность - везде философия управления, заложенная в MRP II оказывается эффективной. Будь ваше предприятие предприятием “единичного позаказного” производства или предприятием “массового” производства или оно принадлежит к предприятиям “серийного” производства и изготавливает достаточно сложную продукцию, инвестиции в MRPII всегда будут оправданы.

     Можно рассматривать три направления  в деятельности любого производственного  предприятия, как показано на рис. 3. Функции MRPII показаны справа.

Рис. 3. 

     В основе системы MRPII лежат принципы формирования заказов, т.е. планирование потребностей в материалах (MRP). Это метод управления запасами, который сочетает в себе два принципа:

1. сокращение времени, затрачиваемого на выработку предположительных оценок и управленческую деятельность, посредством планирования и прогнозирования только конечных изделий и уже затем производится точный расчет требуемых для их изготовления компонентов;
2. планирование по времени запасов, т.е. когда требуются изделия, а также что требуется и в каком количестве.

     MRP соотносит предварительно сформированный  основной план производства со  спецификациями и определяет, какие  компоненты и материалы и в  каком количестве требуются для изготовления запланированной конечной продукции. Затем просматриваются записи о состоянии запасов и определяется, имеются ли в наличии требуемые компоненты или запланировано, что они поступят в требуемые сроки через предварительно размещенные заказы на работы или заказы на закупки. Если компонентов нет в наличии, или они не заказаны, MRP определяет нужное количество, требуемые сроки (дату завершения и начальную дату) для формирования плановых заказов.

     Если  “открытый заказ” уже спланирован, MRP пересчитывает сроки и количество и может потребовать внести корректировки, чтобы перепланировать поступление компонентов в нужные сроки в соответствии с планом. На рис. 5 показано, каким образом производится расчет заказа процедурой MRP.

     В результате этих вычислений формируется  список действий (“Просмотр спроса и предложения”), в котором по каждому изделию дается сравнение  текущих заказов с планом потребностей. Этот список передается плановику или  снабженцу для подтверждения  произведенных расчетов.

     В MRP следует различать два основных понятия.

     Независимый спрос - это потребности, которые  не связаны с потребностями в  сборочных изделиях и изделиях более  высокого уровня, например, потребности  в сменных деталях, запчастях, конечных изделиях, вариантных изделиях и т.д., которые прогнозируются и планируются отдельно. Твердые заказы клиентов и прогноз на эти изделия и составляют основной план производства.

     Зависимый спрос - это потребности, которые  напрямую зависят от потребностей в  независимых изделиях, например, потребности в сборочных изделиях, узлах, компонентах и материалах, составляющих обычно большую часть изделий, запасами которых можно управлять. Эти изделия не прогнозируются, а рассчитываются процедурой MRP.

     Расчеты MRP можно широко применять на предприятиях обрабатывающей промышленности. Независимо от того, является ли компания большой или маленькой, изготавливает ли она простые изделия, такие как игрушки, состоящие из двух-трех деталей, или большие и сложные по конструкции сборочные агрегаты, такие как самолеты и грузовые автомобили, которые изготавливаются из многих тысяч компонентов, с помощью MRP планирование и перепланирование превращается в быстрый и несложный процесс. MRP может быть использован на предприятиях с массовым производством продукции, изготавливаемой партиями, или на предприятиях с изготовлением продукции по заказам, также на предприятиях с конечной сборкой по заказу или на предприятиях с мелкосерийным производством специальных изделий. Независимо от изготавливаемой продукции процесс планирования потребностей в материалах везде один и тот же. MRP является движущей силой, которая запускает вычислительный процесс, чтобы произвести детальное планирование производства.

     В своей основе система MRPII имеет много  общего с функционированием MRPI. Различия чаще всего проявляются при формировании основного плана производства и диспетчировании производства.

     Системы MRPII были разработаны на основе своей  собственной концепции планирования производства продукции по заказам  или партиями и превратились в системы, которые стали использоваться для планирования серийного и поточного сборочного производства.

     Модуль  закупок в хорошо организованной системе MRPII может обеспечить поддержку  всех функций автономно действующей  системы закупок, позволяя полностью интегрировать ее с остальными системами предприятия.

     Планирование  выпуска продукции 

     Следует себе уяснить, что успешное внедрение MRPII означает намного больше, чем  просто использование надежного  метода расчета заказов на работы и заказов на закупки.

     Самый важный вывод, который можно извлечь  из опыта успешного управления производственными  предприятиями, состоит в том, что  ни одна система MRPII - включая самым  тщательным образом организованную и поддерживаемую систему - не может  работать без реально выполнимого основного плана производства (MPS). К сожалению, подобно термину “планирование потребностей в материалах”, под термином “основной план производства” подразумевается чисто производственный план, что очень далеко от истины. Чтобы понять роль основного плана производства, нам потребуется рассмотреть функционирование MRPII в процессе формирования бизнес-плана.

     Формирование  бизнес-плана 

     Каждая  компания должна иметь свой бизнес-план; обычно это несколько планов на разных уровнях, охватывающих целый ряд вопросов начиная со стратегических задач и кончая более конкретными мероприятиями. В плане верхнего уровня ставятся вопросы (и, возможно, даются ответы) о будущих рынках сбыта, о выборе технологий и продукции на последующие пять лет. В этом плане определяются направления деятельности компании без указания каких-либо конкретных мероприятий. На более нижнем уровне системы планирования рассматривается годовой план, в котором поставленные задачи определяются более конкретно.

     Годовой бюджет

     Обычно за три месяца до окончания финансового года, который длится, скажем, с 1 января до 31 декабря - неумолимо накатывается следующий год и начинается подготовка к нему. Сначала отдел маркетинга и отдел сбыта должны подготовить будущий план продаж; этот план будет рассматриваться со всех точек зрения, пока администрация не будет удовлетворена и, наконец, примет решение, что он является настолько реальным, насколько это возможно. Затем каждому подразделению предприятия, включая конструкторский, коммерческий, финансовый отделы, отдел снабжения и, конечно, производство, дается задание определить, какие им требуются ресурсы для выполнения этого плана.

     После получения прогноза продаж на производстве пытаются оценить, каким образом  будут распределены ресурсы в  соответствии с этим планом. На производстве в большинстве компаний используется 70% рабочей силы, формируется 70 или более процентов затрат и может создаваться до 100% доходов, а также возникает большая часть конфликтов в отношениях между администрацией и рабочими. Поэтому интересы производственного подразделения должны быть отражены в бизнес-плане. Затем детально проработанный план можно разбить по центрам затрат, каждый из которых должен подготовить свои заявки на ресурсы. Эти данные будут собраны и обработаны руководителями, отвечающими за производство и материально-техническое снабжение, и результаты будут переданы в финансовый отдел.

     Опираясь  на прогноз продаж, финансовый отдел  оценивает доходы, которые можно  получить по плану. Затем собираются сведения о доходах из всех функциональных подразделений, сравниваются с планируемой прибылью, и либо с готовностью принимаются, если уровень доходов высокий, либо, что бывает чаще, возвращаются назад с требованием снизить расходы. Этот процесс продолжается до тех пор, пока не будет найден компромисс. Таким образом, составляется финансовая смета компании, включающая план-смету для производства, на следующие 12 месяцев. Теперь задача производства состоит в том, чтобы следовать этой смете и все будет в порядке. Но будет ли так на самом деле?

     Станет  ли этот финансовый план руководством к действию? Будет ли приобретено  новое оборудование и нанят требуемый  персонал сразу же после утверждения  плана? Конечно, нет, прогноз продаж, на основе которого составляется план, никогда не будет точно соответствовать бизнесу, который материализуется в следующем году, это может случиться, разве что, в самом утопическом мире. Тем не менее при планировании используется самый точный прогноз, а не чудодейственное пророчество. План-смета содержит контрольные цифры, а также устанавливает границы деятельности и определяет краткосрочный курс, но он всегда меняется. Каким же образом осуществляется управление производством при изменяющихся условиях, чтобы компания смогла получить запланированный уровень доходов?

     Планирование  сбыта и выпуска  продукции 

     В среде MRPII задачи по производству и  реализации продукции формулируются  при планировании сбыта и выпуска  продукции (SOP). Этот процесс можно  рассматривать как оперативное  совещание по составлению сметы. Принцип, который лежит в его основе, аналогичен MRPII с учетом изменений и состоит в том, что рассматриваются только изменения, вносимые в предыдущий план. На этом совещании вырабатывается тактика организации производства и продаж, а также выводятся финансовые показатели, которые могут оказаться полезными в процессе управления.

Рис. 4. 

     При планировании сбыта и выпуска  продукции ставятся сложные вопросы, на которые требуется дать четкие ответы вплоть до определения циклов выполнения. Конечно, производственный план формируется на основе тщательным образом подготовленного прогноза, но, тем не менее, он будет становиться некорректным по мере того, как будут происходить реальные события. План, в котором детализируются мероприятия, позволяющие оперативно реагировать на изменения, называется основным планом производства.

     На  предприятиях с организацией производства по типу “изготовление по заказу”  производственный план связан, главным  образом, с потребностями в ресурсах. На предприятиях с массовым производством, организованным по типу “изготовление  на склад”, можно производить закупку материалов через функцию управления материально-техническим снабжением.

     Поскольку компания получает прибыль после  поставки продукции, а это зависит  от результатов производственной деятельности, которая определяется в основном плане, этим планом контролируется большая часть наличности на предприятии.

     В виду того, что нет плана для  оперативного контроля, который требуется  бухгалтерии, и нет плана для  контроля обслуживания заказчиков, который  необходим отделу сбыта, основной план используется для контроля всех сторон производства.

     Распределение производственных затрат

Рис. 5.

     К сожалению, этот план редко удовлетворяет  всем требованиям реальной жизни, что, в противном случае, было бы утопией. Поэтому он должен стать компромиссным решением, в котором должны быть учтены три основных фактора.

     Критерии  основного плана  производства

Рис. 6. 

     Если  основной план, выданный в производство, выходит за рамки этих требований, вас неизбежно постигнет неудача. На этапе планирования сбыта и  выпуска продукции план производства должен быть проверен на выполнимость и гибкость, чтобы треугольник, показанный выше, был достаточно большим и можно было справиться с выполнением планов, составленных на более детальном уровне.

     На  практике конечным результатом обычно является компромисс, другими словами:

     “Основной план - это средство для прогнозирования проблем”

     Составление компромиссного основного плана  производится вручную. Это слишком  важный процесс с принятием субъективных решений и с учетом множества  факторов, чтобы доверять его вычислительным алгоритмам. Не следует также передоверять это заказчикам; формирование основного плана является решающим этапом в управлении спросом. Нецелесообразно перепоручать это и какому-то одному подразделению предприятия - выработанные на более детальном уровне последующие планы будут проваливаться и всегда с уклоном в одну сторону.

Рис. 7. 

     Как показано на рис. 7, основной план производства является ядром систем оперативного управления. Он аккумулирует информацию, поступающую с производства и отдела снабжения, на него накладывают ограничения плановые цифры по ресурсам и денежным средствам. Он содержит информацию, на основе которой можно обещать поставки заказчикам, прогнозировать прибыльность и управлять сбытом.