Информационные технологии в управлении. 3

Введение

Для современного менеджмента характерны возрастание интереса и внимания к роли человеческих ресурсов и возможности полной реализации профессионального потенциала персонала. Это вызвано, прежде всего, высоким уровнем разделения труда, существенным ростом удельной доли высококвалифицированного труда как в производственной, так и в непроизводственной сферах и обусловленным этими процессами повышением роли каждого сотрудника в успешной работе организации. Поэтому задача разработки современных технологий и качественного инструментария для обеспечения оперативного и эффективного подбора персонала становится одной их наиболее значимых, ключевых в работе служб персонала. Современные условия деятельности большинства организаций требуют, чтобы подбор персонала осуществлялся целеориентированно, оперативно, чтобы при подборе персонала учитывались не только конкретные должностные обязанности и требования рабочего места, но также тактические и стратегические цели организации, возможности профессионального развития сотрудника, коммуникативные и иные качества сотрудника, значимые для профессиональной деятельности и успешной профессиональной адаптации в условиях данной конкретной организации. Такой многофакторный подход к оценке и подбору персонала осуществим лишь при условии интенсивного использования информационных и компьютерных технологий. Именно использование современных информационных технологий создает в организациях, предприятиях, компаниях предпосылки для многократного повышения эффективности производства, деятельности отделов кадров и служб персонала и обеспечивает технологически грамотное осуществление управленческой деятельности и функционирование организации в целом. Актуальность данного исследования связана с развитием ряда противоречивых тенденций, возникновением стагнационных и кризисных процессов и ростом проблем в современной практике подбора персонала в России. Некоторые существующие ныне подходы, приемы, процедуры и технологии подбора персонала, в том числе с использованием информационных технологий, отрицательно сказываются на эффективности работы организаций. Главными проблемами подбора персонала с использованием традиционных методов и приемов (например, конкурс документов, собеседование) являются несоразмерность предъявляемых требований и субъективизм в оценках претендентов на вакансии и значительные ресурсные затраты (особенно при массовом подборе персонала). Наиболее острые и трудно разрешимые проблемы подбора персонала с использованием информационных технологий вызваны другими причинами. Во-первых, оказание информационно-технологических услуг специализированными фирмами далеко не всегда соответствует современным запросам субъектов подбора персонала, а специалисты по управлению персоналом недостаточно или вовсе не ориентируются в современных информационно-технологических нововведениях

Во-вторых, и управление персоналом, и информационные технологии относятся к числу быстро развивающихся сфер профессиональной деятельности. Поэтому у специалистов, загруженных своей основной профессиональной деятельностью, недостаточно мотивации к отслеживанию нововведений в смежных областях, что приводит к своего рода стагнации, проявляющейся как в применении устаревших и неэффективных информационных технологий, так и устаревшего или непрофессионально разработанного инструментария подбора персонала, и, в конечном счете, ведет к снижению качества его подбора. В-третьих, возможности современных информационных ресурсов в полной мере не используются в организациях в связи с отсутствием технологий их применения в процессе подбора персонала. В-четвертых, существует достаточно сложная проблема создания необходимых и достаточных условий эффективного применения информационных технологий в процессе подбора персонала.

Несмотря на значительно возросший за последние два десятилетия интерес исследователей к использованию информационных и коммуникационных технологий в различных сферах общественной жизни4, а также к применению информационных технологий в различных сферах профессиональной деятельности, работ, посвященных использованию ин Цель курсовой работы: изучить существующие в МУК ЦРБ информационные технологии и дать практические мероприятия по внедрению в организацию необходимых информационных программ.

Задачи:

1.         Изучить теоретический материал по информационным технологиям управления

2.         Изучить характеристику организации

3.         изучить информационные технологии существующие в организации направленные на процедуру оценки персонала

4.         дать практические рекомендации по внедрению необходимых информационных программ по оценке персонала

Использование информационных технологий в процедурах оценки персонала.

1.1. теоретические основы оценки персонала

Оценка персонала (согласно философскому словарю, БЭС, словарю Ожегова) трактуется как процесс измерения, определяющий количество, которое после завершения работы устанавливает текущую ситуацию и сличает ее с эталоном и определяет ценность измеряемого объекта. Легко проводить измерения предметных ценностей. Есть установленный и принятый большинством эталон, приложил его к измеряемому объекту и получил результат. [Апенько Н. В.,с.54]

Если же посмотреть на процесс «оценки персонала» более прагматично и свести его к понятию «оценка эффективности» - тогда сразу, из самого определения, появляется базовая цель процесса измерения. В данном случае мы не просто измеряем и сличаем с субъективными эталонами результаты исследования, а получаем реальный оценочный факт, отражающий эффективно или не эффективно проведено действие, бизнес процесс, установленный объем работ и т.д. Это намного более актуальная потребность любого руководителя. [Гроув Э.С., с.32]

При проведении оценочных мероприятий необходимо учесть и обеспечить: объективность; надежность; прогностичность; комплексность; доступность понимания не только специалистами, а также заказчиками, наблюдателями и самим оцениваемым.

Можно говорить, что характерной особенностью хорошо работающей системы оценки персонала является ее комплексный характер. В свою очередь это требует увязки всех элементов самой системы оценки в процесс управления персоналом. Смысл оценки работы персонала становится понятен лишь в контексте кадровой политики, проводимой организацией. Очень сложно оторвать какую-то отдельную функцию или направление работы от всего комплекса задач, решаемых в процессе управления персоналом организации. Принципиальным условием эффективной работы системы оценки является ее комплексный характер, учитывающий все многообразие задач, решаемых каждой конкретной организацией в процессе управления персоналом. [Горикова Э.Р.,с. 60]

Оценка персонала призвана содействовать лучшему использованию человеческих ресурсов организации за счет тесной увязки задач, решаемых в ходе оценки, с другими направлениями работы с персоналом. С такими, как: анализ работ; определение требований работы; обучение и развитие персонала; поиск и отбор новых работников (рекрутинг); кадровое планирование; планирование карьеры работников; система стимулирования труда; формирование и работа с кадровым резервом.

Особенно важно после оценочных работ провести изменения, если таковые требуются по результатам проведенной оценки. [Джексон Ш.,с.31]

Если подходить к оценке комплексно, то процесс оценки эффективности необходимо проводить в конце каждого из подпроцессов единого цикла подготовки персонала: планирование трудовых ресурсов, подбор персонала, система мотивации, обучение персонала, трудовая деятельность, увольнение, мониторинг социально - психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия. И проводить процесс оценки эффективности необходимо после каждого их них. Даже отдельно выделенный процесс аттестации персонала необходимо подвергать оценке эффективности, иначе просто вопрос времени, когда она превратится в формальную процедуру, выхолостив и дискредитировав саму идею оценочных мероприятий наемных работников. Формализм несет гибель любому развитию, а, впоследствии, и всей компании.

Существует большое количество "за" и "против"официальной оценки управленческих работников. Аргументом в ее пользу является то, что она способствует решению ряда управленческих задач. Например, помогает руководству определить, кому следует повысить зарплату, кого - повысить в должности, а кого - уволить. Оценка, особенно объективная, побуждает работников работать более результативно. Наличие соответствующей программы и гласность результатов ее выполнения развивают инициативу и вызывают чувство ответственности, стимулируют стремление работать лучше. Такая оценка служит юридической основой для переводов, продвижений по службе, награждений и увольнений, дает материал для разработки вопросов по найму, позволяет получить необходимую информацию для определения размеров зарплаты и вознаграждения работникам. [ Вязикин А.А., с. 87]

Сегодня в некоторых организациях одним из важнейших принципов работы с кадрами является требование объективно оценивать управленческого работника по деловым и личностным качествам. Понятно, что для этого необходимо сформировать соответствующие качественные критерии.

По общему признанию специалистов в области управления любой управленец должен обладать рядом обязательных деловых качеств. К ним обычно относят:

      знание производства - его технических и технологических особенностей, современных направлений развития;

      знание экономики - методов планирования, экономического анализа и т. п.

      умение выбирать методы и средства достижения наилучших результатов производственно-хозяйственной деятельности при наименьших финансовых, энергетических и трудовых затратах;

      наличие специальных знаний в области организации и управления производством (теоретических основ, передовых методов и форм, рекомендаций современной отечественной и зарубежной науки управления), а также умение применять их в своей практической деятельности;

      способность рационально подбирать и расстанавливать кадры;

      умение мобилизовать коллектив на решение поставленных задач;

      способность и умение поддерживать дисциплину и отстаивать интересы дела;

      умение целесообразно планировать работу аппарата управления;

      распределять права, полномочия и ответственность между подчиненными;

      координировать деятельность всех служб и подразделений как единой системы управления организацией;

      умение планировать и организовывать личную деятельность, сочетать в ней основные принципы управления, применять в зависимости от ситуации наиболее целесообразные и эффективные стиль и методы работы;

      умение проявлять высокую требовательность к себе и подчиненным;

      конкретность и четкость в решении оперативных вопросов и повседневных дел;

      учитывать и контролировать результаты своей работы и работы коллектива;

      стимулировать работников, принимать на себя ответственность в осуществлении своих решений;

      устранять и не допускать любые проявления бюрократизма в своей работе и работе подчиненных. [Агеев В.С.,с. 90]

В условиях рыночной экономики предъявляются повышенные требования и к личностным качествам управленческого работника. В кадровой работе ряда организаций методические материалы содержат перечень таких качеств управленческих работников, как: честность, справедливость, умение работника наладить доброжелательные отношения с подчиненными, выдержанность и тактичность при любых обстоятельствах, целеустремленность, принципиальность, решительность в принятии управленческих решений, а также настойчивость и энергичность в их реализации, умение отстоять свое мнение, самокритичность в оценках своих действий и поступков, умение выслушивать советы подчиненных, правильное восприятие критики с умением делать соответствующие выводы, умение держать слово и не обещать того, что не будет выполнено, умение пользоваться своими правами и полномочиями, особенно в случаях применения административного и организационного воздействия, а также умение личным примером и поведением в повседневной жизни положительно воздействовать на подчиненных.

Таким образом, оценка персонала— процесс определения эффективности деятельности сотрудников в реализации задач организации с целью последовательного накопления информации, необходимой для принятия дальнейших управленческих решений. Только регулярное не формальное подведение итогов любого мероприятия, планирование и выполнение мероприятий по коррекции достигнутых результатов приведет к реальному улучшению ситуации.

В заключение данной главы можно сделать вывод, что роль оценки персонала в организациях становится особенно значимой для совершенствования механизмов управления социальными группами и организациями, межличностными взаимодействиями в современных рыночных условиях.

1.2.Возможности информационных технологий в процедурах оценки персонала.

Особую актуальность использование современных информационных технологий в управлении и подборе персонала приобретает с принятием федеральной целевой программы «Электронная Россия 2002-2010», обозначившей новый курс на развитие и применение современных информационных технологий во всех сферах жизнедеятельности российского общества. Программа предусматривает значительный объем финансирования (66,5 млрд. рублей, включая 50% средств федерального бюджета), рост сектора информационно-коммуникативных технологий до 2% ВВП, увеличение экспорта информационных технологий до 2 млрд. долл., увеличение парка персональных компьютеров в бизнесе в 6 раз, у населения - в 4 раза; рост доли безбумажного оборота - до 40%; увеличение числа web-пользователей - в 5 раз, снижение стоимости неограниченного доступа в Интернет до 3 МРОТ1; рост обеспеченности потребности в специалистах по информационным технологиям (ежегодная подготовка свыше 25 тыс. специалистов; обеспечение 100%-ного доступа к сети Интернет.

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе). При этом, если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом. Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы: многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия; экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом; программы расчета зарплаты;

комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату. В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции кадровых служб. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием. В современной высококонкурентной бизнес среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках. Усилился спрос руководства и кадровых служб предприятий на более специализированные данные о персонале, которые помогают лучше спланировать будущие потребности предприятий в персонале и реализовывать свои планы путем продуманного рекрутинга, назначения и сохранения в штате талантливых и высококвалифицированных сотрудников. Именно поэтому сегмент приложений управления персоналом является сейчас одним из наиболее быстро развивающихся на мировом рынке бизнес-приложений. По прогнозу IDC (отчет «2001: A Workforce Management Odyssey, Workforce Management Applications Market Forecast and Analysis, 2000-2004») объем мирового рынка приложений управления персоналом (workforce management application) должен увеличиться с $1,5 млрд в 2000 г. до более чем $4 млрд в 2004 г. (c ежегодными темпами роста в 29%). Для сравнения, ежегодные темпы роста всего рынка бизнес-приложений составят лишь 15%. Доля приложений управления персоналом на мировом рынке бизнес-приложений увеличится с 1,8% в 1999 г. до 3,4% в 2003 г. (отчет «Workforce Management Applications in 2000: Overview and Vendor Strategies»). По мнению IDC, в состав приложений управления персоналом входят коллаборативные, транзакциональные и аналитические программные средства, которые должны помочь кадровым службам в найме, назначении и сохранении высококвалифицированных сотрудников.
Разработчики приложений управления персоналом в настоящее время стремятся к быстрейшей их адаптации у заказчиков. По мнению аналитиков IDC, скорость адаптации WFM-приложений теперь более, чем раньше, зависит от того, какие ресурсы их разработчики инвестируют в обучение пользователей и передачу им соответствующих знаний и навыков до и после продажи ПО. Прежде всего, производителям WFM-приложений необходимо убедить потребителей в выгоде их использования.

II. Анализ использования информационных технологий в процедурах оценки персонала.

2.1.Характеристика организации.

Библиотека была основана в 1888 году по инициативе группы Новооскольский интеллигенции. Главным организатором библиотеки нужно считать Николая Андреевича Бабина.

                В 1967 году в районной библиотеке 6 работников, книжный фонд более 40 тыс. экз., сельских библиотек - 30, с книжным фондом 235331 экз.

           Библиотека размещается на первом этаже районного Дома культуры, занимает пять комнат. Переехала она в это здание в 1956 году. Имеются такие отделы: абонемент, читальный зал, передвижной фонд. Есть методический уголок, на книжный фонд составлены алфавитный и систематический каталоги, ведется картотека журнально-газетных статей. Выделена краеведческая литература. В библиотеке имеются книги, подаренные писателями-земляками. Это книги А.Г Стороженко «Огни под землей», «Крутые тропы», «Ван будет жить» и др.

          Библиотека проводит разнообразную массовую работу с книгой среди населения, пропагандирует литературу всех отраслей знания. Особое внимание обращается на работу среди молодежи.

              Районная библиотека является методическим центром в районе, базой практики учащихся Обоянского библиотечного техникума и библиотечного отделения Белгородского КПУ. В работе опирается на актив читателей.

        В 1979 году прошла централизация библиотек. Библиотека стала центральной библиотечной системы, в которую вошли 37 библиотек района. Старейшими читателями библиотеки являются Наумов Н.И., Варваринская Л.И. Буравченко Е.В., Василенко И.В.

С 1977-1980 - заместителем директора ЦБС работает Панкова Ирина Ивановна.

С 1981 – и по настоящее время директор ЦБС Долматова Надежда Николаевна.

В 1987 году библиотека перешла в новое просторное светлое двухэтажное здание. Книжный фонд составлял около 60000 экземпляров. В настоящее время фонд составляет 56000 экземпляров.

В 1999 году открыт отдел краеведения ЦРБ.

В 2000 году открыт центр муниципальной и правовой информации

В 2002 году началась компьютеризация библиотек, открыта первая модельная публичная библиотека в селе Великомихайловка. К отделу краеведения центральной районной библиотеки присоединен краеведческий музей.

В 2004 году МУК "ЦБС Новооскольского района" зарегистрирована в Едином государственном реестре юридических лиц.

В настоящее время в районе действуют 27 модельных публичных библиотек.

В 2008 году прошла девятая Всероссийская школа библиотечной инноватики.

Следует отметить ветеранов труда библиотеки М.В Попова, И.И. Панкова, М.Г. Калужская, Ю.А. Юльченко, В.П. Иваненко, С.Д. Андреевна, Н.Н. Долматова, Н.Д. Севальнева, Л.Д. Нечаева, О.М. Терентьева, О.А. Лаврова, Н.М. Булавина. Активно внедряя передовые библиотечные технологии, они отдали своему любимому делу от 30 и более лет.

      На сегодняшний день в состав районной библиотеки входят следующие отделы:

1.                  отдел комплектования и обработки литературы

2.                  отдел обслуживания

3.                  информационно-библиографический отдел

4.                  отдел библиотечного маркетинга и методического обеспечения

5.                  центр муниципальной и правовой информации

6.                  отдел краеведческой литературы

7.                  центральная районная детская библиотека

На сегодняшний день в библиотеке работает 103 человека. Из них библиотечных работников 68 человек. И 35 человек обслуживающего персонала.

Высшее образование имеют 23 человека.

Среднее профессиональное 38 человек.

По стажу работы персонал можно подразделить на работников работающих:

3-6 лет -7 человек

6-10 лет - 8 человек

С выше 10 лет - 51 человек;

По возрастным категориям персонал делиться на:

31-35 лет – 19 человек

36-50 лет – 40 человек

50 лет- 27 человек

55 лет – 5 человек;

Миссия библиотеки. Библиотека обеспечивает свободный и оперативный доступ жителей и гостей Новооскольского района к информации и культурным ценностям, создает условия для интеллектуального развития каждого человека.

Библиотека гарантирует:

                  Доступность информации и библиотечных услуг.

                  Оперативность и высокое качество предоставляемых услуг.

                  Уважение к личности читателя и его информационным потребностям.

                  Соблюдение конфиденциальности данных об информационной деятельности читателя.

2.2. Анализ использования информационных технологий в процедурах оценки персонала.

В последнее время резко возросло значение компьютерных информационных технологий, и в библиотеках в частности. На основе персональных компьютеров стали быстро появляться самые разнообразные пакеты прикладных программ (ППП), с помощью которых реализуются информационные технологии по созданию, ведению, хранению, передаче, поиску, анализу, редактированию, печати и т.п. компьютерных записей.

Бурно развиваются системы управления базами данных (СУБД), предназначенные для манипуляции в пространстве и времени с объектографическими и фактографическими данными, информационно-поисковые системы (ИПС), предназначенные для манипуляции документографическими и библиографическими данными. Наряду с этими системами развиваются информационные системы, в основе которых лежит взаимодействие документов или их частей.

Но, к сожалению, в нашей организации еще совсем не развита информационные технологии в процессе оценки персонала. Более того, при детальном изучении в данной организации работы кадрового инспектора мы увидели плохую информационную оснастку рабочего места.

Даже не смотря на то , что сама организации довольно автоматизирована.

      Под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счет и т.д., а читателям - создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки. Все эти изменения привнесли компьютеры, локальные вычислительные сети компьютеров и программные системы, работающие на них. А появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей, уже должно покрываться термином "информатизация", внутри которого "автоматизация" является одной из компонент. Другими компонентами информатизации являются телекоммуникационные технологии, онлайн и Интернет; штриховые коды и автоматическая идентификация изданий и читательских билетов; CD-ROM и системы "CD-ROM Networking"; издательские технологии; полнотекстовые базы, и наконец, сверхмодные электронные или цифровые библиотеки.

Для были более качественной процедуры анализа нами был проведен не просто осмотр рабочего места, но и интервью кадрового работника. Из него мы узнали, что даже сам компьютер появился на его рабочем столе сравнительно не давно. Сотрудник отдела кадров показал нам используемые им до этого технологии работы с персоналом. Журнал по учету персонала: простая тетрадь в клетку, планы проведения мероприятий с персоналом были так же только на бумажных носителях. Но, конечно нельзя упускать из внимание и тот факт, что сама должность Инспектора по кадрам появилась в организации так же недавно. До этого все функции кадровика лежали на плечах директора, в следствии, чего по нашим предположениям, на сегодняшний день место инспектора по кадром не соответствует нормам. Естественно, из данного анализа исходит вывод и о том, что ни какими информационными технологиями в сфере оценки персонала библиотека еще не пользуется.