Информационные технологии в управлении. 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы: главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта [4,23].

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством [1,52].

Объект исследования – информационные технологии.

Предметом исследования является: использование информационных технологий в управленческой деятельности.

Цель исследования: анализ информационных технологий в управлении предприятием на примере программы "1 С: Предприятие 7.7"

Задачи исследования:

1. Рассмотреть теоретические  основы информационных технологий;

2. Выделить преимущества  использования информационных технологий  в управленческой деятельности;

3. Проанализировать использование  программы "1 С: Предприятие 7.7"

Курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения.

В первой главе рассматриваются теоретические основы информационных технологий.

Вторая глава курсовой работы посвящена анализу информационных технологий в управлении предприятием.

Методика написания курсовой работы основана на анализе учебно-методической литературы.

В заключении обобщены теоретические выводы и отражены основные результаты курсовой работы.

 

I. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

1.1 Понятие "информационная технология"

 

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы.

Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных нa достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают совокупность средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения продукта.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества, наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение [1,42].

Информационная технология (ИТ) - совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

 Цель информационной  технологии - производство информации  для ее анализа человеком и  принятия на его основе решения  по выполнению какого-либо действия [15,200].

Практическое приложение методов и средств обработки данных может быть различным, поэтому целесообразно выделить глобальную базовые и конкретные информационные технологии.

Глобальная информационная технология включает модели методы и средства, формализующие и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.

Базовая информационная технология предназначена для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.).

Конкретные информационные технологии реализуют обработку данных при решении функциональных задач пользователей (например, задачи учета, планирования, анализа).

 Как и все технологии, информационные технологии находятся  в постоянном развитии и совершенствовании. Этому способствуют появление  новых технических средств, разработка  новых концепции, методов организации  данных, их передачи, хранения и  обработки, форм взаимодействия  пользователей с техническими  и другими компонентами информационно-вычислительных систем [2,64].

Расширение круга лиц, имеющих доступ к информационно-вычислительным ресурсам систем обработки данных, а также использование вычислительных сетей, объединяющих территориально удаленных друг от друга пользователей, особо остро ставят проблему обеспечения надежности данных и защиты их от несанкционированного доступа. В связи с этим современные информационные технологии базируются на концепции использования специальных аппаратных и программных средств, обеспечивающих защиту информации

Следующим шагом в совершенствовании информационных технологий, используемых в организационно-экономическом управлении, является расширение сферы применения баз знаний и соответствующих им систем искусственного интеллекта.

База знаний - важнейший элемент экспертной системы, создаваемой на рабочем месте специалиста управления. Она выступает в роли накопителя знаний в конкретной области профессиональной деятельности и помощника при проведении анализа экономической ситуации в процессе выработки и принятия управленческого решения [11,87].

Информационные технологии в сфере организационно - экономического управления в настоящее время развиваются по следующим основным направлениям:

1. активизация роли специалистов управления (непрофессионалов в области вычислительной техники) в подготовке и решении задач экономического управления;
2. совершенствование систем интеллектуального интерфейса конечных пользователей различных уровней;
3. объединение информационно-вычислительных ресурсов с помощью вычислительных сетей различных уровней (от ЛВС, объединяющих пользователей в рамках одного подразделения организации до глобальных);
4. разработка комплексных мер обеспечения защиты информации (технических, организационных, программных, правовых и т.п.) от несанкционированного доступа [4,25].

 

2.2 Этапы развития информационных  технологий

 

Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления.

Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека как в профессиональной сфере, так и в бытовой.

По признаку - вид задач и процессов обработки информации - выделяются два этапа.

1-й этап (60 - 70-е гг.) - обработка  данных в вычислительных центрах  в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития  информационной технологии являлась  автоматизация операционных рутинных  действий человека.

2-й этап (с 80-х гг.) - создание  информационных технологий, направленных  на решение стратегических задач.

По признаку - проблемы, стоящие на пути информатизации общества - выделяются четыре этапа.

1-й этап (до конца 60-х  гг.) характеризуется проблемой обработки  больших объемов данных в условиях  ограниченных возможностей аппаратных  средств.

2-й этап (до конца 70-х  гг.) связывается с распространением  ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого  этапа - отставание программного  обеспечения от уровня развития  аппаратных средств.

3-й этап (с начала 80-х  гг.) - компьютер становится инструментом  непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством  поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение  потребностей пользователя и  создание соответствующего интерфейса  работы в компьютерной среде.4-й  этап (с начала 90-х гг.) создание  современной технологии межорганизационных  связей и информационных систем. Проблемы того этапа весьма  многочисленны. Наиболее существенными  из них являются:

• выработка соглашений и установление стандартов, протоколов компьютерной связи;
• организация доступа к стратегической информации;
• организация защиты и безопасности информации.

По признаку - преимущество, которое приносит компьютерная технология выделяются три этапа.

1-й этап (с начала 60-х  гг.) характеризуется довольно эффективной  обработкой информации при выполнении  рутинных операций с ориентацией

на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами.

2-й этап (с середины 70-х  гг.) связан с появлением персональных  компьютеров. Изменился подход к  созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону  индивидуального пользователя для  поддержки принимаемых им решений.

3-й этап (с начала 90-х  гг.) связан с понятием анализа  стратегических преимуществ в  бизнесе и основан на достижениях  телекоммуникационной технологии  распределенной обработки информации. Информационные системы имеют  своей целью не просто увеличение  эффективности обработки данных  и помощь управленцу. Соответствующие  информационные технологии должны  помочь организации выстоять  в конкурентной борьбе и получить  преимущество.

По признаку - виды инструментария технологии - выделяются пять этапов:

1-й этап (до второй половины XIX в.) - "ручная" информационная  технология, инструментарий которой  составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным  способом путем переправки через  почту писем, пакетов, депеш.

2-й этап (с конца XIX в.) - "механическая" технология, инструментарий  которой составляли: пишущая машинка, телефон, оснащенная более совершенными  средствами доставки почта.

3-й этап (40 - 60-е гг. XX в.) - "электрическая" технология, инструментарий  которой составляли: большие ЭВМ  и соответствующее программное  обеспечение, электрические пишущие  машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

4-й этап (с начала 70-х  гг.) - "электронная" технология, основным  инструментарием которой становятся  большие ЭВМ и создаваемые  на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов.

5-й этап (с середины 80-х  гг.) - "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием  которой является персональный  компьютер с широким спектром  стандартных программных продуктов  разного назначения. На этом этапе  происходит процесс персонализации  АСУ, который проявляется в создании  систем поддержки принятия решений  определенными специалистами. Подобные  системы имеют встроенные элементы  анализа и интеллекта для разных  уровней управления, реализуются  на персональном компьютере и  используют телекоммуникации.

В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети [7,73].

 

2.3 Преимущества использования  информационных технологий в управленческой деятельности

 

В современных условиях информационные технологии (ИТ) играют важную роль во всех сферах жизни общества. Как показывает практика, успешное функционирование фирм определяется эффективностью руководства их персоналом, структурными подразделениями. Внедрение ИТ в деятельность фирм создает основу для рационализации всех сфер социально-экономической деятельности, обеспечивает снижение уровня негативных последствий экономического кризиса. В настоящее время роль ИТ неуклонно возрастает, однако их применение в деятельности фирм все еще ограничено.

Связано это с необходимостью модернизации производственных, технологических и управленческих процессов, требующей значительных инвестиций.

Сейчас уже ни для кого не секрет, что организация, которая внедряет инновационные технологические разработки в области IT, лидирует и в рыночных отношениях, позволяя еще больше упрочить свое рыночное положение и заметно потеснить основных конкурентов, которые не так успешно финансируют данную область.

Менеджмент отечественных компаний постепенно приходит к осознанию того, что дальнейшее их развитие невозможно без внедрения корпоративных информационных систем и программных продуктов, рассматривая информационные технологии как средство решения проблем снижения издержек производства и повышения производительности труда.

Эффективное управление сегодня  – наивысшая ценность для компаний, руководство которых желает их видеть высокодоходными и конкурентоспособными [12,23].

Информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Они в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений.

Одним из условий для стабильного развития бизнеса  является создание и надежное функционирование информационно-технологической инфраструктуры предприятия, которая обеспечивает не только бесперебойную работу всех его подразделений, но и позволяет разрабатывать новые услуги для клиентов.

В последние годы экономические показатели России растут, а промышленность, после долгих лет простоя, набирает обороты. Для того чтобы успешно конкурировать с зарубежными компаниями, необходимо повышать эффективность производства, снижая издержки. В наши дни это становится возможным, благодаря применению информационных технологий в управлении [10,96].

Управление современными промышленными предприятиями необходимо проводить на основе комплексного подхода, с использованием интегрированных информационных систем управления, в контур которых встраиваются системы поддержки принятия решений, базирующиеся на современных технологиях интеллектуального анализа данных и методах компьютерного моделирования.

В условиях жесткой конкурентной борьбы управленческая деятельность сопряжена с целым спектром рисков. В этой связи необходимо акцентировать особое внимание на управленческом прогнозировании в контексте нейтрализации или минимизации возможных рисков [7,45].

Очевидно, что только лишь опыт и интуиция руководителей не могут обеспечить принятие правильных решений при постоянном изменении условий функционирования предприятий. Наиболее важным помощником руководителя становятся компьютерные информационные системы поддержки принятия управленческих решений, которые позволяют смоделировать ситуацию и выбрать наилучший план действий. Использование методов математического моделирования и принятие на их основе обоснованных решений по управлению деятельностью предприятия является конкурентным преимуществом по отношению к предприятиям, действующим в тех же сегментах рынка и не использующим современные экономико-математические методы в управлении.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т.е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач. Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение [12,101].

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования ИТ в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

В связи с распространением информационных технологий возникли новые управленческие концепции, влияющие в свою очередь на формирование современного рынка ИТ управления бизнес-процессами на предприятии. Это концепции, связанные с корпоративной информационной системой управления предприятием, которая может включать в себя следующие подсистемы:

• Планирование ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning (ERP));
• Менеджмент, направленный на потребителя (Customer Relationship Management (CRM));
• Управление цепочками поставок (Supply Chain Management (SCM));
• Управление знаниями сотрудников (Knowledge Management (KM));
• Представления данных для анализа руководством (MIS);
• Оперативной обработки текущих данных (OLTP);
• Оперативной обработки аналитических данных (OLAP);
• Промышленные системы управления документами (EDMS)
• Моделирования и представления бизнес-процессов;
• Математического (в том числе статистического) анализа данных;
• Управления планово-предупредительными работами и послепродажным обслуживанием;
• Извлечения данных;
• Организации рабочего пространства (workflow);
• Электронной коммерции (e-commerce);
• Специализированные рабочие места автономных пользователей (например, находящихся в командировке или на территории клиента во время переговоров);
• Математического и имитационного моделирования процессов;
• Управления информационными ресурсами;
• Управления данными об изделиях на производственных предприятиях (PDM);
• Автоматизированного проектирования (CAD/CAM/CAE);
• Системы видеоконференцсвязи (ВКС).

Грамотно управлять предприятием  — значит организовать потоки данных между службами (бухгалтерией, коммерческими подразделениями, центрами финансового учета и пр.), сопоставить и увязать эти данные, выявить наиболее активных или пассивных поставщиков и покупателей, оценить оборачиваемость материальных ресурсов, рентабельность активов и, на основании обобщения, интерпретации и анализа этих данных, ответить на главный вопрос: как работают ресурсы предприятия и как заставить их работать лучше [5,51].

Существуют три пути появления информационной системы на предприятии:

• системы могут создаваться (разрабатываться) на предприятии силами внутреннего персонала;
• могут заказываться стороннему исполнителю, который разработает информационную систему для данного предприятия;
• могут приобретаться в качестве готового решения (с последующей настройкой под бизнес-процессы конкретной компании).

Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее и на основе этого принять оптимальное управленческое решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, т.е. комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной ИТ управления фирмой следует учитывать, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированной технологии управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции — предметов народного потребления или средств производства [2,124].

Таким образом, для успешного внедрения информационных технологий на предприятии целью руководящего менеджмента является анализ возможных трудностей и исходя из ситуации поиск наиболее целесообразного управленческого решения.

 

 

 

 

 

 

II. ПРОГРАММА "1 С: ПРЕДПРИЯТИЕ" КАК ОДИН ИЗ ВИДОВ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ

 

2.1 Краткое описание программы "1 С: Предприятие"

 

Система программ "1С: Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.

"1С: Предприятие" позволяет  организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской  и производственный учет, а также  расчет заработной платы.

В комплексную поставку входят основные компоненты системы программ "1С: Предприятие":

• "Бухгалтерский учет",
• "Оперативный учет",
• "Расчет",

а также основные конфигурации:

• "Бухгалтерский учет"
• "Торговля +Склад"
• "Зарплата + Кадры"
• "Производство + Услуги + Бухгалтерия"
• "Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры"

Пользователи могут применять конфигурации, входящие в новую комплексную поставку, как по отдельности, так и совместно, подобрав для себя подходящий вариант работы с системой. Выбор конфигурации зависит, прежде всего, от решаемых задач, от типа деятельности и структуры конкретного предприятия, уровня сложности ведения учета и других условий.

Пользователи могут вести учет в комплексной конфигурации или решать разные задачи учета в отдельных конфигурациях, пользуясь средствами обмена данных, или же начать с автоматизации одного из направлений учета, используя отдельную конфигурацию.

Типовая конфигурация 1С: ТОРГОВЛЯ И СКЛАД 7.7  (Компонента «Оперативный учет»)

"1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых  видов торговых операций. Благодаря  гибкости и настраиваемости, система  способна выполнять все функции  учета - от ведения справочников  и ввода первичных документов  до получения различных ведомостей  и аналитических отчетов.