Информационные технологии в туризме. 6

     Введение 

     Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

     Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.

     Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное звучание, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи. Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

     В настоящий момент английское слово «менеджмент» известно почти каждому образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – по-русски «управление» - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. С точки зрения Гарвардской школы бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер» не идентичны. Главное качество лидера – четкое видение цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего – эффективно, с наименьшими потерями, реализовать увиденную цель.

     Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?». Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком [1].

     Сейчас, с массовым внедрением на предприятиях персональных компьютеров, вычислительных сетей и специализированного программного обеспечения, принятие управленческих решений не представляет большой сложности для менеджеров. Основная проблема, стоящая перед пользователями - выбор соответствующего прикладного программного обеспечения. Каждая организация решает проблему выбора системы по-своему. Некоторые крупные предприятия в состоянии заказать разработку индивидуальной системы или создать ее силами своих вычислительных центров и отделов автоматизированных систем управления. Но большинство отдает предпочтение так называемым ''распространенным'' программам, которые можно свободно приобрести в необходимом количестве и настроить в соответствии со спецификой своего предприятия [2].

     На многих предприятиях существуют устаревшие информационные системы, а это является огромным для них минусом. Чтобы эффективно вести свою хозяйственную деятельность необходимо внедрять на предприятии новые системы, обучать персонал. Благодаря новым технологиям можно сократить штат работников и повысить производительность труда.

     Выбор информационной системы является важнейшим фактором, определяющим успех деятельности предприятия в будущем.

     В данной работе будет рассмотрена программа MS Office Power Point и будет показано на примере отеля «Марина» презентация, будут определены новые возможности предприятия на начальном этапе внедрения.

       
I. Информационные системы в менеджменте 

     1.1 Роль и место информационных систем в менеджменте 

     Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

     В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством [1].

     Рассмотрим, что такое информационные технологии и как они связаны с информационными системами. Согласно определению информационная технология (ИТ) — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники [2].

     Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области

     Систему же, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

     Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

     Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

     Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

     Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

     Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей.

     Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы [3]. 
1.3. Компьютерные презентации. Мультимедиа технология. 

     Multimedia технология (multi – много, media – среда) позволяет одновременно использовать различные способы представления информации: числа, текст, графику, анимацию, видео и звук.

     Важнейшей особенностью мультимедиа технологии является интерактивность – способность пользователя влиять на работу информационного средства.

     В последнее время создано много мультимедийных программных продуктов: энциклопедии, обучающие программы, компьютерные презентации и т.д.

     Microsoft PowerPoint 2010

     Тип: программа для создания презентаций

     Разработчик: Майкрософт

     ОС: Microsoft Windows, Mac OS X

     Версия: 2007 SP1 (12.0.6211.1000) (11 декабря 2007)

     Лицензия: Собственническое

     Microsoft PowerPoint (полное название — Microsoft Office PowerPoint) — это программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.

     Идея PowerPoint появилась у Боба Гаскинса (Bob Gaskins), студента университета Беркли, который решил, что наступает век графических интерактивных материалов. В 1984 году Гаскинс присоединился к Forethought и нанял разработчика Денниса Остина (Dennis Austin). Боб и Деннис объединили усилия и создали программу Presenter. Деннис создал оригинальную версию программы с Томом Рудкиным (Tom Rudkin). Позже Боб решил сменить имя на PowerPoint, которое и стало названием конечного продукта.

     В 1987 году вышел PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh. Он работал в черно-белом цвете. Вскоре появились цветные Macintosh и новая версия PowerPoint не заставила себя ждать. Программное руководство с первой редакцией было уникально. Это была книга синего цвета в твердом переплете. Компания Forethought считала, что это лучше чем куча исполняемых файлов помощи на компьютере и инструкций в электронном виде. Но обновление инструкции было необоснованно дорого. Идея с подобными книгами была вскоре заброшена.

     Позже в 1987 году Forethought и ее продукт были куплены Microsoft за 14 млн долларов. В 1990 году вышла версия для Windows. C 1990 года PowerPoint стал стандартом в наборе программ Microsoft Office.

     В 2002 году вышла версия PowerPoint, которая не только была включена в пакет Microsoft Office XP, но также распространялась как отдельный продукт. В нем появились такие функции, как сравнение и смешение изменений в презентации, возможность задавать пути анимации для индивидуальных форм, создание пирамидальных, радиальных и целевых диаграмм, а также кругов Эйлера, панель задач для просмотра и выбора объектов буфера обмена, защита презентации паролем, автоматическая генерация фотоальбома, а также «умные теги» для быстрого выбора формата текста, скопированного в презентацию.

     Microsoft PowerPoint 2003 не сильно отличается от предшественника. Он увеличивает эффективность работы в группе и теперь имеет возможность создания «Пакета для CD», который легко позволяет скопировать презентацию с мультимедийным содержанием и просмотреть на компакт диске.

     Текущая версия PowerPoint 2007 привносит основные изменения в интерфейс программы и увеличивает графические возможности.

     Совместимость

     PowerPoint является частью Microsoft Office. Это позволило PowerPoint стать наиболее распространенной во всем мире программой для создания презентаций. Файлы презентаций PowerPoint часто пересылаются пользователями программы на другие компьютеры, что означает необходимую совместимость с ними программ конкурентов. Однако, поскольку PowerPoint имеет возможность подключения элементов других приложений через OLE, некоторые презентации становятся сильно привязанными к платформе Windows, что делает невозможным открытие данных файлов, например, в версии для Mac OS. Это привело к переходу на открытые стандарты, такие как PDF и OASIS OpenDocument.

     Компьютерные презентации.

     Во время лекции, доклада или на иных выступлениях, как правило, используют средства  наглядной демонстрации: плакаты, пособия, лабораторные опыты. Для этой же цели применяют диапроекторы, кодоскопы, демонстрирующие слайды графических  рисунков на экран.  Появление компьютера и мультимедийного проектора позволило перейти к подготовке и показу иллюстративного материала в виде презентации, которая сочетает все необходимые моменты по организации качественного сопровождения выступления докладчика, включая звук, видео и анимацию.

     Программа PowerPoint, входящая в программный пакет Microsoft Office, предназначена для создания презентаций. С ее помощью пользователь может быстро оформить доклад в едином стиле, таким образом, значительно повысив степень восприятия предоставляемой информации аудиторией.

     Презентация или «слайд-фильм», подготовленная в Power Point, представляет собой последовательность слайдов, которые могут содержать план и основные положения выступления, все необходимые таблицы, диаграммы, схемы, рисунки, входящие в демонстрационный материал. При необходимости в презентацию можно вставить видеоэффекты и звук.

     Перед созданием презентации на компьютере важно определить:

- назначение презентации, ее тему, примерное количество слайдов

- как представить информацию наиболее удачным образом

- содержание слайдов

- графическое оформление каждого слайда

     Критерии оценки презентации

     Содержание презентации:

- раскрытие темы

- подача материла (обоснованность разделения на слайды)

- наличие и обоснованность графического оформления (фотографий, схем, рисунков, диаграмм)

- грамотность изложения

- наличие интересной дополнительной информации по теме проекта

- ссылки на источники информации (в т.ч. ресурсы Интернет)

     Оформление презентации:

- единство дизайна всей презентации

- обоснованность применяемого дизайна

- единство стиля включаемых в презентацию рисунков

- применение собственных (авторских) элементов оформления

- оптимизация графики

     Обоснованное использование эффектов мультимедиа: графики, анимации, видео, звука.

     Навигация: наличие оглавления, кнопок перемещения по слайдам или гиперссылок.

     Доклад на заданную тему с использованием презентации.

     Основные приемы создания и оформления презентации. Поставленная задача. Требуемые действия

     Создать новую презентацию без помощи мастера и применения шаблона 

     Запустите Power Point.

     В окне диалога Power Point в группе полей выбора Создание презентации выберите Новая презентация.

     Выбрать разметку слайда 

     В окне диалога Создать слайд выберите мышью требуемый вариант разметки.

     После выбора Новая презентация окно диалога Разметка слайда появляется автоматически. Если Вы хотите сменить разметку имеющегося слайда, то выполните команду Формат/Разметка слайда или воспользуйтесь пиктограммой, размещенной в панели Форматирование .

     Применить шаблон дизайна.

     В меню Формат выберите команду Оформление слайда или воспользуйтесь пиктограммой, размещенной в панели Форматирование.

     Вставить новый слайд.

     Откройте тот слайд, после которого Вы хотите вставить новый, и выполните команду Вставка/Создать слайд (Ctrl + M) или воспользуйтесь пиктограммой, размещенной в панели Форматирование.

     Переместиться между слайдами.  

     Воспользуйтесь бегунком или кнопками вертикальной полосы прокрутки или клавишами Page Down, Page Up.

     Перемещая бегунок можно по всплывающей подсказке определить, на каком слайде остановиться.

     Активизировать панель Рисование. 

     Выполните команду Вид /Панели инструментов/Рисование

     Ввести текст в произвольное место слайда 

     Выберите на панели Рисование инструмент Надпись  и установите текстовый курсор в нужное место или меню Вставка/Надпись.

     Отредактировать имеющийся текст 

     Щелкните по тексту, установите текстовый курсор в нужное место и внесите исправления или добавления.

     Удалить текст вместе с рамкой 

     Щелкните по тексту, затем щелкните непосредственно по рамке и нажмите клавишу Delete.

     Изменить шрифт или размер шрифта. 

     Воспользуйтесь командой Формат/Шрифт или раскрывающимся списком шрифтов/размеров панели инструментов.

     Изменить цвет шрифта. 

     Выполните команду Формат/Шрифт или выберите кнопку Цвет текста   панели Форматирование (Рисование).

     Выбрать стиль оформления шрифта.  

     Воспользуйтесь командой Формат/Шрифт или кнопками  панели инструментов : полужирный, курсив, подчеркнутый, тень.

     Выровнять набранный текст относительно рамки. 

     Воспользуйтесь командой Формат/Выравнивание/По левому краю (Ctrl + L); По центру (Ctrl + E); По правому краю (Ctrl + R); По ширине  или кнопками  панели инструментов  Форматирование. 

     Выбрать цвет и тип линии для рамки, подобрать заливку. 

     Выделите рамку (или установите курсор в текст, введенный в рамку) и выполните команду Формат/…  В появившемся диалоговом окне установите цвет заливки, тип линии и ее цвет.

     Также можно воспользоваться кнопками панели Рисование:

       – заливка;   – цвет линии;   – тип линии.

     Активизировать панель Автофигуры 

     Выберите команду Вставка/Рисунок/Автофигуры или воспользуйтесь кнопкой панели Рисование.

     Нарисовать объект. 

     Активизируйте панель Рисование, выберите соответствующий инструмент (линия, овал, прямоугольник и т.д.) и «растяните» фигуру на слайде, протаскивая курсор.

     Изменить цвет объекта .

     Выделите объект и выполните команду Формат/…  или  воспользуйтесь кнопкой панели Рисование:

       – цвет линии.

     Настроить тень объекта 

     Выделите объект и воспользуйтесь кнопкой панели Рисование:

       – Стиль тени.

     Настроить объем объекта 

     Выделите объект и воспользуйтесь кнопкой панели Рисование:

       – Объем.

     Повернуть объект на какой-либо угол 

     Выделите объект и воспользуйтесь кнопкой панели Рисование

     Действия/Повернуть/отразить/Свободное вращение, а затем переместите мышью угол объекта в направлении вращения.

     Сгруппировать объекты. 

     Выделите все объекты, подлежащие группировке и выполните команду Группировка/Группировать контекстного меню выделенных объектов.

     Художественная надпись.

     Воспользуйтесь кнопкой панели Рисование:

       – Добавить объект WordArt.

     Вставить звук.

     Выберите команду меню Вставка/Фильмы и звук/Звук из коллекции картинок; Звук из файла.

     Настроить анимацию.

     В режиме слайдов щелкните объект, который хотите анимировать.

     В меню Показ слайдов выберите команду  или соответствующую команду контекстного меню выбранного объекта. Выберите нужные элементы панели Настройка анимации.

     Установить масштаб рабочего слайда в среде Power Point. 

     На панели Стандартная среды Power Point установить необходимый масштаб просмотра из раскрывающегося списка.

     Способ представления документа (т.е. презентации .ppt) в окне приложения Power Point. 

     Документ Power Point может отображаться в окне приложения тремя способами: в виде слайдов, в режиме структуры, в режиме сортировщика слайдов. 

     Для изменения способа представления достаточно выбрать соответствующую команду в меню Вид  или щелкнуть по одной из трех кнопок в левой части горизонтальной полосы прокрутки:

       – показ слайдов (с текущего слайда);

       – обычный режим;

       – режим сортировщика слайдов.

     Провести демонстрацию 

     Выполните команду Вид/Показ слайдов (F5) или воспользуйтесь кнопкой .

     Перейти к следующему слайду в процессе демонстрации 

     Воспользуйтесь щелчком мыши, 

     клавишами Enter, Пробел;

     Page Down, Page Up или клавиши навигации курсора (¬?®):  переход вперед/назад по галерее слайдов;

     Home – переход к самому первому слайду;

     End – переход к самому последнему слайду.

     Провести демонстрацию, не запуская  Power Point 

     Найдите свой файл, выделите и вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши. В контекстном меню выберите команду Показать. 

      II. Рассмотрение программы MS Office Power Point на примере отеля «Марина» 

     2.1. Характеристика отеля «Марина» 

     Комфортабельный отель на берегу черного моря города – курорта Анапа.