Инструментальные виды пользователя в среде MS Offise

Содержание

ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................. 3

I. ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СРЕДЕ MS OFFICE

1. Microsoft Word...............................................................................................5
2. Microsoft Excel...............................................................................................8
3. Microsoft Access.............................................................................................9
4. Microsoft PowerPoint.....................................................................................8
5. Microsoft Outlook.........................................................................................10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................... 15

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ................................................................................. 16

     1.Условие задачи……………………………………………………………..16

     2.Решение……………………………………………………………………..17

ЛИТЕРАТУРА.......................................................................................................12 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Большинство обычных пользователей компьютеров  сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами – другой, программу деловой графики – третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. Дело в том, что эти программы не предназначены для совместной работы.

    К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого нам программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке. Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. Пакет Office актуален тем, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, мы тем самым в значительной степени продвигаемся в изучении остальных.

    Для раскрытия данной темы необходимо описать  основные составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint и MS Outlook.

    В теоретической части мы рассматриваем  основные характеристики программ, входящих в пакет Microsoft Qffice. При выполнении курсовой работы был использован ПК (AMD Atlon 3200/DDRII 1Gb/ Seagate 250 Gb), операционная система Windows, программы: MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint. [Дайитбегов Д.М. Вузовский учебник, 2006. - 60с.] 

I. Инструментальные средства пользователя в среде MS Office

    Семейство Microsoft Office в целом представляет собой  совокупность программных средств  автоматизации офисной деятельности. В семейство входит множество  приложений, каждое из которых предназначено  для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. В то же время, все эти приложения в совокупности образуют единое целое. [ Берлинер Э.М., Microsoft Office 2003 2004. - 216 с.]

    Microsoft Office включает в себя основные  программные компоненты:

1. Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
2. Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличных данных и выполнения сложных вычислений;
3. Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
4. PowerPoint — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
5. Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

FrontPage — система редактирования Web-узлов,  предназначена для создания и  обновления Web-узлов; 

PhotoDraw — графический редактор, предназначенный  для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

Publisher — настольная издательская система,  предназначена для создания профессионально  оформленных публикаций;  

Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с  информацией и осуществления  бизнес-анализа; 

    Internet Explorer — Web-обозреватель для сети  Интернет, предназначен для поиска  данных разного типа. [Г.Евсеев, Новейший самоучитель работы на компьютере 2006. 304с.]

1.Microsoft Word

    Word – это наиболее часто используемая  программа из комплекта Office. Но  это не просто текстовый редактор, обычный текстовый редактор –  это WordPad, который входит в стандартный  комплект операционной системы  Windows XP. Microsoft Word – это целый программный  комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации. Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания.

    Возможность использования многочисленных функций, точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам. Word можно использовать для создания и редактирования документов электронной почты, при коллективной работе над документами.

    Наиболее  значимые возможности Word:

    - создавать, обрабатывать и распечатывать  документы различной степени сложности;

    - редактировать текст, используя  многоуровневый буфер обмена;

    - представлять документ в различных  форматах: обычный, разметка, структура, web – документ, режим чтения;

    - добавлять в документ специальные  поля: колонтитулы, сноски и примечания;

    - отслеживать в документе все  изменения, внесённые различными  пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования;

    - использовать при редактировании  различные средства автозаполнения  полей;

    - добавлять рисунки, изображения  и фотографии;

    - добавлять в текст специальные  значки и символы;

    - использовать мощные средства  настроек шрифтов и абзацев;

    - создавать и применять стили,  позволяющие почти мгновенно  изменять внешний вид целой  группы абзацев текста;

    - использовать автоматическое форматирование  по заданным параметрам текста при вводе;

    - в удобной форме проверять  правильность написания слов  на различных языках;

    - использовать статистику;

    - создавать документ совместно  несколькими пользователями;

    - пользоваться мощной системой  макросов для автоматизирования  многих процессов, необходимых при создании документов;

    - автоматически создавать оглавления  и указатели;

    - работать с таблицами различных  видов, в том числе производить  в этих таблицах сортировку  данных по различным критериям;

    - получать подробные сведения  и справки по всем возникающим  вопросам.

    Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективнуюменю на панели С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

2.Microsoft Excel

    Microsoft Excel – приложение, предназначенное  для работы с электронными таблицами. Excel – это простой, удобный и эффективный инструмент, позволяющий проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя электронную почту или Интернет.

    Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для  хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

    Основу  программы составляют: вычислительно-калькуляционный  модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.

    Кроме стандартных возможностей его отличают следующие, он выводит на поверхность  центральные функции электронных  таблиц и делает их более доступными для всех пользователей. Для облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.

    В ячейки электронной таблицы можно  вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

      Ячейки могут содержать независимые  данные, которые, как правило,  заносятся вручную или загружаются  из некоторого файла данных. Эти  данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений. [ Акулов О.А., Информатика: базовый курс, 2005.576 с.]

    Современные табличные процессоры, к которым  можно причислить и Excel, предоставляют  пользователю следующие возможности:

    - работа с «рабочими книгами» (совокупностью  таблиц);

    - задание в таблицах чисел и  формул, пересчет значений вычисляемых  ячеек при изменениях  исходных  данных;

    - построение диаграмм по данным  таблиц;

    - большой набор встроенных функций;

    - автоматическое заполнение ячеек  последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

    - возможность работы с внешними  базами данных;

    - управление параметрами текста;

    - вывод таблиц на печать;

    - возможность создания макросов (серии  команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

    - проверка орфографии;

    - поиск, сортировка и систематизация  информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

    Следует еще раз подчеркнуть, что электронная  таблица позволяет не только автоматически  выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством  для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

    Все эти качества позволяют считать  табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

3.Microsoft Access

    Microsoft Access на сегодняшний день является  одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это не случайно, поскольку в Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

    Microsoft Access представляет средства, необходимые  для управления любыми данными  и принятия оптимальных решений.  Эта СУБД «умеет» сводить воедино  информацию из самых разных  источников (электронные таблицы,  другие базы данных) и помогает  быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц, а также предлагает весь необходимый инструментарий для построения готового уникального решения для конкретного предприятия или бизнеса.

    В левой части окна базы данных размещена  панель в стиле Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На этой панели можно создавать собственные  группы элементов, в которые можно  помещать ярлыки к объектам базы данных. Это упрощает доступ к различным  объектам базы данных. При создании проекта Microsoft Access в окне базы данных отображаются вкладки для таблиц, хранимых процедур и диаграмм базы данных (аналогом последнего объекта  является схема базы данных Access).

    В режиме таблицы имеется возможность  просматривать содержимое связанных  записей в другой таблице. При  этом информация отображается в удобной  для восприятия иерархической форме. Раскрытие одного уровня иерархии приводит к отображению рядом с записью главной таблицы связанных записей из подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также можно отобразить связанные записи и т.д.

    Раскрывать  уровни иерархии можно до тех пор, пока существуют подчиненные таблицы. Иерархически просмотр данных можно использовать не только для таблиц, но и при просмотре результатов запроса, а также в формах.

    Access автоматически исправляет побочные  эффекты, которые возникают при переименовании объектов базы данных. Каждый объект базы данных  имеет внутренний уникальный идентификатор, а само имя объекта используется в качестве псевдонима. При переименовании объектов заменяется псевдоним объекта, а также изменяются все ссылки на него из других объектов базы данных.

    Основой базы данных является таблица, столбец  которой называется полем, а строка записью.

    Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи базы данных.

    Запросы предназначены для поиска и получения  информации из базы данных по различным  критериям.

    Макрос  – последовательность макрокоманд  для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

    Модуль  – объект, содержащий программы  на языке Visual Basic. Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

    Страницы  показывают все ярлыки страниц доступа  к данным в Internet или Intranet. Дают возможность  ввода, редактирования, просмотра и  манипулирования данными из сети.

  4.Microsoft PowerPoint

    В MS Office существует программа, позволяющая  придать презентации необходимый  эффектный внешний вид. С ее помощью  можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст  сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.

    Структура окна PowerPoint аналогична структуре любого окна Windows-приложения.

    Для удобства работы над презентациями  существуют разные режимы. Для быстрого переключения режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна.

    Картинки  оживляют презентацию, делая ее более  привлекательной. В PowerPoint есть библиотека (свыше 1000) картинок по широкому диапазону  тем. Вставить картинку можно, если выбрать  при создании слайда соответствующую авторазметку. Таблицы удобно использовать для показа тенденций и связей между группами данных. С точки зрения восприятия информации, включаемой в таблицы, не следует делать их более 2-3 столбцов и 3-4 строк.

    Организационные диаграммы вставляются с помощью  программы Organization Chart. В окне организационной  диаграммы можно подготовить  нужную диаграмму, используя возможные  варианты присоединения рамок, приведенные  на панели инструментов.

    При проведении показа слайдов на компьютере возможно использование визуального, звукового и анимационного оформления. При оформлении презентации очень важна умеренность. Используемое оформление, такое, как анимация и смена слайдов, должно подчеркивать выступление докладчика, а не притягивать внимание слушателей непосредственно к оформлению.

5.Microsoft Outlook

    Microsoft Outlook – это целая интегрированная  система, обладающая очень широкими  возможностями. Microsoft Outlook – менеджер  персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации, это и органайзер, и мощнейшая база любых видов контактов, и коммуникационная система, и дневник взаимодействия с различными контактами, и электронная почта.

    Контакты. Контакты – база физических лиц, позволяющая  хранить по каждому человеку большое  количество всевозможной информации. После создания контакта необходимо заполнить форму. Причём будет достаточно ввести только имя, а вновь появившуюся  информацию по данному человеку можно  будет добавить в любое время. В закладке Подробности можно  указать различные дополнительные данные.

    Рассмотрим  пункт меню Действия.

    Создать контакт в той же организации  – откроется новый контакт, в  котором вбиты все данные организации данного контакта.

    Создать список рассылки – вывод формы  для создания списка рассылки. Это  способ рассылать одно письмо целой  группе адресатов, которые принадлежат к данному списку. Можно создать список рассылки для обсуждения какой-то специальной темы (например, реализации некоего проекта).

    Создать мгновенное сообщение – создание сообщения (с помощью Word), которое  будет отправлено данному контакту или по локальной сети, или через  Интернет.

    Новое письмо – при нажатии на этот пункт меню будет вызван Word со специальным  Мастером писем, с помощью которого можно автоматически создать  заголовок письма (например, с почтовым адресом и именем данного контакта), а потом просто написать письмо для  последующей отправки по обычной (или  электронной) почте.

    Создать задачу для контакта – здесь можно  поставить перед контактом задачу, причём в дальнейшем Outlook поможет  вам отслеживать процесс её выполнения.

    Создать запись в журнале контактов –  здесь можно создать самому себе напоминание для данного контакта.

    Связь – создание связи данного контакта с какими-то элементами Outlook (например, с заметками или дневником) или  с файлами (картинками, документами).

    Позвонить контакту – набор номера контакта (если есть модем), а также, при желании, фиксирование в журнале факта  и продолжительности телефонного разговора.

    К исполнению – с помощью этого  пункта можно отметить данную задачу для напоминания контакту о необходимости её исполнения.

    Отобразить  схему адреса – поиск введённого адреса на сайте MSN Maps (для российских адресов это не актуально).

    Посмотреть  веб–страницу – открытие веб-страницы контакта в браузере (программе для  просмотра интернетовских страниц).

    Добавить  рисунок – добавление изображения (например, фотографии) в информацию о контакте.

    Календарь. Календарь Outlook представляет собой  мощный ежедневник, обладающий большим  количеством самых разнообразных  возможностей.  Выглядит как листок настольного календаря. Внешний  вид календаря можно менять, выбирая  различные варианты представления: один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц. В этом календаре можно планировать встречи, события, собрания. События календаря могут быть повторяющимися, причём расписание события задаётся в очень удобной форме. По каждому событию можно настроить соответствующее оповещение, которое будет сделано заранее.

    Задачи. Задача имеет состояние, важность и  процент выполнения. В этом и состоит  главное отличие задачи от события  в календаре. Событие в календаре  – это простое напоминание. При  вызове ярлыка Задачи на экране появляется список всех созданных задач. Режим  вывода задач, их отбор и сортировку можно менять любым удобным способом.

    Заметки. Это нечто вроде стикеров. Только стикеры в данном случае создаются  на компьютере, и будут располагаться  внутри монитора, а не на его корпусе. С одной стороны, в этих заметках нет никакой необходимости, потому что с помощью повторяющихся  событий в календаре можно  создать любые типы напоминаний. Но с другой стороны – многим пользователям удобно записывать простенькие напоминания именно в виде заметок – стикеров. Поэтому в Outlook и включён данный сервис. Работает он следующим образом.  Если щёлкнуть по ярлыку Заметки, то возникает список всех введённых стикеров, каждый из которых можно открыть для просмотра двойным щелчком мыши. К стикерам не привязываются никакие даты и время, а отличаться друг от друга они могут выбранными категориями важности/срочности и цветом.

    Почта. При нажатии на кнопку Почта из списка слева появляется система для работы с почтой  Outlook. Это не только электронная почта, так как Outlook может использоваться для корпоративной переписки – то есть переписки внутри фирмы по локальной сети. Однако переписка с контактами, находящимися в данной локальной сети, ничем не отличается от переписки с контактами из Интернета.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

    Современную жизнь представить без современной  техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных,инструментов [2, С. 184 - 186]. написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем  этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В курсовой работе рассмотрен и изучен программный пакет Microsoft Office 2003, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного.  В частности были рассмотрены следующие программы:

    -Microsoft Office Word 2003;

    -Microsoft Office Exсel 2003;

    - Microsoft Office Outlook 2003;

    - Microsoft Office PowerPoint 2003;

    - Microsoft Office Access 2003.

    Пакет Microsoft Office связывает эти приложения воедино. Все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже.

    Это мощные прикладные программы для  коммерческого применения, которые  легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. 
 
 
 

    Практическая  часть ВАРИАНТ 20

1. Условие задачи

    ООО «Сигмаком» предоставляет услуги доступа  к сети Интернет. Данные о тарифах на услуги предоставления доступа к Интернету для абонентов квартирного сектора представлены на рис.1, о курсе у.е. к рублю РФ на определенную дату – на рис.2.

• Построить таблицы по приведенным ниже данным.
• Произвести расчет начисленной суммы, баланса на конец месяца в у.е. и рублях за услуги предоставления доступа к Интернету для абонентов квартирного сектора. Для определения начисленной суммы использовать функцию ВПР (рис.1 - 3). Необходимо учитывать, что предоплаченный трафик входит в сумму абонентской платы и необходимо оплачивать только тот трафик, который получен сверх предоплаченного.

    Начислено, у.е. = Абонентская  плата, у.е. + (Трафик, Mb - Предоплаченный трафик, Mb)*Стоимость трафика за 1Mb, у. е.

    Данные  расчета занести в таблицу на рис. 3.

• По данным таблицы на рис.3 построить гистограмму, отражающую баланс на начало и конец месяца в у.е.
• Сформировать и заполнить ведомость начисления за услуги предоставления доступа к Интернету за месяц.