Инвентаризация, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов

Введение

     В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия и организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация – установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятие остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия. Поэтому считаю, что выбранная мной тема является актуальной проблемой социально-экономического развития  нашего  общества на  современном  этапе и ее необходимо рассмотреть.

     Целью курсовой работы является изучение общей  характеристики инвентаризации, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов.

       Для достижения поставленной  цели необходимо выполнить следующие  задачи:  

1. Определить понятие «Инвентаризация», ее роль и значение.
2. Рассмотреть виды инвентаризации, порядок проведения,  а  также  документальное  оформление. 
3. Рассмотреть   порядок проведения инвентаризации отдельных  видов  хозяйственных  средств:  оборотных активов, внеоборотных активов, основных средств, расчетов.

     При написании работы мною использовалась литература: книги  по  "Теории  бухгалтерского  учета", журналы "Финансовые и бухгалтерские  консультации", "Консультант бухгалтера", "Бухгалтерский учет" и "Аудитор", правовая программа «Гарант», методические указания по проведению инвентаризации, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ и Основные положения по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, финансовых средств и расчетов (Приказ Министерства Финансов РФ от 13 июня 1995г. №49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Экономическая характеристика инвентаризации, ее роль в экономической деятельности предприятия. 

     1.1 Понятие инвентаризация  и ее связь с  другими элементами  метода бухгалтерского  учета.

     Инвентаризация - проверка наличия и состояния материальных ценностей. Инвентаризация - один из важнейших приёмов контроля сохранности собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и текущего учёта. Она проводится также при организации и ликвидации предприятий.

     Инвентаризация  товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально ответственному лицу. Как правило, она должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей; сопоставление фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

     В процессе инвентаризации проверяются:

     - сохранность товарно-материальных  ценностей;

     - правильность их хранения, отпуска;

     - состояние весового и измерительного  инструмента;

     - порядок ведения учета движения  товарно-материальных ценностей. 
 

     В соответствии с Положением о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.
• При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). [1,с.2]

         Сам термин инвентаризация трактуется  по-разному. Пересмотрев множество  литературы, мною было найдено  несколько понятий инвентаризации.

         Инвентаризация - это периодическая  проверка в натуре и состояния  описей наличия и состояния  материальных ресурсов, денежных  средств и расчетов. [11, c.22]

         Инвентаризация  -  это  документы,   оформленные   с   соответствии   с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль  за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов)  и источников  их формирования. [13, c.125]

         Инвентаризация – установление  на определенную дату фактических   средств в натуральном  и   денежном выражении и источников  их  образования путем непосредственного  пересчета (снятия остатков)  инвентаризуемого  объекта  в натуре и сличения  фактических остатков с данными   бухгалтерского  учета. [17, c.10]

         Инвентаризация - прием, который  позволяет получить точную информацию  о наличии  имущества  экономического  субъекта   и   получить   ориентировочную информацию о  состоянии и стоимости  такого   имущества. Инвентаризации подлежит  имущество клиента и  его   финансовые обязательства.  В   ходе аудиторской  проверки  аудиторы  могут  наблюдать   за  процессом  проведения инвентаризации.  Такое  наблюдение  может   помочь аудиторской организации  правильно оценить надежность  системы бухгалтерского учета  и действенность системы внутреннего  контроля. [14, c.15]

         Инвентаризация имущества и финансовых обязательств  -  это  проверка  и документальное подтверждение фактического наличия имущества и  финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. [18, c.205]

         Инвентаризация  имеет большую роль для правильного  определения затрат на производство  продукции, выполненных работ  и оказанных услуг, для сокращения  потерь товарно-материальных ценностей,  предупреждения хищений имущества и т. п. . С помощью инвентаризации выявляются  ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные  хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных  средств, которые числятся у материально ответственных  лиц.

     Несмотря  на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации  определяется Положением о бухгалтерском  учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение  года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации. Инвентаризация должна проводиться в конкретные периоды, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти периоды (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации:

• основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;
• капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;
• готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;
• нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• финансовых средств, финансовых документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;
• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
• остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

         К сожалению, эти требования  часто не выполняются, в результате  чего после увольнения материально  ответственных лиц нередко вскрываются  значительные суммы недостач  материальных  и  денежных  средств,  иски  на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты,  что делать категорически запрещено.

         Выборочные инвентаризации  и   контрольные  проверки  в течение  года    дисциплинируют работников  предприятия, позволяют своевременно  вскрыть нарушения, злоупотребления   и  факты хищения, содействуют   сохранности имущества предприятия.  Там,   где   материально ответственные  лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со  стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

         В целях  усиления  ответственности   лиц  за  сохранность  вверенных   им материальных ценностей   и  денежных  средств  администрация  предприятия заключает письменные  договоры  о  полной ответственности   с  работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или  выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением,   обработкой,   продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе  производства  переданных им ценностей.

         Назначение, увольнение, перевод   и  перемещение работников, с  которыми  заключается или заключены  письменные  договоры   о   полной материальной   ответственности,  производятся по  согласованию    с главным   бухгалтером    (лицом, его заменяющим). Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.

     Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала проверки фактического наличия  товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении товарно-материальных ценностей.

         Связь инвентаризации с другими  элементами метода бухгалтерского  учета. Составные элементы метода  бухгалтерского учета обеспечивают  проведение наблюдения за объектами,  их  измерение,  группировку   и  обобщение  учетных данных. 
 

        Элементы метода бухгалтерского  учета:

• документация;
• инвентаризация;
• оценка;
• калькуляция;
• счета и двойная запись;
• бухгалтерский баланс и отчетность.

            Все перечисленные элементы  метода  бухгалтерского  учета  представляют  собой единую систему.  Бухгалтерский  учет может  выполнить  предназначенные  ему функции в системе управления  производством только в том  случае, если он будет применять  все эти элементы, во-первых, в  совокупности;  во-вторых,  в последовательности, предопределенной  методологией  сбора, регистрации, систематизации  и  передачи   информации   о   хозяйственной   деятельности  предприятия. Документация должна  обеспечить  непрерывное  отражение   в  специальных носителях информации  всех хозяйственных операций,  но  иногда  изменения  в  составе хозяйственных средств  не поддаются регистрации в  тот момент,  когда они произошли.  Например,   уменьшение  величины  материальных  ценностей  в  результате их хранения или  перевозки вследствие особых  естественных свойств этих ценностей  и т. п. Все  эти   факты   выявляются   и   регистрируются   путем   проведения инвентаризации. Инвентаризация не может проводиться  без оценки, т.к. в результате  оценки мы получим фактическое  наличие средств или изменений  в их объеме в денежном выражении,  вместо натурального.  Но  в основе  денежной  оценки  лежит   калькулирование. Калькуляция позволяет  определить  фактическую  себестоимость  объектов   в   связи   с потребностью  выявить отклонения  индивидуальных  затрат  от общественно необходимых. Применение оценки и калькуляции в  бухгалтерском  учете  позволяет  все объекты учета и изменения выразить в едином  измерителе  -  в  рублях.  Это свойство  результатов  измерения  в  едином  стоимостном  измерителе  широко используется в инвентаризации.

         Результаты  инвентаризации  необходимо  отражать.  Для этого применяются   счета.  Они  необходимы  для   группировки  и  текущего   учета состояния, и движения  каждого вида хозяйственных   средств, и  источников  их  образования. Так  в  бухгалтерском   учете  выявленные  излишки   и  недостачи имущества находят  свое отражение на счетах.

         Чтобы  иметь  реальное  представление   о  результатах  инвентаризации, необходимо обобщить и соизмерить  данные. Периодическое обобщение  информации по годовой инвентаризации  должно  быть  отражено  в   годовом  бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности  того  месяца,  в  котором  была  окончена инвентаризация. Системное  обобщение и соизмерение информации  в  балансе  и отчетности  является  завершающим  этапом  бухгалтерского  учета,  в   ходе которого отражают полученные  в  его  системе  наиболее  общие  стоимостные показатели  о тех измерениях и результатах  в деятельности предприятия. Инвентаризация  преследует  ряд  задач   и   целей. Существуют случаи, когда инвентаризация  должна  проводиться  в  обязательном  порядке.

       Как мы видим, роль инвентаризации  очень велика т.к.  с  ее  помощью проверяется правильность  данных  текущего  учета  материальных  и  денежных средств, выявляются  ошибки, допущенные  в  учете,  принимаются  на  учет  не  учтенные хозяйственные объекты,  контролируется  сохранность   хозяйственных средств, которые   числятся  у  материально   ответственных  лиц.   А   также инвентаризация тесно связана  с  другими  элементами  метода  бухгалтерского учета. Поэтому,  говоря о методе, всегда имеется   в  виду,  что  это  именно  система, т.е. упорядоченная система   отдельных  приемов,  а  не  какие - либо случайные  способы  действия.  Каждый  предыдущий   элемент   обеспечивает применение  последующего. Поэтому проведение   инвентаризации   должно осуществляться  в  строгом   единстве   с   остальными   элементами   метода бухгалтерского учета.

     1.2 Роль инвентаризации  в экономической  деятельности предприятия.

     Роль  инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения. Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

     Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации  имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про  которые все забыли. Благодаря  инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

     Инвентаризация  просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить  расследование.

     Инвентаризация  – это еще и контроль за деятельностью материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

     Не  следует забывать и об административной функции инвентаризации. Она заключается  в том, что в случае выявления  недостачи на материально ответственное  лицо в административном порядке  накладывается штраф или путем вычета из заработной платы, изымается сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача. В случае порчи ценностей также будет выплачен штраф или объявлен административный выговор.

     Итак, выделим основные функции инвентаризации товарно-материальных ценностей –  это информационная, санитарная, контрольно-ревизионная, административная и методико-корректирующая. Каждая из этих функций очень важна. Но главная роль инвентаризации товарно-материальных ценностей раскрывается лишь тогда, когда рассматриваются все функции  в совокупности. 

     1.3 Виды инвентаризации, порядок проведения, документальное оформление и отражение результатов в бухгалтерском учете.

     Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков. В зависимости  от полноты охвата имущества инвентаризации бывают  полные и частичные.

         Полная инвентаризация охватывает  все имущество и финансовые  обязательства предприятия, она  является весьма трудоемкой работой  и поэтому проводится один  раз в год, обычно перед составлением  годового  отчета по состоянию  на первое января или на  дату, близкую к концу отчетного  года.

         Частичная  инвентаризация  охватывает  какой-либо  один   вид   средств предприятия,  например,  только  денежные  средства  в  кассе  или   только материалы на определенном складе. Она должна проводиться  систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность  имущества  предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно  обнаружить нарушения,  злоупотребления  и  факты   хищения.   Там,   где  материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со  стороны работников  бухгалтерской службы,  вероятность злоупотреблений и   фактов хищений сводится к минимуму.

         Сплошная  инвентаризация  охватывает  проверку  всего  без   исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

         Выборочная  - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

         В  зависимости  от  основания   проведения  инвентаризации  могут   быть плановые и внеплановые.  Внеплановые проводятся внезапно, сроки их  проведения не должны  быть  известны  материально   ответственным  лицам.  Иногда  могут проводиться по требованиям  ревизора, органов народного контроля,  финансовых и следственных органов.  Плановые    инвентаризации     проводятся в соответствии с  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности и Основными положениями  по инвентаризации: продовольственных  товаров на складах и базах  2  раза  в  год,  расчетов  с финансовыми органами по  взносам налогов и других платежей  раз  в  квартал, расчетов  с разными дебиторами и кредиторами  2 раза в год.

         Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

         Повторная проводится в случае, когда возникли  сомнения  не  только  в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

         Контрольно - перепроверочная  проводится  в период  инвентаризации   или сразу же после ее  окончания.  Она охватывает  не  менее 10%  проверенных ценностей.

         По  частоте   или   периодичности   проведения   различают   ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые)  и годовые инвентаризации.

         Так,  например, ежесменные  инвентаризации  остатков  неиспользованных материалов,  наличия  полуфабрикатов  или   продукции  осуществляют  в   ряде производств при  передаче  смен  материально  ответственными  лицами, при использовании инвентарного метода контроля  за  использованием  материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

         Не реже, чем ежеквартально, проводится  инвентаризация наличных денежных  средств и других ценностей  в кассе.

         Наиболее обширной и трудоемкой  инвентаризацией  является  годовая.  При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных  ценностей, но  и состояние расчетов  с дебиторами,  обоснованность  сумм  созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

         Следует  также  выделить   и   рассмотреть   текущие   и   перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации  проводятся для выявления фактического  расходования  сырья  и  материалов  в  производстве, проверки полноты  поступающих партий материальных  ценностей, соответствия действующих  норм расхода сырья и материалов  на производство отдельных   видов  продукции их фактическому  расходу.

         Перманентная (непрерывная) инвентаризация  состоит в том, что  постоянно  действующая инвентаризационная  комиссия  подвергает  проверке  в  натуре отдельные виды  материальных ценностей, в то  время когда их остаток   является минимальным.   Такая   организация   инвентаризации   существенно   снижает трудоемкость  ее  проведения  и   позволяет   более   оперативно выявлять  естественную убыль и потери  отдельных видов  материальных  ценностей. Ведь нередко в практике  возникают такие ситуации, когда   в  натуре  материальных ценностей  уже нет, а по учету значится  их  остаток,  представляющий  собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация  перманентной  инвентаризации  позволяет  повысить точность учетно-экономической информации.

     Инвентаризация  отдельных видов  хозяйственных средств.

     Инвентаризация  основных средств. Для уточнения данных о наличии основных средств в сроки, установленные руководством предприятия, проводится их инвентаризация. Материально ответственные лица проверяют их фактическое наличие в местах эксплуатации или хранения. Результаты проверки записываются в «Инвентаризационную опись основных средств» (форма № инв.-1).

         До начала инвентаризации рекомендуется  проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг,  описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние аналитических паспортов или другой  технической документации;
• наличие документов  на  основные  средства,  сданные  или  принятые предприятием (учреждением) в аренду и на  хранении. При  отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

         При обнаружении расхождений  и неточностей  в  регистрах  бухгалтерского учета или технической   документации  должны  быть  внесены   соответствующие исправления и  уточнения.