Инвентаризация в системе аудита

Введение

Инвентаризация - это один из элементов метода бухгалтерского учета, предполагающий проверку фактического наличия основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств, расчетов и их сопоставление с данными учета.

Цель инвентаризации имущества  – проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в  натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных  операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения, естественную убыль.

На предприятии постоянно  происходит смена форм учета средств  с товарной на денежную и обратно. Только при сравнении документации с реальным наличием материальных ценностей можно определить правильно ли ведется бухгалтерский учет и отчетность. Поэтому предприятия всех организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны проводить сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств перед составлением годового отчета.

Только при помощи документации и инвентаризации в  бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

Проведение бухгалтерами и руководителями предприятия своевременных  инвентаризаций и документов играет огромную роль в деле обеспечения  сохранности и рационального  использования ресурсов предприятия.

Прежде чем приступить к составлению  годовой отчетности, каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества. Как правильно провести годовую инвентаризацию. Какими документами оформить ее результаты. Как отразить выявленные недостачи или излишки имущества в бухгалтерском учете. Как использовать полученные результаты на пользу фирме.

В ходе проводимой инвентаризации проверяются  и документально подтверждаются наличие имущественных ценностей, состояние расчетов и финансовых обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Соответствующее решение может  быть оформлено в виде отдельного приказа (распоряжения) по организации, приложения к приказу об учетной  политике и т.п. В такого рода документе устанавливаются случаи проведения инвентаризаций (как плановых - ежемесячно, по итогам квартала и т.п., так и проводимых в зависимости от наступления определенных обстоятельств), их сроки (продолжительность), состав инвентаризационной комиссии, а также непосредственно порядок проведения инвентаризации.

В курсовой рассмотрены  цель и порядок участия аудитора в инвентаризации активов и обязательств организации. Перечисляются задачи аудитора на каждом из трех этапов выполнения проверки - планирования, сбора аудиторских доказательств и завершения аудита.

Одним из условий, обеспечивающих достоверность  данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации утверждается вместе с учетной политикой организации

Актуальность исследования выражается в том, что в условиях рыночной экономики повышается роль учета  и контроля за рациональным использованием всех ресурсов.

Цель данной работы –  исследовать действующую практику организации, проведения и учета результатов инвентаризации, а также участие аудитора в процессе инвентаризации.

В соответствии с заданной целью были сформулированы следующие  задачи исследования:

• изучить экономическую и бухгалтерскую литературу по теме исследования;
• определить сущность инвентаризации;
• выявить порядок подготовки и проведения инвентаризации;
• изучить аспекты документирования инвентаризации и ее результатов;
• исследовать основные аспекты организации учета результатов инвентаризации на предприятии;
• определить существенность расхождений выявленных при инвентаризации;
• сделать выводы.

Методы исследования – изучение теоретической и нормативно-законодательной  литературы по проблеме исследования, анализ бухгалтерской документации предприятия, относящейся к рассматриваемой теме курсовой работы, синтез вышеописанных источников.

Теоретической и методологической основой послужили Законы Республики Казахстан, постановления правительства  Республики Казахстан, монографические  труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов.

Объектом исследования послужили материалы предприятия  ТОО «Авеста» в области организации инвентаризации, документальное оформление инвентаризации, порядок выведения и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

1 Теоретические аспекты инвентаризации, как основного метода фактического  контроля

1.1 Сущность, задачи и  виды инвентаризации

Бухгалтерский учет предназначен для своевременного и точного  отражения всех изменений, произошедших в составе хозяйственных средств и источников их образования, в хозяйственных процессах и их результатах. Данные учета должны соответствовать фактическому наличию хозяйственных средств и их источников, но на практике иногда случаются расхождения данных учета с действительностью. Расхождение могут возникать в результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке товарно-материальных ценностей, неисправности измерительных и весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных или посторонних лиц.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств, в ходе которой  проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, денежные средства, финансовые вложения и прочие активы), и все виды финансовых обязательств (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Кроме того, инвентаризации подлежат виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (арендованные и т.п.), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основные цели инвентаризации;

-выявление фактического  наличия имущества;

-сопоставление фактического  наличия имущества с данными  бухгалтерского учета;

-проверка полноты  отражения в учете обязательств.

Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные о наличии хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях (Форма Инв-1, Инв-2, Инв-3, Инв4, Инв-6, Инв-9, Инв-9а) и затем в сличительных ведомостях (Инв-12, Инв-13, Инв-14) сопоставляются с данными бухгалтерского учета с целью выявления недостач или излишков средств.

Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова inventarium, означающего опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время появились новые объекты учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но также подлежат инвентаризации, как , например, нематериальные активы. Поэтому следует помнить, что при инвентаризации проверяют не только вещественные ценности и расчета, но и другие объекты бухгалтерского учета – ценные бумаги, паи, займы, уставные капиталы и др.

В зависимости о различных  признаков, в том числе от причин, по которой проводят инвентаризации, различают несколько ее видов.

Прежде всего необходимо различать плановую и внеплановую  инвентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии планов контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политикой организации, а также тогда, когда ее проведение обусловлено требованиям законодательства (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации).

Внеплановая инвентаризации, отличные от перечисленных ранее, проводятся внешними аудиторами в ходе обязательного  или инициативного аудита в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами внутренней аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации, при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных  хозяйственных операций и т.д.

По объему совокупности объектов учета различают сплошную и выборочной инвентаризацию.

Сплошной считается  инвентаризация, в ходе которой проверяются  в натуре все объекты данного  вида. Сплошной инвентаризации подвергаются денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-производственных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру. Пересчету, взвешиванию лишь часть объектов данного вида. Такие  инвентаризации проводят, например, при осмотре объектов фактических выполненных работ или чтобы удостоверится в сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время их проведения. Вместе с тем они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба не позволяют достаточно точно оценить его. В  этих случаях нужна сплошная инвентаризация.

В зависимости от полноты  охвата имущества и обязательств организации инвентаризация делится на полную и частичную.

Полная инвентаризация – это проверка в натуре всего  имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и.т.д.

Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре определенных видов объектов, например материалов на складе, денежных средств в кассе и др.

По содержанию различают  инвентаризацию ресурсов и процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества  организации.

Инвентаризация процессов  – это проверка в натуре отдельных  моментов процесса кругооборота средств  организации. Например, могут быть проверены  в натуре выполненные работы. Отдельные виды затрат и материалы и т.д. К процессу реализации относится проверка расчетно-финансовых  к процессу снабжения – расчетно-заготовительных операций.

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия долгосрочных активов, запасов, денежных средств и других активов;

сопоставление фактического наличия  долгосрочных активов, запасов, денежных средств и других активов с данными бухгалтерского учета;

выявление неиспользуемых материальных ценностей;

проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

проверка полноты отражения  в учете дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых инвестиций и ценных бумаг.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими проведение инвентаризации, являются следующие:

1. Закон РК  «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности».

2. Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 22 августа 2011 года № 423 «Об утверждении Правил проведения инвентаризации в государственных учреждениях»

3. Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года № 216 "Об утверждении форм первичных учетных документов"

4. Правила Министерства финансов  от 22.06.2007 N 221 "Правила ведения бухгалтерского учета"

1.2 Порядок проведения инвентаризации.

Аудиторская процедура - определенный порядок действий аудитора для получения необходимых аудиторских доказательств на конкретном участке аудита.

Инвентаризация - прием, который позволяет  получить точную информацию о наличии  имущества аудируемого лица, информацию о состоянии и стоимости такого имущества, а также информацию о финансовых обязательствах аудируемого лица.

Целью аудита является получение доказательств  по вопросам:

- подтверждения фактического  наличия имущества и реальности  финансовых обязательств;

- действительности результатов  инвентаризации;

- полноты и своевременности  отражения результатов проведения  инвентаризации.

Аудитору необходимо:

- установить, насколько  правильно организована и проведена  инвентаризация;

- установить правильность  оформления результатов инвентаризации;

- оценить полноту и  своевременность отражения ее  результатов в бухгалтерском  учете;

- оценить систему внутреннего  контроля аудируемого лица.

Этапы проведения аудита:

- планирование аудита;

- сбор аудиторских  доказательств;

- завершение аудита.

Планирование. В договор  на оказание аудиторских услуг (в  письмо о проведении аудита) может  быть включено обязательство руководства  аудируемого лица обеспечить присутствие  сотрудников аудитора при проведении инвентаризации имущества. Планируя свое присутствие при проведении инвентаризации, аудитору необходимо учитывать:

- особенности системы  бухгалтерского учета запасов  и внутреннего контроля за  их сохранностью;

- неотъемлемый риск, риск  средств контроля и риск необнаружения  в отношении материально-производственных запасов, а также уровень существенности;

- необходимость соответствия  утвержденного руководством аудируемого  лица порядка проведения инвентаризации  требованиям нормативных правовых  актов и особенностям деятельности  экономического субъекта;

- срок проведения инвентаризации  материально-производственных запасов;

- места хранения материально-производственных  запасов;

- целесообразность привлечения  экспертов.

Также аудитору следует  составить и документально оформить программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита при участии в инвентаризации.

К программе аудита необходимо приложить копии следующих документов:

- утвержденный порядок  проведения инвентаризации;

- план проведения инвентаризации;

- приказ о назначении  инвентаризационной комиссии;

- приказ на проведение  текущей инвентаризации;

- сличительные ведомости;

- инвентаризационные описи на  имущество, по которому аудитором  проводилась выборочная проверка;

- протокол заседания постоянно  действующей инвентаризационной  комиссии.

Все выявленные нарушения по порядку  проведения инвентаризации следует  зафиксировать в рабочих документах аудитора.

До начала проведения аудита инвентаризации аудитор выполняет следующие контрольные процедуры.

На основании приказа по утверждению  учетной политики аудитор знакомится с учетной политикой аудируемого  лица и порядком проведения инвентаризации.

На основании журнала учета  контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации выясняет частоту проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств; проводились ли инвентаризации в межинвентаризационный период, а также внезапные инвентаризации денежных средств и денежных документов в кассе и их причины.

На основании сличительных ведомостей, объяснительных записок материально  ответственных лиц изучает документацию по ранее проводившимся аудируемым лицом инвентаризациям.

По бухгалтерской отчетности, бухгалтерским регистрам, актам, инвентарным карточкам и т.д. знакомится с номенклатурой и объемами имущества и выявляет дорогостоящее имущество.

По бухгалтерским регистрам  и складским учетным документам анализирует систему учета товарно-материальных ценностей.

На основании учетной политики, локальных нормативных актов организации, отчетов внутренних аудиторов, ревизионной комиссии оценивает систему внутреннего контроля экономического субъекта, выявляет ее слабые и сильные стороны.

Цель данных контрольных процедур - помочь аудитору в оценке правильности и надежности мероприятий, проводимых аудируемым лицом, в ходе инвентаризации.

Сбор аудиторских доказательств. Источниками получения аудиторских доказательств являются:

- первичные документы экономического  субъекта и третьих лиц;

- регистры бухгалтерского учета аудируемого лица;

- сопоставление одних документов  аудируемого лица с другими,  а также сопоставление документов  аудируемого лица с документами  третьих лиц;

- результаты инвентаризации имущества  аудируемого лица, проводимой сотрудниками аудируемого лица;

- материалы арбитражных или  судебных дел;

- бухгалтерская отчетность.

На каждом участке, подлежащем инвентаризации, аудитору необходимо получить ответы на следующие вопросы:

- существует ли актив или  обязательство на дату инвентаризации;

- принадлежат ли субъекту права  и обязательства по состоянию  на дату инвентаризации;

- была ли осуществлена операция  или произошло ли событие хозяйственной  деятельности, имеющие отношение  к субъекту либо моменту проведения  инвентаризации;

- нет ли неучтенных активов, обязательств, операций или событий хозяйственной деятельности, а также нераскрытых статей к моменту проведения инвентаризации;

- отражается ли актив или  обязательство по соответствующей  балансовой стоимости;

- учитываются ли операция или событие хозяйственной деятельности по соответствующей сумме, относятся ли доход или расход к соответствующему периоду;

- в соответствии ли  с применимыми основными принципами  финансовой отчетности статья  раскрывается, классифицируется и  характеризуется.

При проведении аудита аудитор  получает аудиторские доказательства, выполняя следующие контрольные  процедуры: инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет, аналитические  процедуры.

Инспектирование представляет собой проверку записей, документов или материальных активов, позволяющую получить документальные аудиторские доказательства. С помощью инспектирования материальных активов можно получить надежные аудиторские доказательства относительно их существования, но необязательно относительно собственности на них или стоимостной оценки.

Аудитору следует проверить:

- правильность записей  в инвентаризационных описях;

- соответствие инвентаризационных  описей унифицированным формам;

- фактическое наличие  материальных ценностей;

- реальность финансовых обязательств.

Наблюдение представляет собой взгляд на процесс, выполняемый  другими лицами, в частности персоналом экономического субъекта. Наблюдение за процессом проведения инвентаризации в ходе аудиторской проверки позволяет  аудитору инспектировать имущество и финансовые обязательства, проверять соблюдение установленного руководством аудируемого лица порядка проведения инвентаризации, а также получать доказательства надежности процедур руководства. В процессе наблюдения за проведением инвентаризации экономическим субъектом аудитору следует зафиксировать в рабочих документах факт соблюдения или несоблюдения установленного порядка проведения инвентаризации.

Если инвентаризация проводится в присутствии аудитора или аудируемое лицо применяет систему  непрерывного учета и аудитор присутствует при пересчете запасов один или несколько раз в течение года, то аудитор должен наблюдать за пересчетом запасов сотрудниками аудируемого лица, а также самостоятельно выполнять выборочный осмотр и пересчет фактического наличия запасов.

Если существует риск возможного существенного искажения  составления финансовой (бухгалтерской) отчетности в результате недобросовестных действий аудируемого лица в отношении  количества материальных запасов, то аудитору следует проверить документацию по запасам с целью установления местонахождения отдельных единиц или мест, требующих особого внимания во время или после инвентаризации.

Если же аудитор подозревает  недобросовестные действия со стороны  аудируемого лица, то он может:

- посетить производственные помещения аудируемого лица или провести процедуры проверки без предварительного предупреждения (например, провести инвентаризацию в производственных подразделениях, которые не были предупреждены о появлении аудитора, или провести внезапный пересчет наличных денежных средств);

- обратиться с просьбой  о проведении инвентаризации  товарно-материальных запасов ближе  к концу года.

Если аудитор проверяет  организацию впервые, то рекомендуется  проанализировать проведение текущей  инвентаризации материально-производственных запасов и количественные изменения материально-производственных запасов за период от начала отчетного периода до даты текущей инвентаризации.

Запрос представляет собой поиск информации у осведомленных  лиц в пределах и за пределами  места нахождения аудируемого лица. Запросы могут быть различными: от официальных письменных запросов, адресованных третьим лицам, до неофициальных устных запросов, адресованных работникам аудируемого лица. Запрос третьим лицам делается по поручению аудитора аудируемым лицом, уполномочивающим третью сторону направить ответ непосредственно аудитору.

Подтверждение представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях. Ответы на запросы могут предоставить аудитору сведения, которыми он ранее не располагал или которые подтверждают аудиторские доказательства.

Аудитору следует разослать  письменные запросы:

- дебиторам и кредиторам  с целью подтверждения числящейся  в бухгалтерском учете задолженности;

- арендаторам, переработчикам  сырья, покупателям (на товары отгруженные, на которые право собственности к ним не перешло) и пр. с целью подтверждения находящегося у них имущества;

- арендодателям, давальцам,  поклажедателям и пр. с целью  подтверждения факта нахождения  у аудируемого лица имущества, не принадлежащего ему на праве собственности;

- в других случаях.

Так, если материально-производственные запасы аудируемого лица находятся  на хранении у третьей стороны, аудитор  должен получить непосредственно от третьей стороны подтверждение  количества и состояния запасов, хранимых по поручению аудируемого лица.

При этом аудитор должен принять во внимание:

- независимость третьей  стороны и достоверность информации, предоставляемой руководством третьей  стороны;

- целесообразность личного  наблюдения или возможность назначения другого аудитора для наблюдения за проведением инвентаризации материально-производственных запасов;

- целесообразность получения  аудиторского отчета аудитора  третьей стороны об адекватности  систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля третьей стороны для проверки точности пересчета материально-производственных запасов и правильности их хранения;

- возможность и целесообразность  инспектирования документации, касающейся  находящихся на хранении у  третьей стороны материально-производственных запасов, или получения подтверждения от третьей стороны в случае передачи этих запасов под залог.

Пересчет представляет собой проверку точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов. Аудитору следует принять участие в проведении контрольных измерений (взвешивание, пересчет) с целью проверки надежности средств контроля и соответствия фактического наличия данным бухгалтерского учета, а также контрольных расчетов создаваемых резервов, числящихся на счетах бухгалтерского учета и отраженных в первичных документах. Таким образом, наиболее целесообразно участие аудиторов в контрольных проверках, проводимых постоянно действующей инвентаризационной комиссией.

Если сотрудники аудируемого лица определяют количество материально-производственных запасов расчетным путем (например, посредством оценки массы угля или руды), то аудитор должен убедиться в обоснованности используемых аудируемым лицом процедур.

Аналитические процедуры  представляют собой анализ и оценку полученной аудитором информации. В процессе аудита аудитор:

- анализирует утвержденный порядок  проведения инвентаризации на  предмет его соответствия нормативным  актам;

- сравнивает полученные  результаты текущей инвентаризации с результатами предыдущей инвентаризации;

- оценивает состояние  и продолжительность хранения  запасов, степень готовности незавершенного  производства и капитального  строительства, техническое состояние  основных средств и реальность  финансовых обязательств.

Полученные аудиторские  доказательства аудитору следует зафиксировать  в рабочих документах.

Завершение аудита. На этом этапе аудитор:

- изучает все проведенные  процедуры, выводы, заключения для  установления того, что выполнены  все пункты плана аудита и  сделаны правильные выводы;

- обобщает полученную  информацию, систематизирует выявленные  отклонения, нарушения при проведении  инвентаризации и формулирует  свое мнение о достоверности  осуществленной инвентаризации.

Итоговым документом является письменная информация аудитора руководству аудируемого лица по результатам проведения аудита, которая предназначена для раскрытия наиболее существенных недостатков выявленных в процессе аудита. При проведении инвентаризации кроме недостатков, в ней отражаются также предложения по улучшению процедуры инвентаризации, приводится мнение аудитора о достоверности проведенной инвентаризации.