Исполнение и контроль исполнения документов

Бюджетное образовательное  учреждение

среднего профессионального  образования Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический  колледж»

 

Отделение среднего профессионального  образования

 

«Документационное обеспечение  управления»

 

 

 

 

 

Исполнение  и контроль исполнения документов

 

Курсовая работа

 

 

 

Специальность                                           032002 «Документационное

                                                                     обеспечение управления

                                                                     и архивоведение»

 

Автор курсовой работы                             Е.В.Кропотина

                                                                     группа С-31

 

 

Руководитель работы                                преподаватель

                                                                     специальных дисциплин

                                                                     В.В.Ушакова

 

 

 

 

 

Глазов 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

1. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ…….……………………………………………….……...5

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………….….……..…..9

1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов…..…...………..9

2. Формы контроля за исполнением документов………………………………………...11

3. Виды контроля исполнения документов………………………...…………………......13

4. Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ…………..14

5. Сроки исполнения документов………………………………………………………....15

3. ЭТАПЫ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ………………………………......20

1. Постановка документов на контроль………………………………………………...…20

2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей……………….21

3. Снятие документа с контроля……………………………………………………….......23

4. Направление исполненного документа в дело………………………………………....23

5. Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов….………24

4. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ «ОРАНЖЕРЕЙСКИЕ ДЕЛИКАТЕСЫ…………….…..…......................25

1. Анализ проблемы организации контроля исполнения документов……………..........25

2. Предложения по совершенствованию организации контроля исполнения документов на предприятии……………………………………………………………………...…....28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….………………...................38

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………………..............40

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………….……………………...…...41

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что  в настоящее время для большинства  российских государственных организаций  и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одни из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 
Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Вышеназванные обстоятельства вызывают необходимость их дальнейшего глубокого и всестороннего рассмотрения, изучения и анализа. Проблемы исполнения и контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Целью курсовой работы является проведение анализа организации исполнения и контроля исполнения документов на предприятии.

Постановка цели исследования обусловила необходимость решения следующих взаимосвязанных задач:

- рассмотреть понятие, значение  и организацию исполнения документов;

- проанализировать работу исполнителей с документами;

- рассмотреть теоретические аспекты  организации контроля исполнения  документов;

- изучить этапы контроля исполнения  документов;

- рассмотреть возможности применения  автоматизированных систем контроля  исполнения документов на предприятии.

Объектом исследования выступает  организация ОАО «Оранжерейские деликатесы».

Предметом исследования является исполнение и контроль исполнения документов в организации ОАО «Оранжерейские деликатесы».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Исполнение документов включает: сбор и обработку информации; подготовку проекта документа; оформление документа; подписание или утверждение документа; подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование (если необходимо готовить список рассылки). При подготовке проекта документа исполнитель также может осуществить запрос дополнительных сведений (телефонные переговоры, сбор материала и т.д.). Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление необходимых материалов ответственному исполнителю в назначенный срок. Ответственный исполнитель отвечает за достоверность информации, использованной в документе. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в организацию осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально выделенным работником. Под первоначальной обработкой надо понимать проверку правильности доставки и целостности вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. Все конверты, исключая личную корреспонденцию и письма в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом всякий раз следует проверять целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждений конверта, отсутствии документов необходимо сообщить об этом отправителю. Что касается конвертов, то их, как правило, уничтожают. Однако если на основании конверта можно проверить дату отсылки и получения, а также место отсылки и получения или адрес отправителя, их сохраняют. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп:

(наименование учреждения) _________________________ (дата) _________________________ (индекс)

ООО «ХАТБЕР-М» _________________________ 01.01.2010 _________________________ 426074

 

 

 

 

Все, не регистрируемые документы, включая  адресованные в общественные организации  и с пометкой «Лично», непосредственно  передают по назначению. Регистрируемые документы передают по назначению только после их регистрации. Передача документов на рассмотрение или исполнение производится в зависимости от содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц. Во всех случаях руководству организации передают документы правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации. В экстренных случаях разрешается документы, подлежащие рассмотрению руководством организации, передавать исполнителям, но с обязательным последующим докладом о них руководителю. Документы должны быть переданы руководству или исполнителям в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Рассмотрение документов должно производится в кратчайший срок по общему правилу: в день поступления документов. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель наделяется правом созыва соисполнителей. Вместе с тем соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по конкретным вопросам. Зарегистрированные документы передают для исполнения конкретному работнику предприятия. Он несет полную ответственность за документы с момента получения и вплоть до его выбытия. Как правило, у работника на руках сразу оказывается несколько документов, поэтому следует использовать папку с разделителями. Работнику необходимо твердо усвоить, что все документы должны храниться в папках; хранение их на столах, а также в незапертых ящиках столов запрещается. Во время работы из папок следует вынимать только тот документ, с которым в данный момент будет знакомиться работник. Если документ больше не нужен, его следует вложить в папку. По окончании рабочего времени или в случае выхода из комнаты работник обязан убрать все документы в ящик стола и закрыть его. Знакомить с содержанием документа можно только тех лиц, которые имеют к нему отношение. Сразу же после получения документов с ними следует ознакомиться, обратив в первую очередь внимание на их общее количество и комплектность. Если, например, в поступившем заявлении указано «Справка прилагается», надо обязательно проверить ее наличие. Затем следует вникнуть в суть дела, чтобы определить свою компетентность в решении данного вопроса. Если возникнут какие-либо сомнения, необходимо обратиться к лицу, выдавшему для работы документы. Если документы поступили комплектные, их следует зарегистрировать. Если сотрудник, у которого находятся документы, уходит в отпуск, уезжает в командировку или увольняется, находящиеся у него документы он передает по указанию руководителя другому сотруднику. При этом, как правило, составляется акт сдачи-приема документов. С документами следует обращаться бережно и аккуратно. Не следует на них делать надписи или пометки, водить карандашом, подчеркивать отдельные места, ставить вопросительные знаки. Записи, пометки делают на отдельных листах, которые принято называть разработками. При складывании документа можно перегибать только по имеющимся складкам. Новые складки ускоряют износ бумаги. Не следует несколько раз подшивать документ, так как это может повредить его, вызвать разрыв бумаги. Для работы с документом, пришедшим в ветхость, можно использовать целлофановый конверт, через который можно читать его. Если документ по ошибке порван, то его необходимо восстановить. Разорванный документ удобнее восстанавливать с краев, в частности, с верхних углов. Сначала собирают внешнюю рамку документа, а остальные клочки раскладывают по контурам разрывов, подбирают по тексту и т.п. Целесообразно собранные клочки сначала сложить и после того, как станет ясно, что документ можно восстановить, аккуратно наклеить на бумагу. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу ее в отделение связи. На всех документах указывают номер и дату их отправки. При подготовке к отправке документы в обязательном порядке проверяют по следующей схеме:

1. Наличие и правильность адреса.

2. Наличие номера и даты письма.

3. Наличие ссылок на номер  и дату запроса в отведенных письмах.

4. Наличие приложений.

5. Правильность оформления приложений.

6. Наличие в документах подписей руководителей предприятия.

7. Наличие виз исполнителей на копиях (оттисках).

8. Наличие печатей (если они требуются).

9. Заверены ли копии.

При обнаружении ошибок в оформлении документ возвращают для исправления. Исходящий номер слагается из индекса, присвоенного структурной части, и номера дела, в которое будет подшита копия документа. На документе указывают, каким способом он должен быть отправлен (заказное, ценное, авиа и т.п.). На конверте обязательно указывают адрес отправителя. Это необходимо на тот случай, если письмо возвратится. Для предохранения отправляемого документа от порчи при вложении его в конверт и заклеивании рекомендуется вместе с ним вкладывать картонную прокладку. При отправки документов, например, для обозрения или визирования с последующим возвратом на них ставится штамп «Подлежит возврату». Если корреспонденцию отправляют с курьером, то ее вручают адресату под расписку в разносной книге следующей формы:

№ п/п	Дата отправления	Кому адресовано	Наименование документа  и его исходящий номер	Расписка о получении
1	2	3	4	5

При отсылке документов разностную книгу заполняет секретарь. Получатель расписывается в этой книге и  ставит время получения. При отправке исходящей корреспонденции почтой отправитель составляет ее реестр по форме № 103, установленной Министерством связи РФ (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Реестр составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на почте, а второй подшивается в дело предприятия. Для контроля за отсылкой документов простой почтой также составляется реестр. Конверты с документами, масса которых превышает 20 г, взвешивают для определения стоимости их пересылки. После взвешивания на них наклеивают марки. В один реестр нельзя включать более 50 отправлений. Отправка документа телеграфом допускается лишь в тех случаях, когда пересылка его почтой не позволит оперативно решить вопрос. Отправка исходящих телеграмм в счет внесенных органам связи авансов производится по описи. Каждому работнику экспедиции представляется для работы место в соответствии с профилем выполняемой работы. Рабочие места исполнителей смежной работы по возможности следует располагать близко друг к другу. У каждого работника должны быть: чернильные приборы (лучше шариковые ручки), папки, карандаши, линейки, писчая и копировальная бумага, дыроколы и т.п.

 

2. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов

2.1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль за документами осуществляют: служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, оформлением, соответствием  экземпляров, подписей); руководители всех рангов (отвечают за содержание документов); исполнители (отвечают за структуру и форму документа). Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации: подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ); в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов»

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего  контроль) являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением  документов может быть возложен и  на сотрудника, не состоящего в штате  службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль (проставление на документе отметки о контроле, определение исполнителей, срока исполнения, заполнение регистрационно-контрольной карточки);

- своевременное доведение документов до исполнителей (для входящих документов – в день их регистрации и поступления, для внутренних – после их подписания);

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- регулярное информирование руководителей о результатах и состоянии исполнителя;

- информирование о ходе исполнения документов;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме. Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству). Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа  разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

2.2. Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы контроля за исполнением документов:

- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

- автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в  настоящее время чаще используется автоматизированная. При ведении  контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки (приложение 2).

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

Таким образом, я узнала что существуют две формы  контроля за исполнением  документов, есть как ручная сроковая картотека, так и автоматизированная система контроля исполнения документов. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. В автоматизированной - контроль за исполнением документов ведется с помощью персональных компьютеров и

специализированного программного обеспечения. В ручной используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями.

 

 

2.3. Виды контроля исполнения документов

 

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами  их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля:

- контроль действий;

- контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе  управления документами применяется  для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа  осуществляется в случаях, когда  документ выдается сотрудникам для  использования в работе, изымается  из системы для уничтожения или  передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения. В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное  и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую  для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Из этого пункта я выяснила что  выделяют два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения  документа. Контроль действий в системе  управления документами применяется  для процессов (операций), в которых  действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. А контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение.

 

2.4. Регламентация контроля исполнения документов

в инструкции по ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

В Инструкции, как правило, находят  отражение следующие вопросы:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

- основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и  полно будет описана система  контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации. Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы  организации исполнения принятых решений  и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

- Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

- Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);