Исследование систем управления. 21

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                         2

1 Теоретические основы системы управления                   

1.1 Организация как объект управления                                                           4

1.2 Система управления предприятием                                                            5

1.3 Методы исследования системы управления на предприятии                   6

2 Анализ и оценка эффективности системы управления ИП Веллер А.А

2.1 Организационно-правовая характеристика ИП Веллер А.А                    12

2.2 Анализ внешней и внутренней среды предприятия                                  15

2.3 Оценка эффективности системы управления                                             17

3 Совершенствование менеджмента предприятия

3.1 Программный подход к формированию стратегии по совершенствованию менеджмента                                                                                                         21

3.2 Оценка ресурсного потенциала компании применительно к программе разработанной стратегии                                                                                      24

3.3 План реализации проекта                                                                               30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                     32

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК                                                                 35 

ВВЕДЕНИЕ 

     Вполне  обоснованно фундаментом эффективного менеджмента и успешного развития бизнеса многие менеджеры считают организационную структуру фирмы, образующую ее некий «скелет». Однако в большинстве российских компаний существующая организационная структура сложилась стихийно, а система управления основана на предыдущем опыте и мировоззрении руководителя и не является оптимальной. К тому же, до последнего времени методы построения системы управления характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Сами исходные факторы формирования структур зачастую получали слишком узкую трактовку: численность персонала вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях.

     Актуальность  выбранной темы исследования обусловлена  также рядом противоречий: несоответствием  системы управления и организационных  структур большинства отечественных  фирм современным условиям развития рынка, с одной стороны; необходимостью использования эффективных, научно обоснованных методов проектирования структур управления фирмой для совершенствования управления в целях повышения эффективности деятельности фирмы в целом, с другой стороны; а также накоплением определенного теоретического и практического опыта в области проектирования организационных структур и недостаточным вниманием к этим методам в практике фирм.

     Целью курсовой работы является исследование и анализ структуры системы управления ИП Веллер А.А. и формирование предложений по совершенствованию организационной структуры компании.

     Исходя  из цели, сформулированы основные задачи исследования.

     Задача  первого раздела – изложить теоретические основы темы. Раскрыть понятие организации как объекта управления, изучить методы исследования системы управления.

     Задача  второго раздела – решить основную цель данной работы – рассмотреть  деятельность конкретного торгового  предприятия, созданную там систему  управления, выявить слабые места, недостатки в управлении, не позволяющие предприятию значительно улучшить свои экономические показатели.

     Задача  третьего раздела – разработка мероприятий  по управлению изменениями в данном торговом предприятии.

     Объектом  исследования является система управления организацией.

     Предметом исследования являются: принципы, методы проектирования организационной структуры, механизм формирования организационной структуры ИП Веллер А.А.

     Предложенные  пути совершенствования структуры  системы управления ИП Веллер А.А. позволят сократить риск принятия важных решений, сроки подготовки и реализации управленческих воздействий, обеспечить контроль исполнения, повысить общее качество выполнения бизнес-процессов и, тем самым, увеличить конкурентоспособность этого хозяйствующего субъекта и обеспечить стабильное и эффективное развитие компании. 

1 Теоретические основы  системы управления  

1. Организация как объект управления

     Организации создаются для удовлетворения разнообразных  потребностей людей и поэтому  имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие характеристики.

     Это играет большую роль при рассмотрении организаций как объектов управления. Многообразие целей и задач организаций  приводит к тому, что для управления их функционированием и развитием  требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников.

     Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может  быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: целевое назначение, правовая и нормативная основа, ресурсы, процессы и структура, разделение труда и распределение ролей, внешняя среда и система внутренних социальных, а также экономических связей и отношений, отражающих организационную культуру. В соответствии с этим все многообразие организаций подразделяется на классы и виды, каждый из которых объединяет предприятия, однородные по тому или иному критерию.

     На  основании критерия формализации выделяются: формальные организации, имеющие четко  поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи; в эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы; неформальные организации, работающие без четко определенных целей, правил и структур; сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми.

     По  формам собственности они могут  быть частными, государственными, муниципальными и иными.

     По  отношению к прибыли организации  подразделяются на коммерческие и некоммерческие. По размерам организации группируются на крупные, средние и малые.

2. Система управления предприятием

     Система управления – это совокупность приемов методов и факторов, направленных на реализацию поставленных целей и получение конечного результата. Она представляет собой сложную систему элементов (рис.1)

     В разнообразных общественных системах содержание этих элементов различно. Корни административно - командной  системы традиционного советского общества была иерархия, носившая «всеобщий  характер». Все имело какую-то линию  подчинения, вышестоящую инстанцию. Параллельно с этим общество активно использовало и «жесткую» культуру в качестве мощного воздействия на своих членов (идеология, членство в партии). Административно-хозяйственная система была хорошо отлажена и позволяла держать общество и конкретные организации «в узде», добиваясь целей, поставленных сверху, невзирая на издержки, подавляя внешние проявления конфликтов.

     Другие  общественные системы создали иные системы управления, имеющие свои принципы, методы, цели. Все блоки  системы управления и все элементы в блоках между собой взаимосвязаны, изменение одного элемента обязательно приведет в движение все остальные элементы.

     Многие  закономерности управления являются универсальными и действуют в конкретных условиях разных стран. В работе выделены именно такие, повсеместно применяемые достижения американской управленческой мысли.

     Механизм  управления включает миссию, цель, задачи, принципы, функции и методы управления. Управление рассматривается на торговом предприятии - объекте управления.

     Торговое  предприятие представляет собой организацию - группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Все организации в мире создаются с определенной целью и миссией.

     Миссия  – это то ради чего создана организация. У миссии есть финишная черта – это период времени, если миссия выполнена, организация прекращает свое существование. 

Рис. 1

3. Методы исследования системы управления на предприятии

     Наука и практика выработали инструментарий изучения состояния действующей  системы управления организацией, построения, обоснование и реализации новой системы – методы исследования системы управления.

     Раскроем  сущность этих методов.

     Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления, технологии управления, управленческих решений.

     Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение вглубь явления и определение его сущности. Например, систему управления можно расчленить на подсистемы, подсистемы – на функции, функции – на процедуры, процедуры – на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему управления как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

     Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления каждого фактора в отдельности, под действием которых сложилось ее состояние, исключая действие других факторов. Факторы ранжируются, и отбираются наиболее существенные.

     Метод сравнений позволяет сравнивать существующую систему управления организации с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием и состоянием в прошлом периоде. Следует учитывать, что сравнение дает положительный результат при условии сопоставимости систем, их однородности. Расширить границы сопоставимости можно путем исключения факторов несопоставимости. Динамический метод предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метол используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления» целом.

     Метод структуризации целей предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации и целей системы управления с точки зрения ее соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание их иерархической системы, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления. При структуризации должны быть обеспечены взаимосвязь, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления организации.

     Экспертно-аналитический  метод позволяет выявить основные направления совершенствования управления, оценки результатов анализа и причины недостатков. Однако он не всегда обладает высокой точностью и объективностью в связи с тем. Что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок. Этот метод наиболее эффективен при многошаговой экспертизе.

     Нормативный метод предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению организацией, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организацией в целом.

     Все шире применяется параметрический метод. Задача этого метода –установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления организацией для выявления степени их соответствия.

     Метод главных компонент позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Это дает возможность сравнивать не множество показателей одной системы управления организацией с множеством показателей другой подобной системы, а только один (1-ю, 2-ю и 3-ю компоненту).

     Балансовый  метод позволяет провести балансовые сопоставления, увязки.

     Корреляционный  и регрессивный анализ – установление линейной зависимости и тесноты связи между параметрами.

     Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления организацией и опыте другой аналогичной системы.

     Эффективным методом использования типовых  решений при совершенствовании  управления организацией является блочный метод типизации подсистем линейно-функциональных и программно-целевых структур. Типовые блочные решения увязываются вместе с оригинальными организационными решениями в единой организационной системе управления организацией. Блочный метод ускоряет процесс формирования новой системы управления организацией и повышает эффективность функционирования системы с наименьшими затратами.

     Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления организацией. Эффективность метода состоит в том, что идея, высказанная одним человеком, вызывает у других участников совещания новые идеи, а те, в свою очередь, порождают следующие идеи, в результате чего возникает поток идей. Цель творческого совещания – выявить как можно больше вариантов путей совершенствования системы управления организацией.

     Метод коллективного блокнота ("банка" идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей совершенствования системы управления организацией.

     Метод контрольных вопросов заключается в активизации творческого поиска решения задачи совершенствования системы управления организацией с помощью заранее подготовленного списка наводящих вопросов. Форма вопросов должна быть такой, чтобы в них имелась "подсказка" о том, что и как следует сделать для решения задачи.

     Для реализации управления, как определенного  вида деятельности, должна быть создана  организация, в которой осуществляется работа менеджеров.

     Организация – это группа как минимум двух людей, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и др. условий ради решения стоящих перед нами проблем и сознательной координации деятельности для достижения общей цели.

     Для управления предприятием в целом создается сложная система управления, имеющая механизм, структуру, механизм развития системы, элементы, позволяющие осуществить процесс управления, принимать управленческие решения и т.д. Выделяются функции управления: планирования, организации, контроля и мотивации, которые выполняются во всех подсистемах управления организацией.

     При исследовании управления деятельностью используются различные методы. Они определяются в каждом конкретном случае, и используются в зависимости от целей и задач организации. Применение системы методов позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что позволяет избегать просчетов в будущем либо снизить риск из возникновения до минимума.

     Тщательное  ознакомление с теоретической основой менеджмента дает возможность точно проанализировать деятельность торгового предприятия во второй части курсовой работы и разработать проект с предложением соответствующих рекомендаций для эффективности его введения. 

2. Анализ  и оценка эффективности  системы управления торгового предприятия (ИП Веллер А.А.)

2.1 Характеристика предприятия ИП Веллер А.А. 

     Предприятие ИП Веллер А.А. находится в г. Балахна. Вблизи него располагается транспортное предприятие ЗАО «Жук», несколько оптовых баз и магазинов. ИП Веллер А.А. – это единственное предприятие в городе, занимающееся производством колбасных изделий под торговой маркой «Диво». На территории предприятия находится колбасный цех, благодаря чему торговые предприятия города обеспечены всегда свежими колбасными изделиями. Служба доставки обеспечивает своевременные поставки продукции в магазины города.

     С декабря 2008г. ИП Веллер А.А. занимается оптовыми продажами продовольственных товаров, что позволяет предпринимателям и торговым предприятиям города обеспечить достаточный ассортимент товаров в торговых точках не выезжая за пределы города. Несмотря на непродолжительный опыт работы в данной области и жесткую конкуренцию с двумя давно работающими в городе оптовыми базами, ИП Веллер А.А. является основным поставщиком продовольственных товаров и колбасных изделий большинства торговых предприятий города.

     Обеспечением  достаточного количества и ассортимента товаров занимаются менеджеры коммерческого отдела. Их работа заключается в поиске поставщиков, обеспечении получения максимальной прибыли при минимальных затратах. На местах продаж с клиентами работают торговые представители, которые являются связующим звеном между руководством предприятия и клиентами.

     С 2008 года в г. Нижнем Новгороде работает отдел региональных продаж ИП ВеллерА.А., что позволило колбасным изделиям ТМ «Диво» выйти на Нижегородский рынок. Также колбасные изделия «Диво» реализуются в Московской области, в г. Клин, Гороховец и по всему Балахнинскому району.

     Основной  вид деятельности производство и  оптовая торговля.

     Основная  цель создания предприятия – извлечение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в товарах и услугах. Предметом деятельности является: производство, оптовая торговля.

     Основными функциями предприятия являются: реализация товаров; изучение покупательского спроса на товары; формирование ассортимента.

     Миссия, генеральная цель, цели и задачи предприятия представлены на рис.2: 

Рис. 2. Целевой портрет ИП Веллер А.А. 

     Имущество предприятия ИП ВеллерА.А. состоит из основных фондов и оборотных средств. Источником формирования финансовых ресурсов ИП Веллер А.А. являются прибыль (доход), амортизационные отчисления, а также кредиты и другие поступления.

     Площадь предприятия арендуется у ООО  ПК «Пром». На территории предприятия несколько отдельно стоящих сооружении: производственный цех, два офисных здания, гаражи, строящийся магазин. Общая площадь составляет 445,5 кв.м., в том числе торговый зал 200 кв.м. Кроме того, имеются административно-бытовые помещения, помещения для приемки товаров и склад.

     Руководитель  самостоятельно определяет структуру  администрации, аппарата управления, численность, квалификационный и качественный составы, нанимает (назначает) на должность и освобождает с должности руководителей структурных подразделений и их заместителей, заключает с ними контракты, трудовые договоры.

     Система управления торговой организацией: «Организационная структура – это целостная  система, специально разработанная таким образом, чтобы работники могли наиболее эффективно добиваться поставленных перед ними целей». Разработка конкретной организационной структуры предполагает создание сети, по которой проходят управленческие решения, осуществляется информационная связь различных уровней управления и контроль за выполнением решений.

     Организационная структура ИП Веллер А.А. представлена на рис.3.

Рис. 3.

  Организационная структура ИП Веллер А.А. 

     Как видно, организация имеет линейно-функциональную организационную структуру, при которой четко выражено разделение труда и специализация.

     Преимущества  данного типа структуры заключается в следующем: единство и четкость распоряжений; согласованность действий и четкая система взаимосвязей между директором и подчиненными; оперативность в принятии управленческих решений; ясно выражена ответственность; нет потребности в специалистах высокого профиля.

     Первый  уровень управления представлен  директором ИП Веллер А.А., он определяет миссию и цели существования организации, осуществляет общее руководство деятельностью предприятия.

     На  втором уровне находятся главный  бухгалтер и руководители подразделений.

     Третий  уровень представлен операторами, рабочими цеха, водителями.

     Перейдем  к рассмотрению следующего раздела курсовой работы, связанного с анализом внутренней и внешней среды функционирования торгового предприятия. 

2.2 Анализ внешней  и внутренней среды  предприятия 

     Любая организация находится и функционирует  в среде. Каждое действие всех без  исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

     Рассмотрим  внешнюю и внутреннюю среду ИП Веллер А.А. (рис.4). 

Рис. 4.

  Внешняя и внутренняя среда торгового предприятия

     Изучение  непосредственного окружения организации (микросреды) направлено на анализ состояния  тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится  в непосредственном взаимодействии.

     1. Анализ поставщиков.

     Закуп сырья и материалов производится по договорам с промышленными предприятиями, коммерческими структурами и частными лицами. Основными поставщиками мяса являются ЗАО Солгонское, ЗАО Авангард, ЗАО Искра, СПК Чистогорский Московской области. С данными предприятиями налажены длительные отношения в плане заключения долгосрочных и взаимовыгодных договорных обязательств по поставке мяса говядины и свинины.

     2. Анализ конкурентов.

     На  рынке колбасных изделий присутствует несколько компаний, прочно занимающих свое место. Следует отметить, что состав конкурентов в разных городах существенно отличается. Так, например, в г. Киров и г. Лысково основным конкурентом ИП ВеллерА.А. является продукция компании «Мавр» г.Лысково, компании «Искра» г. Киров.